Samenvatting inkoop (supply chain management)
De stof is onderverdeeld in drie thema’s:
1. Inkoop als bedrijfsfunctie
2. Relatiemanagement
3. Transactiemanagement
Ontwikkeling van inkoop:
Jaren 50: Inkoop als administratieve functie
Jaren 60 en 70: Focus op de continuïteit in productie en volgen van veranderende
prijzen (transactiegerichte benadering)
Jaren 80: inkoop als strategische functie
Jaren 90: Centrale inkoopstrategie met gedecentraliseerde inkoopactiviteiten
(omgevingsbewust)
Na 2000: digitalisering inkoopfunctie (opkomst digitale catalogus), inkoop wordt meer
een netwerkfunctie. Duurzaam inkopen (nadruk op MV) en Cradle to Cradle (=
duurzaam inkopen milieuvriendelijk)
C2C = Cradle to Cradle producten die oneindig kunnen worden gebruikt of die
onschadelijk kunnen worden afgebroken.
Professioneel inkopen?
1. Technische aspect
o Juiste product
o Juiste kwaliteit
2. Logistieke aspect
o Juiste tijd
o Juiste plaats (leverbetrouwbaarheid is het kengetal voor tijd en plaatst en de
leverancier geeft altijd een percentage leverbetrouwbaarheid)
o Juiste hoeveelheden
3. Commerciële aspect
o Juiste prijs en lage kosten
Maaike Vollenbroek
,Vier fasen model Burt de inkoopfunctie kan op vier plaatsen binnen een organisatie
voorkomen
1. Administratieve functie verwerken en afhandelen orders (inkoop is laag
geplaatst in de organisatie)
2. Mechanische functie gericht op het verkrijgen van de goedkoopst mogelijk
transactie (meer oog voor commerciële aspecten)
3. Proactieve functie kijken naar de langere termijn bijvoorbeeld invoeren
leveranciersbeoordelingen etc (inkoper neemt initiatieven)
4. Professionele strategische functie inkoop wordt betrokken bij de strategische en
tactische beslissingen van het bedrijf, koppeling naar strategie.
Fasen inkoopproces:
1. Specificeren (voorbereidende fase)
2. Selecteren (voorbereidende fase)
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Specificeren = behoefte van de gebruiker goed in kaart brengen, tot in detail beschrijven. Je
bent erop tijd bij als het niet voldoet aan de wensen van de klant. in deze fase kun je heel
veel dingen nog beïnvloeden en overleg voeren met je leveranciers. Is 1 van de belangrijkste
fasen in het inkoopproces.
- Specificeren op basis van de behoefte (verkoopplan, productieplan)
- Afhankelijk van het soort product dat wordt ingekocht (kantoorartikel vs ingewikkelde
productieapparatuur)
- Grote besparingen mogelijk door zo vroeg mogelijk invloed op het inkoopproces uit te
oefenen.
Bepalen van de behoefte naar een product op basis van een verkoopplan of productieplan.
Aan een specificatie liggen vaak eisen ten grondslag. Bijvoorbeeld functionele, technische,
logistieke eisen, milieu eisen etc. Helder zijn met wie de leverancier contact moet opnemen
om Back-door selling te voorkomen.
Selecteren
- Selecteren leveranciers aan de hand van marktonderzoek of approved vendor- list (=
potentiele leveranciers)
- Offerte- aanvraag
- Offerte (belangrijk criterium is vergelijkbaarheid van offertes)
Soms een pre-kwalificatie nodig dit is een eerste selectie.
Maaike Vollenbroek
, Contracteren en onderhandelen
- Onderhandelen over prijs, kortingen en leveringsvoorwaarden (leveringsvoorwaarden
zijn heel belangrijk bij de leveringsbetrouwbaarheid)
- Keuze leveranciers
- Opstellen contract (inspanningsverplichting vs resultaatverplichting leveranciers)
Inspanningsverplichting = bij diensten, bijv. taxichaffeur. Maar de grote
inspanningsverplichting zit bij uitzendbureaus.
Resultaatverplichting = dat je een opdracht krijgt wat je moet inkopen voor welke
prijs, en je hebt de stappen tot aan het contracteren volbracht
Verschil inspanningsverplichting versus resultaatverplichting. Inspanning dus inzet aantal
overeengekomen uren hoeft nog niet tot het uiteindelijk gewenste resultaat te leiden.
Inspanningsverplichting partij spant zich in om bepaald resultaat te halen maar kan het
niet garanderen.
Resultaatverplichting je bent verplicht een bepaald resultaat te halen.
Bestellen, bewaken en nazorg
- Eenduidig regelen tekenbevoegdheid = wie is waar voor verantwoordelijk
- Voorkom inkopen buiten bestaande contracten (maverick buy)
- Maverick buying ontstaat door slecht contractmanagement. Er wordt buiten de
inkoper ingekocht/ buiten het bestaande contract wordt er ingekocht. (Bewaken door
meten participatiegraad gebruik contract)
- Deugdelijk contractbeheer en bewaken van levertijden en geleverde hoeveelheden
- Nazorg heeft te maken met het contractbeheer (zie punt hierboven)
Maverick buying (inkopen vinden plaats buiten reeds bestaande contracten). Dus men
heeft een contract lopen voor de levering van kantoorartikelen bij Arend en men koopt
bijvoorbeeld kantoorartikelen in bij Leferink. Participatiegraad is het percentage dat onder
een bepaald contract is ingekocht. Maverick buying ontstaat vaak door slecht
contractmanagement
Trajecten inkoopfunctie / verloop inkoopproces
Maaike Vollenbroek
De stof is onderverdeeld in drie thema’s:
1. Inkoop als bedrijfsfunctie
2. Relatiemanagement
3. Transactiemanagement
Ontwikkeling van inkoop:
Jaren 50: Inkoop als administratieve functie
Jaren 60 en 70: Focus op de continuïteit in productie en volgen van veranderende
prijzen (transactiegerichte benadering)
Jaren 80: inkoop als strategische functie
Jaren 90: Centrale inkoopstrategie met gedecentraliseerde inkoopactiviteiten
(omgevingsbewust)
Na 2000: digitalisering inkoopfunctie (opkomst digitale catalogus), inkoop wordt meer
een netwerkfunctie. Duurzaam inkopen (nadruk op MV) en Cradle to Cradle (=
duurzaam inkopen milieuvriendelijk)
C2C = Cradle to Cradle producten die oneindig kunnen worden gebruikt of die
onschadelijk kunnen worden afgebroken.
Professioneel inkopen?
1. Technische aspect
o Juiste product
o Juiste kwaliteit
2. Logistieke aspect
o Juiste tijd
o Juiste plaats (leverbetrouwbaarheid is het kengetal voor tijd en plaatst en de
leverancier geeft altijd een percentage leverbetrouwbaarheid)
o Juiste hoeveelheden
3. Commerciële aspect
o Juiste prijs en lage kosten
Maaike Vollenbroek
,Vier fasen model Burt de inkoopfunctie kan op vier plaatsen binnen een organisatie
voorkomen
1. Administratieve functie verwerken en afhandelen orders (inkoop is laag
geplaatst in de organisatie)
2. Mechanische functie gericht op het verkrijgen van de goedkoopst mogelijk
transactie (meer oog voor commerciële aspecten)
3. Proactieve functie kijken naar de langere termijn bijvoorbeeld invoeren
leveranciersbeoordelingen etc (inkoper neemt initiatieven)
4. Professionele strategische functie inkoop wordt betrokken bij de strategische en
tactische beslissingen van het bedrijf, koppeling naar strategie.
Fasen inkoopproces:
1. Specificeren (voorbereidende fase)
2. Selecteren (voorbereidende fase)
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Specificeren = behoefte van de gebruiker goed in kaart brengen, tot in detail beschrijven. Je
bent erop tijd bij als het niet voldoet aan de wensen van de klant. in deze fase kun je heel
veel dingen nog beïnvloeden en overleg voeren met je leveranciers. Is 1 van de belangrijkste
fasen in het inkoopproces.
- Specificeren op basis van de behoefte (verkoopplan, productieplan)
- Afhankelijk van het soort product dat wordt ingekocht (kantoorartikel vs ingewikkelde
productieapparatuur)
- Grote besparingen mogelijk door zo vroeg mogelijk invloed op het inkoopproces uit te
oefenen.
Bepalen van de behoefte naar een product op basis van een verkoopplan of productieplan.
Aan een specificatie liggen vaak eisen ten grondslag. Bijvoorbeeld functionele, technische,
logistieke eisen, milieu eisen etc. Helder zijn met wie de leverancier contact moet opnemen
om Back-door selling te voorkomen.
Selecteren
- Selecteren leveranciers aan de hand van marktonderzoek of approved vendor- list (=
potentiele leveranciers)
- Offerte- aanvraag
- Offerte (belangrijk criterium is vergelijkbaarheid van offertes)
Soms een pre-kwalificatie nodig dit is een eerste selectie.
Maaike Vollenbroek
, Contracteren en onderhandelen
- Onderhandelen over prijs, kortingen en leveringsvoorwaarden (leveringsvoorwaarden
zijn heel belangrijk bij de leveringsbetrouwbaarheid)
- Keuze leveranciers
- Opstellen contract (inspanningsverplichting vs resultaatverplichting leveranciers)
Inspanningsverplichting = bij diensten, bijv. taxichaffeur. Maar de grote
inspanningsverplichting zit bij uitzendbureaus.
Resultaatverplichting = dat je een opdracht krijgt wat je moet inkopen voor welke
prijs, en je hebt de stappen tot aan het contracteren volbracht
Verschil inspanningsverplichting versus resultaatverplichting. Inspanning dus inzet aantal
overeengekomen uren hoeft nog niet tot het uiteindelijk gewenste resultaat te leiden.
Inspanningsverplichting partij spant zich in om bepaald resultaat te halen maar kan het
niet garanderen.
Resultaatverplichting je bent verplicht een bepaald resultaat te halen.
Bestellen, bewaken en nazorg
- Eenduidig regelen tekenbevoegdheid = wie is waar voor verantwoordelijk
- Voorkom inkopen buiten bestaande contracten (maverick buy)
- Maverick buying ontstaat door slecht contractmanagement. Er wordt buiten de
inkoper ingekocht/ buiten het bestaande contract wordt er ingekocht. (Bewaken door
meten participatiegraad gebruik contract)
- Deugdelijk contractbeheer en bewaken van levertijden en geleverde hoeveelheden
- Nazorg heeft te maken met het contractbeheer (zie punt hierboven)
Maverick buying (inkopen vinden plaats buiten reeds bestaande contracten). Dus men
heeft een contract lopen voor de levering van kantoorartikelen bij Arend en men koopt
bijvoorbeeld kantoorartikelen in bij Leferink. Participatiegraad is het percentage dat onder
een bepaald contract is ingekocht. Maverick buying ontstaat vaak door slecht
contractmanagement
Trajecten inkoopfunctie / verloop inkoopproces
Maaike Vollenbroek
