Samenvatting Zakelijke Communicatie
Module 1
Hoofdstuk 1 Communiceren in bedrijf en beroep
Paragraaf 1 Inleiding
Klanten willen graag geïnformeerd worden. Vervolgens moeten zij overtuigd worden.
Om goede kans te maken op een baan en daarin succesvol te zijn, moet men inhoudelijk competent
en communicatief competent zijn.
Zakelijke communicatie is communiceren in, met en namens bedrijven en organisaties.
Paragraaf 2 Waarover gaat dit boek?
Communiceren is het overbrengen van een boodschap van een zender naar een ontvanger. Zakelijke
communicatie is formeel communiceren. Deze komt voort uit uit het feit dat zender of ontvanger, of
beiden, verankerd zijn in een organisatie die specifieke eisen stelt aan de manier van communiceren.
Paragraaf 3 Kenmerken van zakelijke communicatie
Belangrijke kenmerken van communicatie zijn:
- Het is altijd functionele communicatie. Zakelijke communicatie helpt bij het realiseren van
organisatiedoelen. Het is niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling.
- Het gebeurt vaak namens een organisatie. De medewerker schrijft vanuit een organisatie die
een bepaald imago nastreeft. Persoonlijke belangen en opvattingen zijn altijd ondergeschikt
aan die van de organisatie. De medewerker moet het standpunt van de organisatie
verkondigen zonder daarmee het imago te schaden. Ook de stijl van communiceren moet
zoveel mogelijk ondergeschikt zijn aan de (huis)stijl van het bedrijf.
- Vindt dikwijls plaats in opdracht. Bij deze opdrachten gelden randvoorwaarden, waaraan
teksten en presentaties aan moeten voldoen. Hiermee moet rekening gehouden worden.
- Is doorgaans gericht op heterogenen doelgroepen met verschillende belangen. De teksten
zijn bedoeld voor verschillende groepen lezers. Daarom worden er allerlei eisen gesteld aan
de teksten door deze verschillende groepen. De heterogeniteit leidt er toe dat men meer dan
één tekst moet schijven.
- Vindt meestal plaats onder tijdsdruk. Het is altijd de taak en verantwoordelijkheid van de
zender om het de ontvanger zo makkelijk mogelijk te maken.
Hoofdstuk 2 Eisen aan zakelijke communicatie
Paragraaf 1 Inleiding
Vijf simpele eisen aan goede zakelijke communicatie is:
1. Duidelijkheid
2. Efficiënt
3. Gepast
4. Aantrekkelijk
5. Correct
Paragraaf 2 Duidelijkheid
Het moet voor alle betrokkenen mogelijk zijn om de betekenis en de bedoeling van de boodschap te
achterhalen. Deelnemers aan zakelijke communicatie hebben doorgaans weinig tijd.
Duidelijkheid is een relatief begrip: wat voor de een duidelijk is, kan voor een ander onbegrijpelijk
zijn. Onduidelijkheid kan ontstaan bij: ontkenningen, taalkundigheid en vaagheid.
Paragraaf 3 Efficiëntie
De communicatie mag zo min mogelijk tijd en inspanning kosten vam schrijver en lezer, spreker en
luisteraar.
, Paragraaf 4 Gepastheid
Communicatie is gepast als deze voldoet aan bepaalde sociale normen en past binnen de
communicatieve etiquette. Het is dan ook vaak belangrijk je te verdiepen in de (organisatie)cultuur,
in normen en in waarden.
Een aantal belangrijke vuistregels zijn:
- Wees beleefd
- Behandel de ander zoals je zeld behandeld wilt worden
- Schenk een ander de aandacht die hij of zij verdient
- Laat een ander in zijn waarde
- Wees zo duidelijk mogelijk (eis van duidelijkheid)
- Doe geen onnodig beroep op iemands tijd (eis van efficiëntie)
Paragraaf 5 Aantrekkelijkheid
Dit gaat over het gemak of plezier waarmee we informatie tot ons nemen. Deels is dit vormgeving en
deels formulering.
Paragraaf 6 Correctheid
Hierbij gaat het over dat het taalgebruik voldoet aan de eisen van ons taalsysteem. De vorm volgt
bepaalde taalregels. Zo niet, dan schaad dat zelden de duidelijkheid van de boodschap. Maar het
schaadt wel het imago van de zenders. Ook uiting en inhoud moet correct zijn.
Hoofdstuk 3 Zakelijke communicatie als proces
Paragraaf 1 Inleiding
Een gezamelijke taal is nodig om over communicatieprocessen en problemen te kunnen spreken.
Hierbij wordt het communicatiemodel gebruikt.
Paragraaf 2 Zender, boodschap en ontvanger
Zender -> Boodschap -> Ontvanger
Communicatie vindt altijd plaats tussen mensen. Als de ontvanger niks ontvangt, dan wordt er niet
van communicatie gesproken. Mogelijkheden van de zender om te communiceren zijn: vragen,
bevelen,(mededelen) informeren en voorstellen. Coderen is de boodschap verpakken. Deze codering
helpt om een bepaal doel te bereiken.
Doel -> Boodschap -> Coderen -> Gecodeerde boodschap.
De ontvanger decodeert de boodschap en moet deze interpreteren.
Gecodeerde boodschap -> Decoderen -> Interpretatie
De boodschap moet echter wel gepast zijn (in de situatie).
Goede ontvangers gaan op zoek naar de boodschap achter de gecodeerde boodschap. Men gaat er
daarbij automatisch van uit dat de boodschappen relevant zijn. Het doel van de zender moet
aansluiten bij de behoefte van de ontvanger.
Een medium is de drager van een boodschap. In zakelijke communicatie is het belangrijk dat
boodschap, codering en medium goed op elkaar zijn afgestemd.
Terugkoppeling is de reactie op een boodschap.
Communicatieprocessen zijn processen waarbij zenders bepaalde doelen willen verwezenlijken door
middel van een boodschap die zij op een bepaalde manier coderen en (via een medium) versturen
naar ontvangers met bepaalde behoeften. De ontvangers op hun beurt decoderen en interpreteren
de boodschap en koppelen naar de zender terug om duidelijk te maken hoe zij de boodschap
begrepen hebben.
Module 1
Hoofdstuk 1 Communiceren in bedrijf en beroep
Paragraaf 1 Inleiding
Klanten willen graag geïnformeerd worden. Vervolgens moeten zij overtuigd worden.
Om goede kans te maken op een baan en daarin succesvol te zijn, moet men inhoudelijk competent
en communicatief competent zijn.
Zakelijke communicatie is communiceren in, met en namens bedrijven en organisaties.
Paragraaf 2 Waarover gaat dit boek?
Communiceren is het overbrengen van een boodschap van een zender naar een ontvanger. Zakelijke
communicatie is formeel communiceren. Deze komt voort uit uit het feit dat zender of ontvanger, of
beiden, verankerd zijn in een organisatie die specifieke eisen stelt aan de manier van communiceren.
Paragraaf 3 Kenmerken van zakelijke communicatie
Belangrijke kenmerken van communicatie zijn:
- Het is altijd functionele communicatie. Zakelijke communicatie helpt bij het realiseren van
organisatiedoelen. Het is niet alleen schriftelijk, maar ook mondeling.
- Het gebeurt vaak namens een organisatie. De medewerker schrijft vanuit een organisatie die
een bepaald imago nastreeft. Persoonlijke belangen en opvattingen zijn altijd ondergeschikt
aan die van de organisatie. De medewerker moet het standpunt van de organisatie
verkondigen zonder daarmee het imago te schaden. Ook de stijl van communiceren moet
zoveel mogelijk ondergeschikt zijn aan de (huis)stijl van het bedrijf.
- Vindt dikwijls plaats in opdracht. Bij deze opdrachten gelden randvoorwaarden, waaraan
teksten en presentaties aan moeten voldoen. Hiermee moet rekening gehouden worden.
- Is doorgaans gericht op heterogenen doelgroepen met verschillende belangen. De teksten
zijn bedoeld voor verschillende groepen lezers. Daarom worden er allerlei eisen gesteld aan
de teksten door deze verschillende groepen. De heterogeniteit leidt er toe dat men meer dan
één tekst moet schijven.
- Vindt meestal plaats onder tijdsdruk. Het is altijd de taak en verantwoordelijkheid van de
zender om het de ontvanger zo makkelijk mogelijk te maken.
Hoofdstuk 2 Eisen aan zakelijke communicatie
Paragraaf 1 Inleiding
Vijf simpele eisen aan goede zakelijke communicatie is:
1. Duidelijkheid
2. Efficiënt
3. Gepast
4. Aantrekkelijk
5. Correct
Paragraaf 2 Duidelijkheid
Het moet voor alle betrokkenen mogelijk zijn om de betekenis en de bedoeling van de boodschap te
achterhalen. Deelnemers aan zakelijke communicatie hebben doorgaans weinig tijd.
Duidelijkheid is een relatief begrip: wat voor de een duidelijk is, kan voor een ander onbegrijpelijk
zijn. Onduidelijkheid kan ontstaan bij: ontkenningen, taalkundigheid en vaagheid.
Paragraaf 3 Efficiëntie
De communicatie mag zo min mogelijk tijd en inspanning kosten vam schrijver en lezer, spreker en
luisteraar.
, Paragraaf 4 Gepastheid
Communicatie is gepast als deze voldoet aan bepaalde sociale normen en past binnen de
communicatieve etiquette. Het is dan ook vaak belangrijk je te verdiepen in de (organisatie)cultuur,
in normen en in waarden.
Een aantal belangrijke vuistregels zijn:
- Wees beleefd
- Behandel de ander zoals je zeld behandeld wilt worden
- Schenk een ander de aandacht die hij of zij verdient
- Laat een ander in zijn waarde
- Wees zo duidelijk mogelijk (eis van duidelijkheid)
- Doe geen onnodig beroep op iemands tijd (eis van efficiëntie)
Paragraaf 5 Aantrekkelijkheid
Dit gaat over het gemak of plezier waarmee we informatie tot ons nemen. Deels is dit vormgeving en
deels formulering.
Paragraaf 6 Correctheid
Hierbij gaat het over dat het taalgebruik voldoet aan de eisen van ons taalsysteem. De vorm volgt
bepaalde taalregels. Zo niet, dan schaad dat zelden de duidelijkheid van de boodschap. Maar het
schaadt wel het imago van de zenders. Ook uiting en inhoud moet correct zijn.
Hoofdstuk 3 Zakelijke communicatie als proces
Paragraaf 1 Inleiding
Een gezamelijke taal is nodig om over communicatieprocessen en problemen te kunnen spreken.
Hierbij wordt het communicatiemodel gebruikt.
Paragraaf 2 Zender, boodschap en ontvanger
Zender -> Boodschap -> Ontvanger
Communicatie vindt altijd plaats tussen mensen. Als de ontvanger niks ontvangt, dan wordt er niet
van communicatie gesproken. Mogelijkheden van de zender om te communiceren zijn: vragen,
bevelen,(mededelen) informeren en voorstellen. Coderen is de boodschap verpakken. Deze codering
helpt om een bepaal doel te bereiken.
Doel -> Boodschap -> Coderen -> Gecodeerde boodschap.
De ontvanger decodeert de boodschap en moet deze interpreteren.
Gecodeerde boodschap -> Decoderen -> Interpretatie
De boodschap moet echter wel gepast zijn (in de situatie).
Goede ontvangers gaan op zoek naar de boodschap achter de gecodeerde boodschap. Men gaat er
daarbij automatisch van uit dat de boodschappen relevant zijn. Het doel van de zender moet
aansluiten bij de behoefte van de ontvanger.
Een medium is de drager van een boodschap. In zakelijke communicatie is het belangrijk dat
boodschap, codering en medium goed op elkaar zijn afgestemd.
Terugkoppeling is de reactie op een boodschap.
Communicatieprocessen zijn processen waarbij zenders bepaalde doelen willen verwezenlijken door
middel van een boodschap die zij op een bepaalde manier coderen en (via een medium) versturen
naar ontvangers met bepaalde behoeften. De ontvangers op hun beurt decoderen en interpreteren
de boodschap en koppelen naar de zender terug om duidelijk te maken hoe zij de boodschap
begrepen hebben.
