CATS CM versie 4
Inhoudsopgave
H1. Effectief en efficiënt contractmanagement ................................................................................................ 2
H2. Contracten en contractmanagement ......................................................................................................... 3
H3. Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel................................................................. 4
H4. De contractlevenscyslus en de reikwijdte van CATS CM ............................................................................. 5
H5. Pijler 1: De Overeengekomen Prestatie en Alle Overige Contractafspraken ............................................... 7
H6. Pijler 2: De rollen ....................................................................................................................................... 7
H7. Pijler 3: De Contractmanagement Essentials .............................................................................................. 8
H8. Pijler 4: Het contractmanagementproces en de contractmanagementscenario’s ....................................... 9
H9. Initiate ..................................................................................................................................................... 11
H10. CM essentieel 1: Contractdoelstellingen ................................................................................................ 13
H11. CM essential 2: Stakeholders ................................................................................................................. 13
H12. CM essential 3: Contractrelaties ............................................................................................................. 14
H13. CM essential 4: Risico’s .......................................................................................................................... 15
H14. CM Essential 5: Verplichtingen ............................................................................................................... 17
H15. CM Essential 6: Financiën ....................................................................................................................... 18
H16. CM Essential 7: Contractbesturing ......................................................................................................... 19
H17. CM Essential 8: Tevredenheid ................................................................................................................ 20
H18. CM Essential 9: Contractkalender........................................................................................................... 21
H19. CM Essential 10: Het contractdossier ..................................................................................................... 21
H20. Conclude ................................................................................................................................................ 22
21. Opstellen van beleid voor het contractmanagementproces ..................................................................... 22
22. De proceseigenaar contractmanagement ................................................................................................. 24
23. Implementeren van contractmanagement ............................................................................................... 25
24. Meten, besturen en verbeteren van het contractmanagement ................................................................ 26
25. Het CATS CM Maturity Model................................................................................................................... 27
1
,H1. Effectief en efficiënt contractmanagement
Hoe kan contractmanagement effectief en efficiënt uitgevoerd worden? Dat is de vraag die gesteld
wordt. CATS CM zorgt voor effectief en efficiënt contractmanagement, door verbeterde realisatie
van contractdoelstellingen, verlaging van risico’s die verbonden zijn aan contracten en
kostenvermijding en-besparing.
Organisatiedoelstellingen en contracten: Vanuit de strategie worden de doelstellingen op korte,
middellange en lange termijn beschreven. Als de organisatie voor het realiseren van de
doelstellingen een contract aangaat met een andere partij zullen de organisatiedoelstellingen ook
impact hebben op de contractdoelstellingen.
Hieronder de relatie tussen organisatiedoelstellingen, contractdoelstelling en contractprestaties.
Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM: Effectief contractmanagement zorgt ervoor
dat het contract wordt gerealiseerd waar het voor is bedoeld, voor de juiste tegenprestatie, tegen
aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanning van de organisatie. Als de behoefte van de
organisatie wijzigt, zorgt effectief contractmanagement ervoor dat dit in het contract ook wordt
gewijzigd. Hoe meer contracten en hoe complexer, zorgt voor grotere voordelen van
contractmanagement.
Contactmanagement met CATS CM zorgt voor een grotere bijdrage aan het realiseren van
contractdoelstellingen. Een bijzondere vorm van contractdoelstellingen zijn de doelstelling op het
gebied van wet- en regelgeving (compliance). Er zijn een aantal gemeenschappelijke elementen op
dit gebied waaraan goed contractmanagement een bijdrage levert:
- Grote waarde aan goede documentatie
- Organisatie is zelfverantwoordelijk voor een kwaliteitssysteem voor de naleving van de wet-
en regelgeving.
- Controle op naleving moet worden gedefinieerd, uitvoering en conclusies moeten zichtbaar
zijn vastgelegd.
- Niet voldoen heeft grote consequenties (financieel, reputatie, continuïteit)
Verhouding van prestaties en contractwaarde: de contractwaarde is de totaal begrote uitgaven van
de opdrachtgever aan de leverancier. De contractwaarde is een vergoeding voor de prestaties die
worden geleverd. Wanneer er contractmanagement wordt toegepast kunnen de doelstellingen op
het gebied van klanttevredenheid, betere bezetting of het uitproberen van innovatie beter worden
gerealiseerd.
2
, De contractkosten van de eigen organisatie: leveranciers zijn zich er meer van bewust dat leveren
meer geld kost dan alleen de mensen en middelen en wegen dit mee in de kostprijsberekening. Bij de
opdrachtgevers zien we dit ook meer groeien, de kosten voor het aangaan en uitvoeren van het
contract omvatten meer dan alleen de bedragen die aan de leverancier wordt betaald.
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen organisatie, noemen we
‘Total Cost of Contract Ownership’ (TCCO). Naast de contractwaarde heeft het ook betrekking op het
aangaan, uitvoering en de beëindiging van het contract.
Kwantificeren van de effectiviteit van contractmanagement: met invoering van CATS CM zien we bij
bestaande contracten direct grote voordelen.
Efficiëntie van contractmanagement: efficiëntie of doelmatigheid zorgt voor het bereiken van het
doel met zo min mogelijk middelen. Bijvoorbeeld met betrekking op bestede tijd, grondstoffen of
beschikbare systemen. Te vertalen in geld en daarmee ook in kosten. De omvang van de kosten voor
de totale organisatie is afhankelijk van verschillende factoren:
- Aantal contracten
- Complexiteit van contracten
- Invulling van contractmanagementscenario’s
- Mate waarin contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
De afweging tussen kosten en baten: de keuze om contractmanagement toe te passen maakt iedere
organisatie zijn afweging tussen risico’s, kosten en baten. Contractmanagement rendeert als de
uitvoering leidt tot toegevoegde waarde, beter risicomanagement en/of beter voldoen aan wet- en
regelgeving.
H2. Contracten en contractmanagement
Definitie contract: “een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis
aangaan”.
De onderdelen van een contract: Een contract is te splitsen in twee delen: De Overeengekomen
Prestatie (DOP) en Alle Overige Contractafspraken (AOC).
DOP beschrijft de prestatie van de leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen. Hieronder vallen
de vorm waarin het moet gebeuren, kenmerken zoals locatie en tijd en de wijze waarop partijen DOP
meten en verantwoorden. Alle zaken die niet onder DOP vallen worden aangeduid met AOC. Onder
de AOC valt in ieder geval de afspraken over de vergoeding, over hoe er wordt gehandeld wanneer
DOP niet volgens afspraak geleverd wordt, afspraken over interactie/samenwerking tussen de beide
partijen en voor de inkoop- of leveringsvoorwaarden.
3
Inhoudsopgave
H1. Effectief en efficiënt contractmanagement ................................................................................................ 2
H2. Contracten en contractmanagement ......................................................................................................... 3
H3. Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel................................................................. 4
H4. De contractlevenscyslus en de reikwijdte van CATS CM ............................................................................. 5
H5. Pijler 1: De Overeengekomen Prestatie en Alle Overige Contractafspraken ............................................... 7
H6. Pijler 2: De rollen ....................................................................................................................................... 7
H7. Pijler 3: De Contractmanagement Essentials .............................................................................................. 8
H8. Pijler 4: Het contractmanagementproces en de contractmanagementscenario’s ....................................... 9
H9. Initiate ..................................................................................................................................................... 11
H10. CM essentieel 1: Contractdoelstellingen ................................................................................................ 13
H11. CM essential 2: Stakeholders ................................................................................................................. 13
H12. CM essential 3: Contractrelaties ............................................................................................................. 14
H13. CM essential 4: Risico’s .......................................................................................................................... 15
H14. CM Essential 5: Verplichtingen ............................................................................................................... 17
H15. CM Essential 6: Financiën ....................................................................................................................... 18
H16. CM Essential 7: Contractbesturing ......................................................................................................... 19
H17. CM Essential 8: Tevredenheid ................................................................................................................ 20
H18. CM Essential 9: Contractkalender........................................................................................................... 21
H19. CM Essential 10: Het contractdossier ..................................................................................................... 21
H20. Conclude ................................................................................................................................................ 22
21. Opstellen van beleid voor het contractmanagementproces ..................................................................... 22
22. De proceseigenaar contractmanagement ................................................................................................. 24
23. Implementeren van contractmanagement ............................................................................................... 25
24. Meten, besturen en verbeteren van het contractmanagement ................................................................ 26
25. Het CATS CM Maturity Model................................................................................................................... 27
1
,H1. Effectief en efficiënt contractmanagement
Hoe kan contractmanagement effectief en efficiënt uitgevoerd worden? Dat is de vraag die gesteld
wordt. CATS CM zorgt voor effectief en efficiënt contractmanagement, door verbeterde realisatie
van contractdoelstellingen, verlaging van risico’s die verbonden zijn aan contracten en
kostenvermijding en-besparing.
Organisatiedoelstellingen en contracten: Vanuit de strategie worden de doelstellingen op korte,
middellange en lange termijn beschreven. Als de organisatie voor het realiseren van de
doelstellingen een contract aangaat met een andere partij zullen de organisatiedoelstellingen ook
impact hebben op de contractdoelstellingen.
Hieronder de relatie tussen organisatiedoelstellingen, contractdoelstelling en contractprestaties.
Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM: Effectief contractmanagement zorgt ervoor
dat het contract wordt gerealiseerd waar het voor is bedoeld, voor de juiste tegenprestatie, tegen
aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanning van de organisatie. Als de behoefte van de
organisatie wijzigt, zorgt effectief contractmanagement ervoor dat dit in het contract ook wordt
gewijzigd. Hoe meer contracten en hoe complexer, zorgt voor grotere voordelen van
contractmanagement.
Contactmanagement met CATS CM zorgt voor een grotere bijdrage aan het realiseren van
contractdoelstellingen. Een bijzondere vorm van contractdoelstellingen zijn de doelstelling op het
gebied van wet- en regelgeving (compliance). Er zijn een aantal gemeenschappelijke elementen op
dit gebied waaraan goed contractmanagement een bijdrage levert:
- Grote waarde aan goede documentatie
- Organisatie is zelfverantwoordelijk voor een kwaliteitssysteem voor de naleving van de wet-
en regelgeving.
- Controle op naleving moet worden gedefinieerd, uitvoering en conclusies moeten zichtbaar
zijn vastgelegd.
- Niet voldoen heeft grote consequenties (financieel, reputatie, continuïteit)
Verhouding van prestaties en contractwaarde: de contractwaarde is de totaal begrote uitgaven van
de opdrachtgever aan de leverancier. De contractwaarde is een vergoeding voor de prestaties die
worden geleverd. Wanneer er contractmanagement wordt toegepast kunnen de doelstellingen op
het gebied van klanttevredenheid, betere bezetting of het uitproberen van innovatie beter worden
gerealiseerd.
2
, De contractkosten van de eigen organisatie: leveranciers zijn zich er meer van bewust dat leveren
meer geld kost dan alleen de mensen en middelen en wegen dit mee in de kostprijsberekening. Bij de
opdrachtgevers zien we dit ook meer groeien, de kosten voor het aangaan en uitvoeren van het
contract omvatten meer dan alleen de bedragen die aan de leverancier wordt betaald.
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen organisatie, noemen we
‘Total Cost of Contract Ownership’ (TCCO). Naast de contractwaarde heeft het ook betrekking op het
aangaan, uitvoering en de beëindiging van het contract.
Kwantificeren van de effectiviteit van contractmanagement: met invoering van CATS CM zien we bij
bestaande contracten direct grote voordelen.
Efficiëntie van contractmanagement: efficiëntie of doelmatigheid zorgt voor het bereiken van het
doel met zo min mogelijk middelen. Bijvoorbeeld met betrekking op bestede tijd, grondstoffen of
beschikbare systemen. Te vertalen in geld en daarmee ook in kosten. De omvang van de kosten voor
de totale organisatie is afhankelijk van verschillende factoren:
- Aantal contracten
- Complexiteit van contracten
- Invulling van contractmanagementscenario’s
- Mate waarin contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
De afweging tussen kosten en baten: de keuze om contractmanagement toe te passen maakt iedere
organisatie zijn afweging tussen risico’s, kosten en baten. Contractmanagement rendeert als de
uitvoering leidt tot toegevoegde waarde, beter risicomanagement en/of beter voldoen aan wet- en
regelgeving.
H2. Contracten en contractmanagement
Definitie contract: “een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige
rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere partijen een verbintenis
aangaan”.
De onderdelen van een contract: Een contract is te splitsen in twee delen: De Overeengekomen
Prestatie (DOP) en Alle Overige Contractafspraken (AOC).
DOP beschrijft de prestatie van de leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen. Hieronder vallen
de vorm waarin het moet gebeuren, kenmerken zoals locatie en tijd en de wijze waarop partijen DOP
meten en verantwoorden. Alle zaken die niet onder DOP vallen worden aangeduid met AOC. Onder
de AOC valt in ieder geval de afspraken over de vergoeding, over hoe er wordt gehandeld wanneer
DOP niet volgens afspraak geleverd wordt, afspraken over interactie/samenwerking tussen de beide
partijen en voor de inkoop- of leveringsvoorwaarden.
3
