Eventorganisatie
1. Inleiding
Event: Een event of een evenement is een georganiseerde gebeurtenis
voor een publiek of
deelnemers met een bepaalde omvang.
Events worden beschouwd als ‘iets buitengewoons’,
hebben een begin- en einddatum en zijn gebonden aan tijd
en ruimte en ze hebben scherpe deadlines. Dit maakt de
taak van eventmanager zo bijzonder zwaar!
Eventmanagement: proces waarbij event wordt gepland, voorbereid
en geproduceerd
omvat vaststelling, omschrijving, verwerving,
toewijzing, regie,
controle en analyse van de tijd, financiën, mensen,
producten,
diensten en andere middelen om doelstellingen op
soms korte
termijn te bereiken
Competenties van eventorganisator
- Planmatig werken - Financieel inzicht
- Creativiteit - Verkopen
- Samenwerken - Verantwoordelijkheid
- Regie/controle houden - Improvisatievermogen/
- Inlevingsvermogen flexibiliteit
- Omgaan met weerstanden - Goede communicatie
- Onderhandelen - Passie
KISS Keep It Simple & Short (eenvoudig houden, zelfde kwaliteit)
Goede gewoonten
- Voldoende beweging
- Voldoende slaap en vroeg - Bewust en gemotiveerd
wakker werken
- Plannen en werken in - Durven NEEN zeggen
blokken - Veel vrienden en contacten
- Respecteren van deadlines - Hanteren positieve
- Geen multitasking woordenschat
1
, - Dankbaar voor kleine
dingen
Event ≠ Doel communicatie-instrument om beleving van merk/product
centraal zetten
Vb. Streetworkout heeft weinig events (doel = grote
community bouwen)
Populariteit van events stijgt door
- Doelgroepen worden ongrijpbaar voor marketers
- Effectieve instrumenten om bepaalde boodschap over te brengen
naar publiek
▪ Originaliteit
▪ Beleving
▪ Authenticiteit (van vroeger)
▪ Teasen (raadselachtig voor nieuwsgierigheid)
- Uitstekende middelen om bijdrage te leveren aan leefklimaat binnen
bedrijf/omgeving
vb. lopen in natuur, nacht, kleuren, hindernissen, zombie,…
2. Fasering
PDCA-cyclus
- PLAN organisatie besluit event in te zetten om doel(en) te
bereiken in tijd
promotieacties voor inschrijven jongeren voor event
met affiches
- DO organisatie van event zelf die aansluit bij soort en opzet
van doelen
affiches ophangen in Brugse scholen en openbare
plaatsen
- CHECK doelstellingen checken tijdens/na event
(effectmeting + evaluatie)
video online had meer effect dan affiches
- ACT terugkoppelen naar resultaten en strategieën aanpassen
inzetten op vlogs en promotievideo’s ipv affiches
Gevolgd schema
1. Opstartfase
2
, ideeën gegenereerd, getest en onderzocht op haalbaarheid
(krijtlijnen vastleggen)
2. Voorbereidingsfase
concrete voorbereidingen na krijtlijnen (grootste fase)
3. Uitvoeringsfase
opbouw, event zelf en afbouw (ijsberg)
4. Nazorg-evaluatiefase
bedanken van belanghebbenden, alles afronden en evalueren
3. Opstartfase
3.1. Gesprek met opdrachtgever
goede info en duidelijkheid belangrijk
3.2. Organisatieteam samenstellen
kernteam met verantwoordelijkheid voor welslagen van event (CQ =
creacoëfficiënt)
Kenmerken
- Iedereen staat achter globale visie
- Iedereen kan/wil risico’s dragen
- Aantal
- Diversiteit
- Functies/verantwoordelijkheden
▪ Project M leiding geven, beslissingen nemen, bewaken
uitvoering
▪ Financieel M realist, boekhouding, begroting,
contracten, inschrijving
▪ Productie M stressbestendig, materiaal,
infrastructuur, catering, hulp
▪ Communicatie M promotie(plan), sponsoren, persdossier,
aanspreekpunt
3.3. Ideefase
1. Vraagstelling
3
, onderwerp zoeken om over na te denken
2. Ideeën verzamelen
- Onderzoeksfase
The Purge (bestaande ideeën/concepten bekijken en nieuwe
ruimte creëren)
▪ Brainwriting Persona’s met stereotype
▪ Trends zoeken charity, natuur, crowdsourcing, technologie,
…
- Creativiteitsfase
▪ The Deviators technieken om snel denkspoor te
wisselen
o Maak moeilijker
o Ideale situatie (gratis, automatisch, geen inspanning)
o Abstractie (waarom? hoe?)
o Ander tijdsperspectief
▪ The Get Out of The Box session
o Analogisch denken vb. eigenschappen van dier
gebruiken
o Zet andere bril aan vb. SuperMario, Bolt, Blinde
persoon
o Negatieve brainstorm vb. wat kan fout lopen
o Random stimulation vb. magazine flipping
daarover denken
o Break the rules vb. denken over regels doorbreken
o I’m bad techniek vb. foute ideeën bedenken
▪ Incubatieperiode(s)
Brainstormen manier om nieuwe ideeën te genereren, samen rond
de tafel zitten om na te
denken en nieuwe oplossingen te bedenken. Ideeën
uitwisselen, aanvullen en
ordenen (creatief denken = patroonverbrekend denken
geen uitstel van oordeel, kwantiteit boven kwaliteit,
freewheel, hitch-hike
4
1. Inleiding
Event: Een event of een evenement is een georganiseerde gebeurtenis
voor een publiek of
deelnemers met een bepaalde omvang.
Events worden beschouwd als ‘iets buitengewoons’,
hebben een begin- en einddatum en zijn gebonden aan tijd
en ruimte en ze hebben scherpe deadlines. Dit maakt de
taak van eventmanager zo bijzonder zwaar!
Eventmanagement: proces waarbij event wordt gepland, voorbereid
en geproduceerd
omvat vaststelling, omschrijving, verwerving,
toewijzing, regie,
controle en analyse van de tijd, financiën, mensen,
producten,
diensten en andere middelen om doelstellingen op
soms korte
termijn te bereiken
Competenties van eventorganisator
- Planmatig werken - Financieel inzicht
- Creativiteit - Verkopen
- Samenwerken - Verantwoordelijkheid
- Regie/controle houden - Improvisatievermogen/
- Inlevingsvermogen flexibiliteit
- Omgaan met weerstanden - Goede communicatie
- Onderhandelen - Passie
KISS Keep It Simple & Short (eenvoudig houden, zelfde kwaliteit)
Goede gewoonten
- Voldoende beweging
- Voldoende slaap en vroeg - Bewust en gemotiveerd
wakker werken
- Plannen en werken in - Durven NEEN zeggen
blokken - Veel vrienden en contacten
- Respecteren van deadlines - Hanteren positieve
- Geen multitasking woordenschat
1
, - Dankbaar voor kleine
dingen
Event ≠ Doel communicatie-instrument om beleving van merk/product
centraal zetten
Vb. Streetworkout heeft weinig events (doel = grote
community bouwen)
Populariteit van events stijgt door
- Doelgroepen worden ongrijpbaar voor marketers
- Effectieve instrumenten om bepaalde boodschap over te brengen
naar publiek
▪ Originaliteit
▪ Beleving
▪ Authenticiteit (van vroeger)
▪ Teasen (raadselachtig voor nieuwsgierigheid)
- Uitstekende middelen om bijdrage te leveren aan leefklimaat binnen
bedrijf/omgeving
vb. lopen in natuur, nacht, kleuren, hindernissen, zombie,…
2. Fasering
PDCA-cyclus
- PLAN organisatie besluit event in te zetten om doel(en) te
bereiken in tijd
promotieacties voor inschrijven jongeren voor event
met affiches
- DO organisatie van event zelf die aansluit bij soort en opzet
van doelen
affiches ophangen in Brugse scholen en openbare
plaatsen
- CHECK doelstellingen checken tijdens/na event
(effectmeting + evaluatie)
video online had meer effect dan affiches
- ACT terugkoppelen naar resultaten en strategieën aanpassen
inzetten op vlogs en promotievideo’s ipv affiches
Gevolgd schema
1. Opstartfase
2
, ideeën gegenereerd, getest en onderzocht op haalbaarheid
(krijtlijnen vastleggen)
2. Voorbereidingsfase
concrete voorbereidingen na krijtlijnen (grootste fase)
3. Uitvoeringsfase
opbouw, event zelf en afbouw (ijsberg)
4. Nazorg-evaluatiefase
bedanken van belanghebbenden, alles afronden en evalueren
3. Opstartfase
3.1. Gesprek met opdrachtgever
goede info en duidelijkheid belangrijk
3.2. Organisatieteam samenstellen
kernteam met verantwoordelijkheid voor welslagen van event (CQ =
creacoëfficiënt)
Kenmerken
- Iedereen staat achter globale visie
- Iedereen kan/wil risico’s dragen
- Aantal
- Diversiteit
- Functies/verantwoordelijkheden
▪ Project M leiding geven, beslissingen nemen, bewaken
uitvoering
▪ Financieel M realist, boekhouding, begroting,
contracten, inschrijving
▪ Productie M stressbestendig, materiaal,
infrastructuur, catering, hulp
▪ Communicatie M promotie(plan), sponsoren, persdossier,
aanspreekpunt
3.3. Ideefase
1. Vraagstelling
3
, onderwerp zoeken om over na te denken
2. Ideeën verzamelen
- Onderzoeksfase
The Purge (bestaande ideeën/concepten bekijken en nieuwe
ruimte creëren)
▪ Brainwriting Persona’s met stereotype
▪ Trends zoeken charity, natuur, crowdsourcing, technologie,
…
- Creativiteitsfase
▪ The Deviators technieken om snel denkspoor te
wisselen
o Maak moeilijker
o Ideale situatie (gratis, automatisch, geen inspanning)
o Abstractie (waarom? hoe?)
o Ander tijdsperspectief
▪ The Get Out of The Box session
o Analogisch denken vb. eigenschappen van dier
gebruiken
o Zet andere bril aan vb. SuperMario, Bolt, Blinde
persoon
o Negatieve brainstorm vb. wat kan fout lopen
o Random stimulation vb. magazine flipping
daarover denken
o Break the rules vb. denken over regels doorbreken
o I’m bad techniek vb. foute ideeën bedenken
▪ Incubatieperiode(s)
Brainstormen manier om nieuwe ideeën te genereren, samen rond
de tafel zitten om na te
denken en nieuwe oplossingen te bedenken. Ideeën
uitwisselen, aanvullen en
ordenen (creatief denken = patroonverbrekend denken
geen uitstel van oordeel, kwantiteit boven kwaliteit,
freewheel, hitch-hike
4
