Inhoud
Hoofdstuk 1: Inleiding Projectmanagement ........................................................................................... 2
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2............................................................................................................... 4
Hoofdstuk 3: Principes ............................................................................................................................ 5
II Introductie Thema’s ............................................................................................................................. 5
Hoofdstuk 4: Business case ..................................................................................................................... 6
Hoofdstuk 5: Organisatie....................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6: Kwaliteit ........................................................................................................................... 15
Hoofdstuk 7: Plannen ............................................................................................................................ 19
Hoofdstuk 8: Risico ................................................................................................................................ 25
Hoofdstuk 9: Wijziging........................................................................................................................... 28
Hoofdstuk 10: Voortgang ...................................................................................................................... 31
III Introductie processen........................................................................................................................ 37
Hoofdstuk 11: Opstarten van een project ............................................................................................. 38
Hoofdstuk 12: Sturen van een project .................................................................................................. 40
Hoofdstuk 13: Initiëren van een project ............................................................................................... 44
Hoofdstuk 14: Beheersen van een fase ................................................................................................. 48
Hoofdstuk 15: Managen productoplevering ......................................................................................... 51
Hoofdstuk 16: Managen van een faseovergang.................................................................................... 54
Hoofdstuk 17: Afsluiten van een project ............................................................................................... 56
,Hoofdstuk 1: Inleiding Projectmanagement
-Projecten zijn er altijd geweest; denk maar aan het bouwen van de piramides in Egypte. Het begrip
‘project’ stamt uit de jaren ’60 en projectmanagement bestond toen louter uit het plannen van
werkzaamheden. In de decennia die volgden, kwam er meer aandacht voor het beheersen van de
uitvoering, de persoonlijke vaardigheden van de projectmanager, de procesgerichte aanpak van
projectmanagement en de omgeving waarin projecten worden uitgevoerd. Tegenwoordig is
projectmanagement een vak apart en niet iets wat je er even naast doet.
-Een effectieve projectmanagementmethode ondersteunt de projectmanager bij het inrichten en
managen van een project in een voortdurend veranderende omgeving, met de betrokkenheid van
alle belanghebbende partijen. PRINCE2 is zo’n methode en gebruikt de grondbeginselen, hier
principes genoemd, van goed projectmanagement.
-Project = een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te
leveren volgens een overeengekomen business case
-Business case = de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project, waarin de
verwachte kosten, benefits en risico’s van het project tegen elkaar worden afgewogen
-Projecten zijn belangrijk, omdat de bestaande bedrijfsstructuren en processen meestal per discipline
georganiseerd zijn en vooral gericht zijn op het uitvoeren van ‘business as usual’ en zijn daarom vaak
minder geschikt om snel en adequaat om te gaan met wijzigingen en veranderingen. Ook is het een
goede mogelijkheid om draagvlak te creëren bij de belanghebbenden voor het latere gebruik van het
projectresultaat door hen al bij de inrichting en uitvoering van het project te betrekken.
-Karakteristieken van een project:
Verandering van de bestaande situatie
Tijdelijk
Multidisciplinair
Uniek
Onzekerheid en risico’s
-Projectmanagement = het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te
realiseren binnen de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
-Projectmanagement kan alleen bij gezamenlijke inspanning: leden van de stuurgroep en de
teammanagers leveren ook een bijdrage, niet alleen de projectmanager.
-Cyclus van verantwoordelijkheden van de projectmanager:
Plannen
Delegeren
Bewaken
Beheersen
,-Daaronder vallen ook:
Het betrekken van belanghebbenden bij het leveren van input, het laten beoordelen van de
op te leveren producten en het creëren van draagvlak
Het motiveren van projectteamleden en overige betrokkenen bij het project
Het plannen van de benefits die met de op te leveren producten behaald moeten worden
-Welke aspecten worden er beheerst?
Tijd: de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het projectresultaat
Kosten: de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het projectresultaat,
inclusief de kosten voor het projectmanagement
Kwaliteit: binnen budget blijven, op tijd opleveren, het resultaat moet voldoen aan de
gestelde eisen en wensen én geschikt zijn voor het doel waarvoor het bedoeld is
Scope: wat wordt er opgeleverd, welke werkzaamheden worden er uitgevoerd?
Risico’s: managen van bedreigingen en zeker ook van kansen
Benefits: waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken? Welke voordelen kunnen we
halen? Staan de kosten en de risico’s in juiste verhouding tot de verwachte benefits?
-Projecten worden altijd uitgevoerd in een klant-leveranciersomgeving. De klant is daarbij het
betreffende lijn- of programmamanagement van de organisatie die het op te leveren product of
dienst gaat gebruiken. Als de leverancier een externe partij is, wordt de overeenkomst meestal
vastgelegd in een officieel contract.
-Meerdere externe partijen die onderdelen van het projectresultaat opleveren, kunnen als volgt
worden geschikt:
Nevengeschikt: iedere partij levert zijn eigen deel zelfstandig op aan de klant
Ondergeschikt: er is één hoofdaannemer met meerdere onderaannemers, de klant heeft
rechtstreeks maar met één externe partij te maken
-Projecten kunnen op zichzelf staan of onderdeel zijn van een programma of portfolio. In beide
gevallen is het project onderdeel van een groter geheel, wat inhoudt dat projectbeslissingen niet
zelfstandig kunnen worden genomen, maar moeten worden genomen binnen dit grotere geheel. Dit
heeft direct invloed op besluitvorming binnen het project zelf.
-Programma = een tijdelijke organisatie met als doel een samenhangend geheel van projecten en
lijnactiviteiten aan te sturen om veranderingen door te voeren en benefits te realiseren die van
strategisch belang zijn
-Portfolio = het geheel van investeringen om het totaal van strategische doelen van organisatie te
realiseren
-De term lijn- of programmamanagement of de klant wordt gebruikt om de organisatie aan te geven
die het project vrijgeeft en het mandaat verstrekt aan de opdrachtgever om het project op te
starten. Deze partij bepaalt ook de kaders waarbinnen het project moet worden uitgevoerd en
neemt na oplevering ook het projectresultaat in ontvangst.
-Een moderne definitie voor een succesvol project is dat alle belanghebbenden tevreden zijn met het
bereikte resultaat. Dat kan zijn als het projectresultaat op tijd, binnen budget en conform
specificaties wordt opgeleverd, maar dat hoeft niet.
, -Waardoor mislukken projecten?
Onduidelijke business case
Onvoldoende draagvlak bij de opdrachtgever en het lijnmanagement weerstand bij de
gebruikers
Onvoldoende duidelijk gedefinieerd resultaat (kwaliteitsverwachtingen, acceptatiecriteria)
Niet goed managen van de scope en wijzigingen
Niet betrekken van gebruikers
-PRINCE2 legt meer nadruk op het beheersen van het proces dan op het vasthouden aan de
oorspronkelijke uitgangspunten. Twee belangrijke aandachstgebieden:
Projectorganisatie: hier wordt de samenhang en interactie tussen het project en de
omgeving vastgelegd
Risicomanagement: hiermee worden de onzekerheden in en rondom het project beheerst
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2
-PRINCE2 = Projects IN Controlled Environments, is ‘de facto’ standard bij de Britse overheid.
Tegenwoordig is het eigendom van AXELOS, dat het als handelskenmerk heeft geregistreerd.
-PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices.
Het is procesgericht, dat wil zeggen dat de methode ervan uitgaat dat een project niet zozeer lineair,
maar meer procesgewijs wordt uitgevoerd, waarbij verschillende processen meerdere keren
doorlopen kunnen worden. Internationaal wordt het steeds meer gebruikt als dé methode om
projecten mee te managen. De methode is generiek en hiermee onafhankelijk van het project. Ze
scheidt duidelijk de inhoudelijke aspecten van de managementaspecten binnen projecten en is
hierdoor makkelijk in te voeren als standaard binnen organisaties. Het sluit aan op de NEN ISO 21500
Guidance on Project Management en wordt ondersteund door een wereldwijd netwerk van
geaccrediteerde trainings- en consultancy organisaties en exameninstituten.
-De methode PRINCE2 bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes: de grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een
PRINCE2-project zijn
Thema’s: het minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden
gedurende het gehele project. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing en de
noodzaak ervan
Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de daarbij noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden
Op maat maken van de methode: PRINCE2 kan succesvol zijn als het verstandig wordt
toegepast. Het op maat maken van de methode op het type project en de projectomgeving is
daarom cruciaal
Hoofdstuk 1: Inleiding Projectmanagement ........................................................................................... 2
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2............................................................................................................... 4
Hoofdstuk 3: Principes ............................................................................................................................ 5
II Introductie Thema’s ............................................................................................................................. 5
Hoofdstuk 4: Business case ..................................................................................................................... 6
Hoofdstuk 5: Organisatie....................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6: Kwaliteit ........................................................................................................................... 15
Hoofdstuk 7: Plannen ............................................................................................................................ 19
Hoofdstuk 8: Risico ................................................................................................................................ 25
Hoofdstuk 9: Wijziging........................................................................................................................... 28
Hoofdstuk 10: Voortgang ...................................................................................................................... 31
III Introductie processen........................................................................................................................ 37
Hoofdstuk 11: Opstarten van een project ............................................................................................. 38
Hoofdstuk 12: Sturen van een project .................................................................................................. 40
Hoofdstuk 13: Initiëren van een project ............................................................................................... 44
Hoofdstuk 14: Beheersen van een fase ................................................................................................. 48
Hoofdstuk 15: Managen productoplevering ......................................................................................... 51
Hoofdstuk 16: Managen van een faseovergang.................................................................................... 54
Hoofdstuk 17: Afsluiten van een project ............................................................................................... 56
,Hoofdstuk 1: Inleiding Projectmanagement
-Projecten zijn er altijd geweest; denk maar aan het bouwen van de piramides in Egypte. Het begrip
‘project’ stamt uit de jaren ’60 en projectmanagement bestond toen louter uit het plannen van
werkzaamheden. In de decennia die volgden, kwam er meer aandacht voor het beheersen van de
uitvoering, de persoonlijke vaardigheden van de projectmanager, de procesgerichte aanpak van
projectmanagement en de omgeving waarin projecten worden uitgevoerd. Tegenwoordig is
projectmanagement een vak apart en niet iets wat je er even naast doet.
-Een effectieve projectmanagementmethode ondersteunt de projectmanager bij het inrichten en
managen van een project in een voortdurend veranderende omgeving, met de betrokkenheid van
alle belanghebbende partijen. PRINCE2 is zo’n methode en gebruikt de grondbeginselen, hier
principes genoemd, van goed projectmanagement.
-Project = een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel één of meer zakelijke producten op te
leveren volgens een overeengekomen business case
-Business case = de rechtvaardiging voor het opzetten en uitvoeren van een project, waarin de
verwachte kosten, benefits en risico’s van het project tegen elkaar worden afgewogen
-Projecten zijn belangrijk, omdat de bestaande bedrijfsstructuren en processen meestal per discipline
georganiseerd zijn en vooral gericht zijn op het uitvoeren van ‘business as usual’ en zijn daarom vaak
minder geschikt om snel en adequaat om te gaan met wijzigingen en veranderingen. Ook is het een
goede mogelijkheid om draagvlak te creëren bij de belanghebbenden voor het latere gebruik van het
projectresultaat door hen al bij de inrichting en uitvoering van het project te betrekken.
-Karakteristieken van een project:
Verandering van de bestaande situatie
Tijdelijk
Multidisciplinair
Uniek
Onzekerheid en risico’s
-Projectmanagement = het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van een
project en het motiveren van alle betrokken partijen om de doelstellingen van het project te
realiseren binnen de overeengekomen targets van tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico’s en benefits.
-Projectmanagement kan alleen bij gezamenlijke inspanning: leden van de stuurgroep en de
teammanagers leveren ook een bijdrage, niet alleen de projectmanager.
-Cyclus van verantwoordelijkheden van de projectmanager:
Plannen
Delegeren
Bewaken
Beheersen
,-Daaronder vallen ook:
Het betrekken van belanghebbenden bij het leveren van input, het laten beoordelen van de
op te leveren producten en het creëren van draagvlak
Het motiveren van projectteamleden en overige betrokkenen bij het project
Het plannen van de benefits die met de op te leveren producten behaald moeten worden
-Welke aspecten worden er beheerst?
Tijd: de totale levenscyclus van het project, inclusief het overdragen van het projectresultaat
Kosten: de kosten die gemaakt moeten worden voor het realiseren van het projectresultaat,
inclusief de kosten voor het projectmanagement
Kwaliteit: binnen budget blijven, op tijd opleveren, het resultaat moet voldoen aan de
gestelde eisen en wensen én geschikt zijn voor het doel waarvoor het bedoeld is
Scope: wat wordt er opgeleverd, welke werkzaamheden worden er uitgevoerd?
Risico’s: managen van bedreigingen en zeker ook van kansen
Benefits: waarom doen we dit? Wat willen we ermee bereiken? Welke voordelen kunnen we
halen? Staan de kosten en de risico’s in juiste verhouding tot de verwachte benefits?
-Projecten worden altijd uitgevoerd in een klant-leveranciersomgeving. De klant is daarbij het
betreffende lijn- of programmamanagement van de organisatie die het op te leveren product of
dienst gaat gebruiken. Als de leverancier een externe partij is, wordt de overeenkomst meestal
vastgelegd in een officieel contract.
-Meerdere externe partijen die onderdelen van het projectresultaat opleveren, kunnen als volgt
worden geschikt:
Nevengeschikt: iedere partij levert zijn eigen deel zelfstandig op aan de klant
Ondergeschikt: er is één hoofdaannemer met meerdere onderaannemers, de klant heeft
rechtstreeks maar met één externe partij te maken
-Projecten kunnen op zichzelf staan of onderdeel zijn van een programma of portfolio. In beide
gevallen is het project onderdeel van een groter geheel, wat inhoudt dat projectbeslissingen niet
zelfstandig kunnen worden genomen, maar moeten worden genomen binnen dit grotere geheel. Dit
heeft direct invloed op besluitvorming binnen het project zelf.
-Programma = een tijdelijke organisatie met als doel een samenhangend geheel van projecten en
lijnactiviteiten aan te sturen om veranderingen door te voeren en benefits te realiseren die van
strategisch belang zijn
-Portfolio = het geheel van investeringen om het totaal van strategische doelen van organisatie te
realiseren
-De term lijn- of programmamanagement of de klant wordt gebruikt om de organisatie aan te geven
die het project vrijgeeft en het mandaat verstrekt aan de opdrachtgever om het project op te
starten. Deze partij bepaalt ook de kaders waarbinnen het project moet worden uitgevoerd en
neemt na oplevering ook het projectresultaat in ontvangst.
-Een moderne definitie voor een succesvol project is dat alle belanghebbenden tevreden zijn met het
bereikte resultaat. Dat kan zijn als het projectresultaat op tijd, binnen budget en conform
specificaties wordt opgeleverd, maar dat hoeft niet.
, -Waardoor mislukken projecten?
Onduidelijke business case
Onvoldoende draagvlak bij de opdrachtgever en het lijnmanagement weerstand bij de
gebruikers
Onvoldoende duidelijk gedefinieerd resultaat (kwaliteitsverwachtingen, acceptatiecriteria)
Niet goed managen van de scope en wijzigingen
Niet betrekken van gebruikers
-PRINCE2 legt meer nadruk op het beheersen van het proces dan op het vasthouden aan de
oorspronkelijke uitgangspunten. Twee belangrijke aandachstgebieden:
Projectorganisatie: hier wordt de samenhang en interactie tussen het project en de
omgeving vastgelegd
Risicomanagement: hiermee worden de onzekerheden in en rondom het project beheerst
Hoofdstuk 2: Inleiding PRINCE2
-PRINCE2 = Projects IN Controlled Environments, is ‘de facto’ standard bij de Britse overheid.
Tegenwoordig is het eigendom van AXELOS, dat het als handelskenmerk heeft geregistreerd.
-PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die gebaseerd is op best practices.
Het is procesgericht, dat wil zeggen dat de methode ervan uitgaat dat een project niet zozeer lineair,
maar meer procesgewijs wordt uitgevoerd, waarbij verschillende processen meerdere keren
doorlopen kunnen worden. Internationaal wordt het steeds meer gebruikt als dé methode om
projecten mee te managen. De methode is generiek en hiermee onafhankelijk van het project. Ze
scheidt duidelijk de inhoudelijke aspecten van de managementaspecten binnen projecten en is
hierdoor makkelijk in te voeren als standaard binnen organisaties. Het sluit aan op de NEN ISO 21500
Guidance on Project Management en wordt ondersteund door een wereldwijd netwerk van
geaccrediteerde trainings- en consultancy organisaties en exameninstituten.
-De methode PRINCE2 bestaat uit vier geïntegreerde elementen:
Principes: de grondslagen waaraan een willekeurig project moet voldoen, wil het een
PRINCE2-project zijn
Thema’s: het minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden
gedurende het gehele project. Ieder thema beschrijft de specifieke toepassing en de
noodzaak ervan
Processen: de uit te voeren processen vanaf het opstarten tot en met het afsluiten van het
project. Ieder proces beschrijft de daarbij noodzakelijke activiteiten, op te leveren
managementproducten en bijbehorende verantwoordelijkheden
Op maat maken van de methode: PRINCE2 kan succesvol zijn als het verstandig wordt
toegepast. Het op maat maken van de methode op het type project en de projectomgeving is
daarom cruciaal
