Cursus Leidinggeven (NHA)
Managementvaardigheden
Phillip L. Lunsaker
Les 1
Hoofstuk 1 De vakbekwame manager
Tests op internet geven een indicatief beeld. Het Big Five-persoonlijkheidsmodel
onderscheidt:
- Extraversie vs. Introversie
- Inschikkelijkheid vs. Competitief
- Zorgvuldigheid van handelen vs. Ongestructureerd handelen
- Emotionele stabiliteit vs. Emotionele instabiliteit
- Openheid voor ervaring en ideeën vs. Geslotenheid/behoudendheid
Scores op de test worden normaal verdeeld. Dit geeft men minder het gevoel in een hokje te
worden gestopt.
§1.1 Managementvaardigheden en effectief management
De manager is verantwoordelijk voor het stimuleren en motiveren van werknemers, het
bepalen en overbrengen van beleid, doorgeven van ideeën, het afstemmen van activiteiten
en het afleggen van verantwoordelijkheid over het al dan niet behalen van doelen.
§1.1.1 Managementfuncties
Bovengenoemde activiteiten worden ingedeeld in vier functies:
- Plannen: het definiëren van organisatiedoelen, strategie bepalen om doelen te
behalen, een hiërarchie van plannen ontwikkelen om activiteiten te coördineren en
integreren.
- Organiseren: het ontwerpen van een organisatiestructuur; wie voert welke taken uit,
hoe worden taken uitgevoerd, waar worden besluiten genomen.
- Leiden: het aansturen van werknemers en coördineren van taken.
- Controleren: het volgen, vergelijken en corrigeren van het proces om doelen te
behalen.
§1.1.2 Managementvaardigheden
Managers moeten naast vakkennis ook interpersoonlijke en communicatievaardigheden
hebben om als ‘goed’ te worden gezien. De sociale vaardigheden van een manager zijn van
groot belang voor een duurzaam, effectief en succesvol functioneren en opereren in de
managementfunctie.
Het belang van managementvaardigheden
Doormiddel van vaardigheidstrainingen zijn managementvaardigheden aan te leren. Er wordt
een onderscheid gemaakt in algemene en specifieke vaardigheden die de effectiviteit van
een manager kunnen beïnvloeden. Hieruit kunnen zeventien functionele vaardigheden voor
succesvol management worden afgeleid.
Algemene vaardigheden
- Conceptuele vaardigheden: het intellectuele vermogen om ingewikkelde situaties te
analyseren en diagnosticeren.
- Interpersoonlijke vaardigheden: het vermogen om met andere mensen samen te
werken, hen te begrijpen en te motiveren.
- Technische vaardigheden: dit hangt samen met specialistische kennis van de
bedrijfstak, processen en producten.
- Politieke vaardigheden: het vermogen om een machtsbasis op te bouwen, te
onderhandelen en het inzetten van de juiste contacten op het juiste moment.
Specifieke vaardigheden
, - Actief kunnen inspelen op de organisatie en haar hulpbronnen
- Organiseren en coördineren
- Met informatie omgaan
- Zorgen voor groei en ontwikkeling
- Werknemers motiveren en met conflicten omgaan
- Op een strategische manier problemen oplossen
§1.1.3 Vereiste vaardigheden voor een bekwaam manager
Door bovenstaande vaardigheden te integreren in de functies kunnen zeventien
vaardigheden worden onderscheiden die van belang zijn voor succesvol management. Deze
vallen in zes clusters:
- Cluster 1 Vaardigheden op het gebied van zelfbewustzijn: jezelf kennen, jezelf
ontwikkelen, zelfgestuurde loopbaanplanning.
- Cluster 2 Algemene sociale vaardigheden: op interpersoonlijk niveau communiceren,
diversiteit waarderen, ethische wegwijzers ontwikkelen, tijd en stress managen.
- Cluster 3 Vaardigheden op het gebied van plannen en controleren: plannen en
doelen bepalen, prestaties vergelijken, effectief problemen oplossen, conflicten
hanteren.
- Cluster 4 Organisatorische vaardigheden: functies ontwerpen, weten wat de
organisatiecultuur is en deze kunnen wijzigen, mensen selecteren en laten groeien,
zeer goed presterende teams vormen.
- Cluster 5 Leiderschapsvaardigheden: machtsbases bouwen, leidinggeven, anderen
motiveren.
- Cluster 6 Verandering managen (vermogen om enerzijds veranderingen te initiëren
en anderzijds werknemers te helpen hiermee om te gaan).
§1.1.4 Vaardigheden aanleren
(Management)vaardigheden zijn aan te leren door oefening en conditionering. Conditionering
is het vermogen van de geest om programma’s in het onderbewuste te maken waaruit
gedrag automatisch volgt. Vaardigheden kunnen worden door ervaringen worden
aangeleerd.
Het model van ervaringsleren
Executieve coaching is een trend die steeds meer in opkomst is. Hierbij worden managers in
de gelegenheid gesteld te maken te krijgen met interacties en gedragsbegeleiding die lijken
op echte situaties (oefenen).
Een bekend model van ervaringsleren is het model van Kolb.
- Concrete ervaring: actieve deelname aan een nieuwe ervaring
- Reflectieve observatie: kritische bestudering van de ervaring
- Abstracte conceptualisering: opname van conclusies die gebaseerd zijn op de nieuwe
ervaring in werkbare theorieën
- Actief experimenteren: toepassen van de theorieën in nieuwe situaties
Leermodel voor managementvaardigheden:
Deze stappen worden verder in het boek/ de samenvatting verder uitgelicht.
1. Jezelf beoordelen
2. De vaardigheid als theoretische begrip leren
3. Controleren of je een juist begrip van de vaardigheid hebt (quiz)
4. De gedragingen onderscheiden waaruit de vaardigheid bestaat (checklist)
5. De vaardigheden laten zien in een demonstratieoefening
6. De vaardigheid oefenen in groepsoefeningen op de site
7. Het niveau van de vaardigheid beoordelen met een samenvattende checklist
8. Vragen stellen die kunnen helpen bij de toepassing van de vaardigheid
9. Oefeningen doen om de vaardigheid nog beter onder de knie te krijgen
10. Een actieplan opstellen om de vaardigheid verder te blijven ontwikkelen
,§1.1.5 Enkele richtlijnen voor de effectieve toepassing van vaardigheden
Bij het aanleren van vaardigheden is een positieve benadering van groot belang.
Succesvolle toepassing van vaardigheden bestaat eruit dat men in staat is mensen te
inspireren samen te werken. Bij het aanleren van vaardigheden is het spiegelfenomeen van
toepassing; geef het goede (positieve) voorbeeld om verandering te bewerkstelligen.
(Positieve) richtlijnen luiden:
- Bereid je goed voor op een gesprek zodat je weet wat het resultaat van je
vaardigheid moet zijn.
- Luisteren naar wat anderen zeggen in plaats van de focus te leggen op wat je zelf wil
bereiken.
- Gebruik vragen om de keuzevrijheid te respecteren. Het stellen van vragen geeft
mensen minder het gevoel dat hun keuzevrijheid wordt beperkt en roept dus minder
weerstand op dan het opleggen van opdrachten.
- Wees positief.
- Wees eerlijk en recht door zee.
- Wees assertief door een duidelijk standpunt in te nemen, maar ook zorgvuldig en
respectvol te blijven handelen en communiceren.
Les 2
Hoofdstuk 2 Interpersoonlijke communicatie
§2.1 Zelfbeoordelingstest
Er worden vier communicatiestijlen onderscheiden:
- Relater: weinig assertief en relatiegericht
- Thinker: weinig assertief en taakgericht
- Socializer: assertief en relatiegericht
- Director: assertief en taakgericht
§2.2 Interpersoonlijke communicatie
§2.2.1 Waarom is communicatie belangrijk?
Het zenden van een boodschap betekent niet per definitie dat deze wordt ontvangen of juist
wordt geïnterpreteerd. Ook verliezen feiten hun nauwkeurigheid als deze worden
doorgegeven of vertaald. Hierdoor ontstaan communicatieproblemen. Communicatie is een
onderdeel van bijna alles wat een manager doet. Daarom is effectieve communicatie van
groot belang. Als een manager niet beschikt over effectieve communicatievaardigheden kan
dit zorgen voor een continue stroom aan problemen, mede omdat een manager de spin in
het web van een organisatie is en met velen behoort samen te werken.
§2.2.2 Wat houdt het interpersoonlijke communicatieproces in?
Communicatie is effectief als de zender ideeën en gevoelens volledig juist overbrengt en de
ontvanger de boodschap precies zo interpreteert als de afzender heeft bedoeld.
Communicatie is efficiënt als er de juiste hoeveelheid tijd en middelen voor wordt gebruikt.
Effectieve communicatie op een efficiënte manier is dus uiteindelijk het doel.
Het interpersoonlijke communicatieproces wordt schematisch weergegeven en bestaat uit
een aantal stappen: coderen, verzenden en
decoderen. Ruis is een storende factor in het
communicatieproces. Er kan sprake zijn van
interne ruis (de ontvanger geeft een andere
betekenis aan het woord dat de zender) of
externe ruis (boodschap wordt verstoord door
externe omstandigheden, zoals lawaai,
waardoor de ontvanger de boodschap mist).
, Feedback is het belangrijkst om te bepalen of de boodschap is begrepen en wat het effect dit
heeft gehad op de ontvanger.
§2.2.3 Basisvaardigheden voor interpersoonlijke communicatie tm §2.2.10
Er zijn zes voorwaarden die goede communicatie bevorderen.
1. Vermijd communicatiebarrières: veel voorkomende communicatiebarrières zijn:
- Referentiekaders: deze worden gevormd door ervaringen uit het verleden en huidige
verwachtingen.
- Semantiek: de betekenis en het gebruik van woorden. Het gebruik van vakjargon of
communiceren in een andere taal kan zeer verwarrend werken.
- Waardeoordelen: de ontvanger kan de waarde van de boodschap van de zender
beoordelen voordat de zender klaar is met de overdracht van de boodschap.
- Selectief luisteren: horen wat men wil horen door waardeoordelen, verwachtingen en
behoeften.
- Filteren: de zender zendt slechts delen van de relevante informatie; selectief
verzenden.
- Wantrouwen
2. Verzend heldere en begrijpelijke boodschappen: er zijn verschillende manieren om
boodschappen effectief te verzenden:
- Gebruik meerdere kanalen
- Wees volledig en concreet: geef een context door achtergrondinformatie en details te
verschaffen.
- Claim je eigen boodschap: spreek in de ik-vorm.
- Wees consequent in woord en daad: zorg dat boodschappen overeenkomen met het
daadwerkelijke handelen om verwarring te voorkomen.
- Gebruik eenvoudige taal: het gebruik van retoriek en technisch vakjargon kunnen
verwarrend werken.
- Behoud je geloofwaardigheid
- Vraag om feedback: hierdoor kan men erachter komen of de boodschap is begrepen
zoals deze was bedoeld.
Door actief te luisteren kan men boodschappen correct ontvangen en begrijpen. Dit heeft
veel raakvlakken met empathisch vermogen; het vermogen om je in andermans situatie te
verplaatsen. Aanvoelen, aandacht schenken en reflecteren zijn hierbij de drie belangrijkste
vaardigheden.
3. Gebruik non-verbale signalen op correcte wijze: non-verbale communicatie is
betrouwbaarder dan verbale communicatie. Gezichtsuitdrukkingen, oogcontact en
gebaren kunnen veel vertellen. Non-verbale dimensies worden gevormd door visuele,
tactiele en vocale aspecten en het gebruik van tijd en ruimte. Verder wordt er in
communicatie onderscheid gemaakt in een boodschap op inhoudsniveau (de
letterlijke betekenis van de boodschap) en betrekkingsniveau (hoe het wordt gezegd,
de waarde van de boodschap).
Productieve communicatie is het proces waarbij men weet wat men wil bereiken, de
boodschap is gestroomlijnd en men met tact communiceert.
Gedrag lokt gedrag uit. Dit is vormgegeven in twee principes in de Roos van Leary.
1. Complementariteitsprincipe: leiden lokt volgen uit, en andersom.
2. Symmetrieprincipe: streven naar eigen belang roept hetzelfde gedrag op (tegen), en
andersom.
In de Roos van Leary worden vier soorten gedragingen onderscheiden:
- Bovengedrag: gericht op veel invloed uitoefenen.
- Ondergedrag: niet of nauwelijks gericht op invloed uitoefenen.
Managementvaardigheden
Phillip L. Lunsaker
Les 1
Hoofstuk 1 De vakbekwame manager
Tests op internet geven een indicatief beeld. Het Big Five-persoonlijkheidsmodel
onderscheidt:
- Extraversie vs. Introversie
- Inschikkelijkheid vs. Competitief
- Zorgvuldigheid van handelen vs. Ongestructureerd handelen
- Emotionele stabiliteit vs. Emotionele instabiliteit
- Openheid voor ervaring en ideeën vs. Geslotenheid/behoudendheid
Scores op de test worden normaal verdeeld. Dit geeft men minder het gevoel in een hokje te
worden gestopt.
§1.1 Managementvaardigheden en effectief management
De manager is verantwoordelijk voor het stimuleren en motiveren van werknemers, het
bepalen en overbrengen van beleid, doorgeven van ideeën, het afstemmen van activiteiten
en het afleggen van verantwoordelijkheid over het al dan niet behalen van doelen.
§1.1.1 Managementfuncties
Bovengenoemde activiteiten worden ingedeeld in vier functies:
- Plannen: het definiëren van organisatiedoelen, strategie bepalen om doelen te
behalen, een hiërarchie van plannen ontwikkelen om activiteiten te coördineren en
integreren.
- Organiseren: het ontwerpen van een organisatiestructuur; wie voert welke taken uit,
hoe worden taken uitgevoerd, waar worden besluiten genomen.
- Leiden: het aansturen van werknemers en coördineren van taken.
- Controleren: het volgen, vergelijken en corrigeren van het proces om doelen te
behalen.
§1.1.2 Managementvaardigheden
Managers moeten naast vakkennis ook interpersoonlijke en communicatievaardigheden
hebben om als ‘goed’ te worden gezien. De sociale vaardigheden van een manager zijn van
groot belang voor een duurzaam, effectief en succesvol functioneren en opereren in de
managementfunctie.
Het belang van managementvaardigheden
Doormiddel van vaardigheidstrainingen zijn managementvaardigheden aan te leren. Er wordt
een onderscheid gemaakt in algemene en specifieke vaardigheden die de effectiviteit van
een manager kunnen beïnvloeden. Hieruit kunnen zeventien functionele vaardigheden voor
succesvol management worden afgeleid.
Algemene vaardigheden
- Conceptuele vaardigheden: het intellectuele vermogen om ingewikkelde situaties te
analyseren en diagnosticeren.
- Interpersoonlijke vaardigheden: het vermogen om met andere mensen samen te
werken, hen te begrijpen en te motiveren.
- Technische vaardigheden: dit hangt samen met specialistische kennis van de
bedrijfstak, processen en producten.
- Politieke vaardigheden: het vermogen om een machtsbasis op te bouwen, te
onderhandelen en het inzetten van de juiste contacten op het juiste moment.
Specifieke vaardigheden
, - Actief kunnen inspelen op de organisatie en haar hulpbronnen
- Organiseren en coördineren
- Met informatie omgaan
- Zorgen voor groei en ontwikkeling
- Werknemers motiveren en met conflicten omgaan
- Op een strategische manier problemen oplossen
§1.1.3 Vereiste vaardigheden voor een bekwaam manager
Door bovenstaande vaardigheden te integreren in de functies kunnen zeventien
vaardigheden worden onderscheiden die van belang zijn voor succesvol management. Deze
vallen in zes clusters:
- Cluster 1 Vaardigheden op het gebied van zelfbewustzijn: jezelf kennen, jezelf
ontwikkelen, zelfgestuurde loopbaanplanning.
- Cluster 2 Algemene sociale vaardigheden: op interpersoonlijk niveau communiceren,
diversiteit waarderen, ethische wegwijzers ontwikkelen, tijd en stress managen.
- Cluster 3 Vaardigheden op het gebied van plannen en controleren: plannen en
doelen bepalen, prestaties vergelijken, effectief problemen oplossen, conflicten
hanteren.
- Cluster 4 Organisatorische vaardigheden: functies ontwerpen, weten wat de
organisatiecultuur is en deze kunnen wijzigen, mensen selecteren en laten groeien,
zeer goed presterende teams vormen.
- Cluster 5 Leiderschapsvaardigheden: machtsbases bouwen, leidinggeven, anderen
motiveren.
- Cluster 6 Verandering managen (vermogen om enerzijds veranderingen te initiëren
en anderzijds werknemers te helpen hiermee om te gaan).
§1.1.4 Vaardigheden aanleren
(Management)vaardigheden zijn aan te leren door oefening en conditionering. Conditionering
is het vermogen van de geest om programma’s in het onderbewuste te maken waaruit
gedrag automatisch volgt. Vaardigheden kunnen worden door ervaringen worden
aangeleerd.
Het model van ervaringsleren
Executieve coaching is een trend die steeds meer in opkomst is. Hierbij worden managers in
de gelegenheid gesteld te maken te krijgen met interacties en gedragsbegeleiding die lijken
op echte situaties (oefenen).
Een bekend model van ervaringsleren is het model van Kolb.
- Concrete ervaring: actieve deelname aan een nieuwe ervaring
- Reflectieve observatie: kritische bestudering van de ervaring
- Abstracte conceptualisering: opname van conclusies die gebaseerd zijn op de nieuwe
ervaring in werkbare theorieën
- Actief experimenteren: toepassen van de theorieën in nieuwe situaties
Leermodel voor managementvaardigheden:
Deze stappen worden verder in het boek/ de samenvatting verder uitgelicht.
1. Jezelf beoordelen
2. De vaardigheid als theoretische begrip leren
3. Controleren of je een juist begrip van de vaardigheid hebt (quiz)
4. De gedragingen onderscheiden waaruit de vaardigheid bestaat (checklist)
5. De vaardigheden laten zien in een demonstratieoefening
6. De vaardigheid oefenen in groepsoefeningen op de site
7. Het niveau van de vaardigheid beoordelen met een samenvattende checklist
8. Vragen stellen die kunnen helpen bij de toepassing van de vaardigheid
9. Oefeningen doen om de vaardigheid nog beter onder de knie te krijgen
10. Een actieplan opstellen om de vaardigheid verder te blijven ontwikkelen
,§1.1.5 Enkele richtlijnen voor de effectieve toepassing van vaardigheden
Bij het aanleren van vaardigheden is een positieve benadering van groot belang.
Succesvolle toepassing van vaardigheden bestaat eruit dat men in staat is mensen te
inspireren samen te werken. Bij het aanleren van vaardigheden is het spiegelfenomeen van
toepassing; geef het goede (positieve) voorbeeld om verandering te bewerkstelligen.
(Positieve) richtlijnen luiden:
- Bereid je goed voor op een gesprek zodat je weet wat het resultaat van je
vaardigheid moet zijn.
- Luisteren naar wat anderen zeggen in plaats van de focus te leggen op wat je zelf wil
bereiken.
- Gebruik vragen om de keuzevrijheid te respecteren. Het stellen van vragen geeft
mensen minder het gevoel dat hun keuzevrijheid wordt beperkt en roept dus minder
weerstand op dan het opleggen van opdrachten.
- Wees positief.
- Wees eerlijk en recht door zee.
- Wees assertief door een duidelijk standpunt in te nemen, maar ook zorgvuldig en
respectvol te blijven handelen en communiceren.
Les 2
Hoofdstuk 2 Interpersoonlijke communicatie
§2.1 Zelfbeoordelingstest
Er worden vier communicatiestijlen onderscheiden:
- Relater: weinig assertief en relatiegericht
- Thinker: weinig assertief en taakgericht
- Socializer: assertief en relatiegericht
- Director: assertief en taakgericht
§2.2 Interpersoonlijke communicatie
§2.2.1 Waarom is communicatie belangrijk?
Het zenden van een boodschap betekent niet per definitie dat deze wordt ontvangen of juist
wordt geïnterpreteerd. Ook verliezen feiten hun nauwkeurigheid als deze worden
doorgegeven of vertaald. Hierdoor ontstaan communicatieproblemen. Communicatie is een
onderdeel van bijna alles wat een manager doet. Daarom is effectieve communicatie van
groot belang. Als een manager niet beschikt over effectieve communicatievaardigheden kan
dit zorgen voor een continue stroom aan problemen, mede omdat een manager de spin in
het web van een organisatie is en met velen behoort samen te werken.
§2.2.2 Wat houdt het interpersoonlijke communicatieproces in?
Communicatie is effectief als de zender ideeën en gevoelens volledig juist overbrengt en de
ontvanger de boodschap precies zo interpreteert als de afzender heeft bedoeld.
Communicatie is efficiënt als er de juiste hoeveelheid tijd en middelen voor wordt gebruikt.
Effectieve communicatie op een efficiënte manier is dus uiteindelijk het doel.
Het interpersoonlijke communicatieproces wordt schematisch weergegeven en bestaat uit
een aantal stappen: coderen, verzenden en
decoderen. Ruis is een storende factor in het
communicatieproces. Er kan sprake zijn van
interne ruis (de ontvanger geeft een andere
betekenis aan het woord dat de zender) of
externe ruis (boodschap wordt verstoord door
externe omstandigheden, zoals lawaai,
waardoor de ontvanger de boodschap mist).
, Feedback is het belangrijkst om te bepalen of de boodschap is begrepen en wat het effect dit
heeft gehad op de ontvanger.
§2.2.3 Basisvaardigheden voor interpersoonlijke communicatie tm §2.2.10
Er zijn zes voorwaarden die goede communicatie bevorderen.
1. Vermijd communicatiebarrières: veel voorkomende communicatiebarrières zijn:
- Referentiekaders: deze worden gevormd door ervaringen uit het verleden en huidige
verwachtingen.
- Semantiek: de betekenis en het gebruik van woorden. Het gebruik van vakjargon of
communiceren in een andere taal kan zeer verwarrend werken.
- Waardeoordelen: de ontvanger kan de waarde van de boodschap van de zender
beoordelen voordat de zender klaar is met de overdracht van de boodschap.
- Selectief luisteren: horen wat men wil horen door waardeoordelen, verwachtingen en
behoeften.
- Filteren: de zender zendt slechts delen van de relevante informatie; selectief
verzenden.
- Wantrouwen
2. Verzend heldere en begrijpelijke boodschappen: er zijn verschillende manieren om
boodschappen effectief te verzenden:
- Gebruik meerdere kanalen
- Wees volledig en concreet: geef een context door achtergrondinformatie en details te
verschaffen.
- Claim je eigen boodschap: spreek in de ik-vorm.
- Wees consequent in woord en daad: zorg dat boodschappen overeenkomen met het
daadwerkelijke handelen om verwarring te voorkomen.
- Gebruik eenvoudige taal: het gebruik van retoriek en technisch vakjargon kunnen
verwarrend werken.
- Behoud je geloofwaardigheid
- Vraag om feedback: hierdoor kan men erachter komen of de boodschap is begrepen
zoals deze was bedoeld.
Door actief te luisteren kan men boodschappen correct ontvangen en begrijpen. Dit heeft
veel raakvlakken met empathisch vermogen; het vermogen om je in andermans situatie te
verplaatsen. Aanvoelen, aandacht schenken en reflecteren zijn hierbij de drie belangrijkste
vaardigheden.
3. Gebruik non-verbale signalen op correcte wijze: non-verbale communicatie is
betrouwbaarder dan verbale communicatie. Gezichtsuitdrukkingen, oogcontact en
gebaren kunnen veel vertellen. Non-verbale dimensies worden gevormd door visuele,
tactiele en vocale aspecten en het gebruik van tijd en ruimte. Verder wordt er in
communicatie onderscheid gemaakt in een boodschap op inhoudsniveau (de
letterlijke betekenis van de boodschap) en betrekkingsniveau (hoe het wordt gezegd,
de waarde van de boodschap).
Productieve communicatie is het proces waarbij men weet wat men wil bereiken, de
boodschap is gestroomlijnd en men met tact communiceert.
Gedrag lokt gedrag uit. Dit is vormgegeven in twee principes in de Roos van Leary.
1. Complementariteitsprincipe: leiden lokt volgen uit, en andersom.
2. Symmetrieprincipe: streven naar eigen belang roept hetzelfde gedrag op (tegen), en
andersom.
In de Roos van Leary worden vier soorten gedragingen onderscheiden:
- Bovengedrag: gericht op veel invloed uitoefenen.
- Ondergedrag: niet of nauwelijks gericht op invloed uitoefenen.
