Samenvatting Ondernemen met informatie

Ondernemen met informatie

Hoofdstuk 1 Organisaties functioneren met informatie
1.1 De organisatie
1.1.1 Soorten organisaties
Organisatie  een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen,
één of meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Het leveren van toegevoegde waarde
(product of dienst) is de kern van het bestaan van een organisatie.

Bedrijf/profit-organisatie/onderneming  organisaties met winstoogmerk.
Binnen de ondernemingen zien we bedrijven die direct zaken doen met consumenten (b2c)
en bedrijven die alleen zaken doen met andere bedrijven (b2b)

Non-profitorganisatie  realiseert maatschappelijke doelen door het verlenen van
diensten, organisaties zonder winstoogmerk.
Twee soorten:
- overheidsinstanties (gefinancierd met belastinggeld);
- non-gouvernementele organisaties (krijgen geld van overheid).

1.1.2 Transformatieproces
Invoer  transformatie  uitvoer
Invoer  productiefactoren:
- arbeid (inzet van mensen);
- grondstoffen (basisstoffen, energie, halffabricaten, hulpstoffen);
- kapitaal (geld, machines, gebouwen);
- informatie (gegevens).
Transformatie  bedrijfsprocessen, hangt af van type organisatie.
Uitvoer  dienst of product, afvalproducten, uittredende mensen, afschrijvingen etc.

1.2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
1.2.1 Het bedrijfsproces
Bedrijfsproces  een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling
van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd.
Het bedrijfsproces start met een impuls en eindigt met een concreet product of concrete
dienst voor een klant.

1.2.2 Soorten processen
Manager  bestuurt het bedrijfsproces. Hij voert de volgende taken uit: stuurt mensen aan,
regelt de benodigde hulpmiddelen, verandert het bedrijfsproces als dat nodig is en lost
problemen op. Om deze werkzaamheden uit te voeren heeft de manager informatie nodig.
Deze informatie komt voort uit de operationele activiteiten en uit de omgeving.

Processen in een onderneming verdeel je onder in twee categorieën:
o Operationele processen  uitvoerende processen, twee soorten:

,- primaire processen  realiseren de producten en diensten van de onderneming. Ze
leveren voor de onderneming geld op. Alle handelingen die direct bijdragen aan het tot
stand komen van het product of de dienst worden tot de primaire processen gerekend.
- secundaire processen/ondersteunende processen  de activiteiten die de primaire
processen ondersteunen en aan de gang houden.
o Bestuurlijke processen  sturen de operationele processen aan, hier wordt besloten
wat er gemaakt moet worden en met wat voor middelen. Bestaan uit 4 processen:
- strategievorming, creëren van een toekomstbeeld en bepalen van de doelen;
- afstemming, afstemming primaire en secundaire processen om de gestelde doelen te
realiseren;
- structurering, beschikbaar stellen van de benodigde mensen en middelen over de
verschillende bedrijfsprocessen;
- procesbeheersing, doelgericht en doelmatig verlopen van de operationele
bedrijfsprocessen.

Procesbeheersing bestaat uit drie beheersingsactiviteiten:
1. Plannen  het maken van een plan voor het beheersen en uitvoeren van de
operationele plannen.
2. Meten en vergelijken  het meten en vergelijken van de voortgang van het operationele
proces.
3. Bijsturen  op basis van de situatieanalyse bijsturen om het beoogde doel te realiseren.

1.3 Informatie: het bindmiddel
Zonder gegevens kan een activiteit niet worden uitgevoerd. Activiteiten en bedrijfsprocessen
produceren zelf ook informatie, die weer door anderen gebruikt worden. Op deze manier is
Informatie het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in een organisatie en
ook tussen bedrijfsprocessen van verschillende organisatie.

Afstemming  de betrokken medewerkers krijgen op tijd de juiste informatie om precies
dat te kunnen doen wat van ze verwacht wordt.
Cruciaal voor het goed werken van een bedrijfsproces is de afstemming van alle activiteiten
binnen zo’n bedrijfsproces.

1.4 Informatie binnen organisaties
1.4.1 Gegevens en informatie
Informatievoorziening  het proces dat ervoor zorgt dat de goede gegevens op het goede
moment beschikbaar komen voor diegenen die deze nodig hebben.
Gegevens  feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven.
Informatie  iets is pas informatie als het wordt gebruikt door iemand. Informatie verrijkt
de kennis van degene die de gegevens gebruikt.

1.4.2 Geautomatiseerde informatievoorziening
Automatiseren  het inzetten van computers en computerprogramma’s bij het uitvoeren
van activiteiten.
Door automatisering van de informatievoorziening ontstaan continue verbeteringen op een
drietal gebieden:

,- efficiëntieverbetering  wordt bereikt door de gegevensverwerking sneller en
nauwkeuriger te laten verlopen.
- effectiviteitverbetering  wordt bereikt door beter in te spelen op de behoefte aan
informatie op managementniveau.
- kwaliteitsverbetering  wordt bereikt door de betrouwbaarheid en de presentatie van de
verstrekte informatie te vergroten.

1.4.3 Positionering van de informatievoorziening
ICT (informatie- en communicatietechnologie)  de samenhangende combinatie van
computers, in- en uitvoerapparaten, computerprogramma’s netwerken,
datacommunicatieverbindingen, communicatieapparatuur, communicatienetwerken etc.
De informatievoorziening is vrijwel volledig geautomatiseerd. Hierbij wordt ICT ingezet bij de
uitvoering van de informatievoorziening.

Informatiekunde  de kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de
informatievoorziening en het daarbij gebruik maken van ICT.

1.5 Soorten informatie
Interne informatie  informatie die voortkomt uit de activiteiten binnen het bedrijf.
Externe informatie  alle informatie die een onderneming uit de omgeving vergaart.

De binnen een bedrijf benodigde informatie is te onderscheiden in:
- operationele informatie  de informatie die nodig is bij het uitvoeren van de dagelijkse
activiteiten.
- management informatie  de informatie die nodig is voor de diverse
managementactiviteiten, wat onder meer inhoudt het besturen van de uitvoerende
activiteiten en het nemen van strategische en tactische beslissingen.

Informatie wordt gebruikt voor:
- routinematige activiteiten;
- het nemen van beslissingen;
- besturing van de uitvoerende activiteiten;

Kengetal  een weergave van een complexe werkelijkheid in één getal, op basis waarvan
een rationele beslissing kan worden genomen.

Stuurinformatie  de informatie die het operationele proces en de mensen daarbinnen
krijgen om de gewenste activiteiten uit te kunnen voeren.

Verantwoordingsinformatie  informatie vanuit het operationele proces naar het
management over het verloop van de activiteiten.

Streefgetal  een waarde die het doel aangeeft dat met de uitvoerende activiteiten bereikt
moet worden. Het is een norm die wordt vastgesteld voordat met de uitvoering van de
activiteiten wordt begonnen.
Om de uitvoerende activiteiten te kunnen beoordelen worden vaak streefgetallen gebruikt.

, Hoofdstuk 2 Informatievoorziening
2.1 Gegevens: representatie van de werkelijkheid
2.1.1 De werkelijkheid gevangen
Je kunt de activiteiten van een bedrijfsproces alleen goed uitvoeren als de benodigde
informatie beschikbaar is. Die benodigde informatie kan uit directe waarneming komen of
uit indirecte waarneming:
-Directe waarneming  je ziet zelf of er voldoende voorraden zijn en hoe het met de
voortgang van het werk is gesteld. Vindt alleen nog maar plaats in kleine bedrijven.
-Indirecte waarneming  de waarneming vindt plaats via de gegevens die iets vertellen
over de werkelijkheid (gegevensrepresentatie). Door gegevensrepresentatie zie je mogelijk
verbanden die uit directe waarneming zeer moeilijk te herleiden zijn.

2.1.2 Structurering van gegevens
Gegevens bestaan niet alleen uit getallen, maar ook uit teksten. Een omvangrijke tekst wordt
door de computer op een totaal andere wijze verwerkt dan een getal. Met getallen voert
een computer allerlei rekenkundige bewerkingen uit om gevraagde informatie te krijgen
(optellen, vermenigvuldigen etc.). Met teksten zijn veel minder bewerkingen mogelijk
(ordenen, onderling vergelijken etc.). Door teksten te structureren is het mogelijk meer
bewerkingen op de gegevens uit te voeren. Gegevens zijn gestructureerd of
ongestructureerd:
o Gestructureerde gegevens  een stuk werkelijkheid dat te groeperen is zodat een
geordende samenhang ontstaat. Ook is het een gegeven waarvan de gegevenswaarden
verdeeld kunnen worden in groepen. Een gestructureerd gegeven kent een afgesproken
opbouw en samenstelling. Op gestructureerde gegevens zijn allerlei manipulaties uit te
voeren.
o Ongestructureerde gegevens  hier kunnen geen bewerkingen op worden logelaten
(brieven, afbeeldingen, paragrafen in een boek etc.). Het is wel mogelijk in documenten
en dergelijke enige structuur aan te brengen, zodat je er wel iets mee kunt doen.

2.2 Informatievoorziening als productieproces
Informatievoorziening/gegevensverwerkend proces  omvat het systematisch
verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken
van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het
realiseren van ondernemingsdoelen.

Informatievoorziening is te beschouwen als transformatieproces dat nieuwe en bestaande
gegevens omzet in de informatie waaraan behoefte is. Het proces bestaat uit de volgende
stappen:
- gegevens verzamelen en invoeren;
- gegevens vastleggen in gegevensverzamelingen;
- gegevens verwerken;
- verwerkte gegevens verstrekken aan diegenen voor wie de informatie is.