PRINCE2 samenvatting:
PRINCE staat voor Projects IN Controlled Environments. Een benefit van het gebruik maken van
PRINCE2 is dat het is gebaseerd op bewezen en beproefde best practices en governance voor
projectmanagement.
Definitie van een project: een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de
oplevering van één of meer producten op grond van een overeengekomen business case.
Business case: zakelijke rechtvaardiging van een project (tijd en inspanning). Hierin zijn redenen
opgegeven waarom het project wordt uitgevoerd en wat de meerwaarde van het projectresultaat
voor de organisatie is.
Acceptatiecriteria - De meetbare criteria waaraan het projectproduct moet voldoen voordat de
belanghebbenden het projectproduct accepteren.
Kwaliteitscriteria – een beschrijving van de kwaliteitsspecificaties waaraan een te realiseren
product moet voldoen, en hoe en door wie de betreffende kwaliteitsbeoordeling moeten worden
uitgevoerd.
Verschil project ten opzichte van dagelijkse bedrijfsvoering:
Het is tijdelijk
Brengt verandering teweeg
Vraag inzet van meerdere disciplines
Is uniek
Brengt onzekerheid met zich mee.
6 prestatie aspecten die door de projectmanager beheerst moeten worden:
1. Doorlooptijd (duur van het project, wanneer is het klaar)
2. Kosten (budget)
3. Benefits (voordelen voor bedrijfsvoering)
4. Kwaliteit (projectresultaat moet voldoen aan de gestelde eisen en wensen én geschikt zijn
voor het doel)
5. Scope (wat het project oplevert)
6. Risico’s (onzekerheid over het project. Kansen en bedreigingen)
Het gaat om een klant-leverancier omgeving.
Een projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De
projectmanager is dus verantwoordelijk voor het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de
werkzaamheden binnen het project.
Een programma is een tijdelijke organisatie met als doel een samenhangend geheel van projecten
en lijnactiviteiten aan te sturen om veranderingen door te voeren en benefits te realiseren die van
strategisch belang zijn.
Een portfolio is een geheel van investeringen om het totaal van strategische doel van een
organisatie te realiseren.
Een moderne definitie voor een succesvol project is dat alle belanghebbende tevreden zijn met het
resultaat. Dit kan ook als het project langer heeft geduurd en meer heeft gekost dan oorspronkelijk
afgesproken.
4 geïntegreerde elementen:
1. Projectomgeving: op maat maken. PRINCE2 toepassen zodat het geschikt is voor de context
van het project.
2. 7 thema’s: minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende
het gehele project.
3. Processen: activiteiten die nodig zijn voor het succesvol sturen, managen en opleveren van
het project.
, 4. 7 principes: grondslagen waaraan een project moet voldoen.
Het is een PRINCE2 project als:
Principes worden gevolgd
Er aan de minimale eisen van elk thema wordt voldaan
Als het procesmatig is opgebouwd, aan het doel en doelstelling van de processen is voldaan.
Het project gebruik maakt van PRINCE2 geadviseerde technieken of geschikte alternatieven.
Tailoring: op maat maken van een project voor de omgeving en situatie. Wanneer aan de
uitgangspunten van PRINCE2 voldaan wordt, mag dit door combinaties te maken van processen,
rollen en verantwoordelijkheden en documentatie/rapportage.
Voordelen van PRINCE2
Best practice – de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer
herkenbaar en bruikbaar.
Generiek toepasbaar – er worden geen specifieke eisen gesteld aan het type project om
PRINCE2 te kunnen toepassen.
Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur – in PRINCE2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven.
Focus op bestaansrecht – er is een continue focus op de levensvatbaarheid van het project.
Focus op wat moet worden opgeleverd – de focus ligt op wat moet worden opgeleverd en
op de eisen waaraan die producten moeten voldoen en niet op de uit te voeren activiteiten.
Beheersing en controle – plannen sluiten aan op de behoefte van de verschillende
managementniveaus binnen het project.
Leren en ontwikkelen – binnen projecten is het belangrijk te blijven leren en ontwikkelen
en zo te verbeteren.
Aanpassen aan de projectomgeving – PRINCE2 is geen methode die simpelweg moet
worden uitgerold, maar een methode die eenvoudig is aan te passen aan de
projectomgeving.
PRINCE2 heeft 7 principes. Het hanteren van deze principes bepaalt of het een PRINCE2-project is.
Er dient steeds voldaan te worden aan de 7 principes om te spreken van een PRINCE2-project.
Indien enkel de documenten of processen worden gebruikt, maar niet de principes worden
toegepast, wordt er gesproken over een PINO-project (PRINCE In Name Only). De 7 principes zijn:
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
2. Leer van ervaringen
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
4. Managen per fase
5. Managen ‘by exception’
6. Productgerichte aanpak
7. PRINCE2 op maat maken/op maat maken voor de projectomgeving
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
PRINCE2 vereist (1) dat ieder project een zakelijke rechtvaardiging heeft, (2) dat deze
rechtvaardiging wordt vastgelegd en goedgekeurd en (3) dat deze rechtvaardiging valide blijft
gedurende de gehele levensduur van het project. Dit wordt vastgelegd in de business case en
formeel goedgekeurd en is daarna onderhevig aan formeel wijzigingsbeheer.
2. Leer van ervaringen
Projectmanagement is een vak dat vooral geleerd moet worden door het toe te passen. Het is
belangrijk om (1) ervaringen uit voorgaande projecten direct mee te nemen. (2) leerpunten
gedurende het gehele project te verzamelen en zo mogelijk direct toe te passen en (3)
leerervaringen door te geven aan de betreffende bedrijfsonderdelen voor toepassing in andere
projecten.
3. Definieer de rollen en verantwoordelijkheden
, Iedereen die betrokken is bij een project moet weten wat de rol en de corresponderende
verantwoordelijkheid is, van zichzelf en de overige projectleden.
PRINCE2 onderscheidt drie belangen in de projectorganisatie. (1) Het bedrijfsbelang: wat heb ik
nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren en krijg ik waar voor mijn geld? (2) Het
gebruikersbelang: waar moet het projectresultaat aan voldoen om goed te kunnen gebruiken? (3)
Het leveranciersbelang: wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen realiseren?
4. Managen per fase
Als je een project opdeelt in management-fasen, kun je het project beter plannen en gemakkelijker
beheersen. Na iedere fase besluit de stuurgroep of er aan de volgende fase kan worden begonnen of
niet. Iedere faseovergang is een formeel moment om de al beoordeelde producten goed te keuren,
de volgende fase gedetailleerd te plannen, het projectplan en de business case te actualiseren en
verantwoording af te leggen over de afgelopen fase.
5. Managen ‘by exception’
Zolang afspraken worden nagekomen hoef je niets te managen. Alleen bij de noodzakelijke
afwijkingen managen scheelt een hoop overlegtijd. Voor ieder niveau worden afspraken gemaakt
over de vrijheid van handelen ten aanzien van de beheersaspecten tijd, kosten, kwaliteit, scope,
benefits en risico’s. Binnen die toleranties kan ieder niveau zelfstandig zijn eigen werkzaamheden
invullen. Pas indien voorzien wordt dat toleranties worden overschreden, moet worden geëscaleerd
naar het bovenliggende managementniveau. Aansprakelijkheid wordt vastgelegd door het instellen
van controles, zodat bij verwachte overschrijding van toleranties de eerstvolgende hogere
managementlaag kan worden geraadpleegd en deze kan bepalen hoe verder te gaan.
6. Productgerichte aanpak
Hetgeen verwacht mag worden van de afgeleverde producten moet vooraf bekend zijn.
Productvereisten bepalen het benodigde werk en niet andersom. Focus op producten stelt zeker dat
(1) alle werkzaamheden direct bijdragen aan het op te leveren projectproduct, (2) een
ongecontroleerde scope creep (dit is een langzaam en bijna onopgemerkte uitbreiding van de scope)
wordt voorkomen en (3) het risico wordt beperkt dat gebruikers op het eind van het project
ontevreden zijn.
7. PRINCE2 op maat maken/op maat maken voor de projectomgeving
Elk project is uniek. Afhankelijk van de omvang, de mate van risico en de complexiteit kies je voor
de aanpak die het best bij het project past.
De grondhouding bij het op maat maken van de methode moet zijn:
Het is noodzakelijk om beslissingen te nemen, niet per se om te vergaderen.
Het is noodzakelijk om informatie te verstrekken, niet per se om documenten te genereren.
7 thema’s
Er zijn 7 thema’s die inzicht verschaffen over hoe het project te beheersen. Ze kunnen gezien
worden als kennisgebieden, over hoe de principes in de praktijk kunnen worden toegepast. Deze
worden opgesteld aan het begin van het project en bewaakt gedurende de volledige looptijd. Het
constant adresseren van de thema’s houdt het project op het juiste spoor. De 7 thema’s zijn:
1. Houd de Business Case geldig
2. Definieer vooraf de vereiste kwaliteit van de producten
3. Leg de organisatie vast in termen van rollen en verantwoordelijkheden
4. Maak plannen
5. Onderken de risico’s
6. Overeenstemming van wijzigingen
7. Bewaak de voortgang
1. Business Case
Het gaat hier om of de kosten en risico’s opwegen tegen de te verwachten benefits. Is dit niet het
geval, dan is er geen valide business case en is er ook geen reden het project te starten of voort te
zetten. Dit thema ondersteunt het principe van managen ‘by exception’.
De business case is de zakelijke rechtvaardiging van het project waarin wordt vastgesteld of een
project wenselijk (is het nodig voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen), levensvatbaar
PRINCE staat voor Projects IN Controlled Environments. Een benefit van het gebruik maken van
PRINCE2 is dat het is gebaseerd op bewezen en beproefde best practices en governance voor
projectmanagement.
Definitie van een project: een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de
oplevering van één of meer producten op grond van een overeengekomen business case.
Business case: zakelijke rechtvaardiging van een project (tijd en inspanning). Hierin zijn redenen
opgegeven waarom het project wordt uitgevoerd en wat de meerwaarde van het projectresultaat
voor de organisatie is.
Acceptatiecriteria - De meetbare criteria waaraan het projectproduct moet voldoen voordat de
belanghebbenden het projectproduct accepteren.
Kwaliteitscriteria – een beschrijving van de kwaliteitsspecificaties waaraan een te realiseren
product moet voldoen, en hoe en door wie de betreffende kwaliteitsbeoordeling moeten worden
uitgevoerd.
Verschil project ten opzichte van dagelijkse bedrijfsvoering:
Het is tijdelijk
Brengt verandering teweeg
Vraag inzet van meerdere disciplines
Is uniek
Brengt onzekerheid met zich mee.
6 prestatie aspecten die door de projectmanager beheerst moeten worden:
1. Doorlooptijd (duur van het project, wanneer is het klaar)
2. Kosten (budget)
3. Benefits (voordelen voor bedrijfsvoering)
4. Kwaliteit (projectresultaat moet voldoen aan de gestelde eisen en wensen én geschikt zijn
voor het doel)
5. Scope (wat het project oplevert)
6. Risico’s (onzekerheid over het project. Kansen en bedreigingen)
Het gaat om een klant-leverancier omgeving.
Een projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De
projectmanager is dus verantwoordelijk voor het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van de
werkzaamheden binnen het project.
Een programma is een tijdelijke organisatie met als doel een samenhangend geheel van projecten
en lijnactiviteiten aan te sturen om veranderingen door te voeren en benefits te realiseren die van
strategisch belang zijn.
Een portfolio is een geheel van investeringen om het totaal van strategische doel van een
organisatie te realiseren.
Een moderne definitie voor een succesvol project is dat alle belanghebbende tevreden zijn met het
resultaat. Dit kan ook als het project langer heeft geduurd en meer heeft gekost dan oorspronkelijk
afgesproken.
4 geïntegreerde elementen:
1. Projectomgeving: op maat maken. PRINCE2 toepassen zodat het geschikt is voor de context
van het project.
2. 7 thema’s: minimale aantal managementaspecten die beheerst moeten worden gedurende
het gehele project.
3. Processen: activiteiten die nodig zijn voor het succesvol sturen, managen en opleveren van
het project.
, 4. 7 principes: grondslagen waaraan een project moet voldoen.
Het is een PRINCE2 project als:
Principes worden gevolgd
Er aan de minimale eisen van elk thema wordt voldaan
Als het procesmatig is opgebouwd, aan het doel en doelstelling van de processen is voldaan.
Het project gebruik maakt van PRINCE2 geadviseerde technieken of geschikte alternatieven.
Tailoring: op maat maken van een project voor de omgeving en situatie. Wanneer aan de
uitgangspunten van PRINCE2 voldaan wordt, mag dit door combinaties te maken van processen,
rollen en verantwoordelijkheden en documentatie/rapportage.
Voordelen van PRINCE2
Best practice – de methode is ontwikkeld in de praktijk van alledag en hierdoor zeer
herkenbaar en bruikbaar.
Generiek toepasbaar – er worden geen specifieke eisen gesteld aan het type project om
PRINCE2 te kunnen toepassen.
Duidelijk gedefinieerde organisatiestructuur – in PRINCE2 worden de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle rollen binnen een project duidelijk
beschreven.
Focus op bestaansrecht – er is een continue focus op de levensvatbaarheid van het project.
Focus op wat moet worden opgeleverd – de focus ligt op wat moet worden opgeleverd en
op de eisen waaraan die producten moeten voldoen en niet op de uit te voeren activiteiten.
Beheersing en controle – plannen sluiten aan op de behoefte van de verschillende
managementniveaus binnen het project.
Leren en ontwikkelen – binnen projecten is het belangrijk te blijven leren en ontwikkelen
en zo te verbeteren.
Aanpassen aan de projectomgeving – PRINCE2 is geen methode die simpelweg moet
worden uitgerold, maar een methode die eenvoudig is aan te passen aan de
projectomgeving.
PRINCE2 heeft 7 principes. Het hanteren van deze principes bepaalt of het een PRINCE2-project is.
Er dient steeds voldaan te worden aan de 7 principes om te spreken van een PRINCE2-project.
Indien enkel de documenten of processen worden gebruikt, maar niet de principes worden
toegepast, wordt er gesproken over een PINO-project (PRINCE In Name Only). De 7 principes zijn:
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
2. Leer van ervaringen
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
4. Managen per fase
5. Managen ‘by exception’
6. Productgerichte aanpak
7. PRINCE2 op maat maken/op maat maken voor de projectomgeving
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
PRINCE2 vereist (1) dat ieder project een zakelijke rechtvaardiging heeft, (2) dat deze
rechtvaardiging wordt vastgelegd en goedgekeurd en (3) dat deze rechtvaardiging valide blijft
gedurende de gehele levensduur van het project. Dit wordt vastgelegd in de business case en
formeel goedgekeurd en is daarna onderhevig aan formeel wijzigingsbeheer.
2. Leer van ervaringen
Projectmanagement is een vak dat vooral geleerd moet worden door het toe te passen. Het is
belangrijk om (1) ervaringen uit voorgaande projecten direct mee te nemen. (2) leerpunten
gedurende het gehele project te verzamelen en zo mogelijk direct toe te passen en (3)
leerervaringen door te geven aan de betreffende bedrijfsonderdelen voor toepassing in andere
projecten.
3. Definieer de rollen en verantwoordelijkheden
, Iedereen die betrokken is bij een project moet weten wat de rol en de corresponderende
verantwoordelijkheid is, van zichzelf en de overige projectleden.
PRINCE2 onderscheidt drie belangen in de projectorganisatie. (1) Het bedrijfsbelang: wat heb ik
nodig om mijn bedrijfsdoelen te realiseren en krijg ik waar voor mijn geld? (2) Het
gebruikersbelang: waar moet het projectresultaat aan voldoen om goed te kunnen gebruiken? (3)
Het leveranciersbelang: wat heb ik nodig om het projectresultaat te kunnen realiseren?
4. Managen per fase
Als je een project opdeelt in management-fasen, kun je het project beter plannen en gemakkelijker
beheersen. Na iedere fase besluit de stuurgroep of er aan de volgende fase kan worden begonnen of
niet. Iedere faseovergang is een formeel moment om de al beoordeelde producten goed te keuren,
de volgende fase gedetailleerd te plannen, het projectplan en de business case te actualiseren en
verantwoording af te leggen over de afgelopen fase.
5. Managen ‘by exception’
Zolang afspraken worden nagekomen hoef je niets te managen. Alleen bij de noodzakelijke
afwijkingen managen scheelt een hoop overlegtijd. Voor ieder niveau worden afspraken gemaakt
over de vrijheid van handelen ten aanzien van de beheersaspecten tijd, kosten, kwaliteit, scope,
benefits en risico’s. Binnen die toleranties kan ieder niveau zelfstandig zijn eigen werkzaamheden
invullen. Pas indien voorzien wordt dat toleranties worden overschreden, moet worden geëscaleerd
naar het bovenliggende managementniveau. Aansprakelijkheid wordt vastgelegd door het instellen
van controles, zodat bij verwachte overschrijding van toleranties de eerstvolgende hogere
managementlaag kan worden geraadpleegd en deze kan bepalen hoe verder te gaan.
6. Productgerichte aanpak
Hetgeen verwacht mag worden van de afgeleverde producten moet vooraf bekend zijn.
Productvereisten bepalen het benodigde werk en niet andersom. Focus op producten stelt zeker dat
(1) alle werkzaamheden direct bijdragen aan het op te leveren projectproduct, (2) een
ongecontroleerde scope creep (dit is een langzaam en bijna onopgemerkte uitbreiding van de scope)
wordt voorkomen en (3) het risico wordt beperkt dat gebruikers op het eind van het project
ontevreden zijn.
7. PRINCE2 op maat maken/op maat maken voor de projectomgeving
Elk project is uniek. Afhankelijk van de omvang, de mate van risico en de complexiteit kies je voor
de aanpak die het best bij het project past.
De grondhouding bij het op maat maken van de methode moet zijn:
Het is noodzakelijk om beslissingen te nemen, niet per se om te vergaderen.
Het is noodzakelijk om informatie te verstrekken, niet per se om documenten te genereren.
7 thema’s
Er zijn 7 thema’s die inzicht verschaffen over hoe het project te beheersen. Ze kunnen gezien
worden als kennisgebieden, over hoe de principes in de praktijk kunnen worden toegepast. Deze
worden opgesteld aan het begin van het project en bewaakt gedurende de volledige looptijd. Het
constant adresseren van de thema’s houdt het project op het juiste spoor. De 7 thema’s zijn:
1. Houd de Business Case geldig
2. Definieer vooraf de vereiste kwaliteit van de producten
3. Leg de organisatie vast in termen van rollen en verantwoordelijkheden
4. Maak plannen
5. Onderken de risico’s
6. Overeenstemming van wijzigingen
7. Bewaak de voortgang
1. Business Case
Het gaat hier om of de kosten en risico’s opwegen tegen de te verwachten benefits. Is dit niet het
geval, dan is er geen valide business case en is er ook geen reden het project te starten of voort te
zetten. Dit thema ondersteunt het principe van managen ‘by exception’.
De business case is de zakelijke rechtvaardiging van het project waarin wordt vastgesteld of een
project wenselijk (is het nodig voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen), levensvatbaar
