HBO Bachelor Management
Fase 3
Deze opdracht is gebaseerd op een
fictief probleem
Naam:
Studentnummer:
Datum: 12-03-2025
Onderwijsinstelling: NCOI Opleidingen
Opleiding: HBO Bachelor Management
Module: Integrale opdracht HBO Bachelor Management Fase 3
Docent: Mevr. B. Õztürk
,Voorwoord
Ik stel mijzelf graag aan u voor, mijn naam is Jesse Geerling. Ik ben 35 jaar en woonachtig in Breda
met mijn vrouw en onze zoontjes van 4 en 1 jaar. Ik ben sinds 2008 werkzaam bij defensie en heb
mijzelf opgewerkt van manschap tot officier. Na ongeveer 13 jaar op operationele functies te hebben
gezeten, ben ik sinds oktober 2023 geplaatst als sectiehoofd binnen de afdeling Systemen &
Projecten Kleding & Uitrusting, Wapens en Optronica, Voertuigen en Verbindingen (ORGANISATIE X)
bij de afdeling Maritieme Instandhouding van de Directie Materiële Instandhouding van het
Commando Zeestrijdkrachten (CZSK). Op deze functie ben ik, met mijn sectie, verantwoordelijk voor
de materiele instandhouding van kleding en uitrusting voor de ±11.000 medewerkers, burgers en
militairen, bij CZSK.
De aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht is de module integrale opdracht HBO fase
3 Management. In deze module borduur ik voort op het onderwerp beschreven in de fase 2 opdracht.
In deze opdracht is onderzoek gedaan naar de mogelijke oplossingen of alternatieven om
ORGANISATIE X te verbeteren voor de inhuur van burgerpersoneel, met als doel het verkorten van
inwerktijden van het burgerpersoneel en daarmee grotere tevredenheid onder werknemers en klanten
te creëren.
Op advies van mijn docente Burcu Õztürk heb ik de volledige module integrale opdracht HBO fase 2
opgenomen in de bijlage (bijlage I), hierdoor is de bijlage groter dan beschreven in exameneisen van
de module, echter maakt dit het u makkelijker om informatie uit de module fase 2 te raadplegen.
De feedback die ik ontvangen heb voor de integrale opdracht fase 2 (bijlage II) bestond voornamelijk
uit een betere kwantitatieve onderbouwing en meer verwijzingen naar literatuur. In de integrale
opdracht fase 3 heb ik deze punten geprobeerd mee te nemen en door mijn onderbouwing kwantitatief
te ondersteunen en daar waar nodig te verwijzen naar de bestaande literatuur.
2
, Samenvatting
In de integrale opdracht van fase 2 is onderzocht wat er nodig is om nieuwe burgermedewerkers beter aan te
laten sluiten bij de cultuur van defensie en de werkzaamheden en van de afdeling ORGANISATIE X. Met behulp
van het 7W- vragen model is een analyse uitgevoerd waaruit blijkt dat gebrek aan militaire kennis en ervaring bij
de burgermedewerkers ervoor zorgt dat er lange inwerktijden zijn en men zich moeilijk kan verplaatsen in de
situatie van de gebruiker. Dit zorgt voor onvrede bij zowel ORGANISATIE X-personeel als bij de gebruikers. Uit
het onderzoek blijkt dat het huidige selectieproces, het gebrek aan interne opleidingscapaciteit en de delegerende
leiderschapsstijl bijdragen aan dit probleem. Om de meso- en macro omgeving in kaart te brengen is gebruik
gemaakt van het 7S-model van McKinsey en de DESTEP-rubricering. In de gewenste situatie beschikt
ORGANISATIE X over een geoptimaliseerd selectieproces in samenwerking met HR. Met actuele functie- en
competentieprofielen, specifiek gericht op het aannemen van burgerpersoneel. Nieuw burgerpersoneel krijgt een
gestructureerd inwerk- en opleidingsprogramma aangeboden waarbij ze begeleid worden door een mentor.
Middels de GAP-analyse is in kaart gebracht waar de verschillen zitten tussen de huidige en de gewenste
situatie. Uit deze analyse blijkt dat ten eerste het selectieproces niet is geoptimaliseerd en dat functie- en
competentieprofielen verouderd zijn en niet aansluiten bij de functie. Ten tweede is er een gebrek aan interne
opleidingscapaciteit binnen de afdeling ORGANISATIE X. Hierdoor is er onvoldoende tijd om nieuwe
medewerkers te ondersteunen in hun werkzaamheden. Ten derde heerst er door de hiërarchische
defensiecultuur en delegerende leiderschapsstijl onder de werknemers een gevoel dat ze niet gehoord worden of
aan hun lot overgelaten worden. Medewerkers verwachten meer coaching vanuit het management. Met behulp
van het visgraadmodel zijn er drie oplossingsalternatieven voorgesteld. Als oplossingsalternatieven zijn het
ontwikkelen van een intern opleidingsprogramma (1) en het herzien van functie- en competentieprofielen (2)
onderzocht en verder uitgewerkt. Een cultuurveranderingstraject is niet meegenomen, omdat de functieduur van
de managers te kort is voor een effectieve implementatie.
Beide oplossingsalternatieven zijn middels de FOETSJE-analyse getoetst op haalbaarheid criteria: Financieel,
organisatorisch, economisch, technologisch, sociaal, juridisch en ethisch. Uit de analyse blijkt dat het herzien van
functie- en competentieprofielen (oplossingsalternatief 2) het hoogste scoort met 100 punten versus de 93 punten
voor alternatief 1. In overleg met het management en sectiehoofd van ORGANISATIE X is toch gekozen voor
oplossingsalternatief 1: het ontwikkelen en implementeren van een intern opleidingsprogramma, omdat dit
alternatief de kernproblematiek van de integratie van burgerpersoneel bij ORGANISATIE X aanpakt en meer
voordelen heeft op de lange termijn.
Voor de implementatie van het oplossingsalternatief is een advies gegeven aan het management, waarbij
aandacht gegeven wordt aan verschillende aspecten voor een succesvolle implementatie. Zo dienen er duidelijke
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toebedeeld te worden aan alle betrokkenen in het proces. Het
management zal met name een coördinerende rol op zich nemen en als aanspreekpunt dienen voor
lijnmanagers, die verantwoordelijk zijn voor het afstemmen van opleidingsbehoefte, selecteren en ondersteunen
van mentoren en tijdige evaluatie met het personeel. Om het proces beheersbaar te houden zijn middels een
GANTT-chart de implementatiestappen gevisualiseerd waaruit duidelijk wordt dat de totale implementatie circa 9
maanden zal duren. Daarnaast zijn de financiële kosten in kaart gebracht en wordt het belang van een duidelijk
communicatieplan, waarin alle betrokken partijen geïnformeerd worden, benadrukt. Goede communicatie zal
mogelijke weerstand verminderen en draagvlak creëren.
Door de implementatie van het nieuwe programma zal de efficiëntie en productiviteit toenemen doordat
medewerkers sneller zijn ingewerkt, wat leidt tot een effectievere inzet van capaciteit. Daarnaast zal de
samenwerking tussen militair- en burgerpersoneel verbeteren, omdat nieuwe burgerwerknemers sneller inzicht
krijgen in de militaire werkwijze en cultuur. Door de begeleiding van een mentor en interactie met verschillende
eenheden kan een nieuw personeelslid snel een netwerk opbouwen. Tegelijkertijd brengt de implementatie ook
risico’s met zich mee. Zo kunnen werkdruk bij mentoren en beperkte beschikbaarheid van opleidingsmomenten
uitdagingen vormen. Het is daarom van belang om een grondige risicoanalyse uit te voeren. Daarnaast moet het
opleidingsprogramma continu geëvalueerd en verbeterd worden. Door middel van de PDCA-cyclus kan het
proces gemonitord worden, waardoor medewerkers en leidinggevenden actief betrokken blijven bij het
risicobeheer. Een gestructureerde aanpak zal bijdragen aan een succesvolle en duurzame implementatie van het
programma.
3