Les 1: Begrippenkader inkoop
Inkooptaken Strategische taken
Neemt inkoopbeslissingen die concurrentiepositie van onderneming op lange termijn beïnvloeden-
werking is 1 tot 3 jaar van beslissing.
Beslissingen hebben betrekking op hoe om te gaan met organisatie kritische activiteiten en
leveranciers, maar ook met hoe inkoop binnen de organisatie wordt verankerd.
- Opstellen van organisatiebreed inkoopbeleid inclusief inkoopdoelstellingen
- Het organiseren van mensen en middelen om in praktijk uitwerking te geven aan het
inkoopbeleid en de inkoopdoelstellingen te realiseren
- Het nemen van make-or-buy-beslissingen: zelf doen of uitbesteden
- Beslissen over inkoopsamenwerking met externe partijen
= niet verwarren met opstellen van inkoop- of aanbestedingsstrategie
Inkooptaken Tactische taken
Inkoopbeslissingen werking van 1 jaar.
Creëren van meerwaarde voor het geld dat de onderneming besteedt en he continu verbeteren
van de prestaties van leveranciers.
- Begeleiden van de klant bij het opstellen van een programma van eisen
- Selecteren en contracteren van leveranciers door het uitvoeren van (Europese)
aanbestedingen en onderhandse procedures
- Uitvoeren van cijfermatige analyses van het inkoopvolume voor het opstellen inkoop- en
aanbestedingsplannen en- strategieën
- Ontwikkelen en toepassen van inkoopprocedures en methoden
- Verzamelen van marktkennis ten behoeve van aanbestedingsstrategieën
- Beoordelen en verbeteren van leveranciersprestaties
- Besluitvorming van standaardisatie van producten
,Inkooptaken Operationeel
Richt zich op het bestellen van materialen, toezien op de juiste levering en het bijsturen in geval
van afwijkingen van overeengekomen kwaliteit, leveringsmoment en hoeveelheid.
- Behandelen bestellingen, bewaken van de levertijden, factuurcontrole
- Relatiemanagement, in dagelijkse werkzaamheden met leverancier en gebruiker
- Contractbeheer: bijhouden centraal register met de inkoopovereenkomsten die namens de
organisatie zijn aangegaan, bewaken van looptijd, verlengings- en beëindigingsdata van
inkoopovereenkomsten
- Troubleshooting: oplossen van dagelijkse problemen in de relatie met de leverancier
- Factuurverificatie en betaalbaar stellen van de factuur:
Organisatie met verschillende vestigingen, doen zich aantal alternatieven voor:
- Centrale inkoop – beter condities, door volume inkoop. Nadeel: directie weinig zeggenschap,
directie vaak van mening dat er betere condities kunnen worden bereikt wanneer ze het zelf
doen. (Aldi, Lidl)
- Decentrale inkoop – iedere vestiging verantwoordelijk voor eigen resultaten. Directie heeft
volledige zeggenschap. Nadeel: de vestigingen bij dezelfde leveranciers tegen andere
condities inkopen.
- Lijnstaforganisatie – bestemd voor grote internationale organisaties, die qua activiteiten
verschillen. Taak inhoud geven aan strategische en tactische inkoop. Ziet toe op naleving
beleid en procedures.
- Inkoop coördinatie – tussenvorm van de hierboven genoemde vormen. Kan op verschillend
niveau plaatsvinden: artikelniveau, leveranciersniveau, divisie, land etc.
Centraal inkoopmodel = alle inkooptaken worden door inkoopafdeling uitgevoerd.
Strategische en tactische taken zijn centraal belegd bij een
inkoopafdeling of een inkoper; besluitvorming inzake
strategische taken ligt bij het bestuur.
Operationele inkooptaken kunnen zowel centraal als
decentraal zijn belegd.
- Indien decentraal, zal de inkoopafdeling hiervoor
doorgaans ondersteuning bieden( bestel catalogus,
bestelproces)
Decentraal inkoopmodel = iedere sector / afdeling besteld zelf
Ieder organisatieonderdeel (afdeling, sector, dienst is zelf geheel verantwoordelijk voor de
uitvoering van inkooptaken
- Eventueel wordt, bij organisatiebreed belang, besluitvorming inzake strategische
inkooptaken wel centraal belegd
- Kan ook sprake zijn van een lijnstafafdeling Inkoop
ten behoeve van tactische en strategische taken
waarbij die afdeling zelf geen aanbestedingen
uitvoert.
Er is geen afstemming met andere onderdelen over bijv.
gezamenlijke inkoop van vergelijkbare producten en
diensten.
- Komt eigenlijk NIET voor in publieke sector.
Gecoördineerd inkoopmodel = VRF (ook wel hybride model genoemd)
,Strategische en tactische zijn centraal belegd: opstellen inkoopbeleid, delen best practice procedures
en methoden, samen inkopen gelijke behoeften
- Zowel centraal als decentraal inkopers en/of
inkoopafdelingen mogelijk
Operationele taken zijn decentraal belegd, eventueel centraal
ondersteund met bestelsysteem.
- Van belang Kijken naar waar ligt de
verantwoordelijkheid, is er sprake van coördinatie.
De keuze of organisatie centraal of decentraal gaat inkopen:
- Productverwantschap
- Geografische afstand tussen de vestigingen – groter is dan meer transportkosten.
- Kwetsbaarheid van de onderneming op haar inkoopmarkt
- Kostenbesparingspotentieel – door het inkoopvolume
- Benodigde inkoopexpertise – deskundigheid van inkoop nodig dan centraal
- Politieke gevoeligheid – centraal
- Mate van klanteninvloed
- Grootte van de leverancier – inkoopkrachten bundelen
Aanvullende aspecten rolverdeling bij een gemeente:
Ontwikkelstadia
van de
inkoopfunctie
, 1= inkoop gericht op bestellen, geen inkoopprocedures
2= inkopen tegen de laagste prijs
3= naast laagste prijs, inkoop invloed op het kwaliteitsniveau, leveranciersmanagement centraal,
formaliseren van het inkoopproces in procedures is in volle gang
4= inkoop gezien als een te definiëren proces, loopt dwars door onderneming. Naast prijs, kosten en
kwaliteit staat flexibiliteit centraal. Gehele organisatie betrokken bij inkoopproces. Geautoriseerde
systemen, zijn geïntegreerd
5= aanbestedingsstrategie aandacht voor innovatie, naast kosten, prijs, kwaliteit en flexibiliteit. Het
initiële inkopen, is verspreid in de gehele organisatie. De coördinatie in deze fase sterk extern gericht
6= zorgen voor toegevoegde waarde voor de uiteindelijke klant. Inkoopstrategie maakt deel uit van
businessstrategie
Andere organisatievorm Inkoopsamenwerking
- Kan op diverse manieren, niet alleen aanbesteden
IFV=
Waarom en wanneer wel samenwerken:
- Volumes bundelen kortingen en betere inkoopvoorwaarden
- Verminderen van transactiekosten en risico’s
- Delen van hulpmiddelen en mogelijkheden tot specialisatie
- Delen van informatie, kennis en ervaring
- Inkooptegenwicht tegen eventueel geconsolideerde markt
- Specificatie- en selectiefase beter doorlopen
Inkooptaken Strategische taken
Neemt inkoopbeslissingen die concurrentiepositie van onderneming op lange termijn beïnvloeden-
werking is 1 tot 3 jaar van beslissing.
Beslissingen hebben betrekking op hoe om te gaan met organisatie kritische activiteiten en
leveranciers, maar ook met hoe inkoop binnen de organisatie wordt verankerd.
- Opstellen van organisatiebreed inkoopbeleid inclusief inkoopdoelstellingen
- Het organiseren van mensen en middelen om in praktijk uitwerking te geven aan het
inkoopbeleid en de inkoopdoelstellingen te realiseren
- Het nemen van make-or-buy-beslissingen: zelf doen of uitbesteden
- Beslissen over inkoopsamenwerking met externe partijen
= niet verwarren met opstellen van inkoop- of aanbestedingsstrategie
Inkooptaken Tactische taken
Inkoopbeslissingen werking van 1 jaar.
Creëren van meerwaarde voor het geld dat de onderneming besteedt en he continu verbeteren
van de prestaties van leveranciers.
- Begeleiden van de klant bij het opstellen van een programma van eisen
- Selecteren en contracteren van leveranciers door het uitvoeren van (Europese)
aanbestedingen en onderhandse procedures
- Uitvoeren van cijfermatige analyses van het inkoopvolume voor het opstellen inkoop- en
aanbestedingsplannen en- strategieën
- Ontwikkelen en toepassen van inkoopprocedures en methoden
- Verzamelen van marktkennis ten behoeve van aanbestedingsstrategieën
- Beoordelen en verbeteren van leveranciersprestaties
- Besluitvorming van standaardisatie van producten
,Inkooptaken Operationeel
Richt zich op het bestellen van materialen, toezien op de juiste levering en het bijsturen in geval
van afwijkingen van overeengekomen kwaliteit, leveringsmoment en hoeveelheid.
- Behandelen bestellingen, bewaken van de levertijden, factuurcontrole
- Relatiemanagement, in dagelijkse werkzaamheden met leverancier en gebruiker
- Contractbeheer: bijhouden centraal register met de inkoopovereenkomsten die namens de
organisatie zijn aangegaan, bewaken van looptijd, verlengings- en beëindigingsdata van
inkoopovereenkomsten
- Troubleshooting: oplossen van dagelijkse problemen in de relatie met de leverancier
- Factuurverificatie en betaalbaar stellen van de factuur:
Organisatie met verschillende vestigingen, doen zich aantal alternatieven voor:
- Centrale inkoop – beter condities, door volume inkoop. Nadeel: directie weinig zeggenschap,
directie vaak van mening dat er betere condities kunnen worden bereikt wanneer ze het zelf
doen. (Aldi, Lidl)
- Decentrale inkoop – iedere vestiging verantwoordelijk voor eigen resultaten. Directie heeft
volledige zeggenschap. Nadeel: de vestigingen bij dezelfde leveranciers tegen andere
condities inkopen.
- Lijnstaforganisatie – bestemd voor grote internationale organisaties, die qua activiteiten
verschillen. Taak inhoud geven aan strategische en tactische inkoop. Ziet toe op naleving
beleid en procedures.
- Inkoop coördinatie – tussenvorm van de hierboven genoemde vormen. Kan op verschillend
niveau plaatsvinden: artikelniveau, leveranciersniveau, divisie, land etc.
Centraal inkoopmodel = alle inkooptaken worden door inkoopafdeling uitgevoerd.
Strategische en tactische taken zijn centraal belegd bij een
inkoopafdeling of een inkoper; besluitvorming inzake
strategische taken ligt bij het bestuur.
Operationele inkooptaken kunnen zowel centraal als
decentraal zijn belegd.
- Indien decentraal, zal de inkoopafdeling hiervoor
doorgaans ondersteuning bieden( bestel catalogus,
bestelproces)
Decentraal inkoopmodel = iedere sector / afdeling besteld zelf
Ieder organisatieonderdeel (afdeling, sector, dienst is zelf geheel verantwoordelijk voor de
uitvoering van inkooptaken
- Eventueel wordt, bij organisatiebreed belang, besluitvorming inzake strategische
inkooptaken wel centraal belegd
- Kan ook sprake zijn van een lijnstafafdeling Inkoop
ten behoeve van tactische en strategische taken
waarbij die afdeling zelf geen aanbestedingen
uitvoert.
Er is geen afstemming met andere onderdelen over bijv.
gezamenlijke inkoop van vergelijkbare producten en
diensten.
- Komt eigenlijk NIET voor in publieke sector.
Gecoördineerd inkoopmodel = VRF (ook wel hybride model genoemd)
,Strategische en tactische zijn centraal belegd: opstellen inkoopbeleid, delen best practice procedures
en methoden, samen inkopen gelijke behoeften
- Zowel centraal als decentraal inkopers en/of
inkoopafdelingen mogelijk
Operationele taken zijn decentraal belegd, eventueel centraal
ondersteund met bestelsysteem.
- Van belang Kijken naar waar ligt de
verantwoordelijkheid, is er sprake van coördinatie.
De keuze of organisatie centraal of decentraal gaat inkopen:
- Productverwantschap
- Geografische afstand tussen de vestigingen – groter is dan meer transportkosten.
- Kwetsbaarheid van de onderneming op haar inkoopmarkt
- Kostenbesparingspotentieel – door het inkoopvolume
- Benodigde inkoopexpertise – deskundigheid van inkoop nodig dan centraal
- Politieke gevoeligheid – centraal
- Mate van klanteninvloed
- Grootte van de leverancier – inkoopkrachten bundelen
Aanvullende aspecten rolverdeling bij een gemeente:
Ontwikkelstadia
van de
inkoopfunctie
, 1= inkoop gericht op bestellen, geen inkoopprocedures
2= inkopen tegen de laagste prijs
3= naast laagste prijs, inkoop invloed op het kwaliteitsniveau, leveranciersmanagement centraal,
formaliseren van het inkoopproces in procedures is in volle gang
4= inkoop gezien als een te definiëren proces, loopt dwars door onderneming. Naast prijs, kosten en
kwaliteit staat flexibiliteit centraal. Gehele organisatie betrokken bij inkoopproces. Geautoriseerde
systemen, zijn geïntegreerd
5= aanbestedingsstrategie aandacht voor innovatie, naast kosten, prijs, kwaliteit en flexibiliteit. Het
initiële inkopen, is verspreid in de gehele organisatie. De coördinatie in deze fase sterk extern gericht
6= zorgen voor toegevoegde waarde voor de uiteindelijke klant. Inkoopstrategie maakt deel uit van
businessstrategie
Andere organisatievorm Inkoopsamenwerking
- Kan op diverse manieren, niet alleen aanbesteden
IFV=
Waarom en wanneer wel samenwerken:
- Volumes bundelen kortingen en betere inkoopvoorwaarden
- Verminderen van transactiekosten en risico’s
- Delen van hulpmiddelen en mogelijkheden tot specialisatie
- Delen van informatie, kennis en ervaring
- Inkooptegenwicht tegen eventueel geconsolideerde markt
- Specificatie- en selectiefase beter doorlopen
