Samenvatting secretariaatspraktijk

Secretariaatspraktijk
Les 1 Agendabeheer


Agendabeheer is een essentiële taak voor een secretaresse of administratief
medewerker. Het gaat niet alleen om het invoeren van afspraken, maar ook om
het wijzigen, annuleren en bewaken ervan. Een efficiënte agenda helpt bij
productief tijdbeheer, het beperken van tijdverlies en het organiseren van
afspraken tussen verschillende afdelingen.
Bij bedrijven wordt meestal een digitale agenda gebruikt, zoals Microsoft
Outlook, Google Agenda, of Apple iCalendar. Dit maakt het mogelijk om de
agenda’s van meerdere personen te beheren en gezamenlijke afspraken in te
plannen.
1. Agendabeheer
Effectief agendabeheer omvat de volgende aspecten:
 Efficiënt tijdsbeheer: Prioriteren van afspraken en efficiënt plannen.
 Terugkerende afspraken: Automatisch vastleggen van afspraken die
wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkomen.
 Eenmalige afspraken: Invoeren van eenmalige interne of externe
afspraken, inclusief locatie en tijdstip.
 Gebruik van Planningsassistent: Microsoft Outlook helpt bij het zoeken
van een geschikt tijdstip op basis van de beschikbaarheid van
deelnemers.
 Vergaderverzoeken: Zowel intern (via Outlook) als extern (via Doodle)
kunnen vergaderverzoeken worden opgesteld.
2. Agendabeheer voor meerdere personen
Bij het beheren van de agenda van bijvoorbeeld een leidinggevende, moet
rekening worden gehouden met:
 Vaste afspraken en prioriteiten: Belangrijke meetings krijgen voorrang,
zoals directievergaderingen.



1

,  Urgentie en flexibiliteit: Sommige vergaderingen kunnen worden
uitgesteld, terwijl andere dringend zijn.
 Blokkeren van tijdsblokken: Bijvoorbeeld voor lunchpauzes, reistijd of
privéafspraken.
 Gebruik van statussen in vergaderverzoeken:
o Onder voorbehoud (OV): Tijdelijk geboekt totdat definitieve
bevestiging komt.
o Bevestigd (BV): De afspraak is definitief.
3. Voorbeelden uit de praktijk
Het document geeft meerdere praktijkvoorbeelden:
 Terugkerende afspraken: Bijvoorbeeld een directievergadering op
maandagochtend.
 Eenmalige vergaderingen: Bijvoorbeeld een begrotingsbespreking met
de boekhouder.
 Gebruik van Doodle voor externe afspraken: Wanneer niet iedereen
Microsoft Outlook gebruikt, kan een poll helpen om een gezamenlijk
tijdstip te vinden.
 Onverwachte wijzigingen: Bijvoorbeeld een afwezige medewerker of
last-minute wijzigingen in de agenda.
4. Annuleren en wijzigen van afspraken
Wanneer een vergadering of afspraak niet doorgaat:
 Direct de agenda aanpassen om vrije ruimte te creëren.
 Indien mogelijk een alternatieve datum plannen in overleg met de
betrokkenen.
 Bij het annuleren van een vergadering in Outlook: Deelnemers
ontvangen automatisch een update.




2

,5. Belangrijke aandachtspunten
 Directievergaderingen hebben voorrang op andere vergaderingen.
 Externe afspraken gaan vaak voor interne afspraken, vooral als er
belangrijke gasten betrokken zijn.
 Geen dubbele afspraken inplannen, ook niet onder voorbehoud.
 Regelmatig de agenda bijwerken om overzicht te behouden.
 Efficiënt gebruik van digitale tools zoals Outlook en Doodle voor
planning en organisatie.




3

, Les 2
Bijeenkomsten/ vergaderingen organiseren


Het plannen en organiseren van vergaderingen is een belangrijke taak binnen
het secretariaatswerk. Een goede voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle
vergadering.
Vergaderingen kunnen verschillende doelen hebben, zoals informatief,
probleemoplossend of besluitvormend. Daarnaast kunnen ze intern of extern
zijn en variëren qua deelnemersaantal en onderwerpen.


2. Soorten vergaderingen
Er zijn verschillende soorten vergaderingen, elk met een eigen doel en
structuur:
1. Jaarvergadering
o Officiële bijeenkomst waarin het jaarverslag en de
toekomstplannen worden besproken.
o Vaak gevolgd door een nieuwjaarsreceptie.
2. Brainstormsessie
o Gericht op het uitwisselen van ideeën.
o Minder formele structuur dan een jaarvergadering.
3. Teamoverleg
o Regelmatig overleg binnen een afdeling.
o Bespreking van planning, evaluaties en productiviteit.
4. Informatiebijeenkomst
o Bedrijf communiceert belangrijke punten aan medewerkers.
o Bijvoorbeeld bij reorganisaties of beleidswijzigingen.




4