Samenvatting evenementenorganisatie
Hoofdstuk 1, 2, 3, 5, 6, 8, 13, 15, 16 en 17
H1 de evenementenmarkt
Evenement: is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde
publieks- of zakelijke groep live of online te informeren, te entertainen of een bepaalde
beleving te laten ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Een evenement zal altijd georganiseerd zijn door iemand. Iemand heeft er altijd van te voren
over nagedacht.
Elk evenement heeft 5 eigenschappen:
1. Het is tijdelijk
2. Het is eenmalig
3. Het is resultaatgericht
4. Het is organisatorisch complex
5. Het heeft een onzekere afloop
Evenementen kunnen we onderverdelen in twee soorten evenementen:
1. Openbare evenementen:
- De doelgroep bestaat uit inhoudelijk geïnteresseerden. Dit type evenement
wordt georganiseerd op basis van een thema.
- Worden in openbare locaties of op openbare terreinen gehouden en zijn, al
dan niet tegen betaling, voor iedereen toegankelijk
- Doelstelling ligt vaak in het leveren van entertainment voor een bepaalde
doelgroep. Daarnaast zijn er ook financiële doelstellingen die gehanteerd
worden
- Voorbeelden zijn culturele evenementen(Lowlands), sportevenementen (Dam
tot Dam loop) of publieksbeurzen en tentoonstellingen (huishoudbeurs)
2. Niet-openbare evenementen:
- De doelgroep bestaat uit een groep genodigden waarmee de opdrachtgever
van het evenement een relatie heeft of mee wilt opbouwen
- Worden in besloten kring georganiseerd en zijn dus niet vrij toegankelijk
- Doelstelling zijn vaak concreet gesteld en kunnen intern en extern gericht zijn
- Voorbeelden zijn bedrijfsevenementen(een open dag), vakbeurzen(de
bouwbeurs), personeelsevenementen(personeelsfeest) of bijeenkomsten
voor kennis- en informatie overdracht(congres) .
-
Bij openbare evenementen doen zich veranderingen voor op bijvoorbeeld het gebied van
omvang van deze evenementen, de catering, MVO en de financiering.
Het aanbod op festivals is veel groter geworden. Ze bestaan niet alleen meer uit muziek
maar ook uit lezingen, workshops, cabaretvoorstellingen, massages en deelnamen aan
jamsessies.
,De catering bij openbare evenementen bestaat niet meer uit een flesje bier en een patatje
met. Het aanbod is veel ruimer. Vegetarisch, biologisch, fairtrade, gluten- en lactosevrij
voedsel is er steeds vaker te verkrijgen.
Evenementenorganisaties besteden steeds meer aandacht aan MVO. Deze organisaties
streven niet alleen winstdoelstellingen na, maar proberen bijvoorbeeld de milieubelasting
van hun evenement zoveel mogelijk te beperken. Beperking van de CO2-uitstoot, goede
logistieke planning, gebruik van duurzame materialen en beperking en beheersing van
afvalstromen zijn enkele van de mogelijkheden die een positief effect op de milieubelasting
kunnen hebben.
Als gevolg van de recessie staan bedrijven minder te springen om een evenement te
sponsoren. Het gevolg van deze ontwikkeling is dat organisatoren van evenementen op een
andere manier aan geld moeten zien te komen. De oplossing ligt bij crowdfunding.
Crowdfunding wil zeggen: financiering door de menigte.
Bij niet-openbare evenementen zijn veranderingen zichtbaar. Er verschijnen meer
merkgebonden evenementen, is het online aspect belangrijker geworden en is er vaker
sprake van no-show.
Bij merkgebonden evenementen trekken bepaalde merken zelf hun publiek, dat zij trakteren
op muziek of informatie. Het gaat dus niet zozeer om de productbeleving, maar om de sfeer
en de ambiance rondom het product of merk.
Andere bedrijven hebben ervoor gekozen hun merknaam aan bestaande of zelf geïnitieerde
sportevenementen te verbinden. Hierdoor proberen deze bedrijven bij een bepaalde
doelgroep een sportief imago te krijgen.
Veel zakelijke evenementen zijn eenvoudiger en soberder in hun opzet geworden. Dit komt
mede door de economische recessie. Bedrijven zijn bang om flink uit te pakken, omdat dit
als verspilling kan worden gezien door relaties. Een argument daarbij is dat een bedrijf met
een kleinschaliger evenement dichter op de klant zit.
Accountability, het afleggen van verantwoording, heeft ook in de evenementenbranche zijn
intrede gedaan. De organisator stelt dan vooraf een doelstelling en meet achteraf of die
doelstelling daadwerkelijk gerealiseerd is.
Het doel van festivals ligt meestal op het niveau van entertainment brengen voor een
bepaalde doelgroep of in een bepaalde sfeer. Daarnaast worden er natuurlijk financiële
doelstellingen gehanteerd. Er zal toch minimaal quitte moeten worden gespeeld. Een
evenement kan de eerste jaren mogelijk nog met verlies draaien, maar daarna wordt het
toch tijd dat er winst gemaakt wordt. De doelstelling zal dus op het behalen van een
bepaalde winst gericht zijn. Deeldoelstellingen liggen dan ook overwegend in de sfeer van:
- Een x-aantal verkochte tickets
- Een horeca-omzet van x-euro
- Een omzet van x-euro in merchandisingartikelen
- Een bedrag van x-euro aan sponsorinkomsten
, De overige bedrijfsevenementen kunnen zowel interne als externe doelstellingen dienen.
Interne doelstelling Geschikte evenementen
Medewerkers informeren - Informatiebijeenkomst
- Bedrijfsexcursies
- Workshops
Medewerkers motiveren - Personeelsfeesten
- motivatiebijeenkomsten
Teambuilding - kick-off meetings
- sportevenementen
- workshops
Medewerkers belonen - personeelsfeesten
- mijlpaalvieringen
Imago verbeteren - personeelsfeesten
- mijlpaalvieringen
Externe doelstelling Geschikte evenementen
Merkbekendheid verhogen - productlanceringen
- persconferenties
- hospitality evenementen
Imago verbeteren - productlanceringen
- dealerdagen
- openingen
Klanten of relaties motiveren - productlanceringen
- workshops
- persconferenties
Klanten of relaties informeren - openingen
- congressen
- beurzen en tentoonstellingen
Klanten of relaties belonen of binden - jubilea
- opendagen
- openingen
Een aparte categorie evenementen vormen de beurzen en tentoonstellingen. Er bestaan
twee soorten beurzen, namelijk:
1. Vakbeurzen: dit is een evenement met een begin- en einddatum waarbij bedrijven
een representatieve productlijn van één of meerdere sectoren presenteert. Het doel
hierbij is (potentiële) klanten te ontmoeten en de belangstelling voor je eigen
porduct op te wekken.
2. Publieksbeurzen: dit is een evenement met een begin- en einddatum waarbij
bedrijven een representatieve productlijn uit één of meer sectoren presenteren met
een doel om hun producten te verkopen of hier informatie over te verschaffen.
H2 doelgroep, doelstelling en communicatiestrategie
Hoofdstuk 1, 2, 3, 5, 6, 8, 13, 15, 16 en 17
H1 de evenementenmarkt
Evenement: is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde
publieks- of zakelijke groep live of online te informeren, te entertainen of een bepaalde
beleving te laten ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Een evenement zal altijd georganiseerd zijn door iemand. Iemand heeft er altijd van te voren
over nagedacht.
Elk evenement heeft 5 eigenschappen:
1. Het is tijdelijk
2. Het is eenmalig
3. Het is resultaatgericht
4. Het is organisatorisch complex
5. Het heeft een onzekere afloop
Evenementen kunnen we onderverdelen in twee soorten evenementen:
1. Openbare evenementen:
- De doelgroep bestaat uit inhoudelijk geïnteresseerden. Dit type evenement
wordt georganiseerd op basis van een thema.
- Worden in openbare locaties of op openbare terreinen gehouden en zijn, al
dan niet tegen betaling, voor iedereen toegankelijk
- Doelstelling ligt vaak in het leveren van entertainment voor een bepaalde
doelgroep. Daarnaast zijn er ook financiële doelstellingen die gehanteerd
worden
- Voorbeelden zijn culturele evenementen(Lowlands), sportevenementen (Dam
tot Dam loop) of publieksbeurzen en tentoonstellingen (huishoudbeurs)
2. Niet-openbare evenementen:
- De doelgroep bestaat uit een groep genodigden waarmee de opdrachtgever
van het evenement een relatie heeft of mee wilt opbouwen
- Worden in besloten kring georganiseerd en zijn dus niet vrij toegankelijk
- Doelstelling zijn vaak concreet gesteld en kunnen intern en extern gericht zijn
- Voorbeelden zijn bedrijfsevenementen(een open dag), vakbeurzen(de
bouwbeurs), personeelsevenementen(personeelsfeest) of bijeenkomsten
voor kennis- en informatie overdracht(congres) .
-
Bij openbare evenementen doen zich veranderingen voor op bijvoorbeeld het gebied van
omvang van deze evenementen, de catering, MVO en de financiering.
Het aanbod op festivals is veel groter geworden. Ze bestaan niet alleen meer uit muziek
maar ook uit lezingen, workshops, cabaretvoorstellingen, massages en deelnamen aan
jamsessies.
,De catering bij openbare evenementen bestaat niet meer uit een flesje bier en een patatje
met. Het aanbod is veel ruimer. Vegetarisch, biologisch, fairtrade, gluten- en lactosevrij
voedsel is er steeds vaker te verkrijgen.
Evenementenorganisaties besteden steeds meer aandacht aan MVO. Deze organisaties
streven niet alleen winstdoelstellingen na, maar proberen bijvoorbeeld de milieubelasting
van hun evenement zoveel mogelijk te beperken. Beperking van de CO2-uitstoot, goede
logistieke planning, gebruik van duurzame materialen en beperking en beheersing van
afvalstromen zijn enkele van de mogelijkheden die een positief effect op de milieubelasting
kunnen hebben.
Als gevolg van de recessie staan bedrijven minder te springen om een evenement te
sponsoren. Het gevolg van deze ontwikkeling is dat organisatoren van evenementen op een
andere manier aan geld moeten zien te komen. De oplossing ligt bij crowdfunding.
Crowdfunding wil zeggen: financiering door de menigte.
Bij niet-openbare evenementen zijn veranderingen zichtbaar. Er verschijnen meer
merkgebonden evenementen, is het online aspect belangrijker geworden en is er vaker
sprake van no-show.
Bij merkgebonden evenementen trekken bepaalde merken zelf hun publiek, dat zij trakteren
op muziek of informatie. Het gaat dus niet zozeer om de productbeleving, maar om de sfeer
en de ambiance rondom het product of merk.
Andere bedrijven hebben ervoor gekozen hun merknaam aan bestaande of zelf geïnitieerde
sportevenementen te verbinden. Hierdoor proberen deze bedrijven bij een bepaalde
doelgroep een sportief imago te krijgen.
Veel zakelijke evenementen zijn eenvoudiger en soberder in hun opzet geworden. Dit komt
mede door de economische recessie. Bedrijven zijn bang om flink uit te pakken, omdat dit
als verspilling kan worden gezien door relaties. Een argument daarbij is dat een bedrijf met
een kleinschaliger evenement dichter op de klant zit.
Accountability, het afleggen van verantwoording, heeft ook in de evenementenbranche zijn
intrede gedaan. De organisator stelt dan vooraf een doelstelling en meet achteraf of die
doelstelling daadwerkelijk gerealiseerd is.
Het doel van festivals ligt meestal op het niveau van entertainment brengen voor een
bepaalde doelgroep of in een bepaalde sfeer. Daarnaast worden er natuurlijk financiële
doelstellingen gehanteerd. Er zal toch minimaal quitte moeten worden gespeeld. Een
evenement kan de eerste jaren mogelijk nog met verlies draaien, maar daarna wordt het
toch tijd dat er winst gemaakt wordt. De doelstelling zal dus op het behalen van een
bepaalde winst gericht zijn. Deeldoelstellingen liggen dan ook overwegend in de sfeer van:
- Een x-aantal verkochte tickets
- Een horeca-omzet van x-euro
- Een omzet van x-euro in merchandisingartikelen
- Een bedrag van x-euro aan sponsorinkomsten
, De overige bedrijfsevenementen kunnen zowel interne als externe doelstellingen dienen.
Interne doelstelling Geschikte evenementen
Medewerkers informeren - Informatiebijeenkomst
- Bedrijfsexcursies
- Workshops
Medewerkers motiveren - Personeelsfeesten
- motivatiebijeenkomsten
Teambuilding - kick-off meetings
- sportevenementen
- workshops
Medewerkers belonen - personeelsfeesten
- mijlpaalvieringen
Imago verbeteren - personeelsfeesten
- mijlpaalvieringen
Externe doelstelling Geschikte evenementen
Merkbekendheid verhogen - productlanceringen
- persconferenties
- hospitality evenementen
Imago verbeteren - productlanceringen
- dealerdagen
- openingen
Klanten of relaties motiveren - productlanceringen
- workshops
- persconferenties
Klanten of relaties informeren - openingen
- congressen
- beurzen en tentoonstellingen
Klanten of relaties belonen of binden - jubilea
- opendagen
- openingen
Een aparte categorie evenementen vormen de beurzen en tentoonstellingen. Er bestaan
twee soorten beurzen, namelijk:
1. Vakbeurzen: dit is een evenement met een begin- en einddatum waarbij bedrijven
een representatieve productlijn van één of meerdere sectoren presenteert. Het doel
hierbij is (potentiële) klanten te ontmoeten en de belangstelling voor je eigen
porduct op te wekken.
2. Publieksbeurzen: dit is een evenement met een begin- en einddatum waarbij
bedrijven een representatieve productlijn uit één of meer sectoren presenteren met
een doel om hun producten te verkopen of hier informatie over te verschaffen.
H2 doelgroep, doelstelling en communicatiestrategie
