Samenvatting projectmanagement sprint 1
Hoofdstukken 1 t/m 7
Deel 1 - Praktische theorie
Hoofdstuk 1 - Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
De werkzaamheden kunnen globaal ingedeeld worden in drie groepen:
1. Improvisatie
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt door middel van improvisatie. Er wordt
vaak geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie
noodzakelijk is. Er zal Ad hoc gereageerd worden. Dat wil zeggen: direct en niet volgens
een plan maar van geval tot beslissen. Als er in een organisatie vaak wordt geïmproviseerd,
kan er een zekere vermoeidheid bij de medewerkers optreden. Zij moeten zich immers
steeds weer instellen op nieuwe werksituaties.
2. Routinematige werkzaamheden
Routinematige werkzaamheden worden haalbaar uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar.
Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld worden,
waardoor ze doelmatig (efficiënt) kunnen worden uitgevoerd.
3. Projectmatige werkzaamheden
Combinatie tussen improvisatie en routinematige werkzaamheden.
Om de voorspelbaarheid van projectmatige werkzaamheden te vergroten wordt
er planmatig gewerkt, zodat de te volgen weg geleidelijk duidelijker wordt. Dit
betekent dat men vooraf de tijd neemt om goed na te denken over het te
bereiken doel en de manier waarop dit doel bereikt kan worden. Hiertoe wordt
een groot project vaak opgedeeld in fasen, waarbij na elke fase het projectdoel
en de te volgen weg kunnen worden bijgesteld. Men maakt voorafgaand aan een
project een Plan van Aanpak (PvA). Door te werken met een vast ingedeeld Plan
van Aanpak brengt men een zekere routine in het project. →Je brengt routine in
iets wat je nooit eerder hebt gedaan. Voor de projectmatige werkzaamheden wordt een
aparte projectorganisatie ingericht. Dat betekent dat mensen die normaal niet met elkaar
samenwerken, nu in een projectgroep met een onderlinge taakverdeling samenwerken.
Eigenschappen van de manieren van werken
Improvisatie Projectmatig werk Routinematig werk
Wanneer Ad hoc (plotseling, snel Te voorzien, eenmalig Herhalend
reageren, eenmalig
, Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid Veel vrijheid, flexibiliteit Vooraf doordacht, Nauwelijks vrijheid
noodzakelijk beperkte vrijheid
Werkwijze Chaotisch, niet volgens Volgens plan, geleidelijk Duidelijk, vaste
procedures duidelijker procedure
1.2 Voorbeelden van projecten
- De bouwwereld kent projecten als de bouw van een winkelcentrum, een brug, een
woonwijk, een verzorgingstehuis of een fabriek.
- In de gezondheidszorg voeren organisaties bijvoorbeeld de volgende projecten uit:
het verkorten van de wachtlijsten, het opstellen van het logistieke traject voor de
maaltijdverstrekking, het verlagen van de totale medicijnkosten en het verbeteren
van de communicatie tussen ziekenhuis en huisartsen.
- Projecten in het onderwijs betreffen bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe
opleiding, het uitvoeren van een (afstudeer)onderzoek en het invoeren van
elektronische leeromgeving of van een nieuw studenteninformatiesysteem.
- Projecten op het gebied van sport en cultuur zijn bijvoorbeeld het maken van een
theaterproductie of een film, het organiseren van een grote expositie of het
organiseren van een groot popconcert, een groot sportevenement of een beurs.
1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen meestal uit verschillende
vakgebieden- om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te
bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken van projecten:
- Een project is tijdelijk → Omdat een project tijdelijk is, heeft het een begin
en eindpunt. Het beginpunt wordt gemarkeerd door een begindatum: deze
wordt wel de projectstart-up genoemd. De einddatum is het afgesproken moment
waarop het beoogde projectresultaat wordt opgeleverd, het eventuele nawerk is
afgehandeld, het projectteam is ontbonden.
- Beoogd projectresultaat is uniek → Een project levert aan het eind een
uniek en eenmalig projectresultaat op. Voor uitvoerders en de
opdrachtgever heeft het project een uniek karakter. Het projectresultaat
betreft het ‘wat’ van het project: wat is er klaar als we klaar zijn?
- Projectdoel → Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en de reden
waarom de opdrachtgever het project wil laten uitvoeren en waarom hij daar geld
voor over heeft. Het projectresultaat is de uitkomst van het project en het levert een
bijdrage aan het projectdoel.
- Opdrachtgever → Een project heeft een opdrachtgever die budget in de
vorm van geld of capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren.
In het Engels wordt een opdrachtgever daarom ook wel sponsor genoemd.
Omdat hij zijn doelen wil realiseren heeft de sponsor belang bij het projectresultaat.
, - Projectmanager en projectteam →Een project kent een eigen
projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectmanager (projectleider) aan
met voldoende bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager heeft de eindverantwoordelijkheid voor het projectresultaat en maakt
(met zijn projectteam) in overleg met de opdrachtgever, een Plan van Aanpak voor
het project. Projectteamleden die (deels) uit hun normale werkzaamheden zijn
vrijgemaakt om mee te werken in een projectteam, hebben tijdelijk een tweede
‘baas’: de projectmanager.
- Samen werken aan het projectresultaat → Een project heeft een bepaalde
mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak multidisciplinair en
werken in een project meestal mensen uit verschillende disciplines tijdelijk samen:
het projectteam. De projectteamleden komen uit verschillende delen van de
organisatie en hebben elk hun eigen deskundigheid. Van belang is dat de leden van
het projectteam resultaatgericht kunnen werken. De projectteamleden moeten goed
met elkaar samen kunnen werken en weten wat van hen wordt verwacht. Er moeten
afspraken worden gemaakt over te gebruiken middelen, planningen worden
gemaakt, enzovoort.
- Eigen budget → Een projectteam beschikt over een budget, dat vooraf
wordt vastgesteld en goedgekeurd. Met dit budget moet het projectteam
het project uitvoeren. Dit budget bestaat meestal uit geld voor de te
besteden middelen en uit capaciteit van het in te zetten mensen en middelen. Het
budget ontstaat door vooraf in een begroting een schatting van de kosten te maken.
- Bewaking voortgang → Tijdens de uitvoering van een project vindt via
planning en rapportages de bewaking van de voortgang en kosten plaats.
Om het project beter te kunnen besturen, kan een
projectmanagementmethode worden ingezet.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
1.5 Soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld in groepen. Deze zijn:
1. Technische projecten → Technische projecten zijn projecten die een
verandering in de techniek als doelstelling hebben of een nieuw product
, opleveren. Deze projecten zijn vaak redelijk goed te plannen, omdat het
eindresultaat meestal goed duidelijk is.
2. Sociale projecten →Sociale projecten hebben een minder duidelijk einddoel
dan technische projecten. Ze zijn vaak gericht op cultuur- en
organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Deze projecten hebben
betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken. Aangezien veel
mensen moeite hebben om te veranderen, zijn sociale projecten vaak moeilijker uit te
voeren dan technische.
3. Commerciële projecten → Commerciële projecten hebben als uiteindelijk
doel geld te verdienen.
4. Gemengde projecten → Gemengde projecten zijn een tussenvorm van
meerdere soorten projecten, bijvoorbeeld van een technisch en een
sociaal project. Deze projecten kunnen extra ingewikkeld zijn doordat de
projectleden uit sterk verschillende vakgebieden kunnen komen.
5. Evenementen → Evenementen (events) vormen een bijzonder soort
project: het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
Projecten kunnen ook nog op andere manieren ingedeeld worden, bijvoorbeeld projecten
met een interne opdrachtgever en projecten met een externe opdrachtgever. Nog een
andere indeling is projecten die een dienst (cursus, evenement) opleveren en projecten die
een product (gebouw, spoorlijn) opleveren.
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
- Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever →Zorg ervoor dat de
opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van
het project. Je zult planmatig willen werken en een Plan van Aanpak willen
opstellen.
- Overleg met betrokkenen →Omdat bij een project personen uit
verschillende vakgebieden samenwerken, is het noodzakelijk eerst met al
deze partijen het project door te spreken. Zorg ervoor dat er voldoende
gemotiveerde mensen en middelen voor het project beschikbaar zijn.
Maak goede afspraken over de inzet van de projectmedewerkers.
- Werk top-down → Je moet eerst de grote lijnen van het project bepalen.
Om een project hanteerbaar te maken, kan het opgedeeld worden in
fasen. Een grove indeling in fasen is:
- Voorbereiding (denken)
- Realisatie (doen)
- Nazorg (onderhouden)
Hoofdstukken 1 t/m 7
Deel 1 - Praktische theorie
Hoofdstuk 1 - Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
De werkzaamheden kunnen globaal ingedeeld worden in drie groepen:
1. Improvisatie
Nieuwe werkzaamheden kunnen worden aangepakt door middel van improvisatie. Er wordt
vaak geïmproviseerd als er zich een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie
noodzakelijk is. Er zal Ad hoc gereageerd worden. Dat wil zeggen: direct en niet volgens
een plan maar van geval tot beslissen. Als er in een organisatie vaak wordt geïmproviseerd,
kan er een zekere vermoeidheid bij de medewerkers optreden. Zij moeten zich immers
steeds weer instellen op nieuwe werksituaties.
2. Routinematige werkzaamheden
Routinematige werkzaamheden worden haalbaar uitgevoerd en zijn goed voorspelbaar.
Voor deze werkzaamheden kunnen werkprocedures of voorschriften opgesteld worden,
waardoor ze doelmatig (efficiënt) kunnen worden uitgevoerd.
3. Projectmatige werkzaamheden
Combinatie tussen improvisatie en routinematige werkzaamheden.
Om de voorspelbaarheid van projectmatige werkzaamheden te vergroten wordt
er planmatig gewerkt, zodat de te volgen weg geleidelijk duidelijker wordt. Dit
betekent dat men vooraf de tijd neemt om goed na te denken over het te
bereiken doel en de manier waarop dit doel bereikt kan worden. Hiertoe wordt
een groot project vaak opgedeeld in fasen, waarbij na elke fase het projectdoel
en de te volgen weg kunnen worden bijgesteld. Men maakt voorafgaand aan een
project een Plan van Aanpak (PvA). Door te werken met een vast ingedeeld Plan
van Aanpak brengt men een zekere routine in het project. →Je brengt routine in
iets wat je nooit eerder hebt gedaan. Voor de projectmatige werkzaamheden wordt een
aparte projectorganisatie ingericht. Dat betekent dat mensen die normaal niet met elkaar
samenwerken, nu in een projectgroep met een onderlinge taakverdeling samenwerken.
Eigenschappen van de manieren van werken
Improvisatie Projectmatig werk Routinematig werk
Wanneer Ad hoc (plotseling, snel Te voorzien, eenmalig Herhalend
reageren, eenmalig
, Resultaat Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid Veel vrijheid, flexibiliteit Vooraf doordacht, Nauwelijks vrijheid
noodzakelijk beperkte vrijheid
Werkwijze Chaotisch, niet volgens Volgens plan, geleidelijk Duidelijk, vaste
procedures duidelijker procedure
1.2 Voorbeelden van projecten
- De bouwwereld kent projecten als de bouw van een winkelcentrum, een brug, een
woonwijk, een verzorgingstehuis of een fabriek.
- In de gezondheidszorg voeren organisaties bijvoorbeeld de volgende projecten uit:
het verkorten van de wachtlijsten, het opstellen van het logistieke traject voor de
maaltijdverstrekking, het verlagen van de totale medicijnkosten en het verbeteren
van de communicatie tussen ziekenhuis en huisartsen.
- Projecten in het onderwijs betreffen bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe
opleiding, het uitvoeren van een (afstudeer)onderzoek en het invoeren van
elektronische leeromgeving of van een nieuw studenteninformatiesysteem.
- Projecten op het gebied van sport en cultuur zijn bijvoorbeeld het maken van een
theaterproductie of een film, het organiseren van een grote expositie of het
organiseren van een groot popconcert, een groot sportevenement of een beurs.
1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen meestal uit verschillende
vakgebieden- om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te
bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken van projecten:
- Een project is tijdelijk → Omdat een project tijdelijk is, heeft het een begin
en eindpunt. Het beginpunt wordt gemarkeerd door een begindatum: deze
wordt wel de projectstart-up genoemd. De einddatum is het afgesproken moment
waarop het beoogde projectresultaat wordt opgeleverd, het eventuele nawerk is
afgehandeld, het projectteam is ontbonden.
- Beoogd projectresultaat is uniek → Een project levert aan het eind een
uniek en eenmalig projectresultaat op. Voor uitvoerders en de
opdrachtgever heeft het project een uniek karakter. Het projectresultaat
betreft het ‘wat’ van het project: wat is er klaar als we klaar zijn?
- Projectdoel → Het projectdoel is het ‘waarom’ van het project en de reden
waarom de opdrachtgever het project wil laten uitvoeren en waarom hij daar geld
voor over heeft. Het projectresultaat is de uitkomst van het project en het levert een
bijdrage aan het projectdoel.
- Opdrachtgever → Een project heeft een opdrachtgever die budget in de
vorm van geld of capaciteit beschikbaar stelt om het project uit te voeren.
In het Engels wordt een opdrachtgever daarom ook wel sponsor genoemd.
Omdat hij zijn doelen wil realiseren heeft de sponsor belang bij het projectresultaat.
, - Projectmanager en projectteam →Een project kent een eigen
projectorganisatie. De opdrachtgever stelt een projectmanager (projectleider) aan
met voldoende bevoegdheden en bekwaamheden om het project vorm te geven. De
projectmanager heeft de eindverantwoordelijkheid voor het projectresultaat en maakt
(met zijn projectteam) in overleg met de opdrachtgever, een Plan van Aanpak voor
het project. Projectteamleden die (deels) uit hun normale werkzaamheden zijn
vrijgemaakt om mee te werken in een projectteam, hebben tijdelijk een tweede
‘baas’: de projectmanager.
- Samen werken aan het projectresultaat → Een project heeft een bepaalde
mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak multidisciplinair en
werken in een project meestal mensen uit verschillende disciplines tijdelijk samen:
het projectteam. De projectteamleden komen uit verschillende delen van de
organisatie en hebben elk hun eigen deskundigheid. Van belang is dat de leden van
het projectteam resultaatgericht kunnen werken. De projectteamleden moeten goed
met elkaar samen kunnen werken en weten wat van hen wordt verwacht. Er moeten
afspraken worden gemaakt over te gebruiken middelen, planningen worden
gemaakt, enzovoort.
- Eigen budget → Een projectteam beschikt over een budget, dat vooraf
wordt vastgesteld en goedgekeurd. Met dit budget moet het projectteam
het project uitvoeren. Dit budget bestaat meestal uit geld voor de te
besteden middelen en uit capaciteit van het in te zetten mensen en middelen. Het
budget ontstaat door vooraf in een begroting een schatting van de kosten te maken.
- Bewaking voortgang → Tijdens de uitvoering van een project vindt via
planning en rapportages de bewaking van de voortgang en kosten plaats.
Om het project beter te kunnen besturen, kan een
projectmanagementmethode worden ingezet.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
1.5 Soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld in groepen. Deze zijn:
1. Technische projecten → Technische projecten zijn projecten die een
verandering in de techniek als doelstelling hebben of een nieuw product
, opleveren. Deze projecten zijn vaak redelijk goed te plannen, omdat het
eindresultaat meestal goed duidelijk is.
2. Sociale projecten →Sociale projecten hebben een minder duidelijk einddoel
dan technische projecten. Ze zijn vaak gericht op cultuur- en
organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Deze projecten hebben
betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken. Aangezien veel
mensen moeite hebben om te veranderen, zijn sociale projecten vaak moeilijker uit te
voeren dan technische.
3. Commerciële projecten → Commerciële projecten hebben als uiteindelijk
doel geld te verdienen.
4. Gemengde projecten → Gemengde projecten zijn een tussenvorm van
meerdere soorten projecten, bijvoorbeeld van een technisch en een
sociaal project. Deze projecten kunnen extra ingewikkeld zijn doordat de
projectleden uit sterk verschillende vakgebieden kunnen komen.
5. Evenementen → Evenementen (events) vormen een bijzonder soort
project: het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
Projecten kunnen ook nog op andere manieren ingedeeld worden, bijvoorbeeld projecten
met een interne opdrachtgever en projecten met een externe opdrachtgever. Nog een
andere indeling is projecten die een dienst (cursus, evenement) opleveren en projecten die
een product (gebouw, spoorlijn) opleveren.
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
- Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever →Zorg ervoor dat de
opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van
het project. Je zult planmatig willen werken en een Plan van Aanpak willen
opstellen.
- Overleg met betrokkenen →Omdat bij een project personen uit
verschillende vakgebieden samenwerken, is het noodzakelijk eerst met al
deze partijen het project door te spreken. Zorg ervoor dat er voldoende
gemotiveerde mensen en middelen voor het project beschikbaar zijn.
Maak goede afspraken over de inzet van de projectmedewerkers.
- Werk top-down → Je moet eerst de grote lijnen van het project bepalen.
Om een project hanteerbaar te maken, kan het opgedeeld worden in
fasen. Een grove indeling in fasen is:
- Voorbereiding (denken)
- Realisatie (doen)
- Nazorg (onderhouden)
