Hoofdstuk 4: Administratieve organisatie en interne controle
4.1 Wat is administratieve organisatie (AO)?
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens om informatie
te leveren die nodig is voor:
- Het besturen van de organisatie
- Het uitvoeren van werkzaamheden
- Het afleggen van verantwoording
AO draait dus volledig om informatie.
Het doel is dat medewerkers de juiste informatie krijgen om hun taken goed uit te voeren, leiding te geven en
verantwoording af te leggen.
De kernvraag van AO is: hoe kan de informatie betrouwbaar zijn?
Hier speelt interne controle (IC) een belangrijke rol.
Daarom wordt ook vaak gesproken van AO/IC of AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing).
AO is overal in de organisatie aanwezig, in alle processen:
- Primaire processen: bijvoorbeeld inkoop, productie, verkoop
- Secundaire processen: bijvoorbeeld personeelszaken, administratie, facilitair beheer (gebouwen,
beveiliging, catering)
4.2 Interne controle
Het doel van AO is betrouwbare informatie leveren.
Dit is nodig omdat in een organisatie mensen werken, en mensen maken fouten:
- Onbewust: bijvoorbeeld vergissingen of vergissingen in cijfers
- Bewust: bijvoorbeeld fraude
Een goede AO voorkomt deze fouten zoveel mogelijk met maatregelen:
- Preventief: fouten voorkomen voordat ze gebeuren
- Detectief: fouten tijdens het werk opsporen
- Repressief: fouten achteraf corrigeren
De maatregelen binnen AO zorgen ervoor dat:
- Informatie betrouwbaar is
- De juiste bevoegdheden worden toegepast
- Waarden zoals geld of goederen niet verloren gaan
Kortom, AO zorgt voor interne controle in alle processen.
4.3 Interne controle en internal control
Interne controles zijn de maatregelen binnen AO die zorgen voor:
- Kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie
- Correct gebruik van bevoegdheden
- Bescherming van geld en goederen
Internal control (interne beheersing) heeft een iets breder doel: het beheersen van processen binnen de
organisatie.
Bij interne controle wordt de werkelijkheid getoetst aan een norm: IST versus SOLL.
Belangrijk: interne controle ontstaat vaak door het delegeren van bevoegdheden. Dat betekent dat
verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden overgedragen, en controle richt zich op hoe die bevoegdheden
worden gebruikt.
Vormen van controle zijn:
- Controle door de leiding (interne controle)
- Zelfcontrole door medewerkers
- Externe controle door buitenstaanders, zoals accountants
Het verschil tussen control en interne controle:
- Control: richt zich op het beheersen van processen
- Interne controle: richt zich op het voorkomen van
fouten of het achteraf vaststellen ervan
Control moet leiden tot het behalen van de doelen die een
organisatie zich heeft gesteld.
Bij een interne controle gaat het om de vergelijking van een norm met de werkelijkheid
Control en interne controle
Control bestrijkt een veel breder gebied
dan interne controle. De interne controle is
dus eigenlijk een onderdeel van het
bredere controlproces.
Belangrijk punt: Control werkt alleen goed
als de informatie betrouwbaar is.
Het waarborgen van betrouwbare informatie is daarom het belangrijkste doel van interne controle.
Bij het inrichten van interne controle spelen effectiviteit en efficiency een centrale rol.
Dit betekent dat bij elke maatregel wordt gekeken naar:
- De financiële gevolgen als er iets fout gaat
4.1 Wat is administratieve organisatie (AO)?
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens om informatie
te leveren die nodig is voor:
- Het besturen van de organisatie
- Het uitvoeren van werkzaamheden
- Het afleggen van verantwoording
AO draait dus volledig om informatie.
Het doel is dat medewerkers de juiste informatie krijgen om hun taken goed uit te voeren, leiding te geven en
verantwoording af te leggen.
De kernvraag van AO is: hoe kan de informatie betrouwbaar zijn?
Hier speelt interne controle (IC) een belangrijke rol.
Daarom wordt ook vaak gesproken van AO/IC of AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing).
AO is overal in de organisatie aanwezig, in alle processen:
- Primaire processen: bijvoorbeeld inkoop, productie, verkoop
- Secundaire processen: bijvoorbeeld personeelszaken, administratie, facilitair beheer (gebouwen,
beveiliging, catering)
4.2 Interne controle
Het doel van AO is betrouwbare informatie leveren.
Dit is nodig omdat in een organisatie mensen werken, en mensen maken fouten:
- Onbewust: bijvoorbeeld vergissingen of vergissingen in cijfers
- Bewust: bijvoorbeeld fraude
Een goede AO voorkomt deze fouten zoveel mogelijk met maatregelen:
- Preventief: fouten voorkomen voordat ze gebeuren
- Detectief: fouten tijdens het werk opsporen
- Repressief: fouten achteraf corrigeren
De maatregelen binnen AO zorgen ervoor dat:
- Informatie betrouwbaar is
- De juiste bevoegdheden worden toegepast
- Waarden zoals geld of goederen niet verloren gaan
Kortom, AO zorgt voor interne controle in alle processen.
4.3 Interne controle en internal control
Interne controles zijn de maatregelen binnen AO die zorgen voor:
- Kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie
- Correct gebruik van bevoegdheden
- Bescherming van geld en goederen
Internal control (interne beheersing) heeft een iets breder doel: het beheersen van processen binnen de
organisatie.
Bij interne controle wordt de werkelijkheid getoetst aan een norm: IST versus SOLL.
Belangrijk: interne controle ontstaat vaak door het delegeren van bevoegdheden. Dat betekent dat
verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden overgedragen, en controle richt zich op hoe die bevoegdheden
worden gebruikt.
Vormen van controle zijn:
- Controle door de leiding (interne controle)
- Zelfcontrole door medewerkers
- Externe controle door buitenstaanders, zoals accountants
Het verschil tussen control en interne controle:
- Control: richt zich op het beheersen van processen
- Interne controle: richt zich op het voorkomen van
fouten of het achteraf vaststellen ervan
Control moet leiden tot het behalen van de doelen die een
organisatie zich heeft gesteld.
Bij een interne controle gaat het om de vergelijking van een norm met de werkelijkheid
Control en interne controle
Control bestrijkt een veel breder gebied
dan interne controle. De interne controle is
dus eigenlijk een onderdeel van het
bredere controlproces.
Belangrijk punt: Control werkt alleen goed
als de informatie betrouwbaar is.
Het waarborgen van betrouwbare informatie is daarom het belangrijkste doel van interne controle.
Bij het inrichten van interne controle spelen effectiviteit en efficiency een centrale rol.
Dit betekent dat bij elke maatregel wordt gekeken naar:
- De financiële gevolgen als er iets fout gaat
