BESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING blok 2
Inkoopproces
1. Inkoopimpuls
2. Inkoopopdracht
3. Offerte aanvragen en leveranciersselectie
4. Onderhandelen en contract tekenen
5. Bestellen
1. Op basis van de besteladvieslijst voor artikelen die beneden het bestelniveau zijn gekomen
stelt de inkoopafdeling/medewerker inkoop een inkooporder op. Hij registreert de
ordergegevens in het inkooporderbestand.
2. Boven een bepaald bedrag vindt controle en autorisatie plaats door het hoofd inkoop.
3. De inkooporder wordt door de inkoper verzonden aan de juiste leverancier, waarna de
status in het inkooporderbestand wordt gewijzigd “in verstuurd”.
6. Goederenontvangst
1. De vrachtwagen komt bij het magazijn en levert de bestelde goederen af.
2. Een magazijnmedewerker controleert de goederen voor ontvangst met de pakbon. De
pakbon wordt tevens gecontroleerd met de bestelling door het inkooporderbestand te
raadplegen. Ook wordt de kwaliteit van de goederen gecontroleerd.
3. Wanneer akkoord verleent de magazijnmedewerker kwijting aan de chauffeur door middel
van een handtekening/ondertekening van de pakbon.
4. De magazijnmeester registreert de ontvangst in het orderbestand (status) en de
goederenvoorraad wordt bijgewerkt in het artikelbestand.
5. Geautomatiseerd wordt na registratie in het orderbestand en het artikelbestand het
totaalbedrag aan ontvangen goederen credit geboekt op de grootboekrekening
tussenrekening inkopen.
7. Factuurontvangst en -controle
1. De factuur wordt per mail of per post ontvangen door de medewerker van de
crediteurenadministratie.
2. De factuur wordt doorlopende genummerd en ingeboekt in het inkoopfactuurbestand met
de status ontvangen.
3. De inkoopfactuur, wordt gecontroleerd door deze te vergelijken met de inkooporder en de
goederenontvangst. Dit kan automatisch gebeuren via de zogenaamde Three Way Match of
handmatig door de medewerker van de crediteurenadministratie.
4. Facturen die geen betrekking hebben op voorraadartikelen, maar bijvoorbeeld op de
bedrijfskosten/inventaris/diensten moeten worden geaccordeerd door de budgethouder.
5. Na controle krijgen de facturen van de medewerker van de crediteurenadministratie de
status “goedgekeurd”. De medewerker administratie boekt de factuur in het grootboek.
8. Betaling van de facturen
1. Wekelijks draait de medewerker van de afdeling administratie een betaaladvieslijst uit op
basis van vervaldatum uit het inkoopfactuurbestand.
2. Het hoofd Administratie controleert de betaaladvieslijst en controleert tevens de stand van
de bankrekeningen.
3. De directeur/procuratiehouder controleert de betaaladvieslijst met de inkoopfacturen en
betaalt via internetbankieren.
4. De medewerker administratie wijzigt de status van de inkoopfacturen in “betaald”.
5. De medewerker administratie boekt de betaling in het grootboek aan de hand van het
bankafschrift.
, Inkoopproces kernzaken
Noem drie gegevens die bepalend zijn voor de hoogte van het bestelniveau.
Verwachte verkopen, omloopsnelheid en levertijden.
Wat is een offerte?
Formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst, opgesteld op verzoek van een potentiële klant
van een bedrijf. Het doel is om artikelen tegen de beste de beste voorwaarden in te kopen.
Prijzen van de betreffende artikelen, levertermijn, betalingsvoorwaarden en duurzaamheidszaken.
Wat wordt verstaan onder een inkoopcontract?
Een inkoopcontract is een overeenkomst met een leverancier voor de levering van artikelen of
diensten onder afgesproken voorwaarden en binnen een bepaalde periode.
Wat wordt verstaan onder het verschuivingsgevaar?
Het verantwoorden van inkopen met lage(re) prijzen als inkopen met hoge(re) prijzen.
- Functiescheiding tussen inkoop en administratie.
Wat wordt verstaan onder E-Procurement?
Hieronder wordt het elektronisch inkopen van producten en diensten verstaan. Het inkooptraject
verloopt dan zonder dat nog menselijk handelen of papier nodig is. Er moet worden vastgelegd welke
medewerkers, welke producten en tot welk bedrag vrij mogen bestellen.
Wat wordt verstaan onder de Three way match.
Automatische controle door het systeem of de gegevens op de factuur in overeenstemming zijn met
de inkooporder en de goederenontvangst.
Welke gegevens worden vastgelegd in het crediteurenstambestand?
De vaste gegevens van de crediteuren, zoals:
- NAW-gegevens
- Bankrekeningnummer.
Bedreigingen en interne-beheersingsmaatregelen inkoopproces
Inkoopproces
1. Inkoopimpuls
2. Inkoopopdracht
3. Offerte aanvragen en leveranciersselectie
4. Onderhandelen en contract tekenen
5. Bestellen
1. Op basis van de besteladvieslijst voor artikelen die beneden het bestelniveau zijn gekomen
stelt de inkoopafdeling/medewerker inkoop een inkooporder op. Hij registreert de
ordergegevens in het inkooporderbestand.
2. Boven een bepaald bedrag vindt controle en autorisatie plaats door het hoofd inkoop.
3. De inkooporder wordt door de inkoper verzonden aan de juiste leverancier, waarna de
status in het inkooporderbestand wordt gewijzigd “in verstuurd”.
6. Goederenontvangst
1. De vrachtwagen komt bij het magazijn en levert de bestelde goederen af.
2. Een magazijnmedewerker controleert de goederen voor ontvangst met de pakbon. De
pakbon wordt tevens gecontroleerd met de bestelling door het inkooporderbestand te
raadplegen. Ook wordt de kwaliteit van de goederen gecontroleerd.
3. Wanneer akkoord verleent de magazijnmedewerker kwijting aan de chauffeur door middel
van een handtekening/ondertekening van de pakbon.
4. De magazijnmeester registreert de ontvangst in het orderbestand (status) en de
goederenvoorraad wordt bijgewerkt in het artikelbestand.
5. Geautomatiseerd wordt na registratie in het orderbestand en het artikelbestand het
totaalbedrag aan ontvangen goederen credit geboekt op de grootboekrekening
tussenrekening inkopen.
7. Factuurontvangst en -controle
1. De factuur wordt per mail of per post ontvangen door de medewerker van de
crediteurenadministratie.
2. De factuur wordt doorlopende genummerd en ingeboekt in het inkoopfactuurbestand met
de status ontvangen.
3. De inkoopfactuur, wordt gecontroleerd door deze te vergelijken met de inkooporder en de
goederenontvangst. Dit kan automatisch gebeuren via de zogenaamde Three Way Match of
handmatig door de medewerker van de crediteurenadministratie.
4. Facturen die geen betrekking hebben op voorraadartikelen, maar bijvoorbeeld op de
bedrijfskosten/inventaris/diensten moeten worden geaccordeerd door de budgethouder.
5. Na controle krijgen de facturen van de medewerker van de crediteurenadministratie de
status “goedgekeurd”. De medewerker administratie boekt de factuur in het grootboek.
8. Betaling van de facturen
1. Wekelijks draait de medewerker van de afdeling administratie een betaaladvieslijst uit op
basis van vervaldatum uit het inkoopfactuurbestand.
2. Het hoofd Administratie controleert de betaaladvieslijst en controleert tevens de stand van
de bankrekeningen.
3. De directeur/procuratiehouder controleert de betaaladvieslijst met de inkoopfacturen en
betaalt via internetbankieren.
4. De medewerker administratie wijzigt de status van de inkoopfacturen in “betaald”.
5. De medewerker administratie boekt de betaling in het grootboek aan de hand van het
bankafschrift.
, Inkoopproces kernzaken
Noem drie gegevens die bepalend zijn voor de hoogte van het bestelniveau.
Verwachte verkopen, omloopsnelheid en levertijden.
Wat is een offerte?
Formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst, opgesteld op verzoek van een potentiële klant
van een bedrijf. Het doel is om artikelen tegen de beste de beste voorwaarden in te kopen.
Prijzen van de betreffende artikelen, levertermijn, betalingsvoorwaarden en duurzaamheidszaken.
Wat wordt verstaan onder een inkoopcontract?
Een inkoopcontract is een overeenkomst met een leverancier voor de levering van artikelen of
diensten onder afgesproken voorwaarden en binnen een bepaalde periode.
Wat wordt verstaan onder het verschuivingsgevaar?
Het verantwoorden van inkopen met lage(re) prijzen als inkopen met hoge(re) prijzen.
- Functiescheiding tussen inkoop en administratie.
Wat wordt verstaan onder E-Procurement?
Hieronder wordt het elektronisch inkopen van producten en diensten verstaan. Het inkooptraject
verloopt dan zonder dat nog menselijk handelen of papier nodig is. Er moet worden vastgelegd welke
medewerkers, welke producten en tot welk bedrag vrij mogen bestellen.
Wat wordt verstaan onder de Three way match.
Automatische controle door het systeem of de gegevens op de factuur in overeenstemming zijn met
de inkooporder en de goederenontvangst.
Welke gegevens worden vastgelegd in het crediteurenstambestand?
De vaste gegevens van de crediteuren, zoals:
- NAW-gegevens
- Bankrekeningnummer.
Bedreigingen en interne-beheersingsmaatregelen inkoopproces
