Inleiding administratieve organisatie
Administratieve organisatie: het complex van organisatorische maatregelen gericht op de
informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie
alsmede voor het afleggen van verantwoordingen.
Organisatorische maatregelen (gericht op beveiliging van waarden van de organisatie):
• controletechnische functiescheiding (systeem waarbij de taken zodanig zijn verdeeld dat
de bevoegdheden van de diverse functionarissen zodanig zijn beperkt dat bereikt wordt
dat er scheiding wordt verkregen tussen: beschikken, uitvoeren, bewaren, registreren en
controleren);
• budgetten, normen;
• toegangscontroles door middel van identificatie;
• afsluiten van ruimtes;
• tijdregistratie
• instructies, voorschriften, procedures m.b.t. uit te voeren werkzaamheden/m.b.t. hetgeen
moet worden geregistreerd (‘het administreren’) om informatie te verstrekken.
Besturen heeft betrekking op het nemen van beslissingen op de verschillende leidinggevende
niveaus in een onderneming (behelst vooral de concrete uitvoering van de gestelde doelen).
Het doen functioneren betekent het regelen van de uitvoering van activiteiten.
Om goed de inkoop te kunnen plannen, moet de inkoper weten:
• wat moet worden ingekocht?
• op welk moment?
• bij welke leverancier?
• hoeveel moet worden ingekocht?
• tegen welke prijs?
Het afleggen van verantwoording heeft betrekking op het feit dat iedereen die activiteiten
ontplooit in een organisatie verantwoording moet afleggen van zijn/haar activiteiten.
Voor het besturen en doen functioneren van een organisatie moet er leiding gegeven worden.
De hoogste leiding (directeur, directie of raad van bestuur) neemt strategische beslissingen, te
weten beslissingen met betrekking tot: doelstellingen, middelen waarmee de doelstellingen het
beste kunnen worden bereikt en de allocatie van financiële middelen.
Besluitvorming
Voor het functioneren van een organisatie is het noodzakelijk voortdurend beslissingen te
nemen.
Beslissingen zijn te onderscheiden naar beslissingsgebieden in:
• Strategische niveau: het niveau van de hoogste leiding (topmanagement/raad van
bestuur), verantwoordelijk voor de gang van zaken in het bedrijf.
De informatiebehoefte op strategisch niveau heeft betrekking op alle belangrijke zaken die
zich in het bedrijf afspelen, zowel op het gebied van kosten/opbrengsten als van
afdelingen/activiteiten. Informatie bij voorkeur in vergelijking met begroting of het
verleden. Op dit niveau speelt naast interne informatie ook externe informatie een
belangrijke rol.
1/35
, Kenmerken van informatie op strategisch niveau zijn:
vaak kwalitatief van aard;
minder gedetailleerd;
slecht gestructureerd;
vaak sprake van eenmalig karakter;
moeilijker automatiseerbaar.
• Tactisch niveau: het niveau direct onder de hoogste leiding van een bedrijf,
verantwoordelijk voor de wijze waarop de op strategisch niveau geformuleerde
doelstellingen worden gerealiseerd.
De informatiebehoefte op tactisch niveau heeft betrekking op het toewijzen van middelen,
vaststellen van procedures en budgetten, inclusief de beoordeling hiervan.
Kenmerken van informatie op tactisch niveau zijn:
voorzienbaar;
vaste periodiciteit;
afkomstig uit interne informatiesysteem.
• Operationeel niveau: het laagste niveau van leidinggeven, direct verantwoordelijk voor
de uitvoerende werkzaamheden en instructief van aard.
De informatiebehoefte op operationeel niveau heeft betrekking op het leidinggeven aan
directe (operationele) werkzaamheden.
Kenmerken van informatie op operationeel niveau zijn:
sterk voorzienbaar;
goed gestructureerd;
gedetailleerd;
actueel.
De scope van informatie geeft aan: het gebied of het bereik waarop de informatie betrekking
heeft.
Kwaliteit van informatie: het geheel van kenmerken van die informatie, die van belang zijn
voor de voldoening aan de informatiebehoeften van de gebruikers.
Er wordt een onderscheid gemaakt naar de volgende twee gezichtspunten:
• Kwaliteit van de informatie
• Kwaliteit van het proces van informatievoorziening.
2/35
Administratieve organisatie: het complex van organisatorische maatregelen gericht op de
informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie
alsmede voor het afleggen van verantwoordingen.
Organisatorische maatregelen (gericht op beveiliging van waarden van de organisatie):
• controletechnische functiescheiding (systeem waarbij de taken zodanig zijn verdeeld dat
de bevoegdheden van de diverse functionarissen zodanig zijn beperkt dat bereikt wordt
dat er scheiding wordt verkregen tussen: beschikken, uitvoeren, bewaren, registreren en
controleren);
• budgetten, normen;
• toegangscontroles door middel van identificatie;
• afsluiten van ruimtes;
• tijdregistratie
• instructies, voorschriften, procedures m.b.t. uit te voeren werkzaamheden/m.b.t. hetgeen
moet worden geregistreerd (‘het administreren’) om informatie te verstrekken.
Besturen heeft betrekking op het nemen van beslissingen op de verschillende leidinggevende
niveaus in een onderneming (behelst vooral de concrete uitvoering van de gestelde doelen).
Het doen functioneren betekent het regelen van de uitvoering van activiteiten.
Om goed de inkoop te kunnen plannen, moet de inkoper weten:
• wat moet worden ingekocht?
• op welk moment?
• bij welke leverancier?
• hoeveel moet worden ingekocht?
• tegen welke prijs?
Het afleggen van verantwoording heeft betrekking op het feit dat iedereen die activiteiten
ontplooit in een organisatie verantwoording moet afleggen van zijn/haar activiteiten.
Voor het besturen en doen functioneren van een organisatie moet er leiding gegeven worden.
De hoogste leiding (directeur, directie of raad van bestuur) neemt strategische beslissingen, te
weten beslissingen met betrekking tot: doelstellingen, middelen waarmee de doelstellingen het
beste kunnen worden bereikt en de allocatie van financiële middelen.
Besluitvorming
Voor het functioneren van een organisatie is het noodzakelijk voortdurend beslissingen te
nemen.
Beslissingen zijn te onderscheiden naar beslissingsgebieden in:
• Strategische niveau: het niveau van de hoogste leiding (topmanagement/raad van
bestuur), verantwoordelijk voor de gang van zaken in het bedrijf.
De informatiebehoefte op strategisch niveau heeft betrekking op alle belangrijke zaken die
zich in het bedrijf afspelen, zowel op het gebied van kosten/opbrengsten als van
afdelingen/activiteiten. Informatie bij voorkeur in vergelijking met begroting of het
verleden. Op dit niveau speelt naast interne informatie ook externe informatie een
belangrijke rol.
1/35
, Kenmerken van informatie op strategisch niveau zijn:
vaak kwalitatief van aard;
minder gedetailleerd;
slecht gestructureerd;
vaak sprake van eenmalig karakter;
moeilijker automatiseerbaar.
• Tactisch niveau: het niveau direct onder de hoogste leiding van een bedrijf,
verantwoordelijk voor de wijze waarop de op strategisch niveau geformuleerde
doelstellingen worden gerealiseerd.
De informatiebehoefte op tactisch niveau heeft betrekking op het toewijzen van middelen,
vaststellen van procedures en budgetten, inclusief de beoordeling hiervan.
Kenmerken van informatie op tactisch niveau zijn:
voorzienbaar;
vaste periodiciteit;
afkomstig uit interne informatiesysteem.
• Operationeel niveau: het laagste niveau van leidinggeven, direct verantwoordelijk voor
de uitvoerende werkzaamheden en instructief van aard.
De informatiebehoefte op operationeel niveau heeft betrekking op het leidinggeven aan
directe (operationele) werkzaamheden.
Kenmerken van informatie op operationeel niveau zijn:
sterk voorzienbaar;
goed gestructureerd;
gedetailleerd;
actueel.
De scope van informatie geeft aan: het gebied of het bereik waarop de informatie betrekking
heeft.
Kwaliteit van informatie: het geheel van kenmerken van die informatie, die van belang zijn
voor de voldoening aan de informatiebehoeften van de gebruikers.
Er wordt een onderscheid gemaakt naar de volgende twee gezichtspunten:
• Kwaliteit van de informatie
• Kwaliteit van het proces van informatievoorziening.
2/35
