Samenvatting De Kern van de Administratieve Organisatie

Samenvatting De Kern van de Administratieve Organisatie
Druk 3

ISBN 978-90-01-88961-6
NUR 786




1029293 Feng




1

,Inhoudsopgave
H1. Organisatie en besturing..............................................................................................................................3
H2. Control en controlmodellen........................................................................................................................5
H3. Informatie en informatieverzorging..........................................................................................................10
H4. Administratieve organisatie en interne controle......................................................................................13
H5. Typologie en attentiepunten.....................................................................................................................15
H6. Randvoorwaarden van de administratieve organisatie.............................................................................17
H7. Automatisering..........................................................................................................................................18
H8. Processen en controles en analyses..........................................................................................................23
H9. Inkoop: de bijenkorf...................................................................................................................................26
H10. Voorraad: de Bijenkorf.............................................................................................................................33
H11. Verkoop op rekening: FrysTec.................................................................................................................35
H12. Contante verkopen: MediaMarkt............................................................................................................42
H13. Massaproductie: ChocBar bv...................................................................................................................46
H14. Stukproductie...........................................................................................................................................48
H15. Bedrijven met doorstroming van goederen die eigendom zijn van het bedrijf......................................53
H16. Bedrijven met doorstroming van goederen van derden.........................................................................56
H17. Bedrijven die via vaste verbindingen bepaalde diensten, energie of stoffen leveren............................59
H18. Bedrijven die informatie of informatiediensten leveren: Apple App Store............................................62
H19. Bedrijven die capaciteit met specifieke reservering beschikbaar stellen;hotel......................................65
H20. Bedrijven die capaciteit zonder specifieke reservering beschikbaar stellen; pretpark...........................69
H21. Bedrijven in de categorie ‘overige dienstverlening’: Accountantskantoor.............................................71




2

,H1. Organisatie en besturing
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van middelen (input) een
bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een doelstelling te bereiken. Een belangrijke opdracht voor het
topmanagement van een organisatie is ervoor zorgen dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan
het bereiken van de organisatiedoelstellingen.

Output → Hiermee wil de organisatie haar doelstellingen bereiken. Meestal uitgedrukt in een
product of een dienst.
Input → Nodig om output te kunnen produceren.
Vier soorten: geld, goederen, mensen en informatie.

Geld is afkomstig van de eigenaren (eigen vermogen) en van derden (vreemd vermogen).
Agencytheorie → De principaal (eigenaar) en de agent (leiding) hebben andere belangen. De eigenaar kan benadeeld
worden doordat de leiding andere belangen heeft, maar ook doordat de leiding andere informatie beschikt die de
eigenaar niet meer heeft. Twee problemen:
1. Hidden action: Hij weet niet zeker of de agent zijn best doet en of hij de goede dingen doet.
2. Hidden information: Hij weet niet of de agent de waarheid vertelt als hij zich verantwoordt.

Informatieasymmetrie: een partij heeft een informatievoorsprong en weet hoe het echt zit.

Goederen → Elke organisatie heeft of minder goederen nodig om de output te kunnen leveren.
Mensen → ‘arbeid’ wordt beschouwd als input die nodig is voor de productie van output.
Informatie → Juiste info nodig om werk uit te voeren.

Besturen van de organisatie
 Strategie
 Missie
Verklaring met:
- De reden waarom de organisatie bestaat
- Het primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht
- De kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de werknemers
- De wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
- De wijze waarop de organisatie de klanten waarde te bieden
 Visie
- Geeft aan waar de organisatie voor wil gaan; hoe de organisatie door de wereld gezien wil
worden
 Doelen en plannen
 Doelstellingen
 Strategie (plannen) → meerjaren- en jaarplannen
 SMART
- Specifiek: de doelstelling moet concreet zijn
- Meetbaar: het behalen van de doelstelling moet meetbaar zijn
- Acceptabel: degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn
- Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn
- Tijdgebonden: Het moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn
 Budget
 Targets: In een budget is financieel weergegeven wat het bedrijf en de afdelingen die daarbinnen
functioneren het komende jaar moeten bereiken.
 Tactisch niveau: Niveau dat niet zelf de strategie bepaalt, maar ook niet de ‘eigenlijke’
organisatieacitiviteiten verricht. → Middle management
 Planning & control
 Planning vindt vooraf (ex-ante) plaats en controle achteraf (ex-post), of tijdens het proces.
 Uitvoering
 Activiteiten worden gerealiseerd. Er wordt met input output gerealiseerd.



3

,  Meten en registreren
 Meting input, output en resultaten.
Informatie:
- Bijsturing als de uitvoering misgaat
- Verantwoording afleggen aan de chef
- Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt
- Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt
 Gegevensverwerkend proces
- Van alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten en vastgelegd om daaruit
informatie te kunnen herleiden die van belang is voor de organisatie.

 Kritische succesfactoren (KSF)
- Bepaalde factoren die belangrijk zijn voor het behalen van de organisatiedoelstellingen
 Control
 Bijsturing plannen op drie verschillende niveaus:
- Operationeel: Uitvoering loopt niet goed af
- Tactisch: Het budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten)
- Strategisch: De strategische doelstellingen worden niet behaald
 Verantwoording
 Verantwoording afleggen: Vergelijking IST-positie en SOLL-positie




4