PROJECT- EN
INNOVATIEMANAGEMENT
1. Introductie tot Agile Projectmanagement
Project management
Wat is het en waarvoor gebruik je het?
Project management is een manier om je werk aan te pakken. Je hebt 3 manieren om
werk uit te voeren:
1. Improvisatie: als het plots en snel moet gaan
2. Routineus: als je het vaker en herhaaldelijk doet
3. Projectmatig: als je voor de eerste keer iets doet
Improvisatie
Waarvoor? Plots, snelle, ad hoc gebeurtenissen
Bijvoorbeeld? Verkeersongeval, last minute feestje of toespraak
Voordeel? Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit
Nadeel? Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze
Routine
Waarvoor? Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat
Bijvoorbeeld? Productie in fabriek, werk in restaurant…
Voordeel? Je kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een
duidelijke procedure
Nadeel? Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder
Projectmatig werk
Waarvoor? Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter
Bijvoorbeeld? Creatieve projecten, website maken, productontwerp…
Voordeel? Je ontwerpt een plan van aanpak op maat van het resultaat dat je moet
halen: elk project ziet er anders uit!
Nadeel? Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf en klant
of teamleden onderling
Algemeen vb: corona lockdown:
Start: chaos
Vervolgens: project
Nu: routine
Impro > Project > Routine: Alle werk (ja, ook voor school) startte ooit geïmproviseerd,
groeide daarna uit tot een project om vervolgens te stranden in routine.
Een strak plan is zeker belangrijk in de creatieve sector.
1
,Wat zijn de 4 voordelen van projectmatig werken?
Betere controle: geen onnodige risico’s
Betere communicatie: iedereen spreekt verwavhtingen uit
Tevreden klanten: als je je aan de afspraken houdt
Betere resultaten: op goede en lange termijn
Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld
doel te bereiken of werk te voltooien binnen een vooraf vastgesteld budget.
Ion triangel of ‘triple constrainnt’: met deze drie elementen moet je rekening houden in
elk project:
Scope: Wat moet er allemaal gedaan worden
(hoeveelheid werk?)
Tijd: Hoeveel tijd krijgen we om dit project uit
te voeren?
Budget: Hoeveel mensen en middelen krijgen
we voor dit project?
Het probleem? Je kan maar twee elementen écht kiezen!
Scope creep: De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van je project of extra werk
tijdens de uitvoering. Daardoor stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur van je project. Scope
creep is een groot probleem bij productontwikkeling in alle sectoren, zeker de creatieve.
2
, Waterval
6 klassieke fases van project management:
1. Initiatief: Wat is het idee? Kunnen we dit maken?
2. Definitie: Wat moet er gebeuren? Hoeveel tijd, mensen en middelen hebben we?
3. Ontwerp: Hoe moet het eruit gaan zien?
4. Voorbereiding: Hoe en door wie kan het gemaakt worden?
5. Realisatie: Het projectresultaat uitvoeren zoals gepland.
6. Nazorg: Testen, gebruiken en waar mogelijk instandhouden.
Stap 1 moet voltooid worden voor er aan stap 2 gestart kan worden etc. Deze methode is
heel geschikt voor perfect voorspelbare projecten zoals bv een brug bouwen.
Wat zijn de voordelen van deze methode?
Gestructureerd: Elke fase sluit je eerst af voor je de volgende start.
Gedocumenteerd: Alles staat op papier.
Voorspelbaar: De klant krijgt precies wat is afgesproken.
Gepland: Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht.
Maar in de meeste teams lopen processen toch vaak net ietsje anders:
Vage doelen bij start: Vaak weet je klant niet zo goed wat hij wil, of verstaan jullie
allebei iets anders bij de kick-off. Hoe kan je die twee visies rijmen?
Vraag klanten wijzigt: De vragen van je klant veranderen vaak tijdens het proces,
dankzij nieuwe inzichten (‘leuk, kan dit er ook nog bij?’)
Trage voortgang: Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is om een
nieuwe te kunnen starten. Als je geen scenario hebt, kan je niet beginnen te
filmen, toch?
Niet of te laat testen: Iedereen in het team gaat liever meteen aan de slag met de
vraag van de klant. Maar wat als jullie briljante idee straks niet aanslaat bij je
publiek?
Excel hell: Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de hoogte te
houden. Wie behoudt nog het overzicht?
Paper planning: Officieel is er wel een plan en een tijdsschema, maar niemand in
het team houdt er zich aan.
Team troubles: “Ik kon niet starten want mijn teamlid heeft zijn/haar werk niet
gedaan.”
Gemiste deadlines: Projecten in de creatieve sector starten zelden op tijd of
geraken zelden op de afgesproken deadline af.
3
, Masterpiece mentality: Je hebt vaak grootste ideeën als mediamaker maar vindt
het lastig om ze binnen tijd, scope of budget te houden. Vooral perfectionisten
hebben er last van.
Waterval gebruiken als werkmethode is zoals het weer voorspellen, in de realiteit ziet het
resultaat van jouw project er vaak heel anders uit.
Tijdverspillers
Uitstelgedrag: of het ‘studentensyndroom’: Je geeft geen prioriteit aan je
hoofdtaken en doet alles tegen de deadline, waardoor de mentale stress en druk
toeneemt, je moeilijker hoofd- van bijzaken kan onderscheiden en je resultaten
eronder lijden.
Wet van Parkinson: Je hebt als mens de neiging alle voorziene tijd voor een
taak ook effectief te benutten. Maar het werk dat je spendeert aan je taken dijt
ook uit naar de beschikbare tijd om deze taak te realiseren. Of: hoe meer tijd je
hebt, hoe langer de taak duurt (ook al kan je het efficiënter doen in een kortere
looptijd). Daardoor blijft je project vaak niet binnen tijd en budget. In een
werksituatie word je meestal ook niet beloond als je eerder klaar bent dan de in
de planning afgesproken einddatum, maar net belast met extra werk of ervan
verdacht dat je je activiteiten te ruim inschat. Hierdoor pas je automatisch de
snelheid van je werk aan en vertraag je net.
Multitasking: Bij multitasken werk je tegelijkertijd aan meerdere activiteiten
samen. Uit onderzoek blijkt echter dat we dat slecht kunnen. Multitasken leidt
niet tot efficiënter werken, maar een verlaging van de productiviteit.
De reden? Hoe vaker je van taken of projecten switcht, hoe meer tijd je nodig
hebt om je in te werken. Wanneer je je zonder onderbreking op een enkele
activiteit kan concentreren, rond je activiteiten eerder af.
Twee tegenstrijdige trekken komen samen in al deze tijdverspillers
We hebben de neiging onszelf te overschatten én de uit te voeren taken te
onderschatten
Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken, doe je dat in grote lijnen.
Vaak vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten bestaan die stuk
voor stuk een deeltje van je beschikbare tijd zullen opeisen
4
INNOVATIEMANAGEMENT
1. Introductie tot Agile Projectmanagement
Project management
Wat is het en waarvoor gebruik je het?
Project management is een manier om je werk aan te pakken. Je hebt 3 manieren om
werk uit te voeren:
1. Improvisatie: als het plots en snel moet gaan
2. Routineus: als je het vaker en herhaaldelijk doet
3. Projectmatig: als je voor de eerste keer iets doet
Improvisatie
Waarvoor? Plots, snelle, ad hoc gebeurtenissen
Bijvoorbeeld? Verkeersongeval, last minute feestje of toespraak
Voordeel? Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit
Nadeel? Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze
Routine
Waarvoor? Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat
Bijvoorbeeld? Productie in fabriek, werk in restaurant…
Voordeel? Je kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een
duidelijke procedure
Nadeel? Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder
Projectmatig werk
Waarvoor? Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter
Bijvoorbeeld? Creatieve projecten, website maken, productontwerp…
Voordeel? Je ontwerpt een plan van aanpak op maat van het resultaat dat je moet
halen: elk project ziet er anders uit!
Nadeel? Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf en klant
of teamleden onderling
Algemeen vb: corona lockdown:
Start: chaos
Vervolgens: project
Nu: routine
Impro > Project > Routine: Alle werk (ja, ook voor school) startte ooit geïmproviseerd,
groeide daarna uit tot een project om vervolgens te stranden in routine.
Een strak plan is zeker belangrijk in de creatieve sector.
1
,Wat zijn de 4 voordelen van projectmatig werken?
Betere controle: geen onnodige risico’s
Betere communicatie: iedereen spreekt verwavhtingen uit
Tevreden klanten: als je je aan de afspraken houdt
Betere resultaten: op goede en lange termijn
Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld
doel te bereiken of werk te voltooien binnen een vooraf vastgesteld budget.
Ion triangel of ‘triple constrainnt’: met deze drie elementen moet je rekening houden in
elk project:
Scope: Wat moet er allemaal gedaan worden
(hoeveelheid werk?)
Tijd: Hoeveel tijd krijgen we om dit project uit
te voeren?
Budget: Hoeveel mensen en middelen krijgen
we voor dit project?
Het probleem? Je kan maar twee elementen écht kiezen!
Scope creep: De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van je project of extra werk
tijdens de uitvoering. Daardoor stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur van je project. Scope
creep is een groot probleem bij productontwikkeling in alle sectoren, zeker de creatieve.
2
, Waterval
6 klassieke fases van project management:
1. Initiatief: Wat is het idee? Kunnen we dit maken?
2. Definitie: Wat moet er gebeuren? Hoeveel tijd, mensen en middelen hebben we?
3. Ontwerp: Hoe moet het eruit gaan zien?
4. Voorbereiding: Hoe en door wie kan het gemaakt worden?
5. Realisatie: Het projectresultaat uitvoeren zoals gepland.
6. Nazorg: Testen, gebruiken en waar mogelijk instandhouden.
Stap 1 moet voltooid worden voor er aan stap 2 gestart kan worden etc. Deze methode is
heel geschikt voor perfect voorspelbare projecten zoals bv een brug bouwen.
Wat zijn de voordelen van deze methode?
Gestructureerd: Elke fase sluit je eerst af voor je de volgende start.
Gedocumenteerd: Alles staat op papier.
Voorspelbaar: De klant krijgt precies wat is afgesproken.
Gepland: Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht.
Maar in de meeste teams lopen processen toch vaak net ietsje anders:
Vage doelen bij start: Vaak weet je klant niet zo goed wat hij wil, of verstaan jullie
allebei iets anders bij de kick-off. Hoe kan je die twee visies rijmen?
Vraag klanten wijzigt: De vragen van je klant veranderen vaak tijdens het proces,
dankzij nieuwe inzichten (‘leuk, kan dit er ook nog bij?’)
Trage voortgang: Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is om een
nieuwe te kunnen starten. Als je geen scenario hebt, kan je niet beginnen te
filmen, toch?
Niet of te laat testen: Iedereen in het team gaat liever meteen aan de slag met de
vraag van de klant. Maar wat als jullie briljante idee straks niet aanslaat bij je
publiek?
Excel hell: Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de hoogte te
houden. Wie behoudt nog het overzicht?
Paper planning: Officieel is er wel een plan en een tijdsschema, maar niemand in
het team houdt er zich aan.
Team troubles: “Ik kon niet starten want mijn teamlid heeft zijn/haar werk niet
gedaan.”
Gemiste deadlines: Projecten in de creatieve sector starten zelden op tijd of
geraken zelden op de afgesproken deadline af.
3
, Masterpiece mentality: Je hebt vaak grootste ideeën als mediamaker maar vindt
het lastig om ze binnen tijd, scope of budget te houden. Vooral perfectionisten
hebben er last van.
Waterval gebruiken als werkmethode is zoals het weer voorspellen, in de realiteit ziet het
resultaat van jouw project er vaak heel anders uit.
Tijdverspillers
Uitstelgedrag: of het ‘studentensyndroom’: Je geeft geen prioriteit aan je
hoofdtaken en doet alles tegen de deadline, waardoor de mentale stress en druk
toeneemt, je moeilijker hoofd- van bijzaken kan onderscheiden en je resultaten
eronder lijden.
Wet van Parkinson: Je hebt als mens de neiging alle voorziene tijd voor een
taak ook effectief te benutten. Maar het werk dat je spendeert aan je taken dijt
ook uit naar de beschikbare tijd om deze taak te realiseren. Of: hoe meer tijd je
hebt, hoe langer de taak duurt (ook al kan je het efficiënter doen in een kortere
looptijd). Daardoor blijft je project vaak niet binnen tijd en budget. In een
werksituatie word je meestal ook niet beloond als je eerder klaar bent dan de in
de planning afgesproken einddatum, maar net belast met extra werk of ervan
verdacht dat je je activiteiten te ruim inschat. Hierdoor pas je automatisch de
snelheid van je werk aan en vertraag je net.
Multitasking: Bij multitasken werk je tegelijkertijd aan meerdere activiteiten
samen. Uit onderzoek blijkt echter dat we dat slecht kunnen. Multitasken leidt
niet tot efficiënter werken, maar een verlaging van de productiviteit.
De reden? Hoe vaker je van taken of projecten switcht, hoe meer tijd je nodig
hebt om je in te werken. Wanneer je je zonder onderbreking op een enkele
activiteit kan concentreren, rond je activiteiten eerder af.
Twee tegenstrijdige trekken komen samen in al deze tijdverspillers
We hebben de neiging onszelf te overschatten én de uit te voeren taken te
onderschatten
Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken, doe je dat in grote lijnen.
Vaak vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten bestaan die stuk
voor stuk een deeltje van je beschikbare tijd zullen opeisen
4
