Samenvatting Projectmanagement
College 1 | Hoofdstuk 1 en 2 Projectmanagement
Kenmerken van projecten
• Er is een duidelijk éénmalig doel
• Een project is tijdelijk; het moet worden opgestart en beëindigt.
• Een project heeft een opdrachtgever
• Een project is multidisciplinair
• Een project is tijdelijk, er is een startdatum en einddatum
• Een project heeft een eigen vast budget
• Er is een eigen projectorganisatie
De voordelen van projectmatig werken
• Buiten de dagelijkse (werk)orde wordt er tijd en werkkracht vrijgemaakt
• Er is altijd een opdrachtgever die bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen
• Bij een project is er een plan van aanpak, zodat iedereen weet wat te doen
• De verantwoordelijkheden, taken en dergelijke liggen vast
• Een gefaseerde aanpak is overzichtelijk
• Door expertise van deelnemers in de groep is er een maximaal resultaat
• Een project is resultaatgericht, daarom is de kans op mislukken kleiner
• Het werken in een projectteam is leerzaam en biedt kansen
De nadelen van projectmatig werken
• Het opzetten en inrichten kost tijd en geld
• Overlegtijd tussen de leden neemt toe
• Goede medewerkers worden tijdelijk uit hun huidige werk gehaald
• Projectmatig werken kan ingewikkeld zijn, soms is het volgen van een cursus nodig
• Buiten de projectgroep is er minder leereffect
De afweging voor wel of geen project kan worden gebaseerd op meerdere punten, zoals:
• De aanwezige ervaring, heeft een projectteam wel meerwaarde?
• De omvang van de klus, is een project wel echt noodzakelijk?
• Complexe en lange projecten, mogelijk opdelen in deelprojecten?
Formulering
De doelen en opdrachten voor een projectgroep moeten SMART geformuleerd zijn.
• Specifiek
• Meetbaar
• Aanwijsbaar en acceptabel
• Realistisch
• Tijdgebonden
Soms wordt er gekozen om een zesde aspect toe te voegen, de uitdaging.
Er zijn drie manieren om werk uit te voeren
• Improvisatie
Bij het uitvoeren op basis van improvisatie is er geen duidelijke planning. Het werk ontstaat
vrij plotseling. Doordat er geen duidelijke planning en afbakening bestaat is er veel vrijheid,
maar is de kans op een chaotische werkwijze ook groter. Beslissingen worden van geval tot
geval apart genomen. Hierbij komt dat door deze factoren het resultaat vrij onzeker is.
, • Projectmatig
Bij het uitvoeren op basis van een project wordt er planmatig gewerkt. Het werk is van te
voren doordacht, waardoor er beter gewerkt kan worden. Gedurende het project wordt de
werkwijze steeds duidelijker. Doordat er planmatig naar een doel wordt toegewerkt is het
resultaat wat bereikt gaat worden redelijk zeker.
• Routinematig
Im p r o v is a tie P ro je c tm a tig R o u tin e
Bij het uitvoeren van werkzaamheden op
ad hoc,
basis van routine is er veel zekerheid. De W a n n e e r?
p lo ts e lin g
te v o o rz ie n h e rh a le n d
werkzaamheden worden herhalend
R e s u lta a t? onzeker r e d e lijk z e k e r z e k e r
uitgevoerd, waardoor de werkwijze
inmiddels een vaste procedure is waarbij n ie u w , n ie u w ,
B e k e n d h e id ? bekend
p lo ts e lin g p la n m a tig
vaststaat wat er gebeuren moet op welk vo o ra f
V rijh e id ? ve e l n a u w e lijk s
moment. Door deze procedure en de d o o rd a c h t
ervaring is het resultaat wat behaald gaat W e rk w ijz e c h a o tis c h
g e le id e lijk v a s te
d u id e lijk e r p ro c e d u re
worden met zekerheid vast te stellen.
In deze drie werkvormen zit opbouw, het doel is om van het improviserend werken uiteindelijk uit te
komen bij het routinematig werken. Om de stap van improvisatie naar routine te kunnen nemen is
het nodig om projectmatig te gaan werken.
Organiseren en uitvoeren van een project
Een project wordt altijd georganiseerd en
daarna uitgevoerd. Hierin zijn er verschillende
stappen te onderscheiden.
1. Initiatief: bij deze stap worden er
ideeën voor het project bedacht, dit
wordt omgezet in een projectvoorstel
wat vervolgens goedkeuring van de
opdrachtgever nodig heeft. Als deze
goedkeuring er is kan er een
projectleider worden aangewezen.
2. Definiëren project: hierbij wordt de opdracht duidelijk gemaakt. Er worden gesprekken
gevoerd met de opdrachtgever, er wordt een team opgericht en de eisen aan het project
worden vastgesteld. Daarna wordt er een planning gemaakt en een Plan van Aanpak
geschreven. Als dit plan is goedgekeurd komt de eerste officiële vergadering van het
projectteam en wordt begonnen met de uitvoering.
3. Uitvoeren van het project: het uitvoeren begint met het voorbereiden van de
werkzaamheden, daarna wordt er overgegaan op het uitvoeren van de activiteiten. Hierbij
worden er telkens tussenproducten opgeleverd. In het hele uitvoeringsproces is het
belangrijk om de planning, middelen en de kwaliteit te bewaken. Uiteindelijk wordt het
projectresultaat opgeleverd.
4. Afsluiten van het project: na het opleveren van het resultaat wordt het project geëvalueerd
en beëindigd. Na de beëindiging kunnen de projectleden weer terug naar hun functie binnen
de organisatie.
5. Gebruiken van het projectresultaat
, Het doel van het faseren van een project is de mogelijkheid tot beslissen. Na iedere fase in het
proces kan de opdrachtgever beslissen om door te gaan op de ingeslagen weg, om door te gaan met
enige aanpassingen of zelfs besluiten om te stoppen met het project.
Bij het projectmatig werken zijn er een aantal belangrijke punten die de aandacht verdienen, om zo
de kans op succes te vergroten.
• Als eerste is het belangrijk om voldoende tijd beschikbaar te hebben/krijgen voor de
voorbereiding. Deze voorbereidingstijd kan de projectleider aanvragen of eisen bij de
opdrachtgever. In de voorbereiding wordt de planning en het plan van aanpak gemaakt. Door
deze twee documenten zorgvuldig op te stellen wordt de kans op succes groter.
• Als tweede is het belangrijk om het gesprek met betrokkenen aan te gaan. Bij een project
wordt er veelal samengewerkt met verschillende partijen uit verschillende vakgebieden.
Voor een soepele samenwerking waarin iedereen naar hetzelfde doel toewerkt is overleg en
afstemming van belang.
• Ten derde is het belangrijk om op een ‘top-down’ wijze te werken. Dit betekent dat eerst de
grote lijn wordt opgezet, waarna er op een later moment naar de details wordt gekeken.
• Als vierde en laatste punt is het belangrijk om het project op meerdere manieren te bekijken.
Manier één is van voren naar achteren, dus vanuit het vertrekpunt de stappen langs lopen en
redeneren tot het eindresultaat. De tweede manier is van achter naar voren. Hierbij is het
resultaat het vertrekpunt en redeneer je aan de hand van de stappen terug naar het begin.
Door op beide manieren het project te controleren kan ontdekt worden of er nog informatie
of zelfs een stap ontbreekt.
Projecten binnen organisaties
Bedrijven zijn vaak op verschillende manieren georganiseerd. Om duidelijk te maken hoe deze
organisatie eruit ziet kan er gebruik gemaakt worden van een organogram.
Een projectgroep wordt nooit in een organogram geplaatst, omdat de projectgroep geen vast
onderdeel van de organisatie is. De projectgroep is van tijdelijke aard. Hierom wordt een
projectgroep altijd naast het organogram geplaatst. Zodoende zie je wel dat er een projectgroep is,
maar is het ook direct duidelijk
dat dit geen vast onderdeel
van de organisatie is.
Een projectorganisatie of
projectgroep heeft ook een
eigen leider in plaats van de
vaste bedrijfsleider.
Uit het rechter gedeelte van
de afbeelding blijkt dat een projectgroep vaak is opgedeeld in kleinere werkgroepen, die allemaal
een deel van het project uitvoeren. Op deze manier wordt dat inzichtelijk gemaakt.
De stuurgroep
Soms is een project zo groot of ingewikkeld, dat er
meerdere projecten worden opgezet om een doel te
bereiken. Boven deze verschillende projectgroepen staat
een stuurgroep. Een stuurgroep bestaat uit de
vertegenwoordig van de opdrachtgever en de
projectleiders van de verschillende projectgroepen. De
College 1 | Hoofdstuk 1 en 2 Projectmanagement
Kenmerken van projecten
• Er is een duidelijk éénmalig doel
• Een project is tijdelijk; het moet worden opgestart en beëindigt.
• Een project heeft een opdrachtgever
• Een project is multidisciplinair
• Een project is tijdelijk, er is een startdatum en einddatum
• Een project heeft een eigen vast budget
• Er is een eigen projectorganisatie
De voordelen van projectmatig werken
• Buiten de dagelijkse (werk)orde wordt er tijd en werkkracht vrijgemaakt
• Er is altijd een opdrachtgever die bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen
• Bij een project is er een plan van aanpak, zodat iedereen weet wat te doen
• De verantwoordelijkheden, taken en dergelijke liggen vast
• Een gefaseerde aanpak is overzichtelijk
• Door expertise van deelnemers in de groep is er een maximaal resultaat
• Een project is resultaatgericht, daarom is de kans op mislukken kleiner
• Het werken in een projectteam is leerzaam en biedt kansen
De nadelen van projectmatig werken
• Het opzetten en inrichten kost tijd en geld
• Overlegtijd tussen de leden neemt toe
• Goede medewerkers worden tijdelijk uit hun huidige werk gehaald
• Projectmatig werken kan ingewikkeld zijn, soms is het volgen van een cursus nodig
• Buiten de projectgroep is er minder leereffect
De afweging voor wel of geen project kan worden gebaseerd op meerdere punten, zoals:
• De aanwezige ervaring, heeft een projectteam wel meerwaarde?
• De omvang van de klus, is een project wel echt noodzakelijk?
• Complexe en lange projecten, mogelijk opdelen in deelprojecten?
Formulering
De doelen en opdrachten voor een projectgroep moeten SMART geformuleerd zijn.
• Specifiek
• Meetbaar
• Aanwijsbaar en acceptabel
• Realistisch
• Tijdgebonden
Soms wordt er gekozen om een zesde aspect toe te voegen, de uitdaging.
Er zijn drie manieren om werk uit te voeren
• Improvisatie
Bij het uitvoeren op basis van improvisatie is er geen duidelijke planning. Het werk ontstaat
vrij plotseling. Doordat er geen duidelijke planning en afbakening bestaat is er veel vrijheid,
maar is de kans op een chaotische werkwijze ook groter. Beslissingen worden van geval tot
geval apart genomen. Hierbij komt dat door deze factoren het resultaat vrij onzeker is.
, • Projectmatig
Bij het uitvoeren op basis van een project wordt er planmatig gewerkt. Het werk is van te
voren doordacht, waardoor er beter gewerkt kan worden. Gedurende het project wordt de
werkwijze steeds duidelijker. Doordat er planmatig naar een doel wordt toegewerkt is het
resultaat wat bereikt gaat worden redelijk zeker.
• Routinematig
Im p r o v is a tie P ro je c tm a tig R o u tin e
Bij het uitvoeren van werkzaamheden op
ad hoc,
basis van routine is er veel zekerheid. De W a n n e e r?
p lo ts e lin g
te v o o rz ie n h e rh a le n d
werkzaamheden worden herhalend
R e s u lta a t? onzeker r e d e lijk z e k e r z e k e r
uitgevoerd, waardoor de werkwijze
inmiddels een vaste procedure is waarbij n ie u w , n ie u w ,
B e k e n d h e id ? bekend
p lo ts e lin g p la n m a tig
vaststaat wat er gebeuren moet op welk vo o ra f
V rijh e id ? ve e l n a u w e lijk s
moment. Door deze procedure en de d o o rd a c h t
ervaring is het resultaat wat behaald gaat W e rk w ijz e c h a o tis c h
g e le id e lijk v a s te
d u id e lijk e r p ro c e d u re
worden met zekerheid vast te stellen.
In deze drie werkvormen zit opbouw, het doel is om van het improviserend werken uiteindelijk uit te
komen bij het routinematig werken. Om de stap van improvisatie naar routine te kunnen nemen is
het nodig om projectmatig te gaan werken.
Organiseren en uitvoeren van een project
Een project wordt altijd georganiseerd en
daarna uitgevoerd. Hierin zijn er verschillende
stappen te onderscheiden.
1. Initiatief: bij deze stap worden er
ideeën voor het project bedacht, dit
wordt omgezet in een projectvoorstel
wat vervolgens goedkeuring van de
opdrachtgever nodig heeft. Als deze
goedkeuring er is kan er een
projectleider worden aangewezen.
2. Definiëren project: hierbij wordt de opdracht duidelijk gemaakt. Er worden gesprekken
gevoerd met de opdrachtgever, er wordt een team opgericht en de eisen aan het project
worden vastgesteld. Daarna wordt er een planning gemaakt en een Plan van Aanpak
geschreven. Als dit plan is goedgekeurd komt de eerste officiële vergadering van het
projectteam en wordt begonnen met de uitvoering.
3. Uitvoeren van het project: het uitvoeren begint met het voorbereiden van de
werkzaamheden, daarna wordt er overgegaan op het uitvoeren van de activiteiten. Hierbij
worden er telkens tussenproducten opgeleverd. In het hele uitvoeringsproces is het
belangrijk om de planning, middelen en de kwaliteit te bewaken. Uiteindelijk wordt het
projectresultaat opgeleverd.
4. Afsluiten van het project: na het opleveren van het resultaat wordt het project geëvalueerd
en beëindigd. Na de beëindiging kunnen de projectleden weer terug naar hun functie binnen
de organisatie.
5. Gebruiken van het projectresultaat
, Het doel van het faseren van een project is de mogelijkheid tot beslissen. Na iedere fase in het
proces kan de opdrachtgever beslissen om door te gaan op de ingeslagen weg, om door te gaan met
enige aanpassingen of zelfs besluiten om te stoppen met het project.
Bij het projectmatig werken zijn er een aantal belangrijke punten die de aandacht verdienen, om zo
de kans op succes te vergroten.
• Als eerste is het belangrijk om voldoende tijd beschikbaar te hebben/krijgen voor de
voorbereiding. Deze voorbereidingstijd kan de projectleider aanvragen of eisen bij de
opdrachtgever. In de voorbereiding wordt de planning en het plan van aanpak gemaakt. Door
deze twee documenten zorgvuldig op te stellen wordt de kans op succes groter.
• Als tweede is het belangrijk om het gesprek met betrokkenen aan te gaan. Bij een project
wordt er veelal samengewerkt met verschillende partijen uit verschillende vakgebieden.
Voor een soepele samenwerking waarin iedereen naar hetzelfde doel toewerkt is overleg en
afstemming van belang.
• Ten derde is het belangrijk om op een ‘top-down’ wijze te werken. Dit betekent dat eerst de
grote lijn wordt opgezet, waarna er op een later moment naar de details wordt gekeken.
• Als vierde en laatste punt is het belangrijk om het project op meerdere manieren te bekijken.
Manier één is van voren naar achteren, dus vanuit het vertrekpunt de stappen langs lopen en
redeneren tot het eindresultaat. De tweede manier is van achter naar voren. Hierbij is het
resultaat het vertrekpunt en redeneer je aan de hand van de stappen terug naar het begin.
Door op beide manieren het project te controleren kan ontdekt worden of er nog informatie
of zelfs een stap ontbreekt.
Projecten binnen organisaties
Bedrijven zijn vaak op verschillende manieren georganiseerd. Om duidelijk te maken hoe deze
organisatie eruit ziet kan er gebruik gemaakt worden van een organogram.
Een projectgroep wordt nooit in een organogram geplaatst, omdat de projectgroep geen vast
onderdeel van de organisatie is. De projectgroep is van tijdelijke aard. Hierom wordt een
projectgroep altijd naast het organogram geplaatst. Zodoende zie je wel dat er een projectgroep is,
maar is het ook direct duidelijk
dat dit geen vast onderdeel
van de organisatie is.
Een projectorganisatie of
projectgroep heeft ook een
eigen leider in plaats van de
vaste bedrijfsleider.
Uit het rechter gedeelte van
de afbeelding blijkt dat een projectgroep vaak is opgedeeld in kleinere werkgroepen, die allemaal
een deel van het project uitvoeren. Op deze manier wordt dat inzichtelijk gemaakt.
De stuurgroep
Soms is een project zo groot of ingewikkeld, dat er
meerdere projecten worden opgezet om een doel te
bereiken. Boven deze verschillende projectgroepen staat
een stuurgroep. Een stuurgroep bestaat uit de
vertegenwoordig van de opdrachtgever en de
projectleiders van de verschillende projectgroepen. De
