Hoofdstuk 5 Gegevensgerichte controles
5.1 Doel gegevensgerichte controles
Doel: om afwijkingen van materieel belang op het niveau van beweringen te detecteren.
Standaard 330 onderscheidt de volgende twee soorten gegevensgerichte controles:
1. Detailcontroles (van transactiestromen, rekeningsaldi en in de financiële overzichten opgenomen
toelichtingen)
2. Gegevensgerichte cijferanalyses
De accountant voert in elke controle altijd gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit, ongeacht zijn inschatting van
de risico’s, voor alle materiele transactiestromen, rekeningsaldi en toelichtingen.
De reden hiervoor is dat:
1. De risico-inschatting door de accountant een kwestie van oordeelsvorming, waardoor het dus mogelijk is dat
hij niet alle risico’s op een afwijking van materieel belang identificeert
2. Er inherente beperkingen zijn in de interne beheersing, waaronder het doorbreken daarvan door het
management
5.2 Soorten gegevensgerichte werkzaamheden
Gegevensgerichte controlewerkzaamheden zijn te onderscheiden in de volgende soorten:
- Inspectie
- Waarnemingen
- Verzoek om inlichtingen
- Het verzoek tot externe bevestiging
- De rekenkundige controle
- Het opnieuw uitvoeren
- Cijferanalyses
Gegevensgerichte controles bestaan onder meer uit:
- Het opvragen van saldobiljetten en standaardbankverklaringen voor schulden en banksaldi
- Het uitvoeren van ontstaanscontrole voor vorderingen en schulden en de afloop daarvan vaststellen
- Het uitvoeren van inventarisaties per balansdatum van voorraden en materiele vaste activa
- Het uitvoeren van controles op de waardering van activa en passiva
- Het vaststellen van de juiste afgrenzing van boekingen in de administratie.
5.3 Gebruik van cijferanalyses in de controle
De accountant past cijferanalyses vooral toe bij:
- Grote aantallen transacties.
- Transacties die goed voorspelbaar zijn.
- Situaties waarin de analyse voldoende en geschikte controle-informatie kan opleveren.
Voorbeeld:
Bij de controle van de post vorderingen kan de accountant:
- Detailcontroles uitvoeren op de ontvangsten van openstaande bedragen.
- Een cijferanalyse maken van de ouderdom van de vorderingen.
- Samen leveren deze werkzaamheden voldoende en geschikte controle-informatie op over de nauwkeurigheid
van de vorderingen in de jaarrekening.
Wat is een cijferanalyse?
Het analyseren van financiële informatie door te kijken naar plausibele verbanden tussen financiële en niet-financiële
gegevens.
De accountant beoordeelt trends en kenmerkende relaties.
Daarbij let hij vooral op:
- Fluctuaties die niet logisch zijn.
- Relaties die niet overeenkomen met andere relevante informatie.
- Significante afwijkingen van verwachte bedragen of voorspellingen.
5.3.1 Toepassing van cijferanalyses in het controleproces
Functie en betekenis van cijferanalyses
De accountant gebruikt cijferanalyses in drie situaties:
1. Risico-inschattingsfase (initiële cijferanalyses)
- Doel: kennis opdoen over de entiteit en haar omgeving.
- Wordt toegepast in de planningsfase.
2. Afsluitende fase (afsluitende cijferanalyses)
- Doel: beoordelen of de jaarrekening aansluit bij het verkregen inzicht in de entiteit.
- Dit helpt om:
o Eerdere conclusies te bevestigen (bijv. bij groepsonderdelen of posten).
, o Mogelijke risico’s te signaleren die eerder niet zijn gezien.
3. Gegevensgerichte cijferanalyses
- Doel: relevante en betrouwbare controle-informatie verzamelen.
- Dit helpt om het risico op een materiële afwijking terug te brengen naar een acceptabel niveau.
Gegevensgerichte cijferanalyses in de praktijk
- De accountant vergelijkt verwachtingen met de werkelijkheid.
- Als er verschillen zijn, beoordeelt hij of die acceptabel zijn.
- Zo niet, dan:
o Stelt hij vragen aan het management.
o Controleert hij of de antwoorden worden ondersteund met bewijs.
o Blijft een verschil onverklaard of onvoldoende onderbouwd?
Dan voert de accountant aanvullende werkzaamheden uit.
Voorbeelden van cijferanalyses:
1. Vergelijking van huidige cijfers met voorgaande jaren.
2. Vergelijking van werkelijke resultaten met budgetten en prognoses (en analyse van afwijkingen).
3. Vergelijking van omzetcijfers met branchegemiddelden.
4. Verbanden leggen tussen balans- en resultaatposten die een voorspelbaar patroon zouden moeten volgen.
5. Verbanden leggen tussen financiële en niet-financiële gegevens (bijv. productieaantallen en omzet).
Daarnaast kan de accountant met data-analyse gegevens samenvoegen of splitsen, bijvoorbeeld voor:
- Een marge-analyse.
- Een vergelijking tussen filialen.
Belangrijke aandachtspunten bij cijferanalyses (Standaard 520.5)
1. Geschiktheid
- Cijferanalyses werken het beste bij grote aantallen transacties die voorspelbaar zijn.
- Hoe sterker het verband tussen gegevens, hoe betrouwbaarder de analyse.
2. Betrouwbaarheid van gegevens
- Cijfers moeten aansluiten op de financiële administratie.
- Voor interne gegevens kijkt de accountant naar de effectiviteit van interne beheersing, o.a.:
o De invoer en verwerking van gegevens in het informatiesysteem.
o Applicatiecontroles en algemene IT-beheersingsmaatregelen (general IT controls).
- Gegevens kunnen komen uit:
o Interne financiële of operationele systemen.
o Externe bronnen (branchecijfers, macro-economische data).
3. Nauwkeurigheid van verwachtingen
- Verwachtingen moeten aansluiten bij de actuele context en ontwikkelingen.
- Factoren die invloed hebben:
o Hoe voorspelbaar de uitkomsten zijn.
o Hoe specifiek de beschikbare informatie is.
o Of er zowel financiële als niet-financiële informatie beschikbaar is.
4. Aanvaardbaarheid van verschillen
- De accountant bepaalt vooraf welke afwijking nog acceptabel is.
- Alleen grotere of onverwachte afwijkingen worden verder onderzocht.
5.4 Methoden van cijferanalyses
De accountant kan verschillende methoden gebruiken om cijfers te analyseren:
1. Trendanalyse
- De accountant vergelijkt een post uit de jaarrekening met eerdere jaren om trends of afwijkingen te
signaleren.
- Dit geeft meestal minder sterke controle-informatie, tenzij de analyse wordt aangevuld met zogeheten leading
indicators (voorspellende factoren, zoals orderportefeuille of marktcijfers).
- Daardoor is de betrouwbaarheid van een trendanalyse vaak beperkt.
2. Ratioanalyse
- Hierbij berekent de accountant kengetallen en vergelijkt deze met:
o Vorige jaren,
o Branchegemiddelden, of
o Begrotingen/budgetten.
- Voorbeelden zijn:
o De verhouding tussen vorderingen of voorraden en de omzet,
o Financiële kengetallen zoals rentabiliteit en solvabiliteit.
- Ratioanalyses geven vaak nuttige signalen, maar leveren op zichzelf beperkte controle-informatie op.
3. Modelmatige procedures (redelijkheidstoetsen en regressieanalyses)
- De accountant bouwt een verwachting op basis van financiële én operationele of externe gegevens.
- Bijvoorbeeld: omzetverwachting op basis van verkochte aantallen × gemiddelde verkoopprijs.
- Deze methode geeft sterkere en betrouwbaardere controle-informatie omdat er direct verband wordt gelegd
tussen financiële en operationele gegevens.
4. Verbandscontroles
- Dit zijn cijferanalyses waarbij de accountant relaties legt tussen mutaties en/of posities.
- Voorbeeld: het begin- en eindsaldo van voorraden koppelen aan inkopen en verkopen.
- Hiermee kan de accountant toetsen of de cijfers logisch samenhangen.
5.4.1 Verbandscontrole
5.1 Doel gegevensgerichte controles
Doel: om afwijkingen van materieel belang op het niveau van beweringen te detecteren.
Standaard 330 onderscheidt de volgende twee soorten gegevensgerichte controles:
1. Detailcontroles (van transactiestromen, rekeningsaldi en in de financiële overzichten opgenomen
toelichtingen)
2. Gegevensgerichte cijferanalyses
De accountant voert in elke controle altijd gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit, ongeacht zijn inschatting van
de risico’s, voor alle materiele transactiestromen, rekeningsaldi en toelichtingen.
De reden hiervoor is dat:
1. De risico-inschatting door de accountant een kwestie van oordeelsvorming, waardoor het dus mogelijk is dat
hij niet alle risico’s op een afwijking van materieel belang identificeert
2. Er inherente beperkingen zijn in de interne beheersing, waaronder het doorbreken daarvan door het
management
5.2 Soorten gegevensgerichte werkzaamheden
Gegevensgerichte controlewerkzaamheden zijn te onderscheiden in de volgende soorten:
- Inspectie
- Waarnemingen
- Verzoek om inlichtingen
- Het verzoek tot externe bevestiging
- De rekenkundige controle
- Het opnieuw uitvoeren
- Cijferanalyses
Gegevensgerichte controles bestaan onder meer uit:
- Het opvragen van saldobiljetten en standaardbankverklaringen voor schulden en banksaldi
- Het uitvoeren van ontstaanscontrole voor vorderingen en schulden en de afloop daarvan vaststellen
- Het uitvoeren van inventarisaties per balansdatum van voorraden en materiele vaste activa
- Het uitvoeren van controles op de waardering van activa en passiva
- Het vaststellen van de juiste afgrenzing van boekingen in de administratie.
5.3 Gebruik van cijferanalyses in de controle
De accountant past cijferanalyses vooral toe bij:
- Grote aantallen transacties.
- Transacties die goed voorspelbaar zijn.
- Situaties waarin de analyse voldoende en geschikte controle-informatie kan opleveren.
Voorbeeld:
Bij de controle van de post vorderingen kan de accountant:
- Detailcontroles uitvoeren op de ontvangsten van openstaande bedragen.
- Een cijferanalyse maken van de ouderdom van de vorderingen.
- Samen leveren deze werkzaamheden voldoende en geschikte controle-informatie op over de nauwkeurigheid
van de vorderingen in de jaarrekening.
Wat is een cijferanalyse?
Het analyseren van financiële informatie door te kijken naar plausibele verbanden tussen financiële en niet-financiële
gegevens.
De accountant beoordeelt trends en kenmerkende relaties.
Daarbij let hij vooral op:
- Fluctuaties die niet logisch zijn.
- Relaties die niet overeenkomen met andere relevante informatie.
- Significante afwijkingen van verwachte bedragen of voorspellingen.
5.3.1 Toepassing van cijferanalyses in het controleproces
Functie en betekenis van cijferanalyses
De accountant gebruikt cijferanalyses in drie situaties:
1. Risico-inschattingsfase (initiële cijferanalyses)
- Doel: kennis opdoen over de entiteit en haar omgeving.
- Wordt toegepast in de planningsfase.
2. Afsluitende fase (afsluitende cijferanalyses)
- Doel: beoordelen of de jaarrekening aansluit bij het verkregen inzicht in de entiteit.
- Dit helpt om:
o Eerdere conclusies te bevestigen (bijv. bij groepsonderdelen of posten).
, o Mogelijke risico’s te signaleren die eerder niet zijn gezien.
3. Gegevensgerichte cijferanalyses
- Doel: relevante en betrouwbare controle-informatie verzamelen.
- Dit helpt om het risico op een materiële afwijking terug te brengen naar een acceptabel niveau.
Gegevensgerichte cijferanalyses in de praktijk
- De accountant vergelijkt verwachtingen met de werkelijkheid.
- Als er verschillen zijn, beoordeelt hij of die acceptabel zijn.
- Zo niet, dan:
o Stelt hij vragen aan het management.
o Controleert hij of de antwoorden worden ondersteund met bewijs.
o Blijft een verschil onverklaard of onvoldoende onderbouwd?
Dan voert de accountant aanvullende werkzaamheden uit.
Voorbeelden van cijferanalyses:
1. Vergelijking van huidige cijfers met voorgaande jaren.
2. Vergelijking van werkelijke resultaten met budgetten en prognoses (en analyse van afwijkingen).
3. Vergelijking van omzetcijfers met branchegemiddelden.
4. Verbanden leggen tussen balans- en resultaatposten die een voorspelbaar patroon zouden moeten volgen.
5. Verbanden leggen tussen financiële en niet-financiële gegevens (bijv. productieaantallen en omzet).
Daarnaast kan de accountant met data-analyse gegevens samenvoegen of splitsen, bijvoorbeeld voor:
- Een marge-analyse.
- Een vergelijking tussen filialen.
Belangrijke aandachtspunten bij cijferanalyses (Standaard 520.5)
1. Geschiktheid
- Cijferanalyses werken het beste bij grote aantallen transacties die voorspelbaar zijn.
- Hoe sterker het verband tussen gegevens, hoe betrouwbaarder de analyse.
2. Betrouwbaarheid van gegevens
- Cijfers moeten aansluiten op de financiële administratie.
- Voor interne gegevens kijkt de accountant naar de effectiviteit van interne beheersing, o.a.:
o De invoer en verwerking van gegevens in het informatiesysteem.
o Applicatiecontroles en algemene IT-beheersingsmaatregelen (general IT controls).
- Gegevens kunnen komen uit:
o Interne financiële of operationele systemen.
o Externe bronnen (branchecijfers, macro-economische data).
3. Nauwkeurigheid van verwachtingen
- Verwachtingen moeten aansluiten bij de actuele context en ontwikkelingen.
- Factoren die invloed hebben:
o Hoe voorspelbaar de uitkomsten zijn.
o Hoe specifiek de beschikbare informatie is.
o Of er zowel financiële als niet-financiële informatie beschikbaar is.
4. Aanvaardbaarheid van verschillen
- De accountant bepaalt vooraf welke afwijking nog acceptabel is.
- Alleen grotere of onverwachte afwijkingen worden verder onderzocht.
5.4 Methoden van cijferanalyses
De accountant kan verschillende methoden gebruiken om cijfers te analyseren:
1. Trendanalyse
- De accountant vergelijkt een post uit de jaarrekening met eerdere jaren om trends of afwijkingen te
signaleren.
- Dit geeft meestal minder sterke controle-informatie, tenzij de analyse wordt aangevuld met zogeheten leading
indicators (voorspellende factoren, zoals orderportefeuille of marktcijfers).
- Daardoor is de betrouwbaarheid van een trendanalyse vaak beperkt.
2. Ratioanalyse
- Hierbij berekent de accountant kengetallen en vergelijkt deze met:
o Vorige jaren,
o Branchegemiddelden, of
o Begrotingen/budgetten.
- Voorbeelden zijn:
o De verhouding tussen vorderingen of voorraden en de omzet,
o Financiële kengetallen zoals rentabiliteit en solvabiliteit.
- Ratioanalyses geven vaak nuttige signalen, maar leveren op zichzelf beperkte controle-informatie op.
3. Modelmatige procedures (redelijkheidstoetsen en regressieanalyses)
- De accountant bouwt een verwachting op basis van financiële én operationele of externe gegevens.
- Bijvoorbeeld: omzetverwachting op basis van verkochte aantallen × gemiddelde verkoopprijs.
- Deze methode geeft sterkere en betrouwbaardere controle-informatie omdat er direct verband wordt gelegd
tussen financiële en operationele gegevens.
4. Verbandscontroles
- Dit zijn cijferanalyses waarbij de accountant relaties legt tussen mutaties en/of posities.
- Voorbeeld: het begin- en eindsaldo van voorraden koppelen aan inkopen en verkopen.
- Hiermee kan de accountant toetsen of de cijfers logisch samenhangen.
5.4.1 Verbandscontrole
