Beslisdocument fase 2b (Inkooptraject: contracteren)
Studentnaam: Iris Kuiper Regus Rol P&S: Verkoper
Onderdelen theoretische toepassing
Total Cost of Ownership (TCO)
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO van de
dienstverlening.
Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte inkoopkosten. Geef daarbij
aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan helpen verminderen.
• Prijs
Regus heeft vaste openingstijden aangegeven voor het grand café. Toch kan het voorkomen dat Hutten
buiten die tijden de catering zal moeten verzorgen voor bepaalde evenementen, borrels of
vergaderingen. Aangezien dit een extra dienst is zal Hutten in onderhandeling gaan over de loonkosten
van de medewerkers buiten de standaard werktijden. De verkoper van Hutten wil ervoor zorgen dat er
een opslag komt voor de uren die de medewerkers maken buiten de aangegeven tijden. Wanneer
Regus hier mee in onderhandeling gaat, zal Hutten de regel kunnen stellen dat wanneer zij 10 dagen
voor de exacte datum de aanvraag toegestuurd krijgen, zij de opslag niet mee rekenen omdat ze dan
genoeg tijd hebben om personeel te vinden voor die uren.
• Contract
Om schaalvoordelen te creëren voor Regus kunnen er contracten gebundeld worden. Dit is mogelijk
doordat Hutten minder tijd hoeft besteden aan relatiebeheer, contractonderhoud en back-office.
Hutten zal in onderhandeling komen met Regus om meerdere diensten uit te besteden om op deze
manier contracten te bundelen.
• Facturatie
De facturatie zal maandelijks plaatsvinden en wordt digitaal gemaakt. Op deze manier zal het veel tijd
schelen voor Hutten die ook gestoken had kunnen worden in het optimaliseren van de dienst.
Daarnaast zullen de kleine facturaties worden verwerkt in één grotere factuur om het overzicht te
bewaren en het minder tijd en geld kost voor de administratie.
• Functioneel
Wanneer er in een vergaderruimte een lunch is geweest dient Hutten deze op te ruimen. Hutten zal
daarnaast ervoor zorgen dat de ruimte voor het oog schoon is zodat de volgende vergadering in een
schone ruimte plaats kan vinden. Hierbij gaat het om het afnemen van de tafels zodat er geen vlekken
of kruimels op liggen. Er wordt op deze manier functioneel gewerkt en zal Regus niet extra de
schoonmaak hoeven laten komen wat extra kosten met zich meebrengt. Hutten zal niet stofzuigen of
dweilen, maar zorgt er alleen voor dat de tafel netjes wordt afgenomen.
• Techniek
Hutten zal werken met machines met een hoog energielabel om op deze manier kosten te besparen en
mee te denken aan het milieu. Daarnaast dient er gebruik gemaakt te worden van machines met
garantie om onvoorziene kosten te voorkomen.
1
Studentnaam: Iris Kuiper Regus Rol P&S: Verkoper
Onderdelen theoretische toepassing
Total Cost of Ownership (TCO)
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO van de
dienstverlening.
Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte inkoopkosten. Geef daarbij
aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan helpen verminderen.
• Prijs
Regus heeft vaste openingstijden aangegeven voor het grand café. Toch kan het voorkomen dat Hutten
buiten die tijden de catering zal moeten verzorgen voor bepaalde evenementen, borrels of
vergaderingen. Aangezien dit een extra dienst is zal Hutten in onderhandeling gaan over de loonkosten
van de medewerkers buiten de standaard werktijden. De verkoper van Hutten wil ervoor zorgen dat er
een opslag komt voor de uren die de medewerkers maken buiten de aangegeven tijden. Wanneer
Regus hier mee in onderhandeling gaat, zal Hutten de regel kunnen stellen dat wanneer zij 10 dagen
voor de exacte datum de aanvraag toegestuurd krijgen, zij de opslag niet mee rekenen omdat ze dan
genoeg tijd hebben om personeel te vinden voor die uren.
• Contract
Om schaalvoordelen te creëren voor Regus kunnen er contracten gebundeld worden. Dit is mogelijk
doordat Hutten minder tijd hoeft besteden aan relatiebeheer, contractonderhoud en back-office.
Hutten zal in onderhandeling komen met Regus om meerdere diensten uit te besteden om op deze
manier contracten te bundelen.
• Facturatie
De facturatie zal maandelijks plaatsvinden en wordt digitaal gemaakt. Op deze manier zal het veel tijd
schelen voor Hutten die ook gestoken had kunnen worden in het optimaliseren van de dienst.
Daarnaast zullen de kleine facturaties worden verwerkt in één grotere factuur om het overzicht te
bewaren en het minder tijd en geld kost voor de administratie.
• Functioneel
Wanneer er in een vergaderruimte een lunch is geweest dient Hutten deze op te ruimen. Hutten zal
daarnaast ervoor zorgen dat de ruimte voor het oog schoon is zodat de volgende vergadering in een
schone ruimte plaats kan vinden. Hierbij gaat het om het afnemen van de tafels zodat er geen vlekken
of kruimels op liggen. Er wordt op deze manier functioneel gewerkt en zal Regus niet extra de
schoonmaak hoeven laten komen wat extra kosten met zich meebrengt. Hutten zal niet stofzuigen of
dweilen, maar zorgt er alleen voor dat de tafel netjes wordt afgenomen.
• Techniek
Hutten zal werken met machines met een hoog energielabel om op deze manier kosten te besparen en
mee te denken aan het milieu. Daarnaast dient er gebruik gemaakt te worden van machines met
garantie om onvoorziene kosten te voorkomen.
1
