Inleiding event management
Inhoud
Inleiding event management..................................................................................................................1
Les 1: introductie & het grote waarom...............................................................................................3
1. Docenten............................................................................................................................................3
2. Het vak................................................................................................................................................3
3. Praktisch.............................................................................................................................................3
4. Event...................................................................................................................................................3
Les 2: event flow of stappenplan........................................................................................................4
1. Doelstelling.........................................................................................................................................4
2. Briefing...............................................................................................................................................4
3. Brainstorming.....................................................................................................................................5
4. Concept..............................................................................................................................................5
5. (totaal) voorstel..................................................................................................................................5
6. Budget................................................................................................................................................6
7. Presentatie/ pitch...............................................................................................................................6
8. Opvolging na presentatie....................................................................................................................6
9. Bevestiging..........................................................................................................................................7
10. Voorbereiding/ pre-productie...........................................................................................................7
11. Communicatie...................................................................................................................................7
12. Retroplanning, scenario, draaiboek, budget management...............................................................7
13. Opbouw............................................................................................................................................8
14. Coördinatie evnt...............................................................................................................................9
15. Afbouw.............................................................................................................................................9
16. Evaluatie/ debriefing.........................................................................................................................9
17. Facturatie..........................................................................................................................................9
18. Follow-up na event...........................................................................................................................9
Les 3: programma en concept, entertainment, catering...................................................................10
1. Programma en concept.....................................................................................................................10
2. Datum, duur en tijdstip.....................................................................................................................12
3. Entertainment...................................................................................................................................12
4. Catering............................................................................................................................................14
Les 4: decoratie, tenten, event techniek...........................................................................................17
1. Eventlocaties en tenten....................................................................................................................17
2. Decoraties.........................................................................................................................................18
,3. Eventtechniek...................................................................................................................................19
4. Oefening...........................................................................................................................................20
Les 5: opleiding beyond mars...........................................................................................................21
1. Termen..............................................................................................................................................21
Les 6: event communicatie...............................................................................................................22
1. Basis content....................................................................................................................................22
2. Probeer zelf......................................................................................................................................22
3. Contentplanning...............................................................................................................................23
4. Doelgroep.........................................................................................................................................24
5. Digital marketing...............................................................................................................................25
Les 7: strategisch kader en terminologie..........................................................................................26
Les 8: locatiebezoek -> Levi party rental...........................................................................................27
Les 9: problem solving......................................................................................................................28
1. Case 1: weer.....................................................................................................................................28
2. Case 2: agressie................................................................................................................................28
3. Case 3: leverancier zegt last minute af..............................................................................................28
4. Case 4: rekenfout in budget..............................................................................................................29
5. Case 5: teveel no-shows...................................................................................................................29
6. Case 6: overlast (buurtbewoner komt klagen)..................................................................................29
7. Case 7: elektriciteitspanne................................................................................................................29
8. Case 8: valse bonnen in omloop.......................................................................................................29
9. Case 9: drugs en seksueel geweld.....................................................................................................30
Les 10: gastspreker Bartel Van Isegem..............................................................................................31
1. FOREVER IN WONDER – CURIOUSNESS:...........................................................................................31
2. UNTAMED DRIVE – EXCELLERATE:.....................................................................................................31
3. EMBRACE DOUBTS – UNARMOURED:..............................................................................................31
4. ALWAYS AGILE – DIVERGENT:............................................................................................................31
5. UNKNOWN BEAUTY – ENDLESSNESS:...............................................................................................31
6. BE REAL – AUTHENTICITY:.................................................................................................................31
,Les 1: introductie & het grote waarom
1. Docenten
- Ilse de wachter
- Asger de loof
2. Het vak
- Hoofdvak
- Interactief
- Reality check
- Samenwerken
- Basis voor volgende jaren
3. Praktisch
Niet geslaagd voor vak = niet doorstromen naar 4 2 ejaarsvakken
4. Event
- Georganiseerde gebeurtenis of live beleving met begin en einde
- Gericht op specifieke doelgroep
- Op bepaald doel te realiseren
- Door perceptie of gedrag van deelnemers te veranderen
Public events
- Eerst inhoud dan publiek
- Veel promotie
- Alle tijden
- Vb: sportwedstrijden, beurs, carnaval, stakingen,…
Corporate events
- Eerst doelgroep dan inhoud
- Vb: productlancering, open bedrijvendag, horcea expo,…
- Doelstellingen duidelijk op voorhand gedefinieerd (SMART)
Soorten doelen:
- Verkoop stimuleren
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken of belonen
- Interne en externe relaties versterken (loyaliteit en goodwill)
- Info delen
- Ontspanning
- Inspireren
Private events
- Doel: familie en vrienden laten deelnemen aan uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellen,…
, Les 2: event flow of stappenplan
1. Doelstelling
Soorten doelen:
- Verkoop stimuleren
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken of belonen
- Interne en externe relaties versterken (loyaliteit en goodwill)
- Imago merk/bedrijf/… versterken
- Info delen
- Ontspanning
- Inspireren
Kosten linken aan doelen -> elke kost moet verantwoord worden! Vb lichtjes gekocht omdat ons doel
sfeer is
ROI: return of investment
= financiële opbrengsten in verhouding met kosten
ROO: return of objectives
= mate waarin doelstellingen behaald
2. Briefing
= beknopte opdrachtomschrijving
Bedrijf of person die event wil organiseren gaat een briefing schrijven naar bepaald
team/eventbureau met opdrachtbeschrijving
Onderdelen briefing
Info bedrijf
- Missie en visie bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing en communicatiestrategie -> kleur, design, thema waarin ze promo willen
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl, bedrijfscultuur
Info event
- Doel (SMART)
- Doelgroep: aantal, profiel,..
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: voorbeelden, vorige edities, foto’s,…
- Programma/ catering nodig? (speech, activiteiten, eten, zitten/staan, dansfeest)
- Rol OG (=opdrachtgever) in voorbereidingen -> meewerken of niet
- Retroplanning = wnr moet wat gedaan worden van de voorbereidingen
Budget
- Max
Inhoud
Inleiding event management..................................................................................................................1
Les 1: introductie & het grote waarom...............................................................................................3
1. Docenten............................................................................................................................................3
2. Het vak................................................................................................................................................3
3. Praktisch.............................................................................................................................................3
4. Event...................................................................................................................................................3
Les 2: event flow of stappenplan........................................................................................................4
1. Doelstelling.........................................................................................................................................4
2. Briefing...............................................................................................................................................4
3. Brainstorming.....................................................................................................................................5
4. Concept..............................................................................................................................................5
5. (totaal) voorstel..................................................................................................................................5
6. Budget................................................................................................................................................6
7. Presentatie/ pitch...............................................................................................................................6
8. Opvolging na presentatie....................................................................................................................6
9. Bevestiging..........................................................................................................................................7
10. Voorbereiding/ pre-productie...........................................................................................................7
11. Communicatie...................................................................................................................................7
12. Retroplanning, scenario, draaiboek, budget management...............................................................7
13. Opbouw............................................................................................................................................8
14. Coördinatie evnt...............................................................................................................................9
15. Afbouw.............................................................................................................................................9
16. Evaluatie/ debriefing.........................................................................................................................9
17. Facturatie..........................................................................................................................................9
18. Follow-up na event...........................................................................................................................9
Les 3: programma en concept, entertainment, catering...................................................................10
1. Programma en concept.....................................................................................................................10
2. Datum, duur en tijdstip.....................................................................................................................12
3. Entertainment...................................................................................................................................12
4. Catering............................................................................................................................................14
Les 4: decoratie, tenten, event techniek...........................................................................................17
1. Eventlocaties en tenten....................................................................................................................17
2. Decoraties.........................................................................................................................................18
,3. Eventtechniek...................................................................................................................................19
4. Oefening...........................................................................................................................................20
Les 5: opleiding beyond mars...........................................................................................................21
1. Termen..............................................................................................................................................21
Les 6: event communicatie...............................................................................................................22
1. Basis content....................................................................................................................................22
2. Probeer zelf......................................................................................................................................22
3. Contentplanning...............................................................................................................................23
4. Doelgroep.........................................................................................................................................24
5. Digital marketing...............................................................................................................................25
Les 7: strategisch kader en terminologie..........................................................................................26
Les 8: locatiebezoek -> Levi party rental...........................................................................................27
Les 9: problem solving......................................................................................................................28
1. Case 1: weer.....................................................................................................................................28
2. Case 2: agressie................................................................................................................................28
3. Case 3: leverancier zegt last minute af..............................................................................................28
4. Case 4: rekenfout in budget..............................................................................................................29
5. Case 5: teveel no-shows...................................................................................................................29
6. Case 6: overlast (buurtbewoner komt klagen)..................................................................................29
7. Case 7: elektriciteitspanne................................................................................................................29
8. Case 8: valse bonnen in omloop.......................................................................................................29
9. Case 9: drugs en seksueel geweld.....................................................................................................30
Les 10: gastspreker Bartel Van Isegem..............................................................................................31
1. FOREVER IN WONDER – CURIOUSNESS:...........................................................................................31
2. UNTAMED DRIVE – EXCELLERATE:.....................................................................................................31
3. EMBRACE DOUBTS – UNARMOURED:..............................................................................................31
4. ALWAYS AGILE – DIVERGENT:............................................................................................................31
5. UNKNOWN BEAUTY – ENDLESSNESS:...............................................................................................31
6. BE REAL – AUTHENTICITY:.................................................................................................................31
,Les 1: introductie & het grote waarom
1. Docenten
- Ilse de wachter
- Asger de loof
2. Het vak
- Hoofdvak
- Interactief
- Reality check
- Samenwerken
- Basis voor volgende jaren
3. Praktisch
Niet geslaagd voor vak = niet doorstromen naar 4 2 ejaarsvakken
4. Event
- Georganiseerde gebeurtenis of live beleving met begin en einde
- Gericht op specifieke doelgroep
- Op bepaald doel te realiseren
- Door perceptie of gedrag van deelnemers te veranderen
Public events
- Eerst inhoud dan publiek
- Veel promotie
- Alle tijden
- Vb: sportwedstrijden, beurs, carnaval, stakingen,…
Corporate events
- Eerst doelgroep dan inhoud
- Vb: productlancering, open bedrijvendag, horcea expo,…
- Doelstellingen duidelijk op voorhand gedefinieerd (SMART)
Soorten doelen:
- Verkoop stimuleren
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken of belonen
- Interne en externe relaties versterken (loyaliteit en goodwill)
- Info delen
- Ontspanning
- Inspireren
Private events
- Doel: familie en vrienden laten deelnemen aan uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellen,…
, Les 2: event flow of stappenplan
1. Doelstelling
Soorten doelen:
- Verkoop stimuleren
- Team motiveren
- Medewerkers bedanken of belonen
- Interne en externe relaties versterken (loyaliteit en goodwill)
- Imago merk/bedrijf/… versterken
- Info delen
- Ontspanning
- Inspireren
Kosten linken aan doelen -> elke kost moet verantwoord worden! Vb lichtjes gekocht omdat ons doel
sfeer is
ROI: return of investment
= financiële opbrengsten in verhouding met kosten
ROO: return of objectives
= mate waarin doelstellingen behaald
2. Briefing
= beknopte opdrachtomschrijving
Bedrijf of person die event wil organiseren gaat een briefing schrijven naar bepaald
team/eventbureau met opdrachtbeschrijving
Onderdelen briefing
Info bedrijf
- Missie en visie bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing en communicatiestrategie -> kleur, design, thema waarin ze promo willen
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl, bedrijfscultuur
Info event
- Doel (SMART)
- Doelgroep: aantal, profiel,..
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: voorbeelden, vorige edities, foto’s,…
- Programma/ catering nodig? (speech, activiteiten, eten, zitten/staan, dansfeest)
- Rol OG (=opdrachtgever) in voorbereidingen -> meewerken of niet
- Retroplanning = wnr moet wat gedaan worden van de voorbereidingen
Budget
- Max
