Moduleopdracht
Adviesvaardigheden
Bron: https://www.desteven.nl
Student
Studentnummer: 4403113
27-01-2019
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Bedrijfskunde *VERTROUWELIJK *
Adviesvaardigheden Docent: Mevr. G. van Nieuwenhoven
,Voorwoord
Mijn naam is Student, 32 jaar, en ik ben werkzaam als financieel administratief medewerkster bij bedrijf in
Helmond. Bedrijf is een professionele technisch dienstverlener. Er worden technische installaties
ontworpen, gebouwd én onderhouden.
Tijdens mijn studie HBO Bachelor Bedrijfskunde heb ik deelgenomen aan de bijeenkomsten
adviesvaardigheden welke gegeven werden door mevrouw Geke van Nieuwenhoven. De module
adviesvaardigheden sluit ik af met een moduleopdracht.
Ik wil graag de mensen bedanken die me te woord hebben willen staan om de benodigde
informatie te verschaffen. In de eerste plaats enkele medewerkers van bedrijf, daarnaast mevrouw van
Nieuwenhoven zelf voor haar inspirerende bijeenkomsten en tips die zij heeft gegeven voor het schrijven
van de moduleopdracht.
, Samenvatting
Bedrijf is een professionele technische dienstverlener. Zij ontwerpt, bouwt én onderhoudt technische
installaties in gebouwen en industrie. Bedrijf kenmerkt zich door klantgerichtheid en wil de organisatie
verder professionaliseren. Voor het bewerkstelligen van een meer professionelere organisatie is bedrijf in
2017 daarom begonnen met de herimplementatie van 4PS. Uit de onlangs gehouden evaluatie bij de
afdeling financiële administratie blijkt dat het hoofd van de financiële administratie nog niet tevreden is
over het verloop van het facturatieproces. Er zijn tijdens de herimplementatie afspraken gemaakt over het
proces, maar nu tijdens de livegang worden de afspraken niet nagekomen. Het hoofd van de financiële
administratie heeft een interne adviseur aangesteld om alsnog de beoogde doelen te behalen.
Om te komen tot een onderbouwd advies, zijn de stappen van het GROWING-model gevolgd. In de
goalfase wordt uitgezocht waar de kern van het vraagstuk zich bevindt. Hiervoor is een interview
gehouden met het hoofd van de financiële administratie, zijnde de opdrachtgever. Uit het interview komt
naar voren dat de medewerkers uit de regio het proces niet volgen en dat daardoor het facturatieproces
niet verloopt zoals beoogt. Dit leidt tot de volgende doelstelling van het adviesproces:
Doel advies
Een oplossing aandragen voor 13 februari 2019, die ervoor zal zorgen dat de medewerkers in de regio het
facturatieproces gaan volgen.
Om een goed beeld te krijgen van de ‘realiteit’ zijn gesprekken gevoerd met de belangrijkste stakeholders;
de financiële administratie en de medewerkers uit de regio’s. Uit de gesprekken komt duidelijk naar voren
dat beide teams anders denken over de huidige situatie en dat er weinig vertrouwen in elkaar aanwezig is.
Er is gekozen om een externe adviseur in te schakelen om de veiligheid te waarborgen, zodat de
medewerkers zich vrij kunnen uitspreken. Na het stellen van vragen en het uitspreken van onderlinge
frustraties is gezamenlijk besloten om het verleden te laten rusten en om opnieuw te beginnen. Beide
teams maken zich hard om de problemen m.b.t. het facturatieproces achter zich te laten zodat de
gezamenlijke doelen van bedrijf nagestreefd en gerealiseerd kunnen worden. De volgende opties ‘om van
realiteit naar doel’ te komen zijn voortgekomen uit de sessies:
1) Implementeer een training voor alle medewerkers uit de regio om het facturatieproces onder de knie
te krijgen.
2) Registreren van ‘fouten’ en met regelmaat (1x in de maand) een sessie organiseren om de oorzaken
te bespreken en te komen tot oplossingen
3) Beide teams een ‘coaching traject’ laten volgen om goede feedback te kunnen geven en handvaten
aanreiken om op een juiste manier te communiceren voor een optimale samenwerking.
4) Reduceren van alternatieve werkwijzen.
De opties ter verbetering zijn voorgelegd aan de opdrachtgever. De voor- en nadelen worden besproken
en er worden vragen gesteld naar de effecten van alle opties. De opdrachtgever is erg tevreden met de
voorgestelde opties en heeft besloten om optie 1, 2 en 3 door te voeren. De optie ‘reduceren van een
alternatieve werkwijze’ is voorgelegd aan de stuurgroep van de herimplementatie.
In de praktijk is het nog niet gelukt om de stadia implementeren, borgen en weggaan te doorlopen.
Daarom wordt een advies uitgebracht. Voor de implementatie is gekozen voor de benadering van John
Kotter omdat dit erg gericht is op het menselijk gedrag. De borging van de adviesopdracht is erg
belangrijk, omdat in het verleden dit al eerder niet goed is gegaan. Borging zal plaatsvinden door de
oorzaken van de geregistreerde ‘fouten’ door te nemen en te bespreken in bijeenkomsten. Als laatste
vindt er een eindevaluatie plaats en wordt de relatie adviseur-opdrachtgever geëvalueerd d.m.v. een
gesprek met het oog op de toekomst en temeer vanwege de nauwe band in de dagelijkse praktijk.
De groepsdynamiek wordt in kaart gebracht conform de theorie van Spiral Dynamics. De cultuur van de
financiële administratie wordt gekenmerkt als een combinatie van de bureaucratische- en de sociale
cultuur. Daarentegen kunnen de medewerkers uit de regio het beste gekenmerkt worden als een
combinatie van de competitieve- en de machtscultuur. Het verschil in cultuur kan dichter bij elkaar worden
gebracht door samen te werken (SAAM!) aan de klanttevredenheid en het verbeteren hiervan. Voor de
adviesopdracht is het slim om een combinatie van de coachende- en de participatieve leiderschapsstijl te
combineren. De participatieve stijl past bij het advies omdat beide teams zullen moeten gaan
samenwerken. Daarnaast komt de coachende stijl aan bod omdat er tijdens de adviesopdracht veel
aandacht is voor medewerkers.
Als laatste is een reflectieverslag toegevoegd waarin is opgenomen hoe de adviesopdracht is verlopen,
hoe de adviseur de adviesopdracht heeft beleefd en wat de aanbevelingen voor de toekomst zijn.
Adviesvaardigheden
Bron: https://www.desteven.nl
Student
Studentnummer: 4403113
27-01-2019
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Bedrijfskunde *VERTROUWELIJK *
Adviesvaardigheden Docent: Mevr. G. van Nieuwenhoven
,Voorwoord
Mijn naam is Student, 32 jaar, en ik ben werkzaam als financieel administratief medewerkster bij bedrijf in
Helmond. Bedrijf is een professionele technisch dienstverlener. Er worden technische installaties
ontworpen, gebouwd én onderhouden.
Tijdens mijn studie HBO Bachelor Bedrijfskunde heb ik deelgenomen aan de bijeenkomsten
adviesvaardigheden welke gegeven werden door mevrouw Geke van Nieuwenhoven. De module
adviesvaardigheden sluit ik af met een moduleopdracht.
Ik wil graag de mensen bedanken die me te woord hebben willen staan om de benodigde
informatie te verschaffen. In de eerste plaats enkele medewerkers van bedrijf, daarnaast mevrouw van
Nieuwenhoven zelf voor haar inspirerende bijeenkomsten en tips die zij heeft gegeven voor het schrijven
van de moduleopdracht.
, Samenvatting
Bedrijf is een professionele technische dienstverlener. Zij ontwerpt, bouwt én onderhoudt technische
installaties in gebouwen en industrie. Bedrijf kenmerkt zich door klantgerichtheid en wil de organisatie
verder professionaliseren. Voor het bewerkstelligen van een meer professionelere organisatie is bedrijf in
2017 daarom begonnen met de herimplementatie van 4PS. Uit de onlangs gehouden evaluatie bij de
afdeling financiële administratie blijkt dat het hoofd van de financiële administratie nog niet tevreden is
over het verloop van het facturatieproces. Er zijn tijdens de herimplementatie afspraken gemaakt over het
proces, maar nu tijdens de livegang worden de afspraken niet nagekomen. Het hoofd van de financiële
administratie heeft een interne adviseur aangesteld om alsnog de beoogde doelen te behalen.
Om te komen tot een onderbouwd advies, zijn de stappen van het GROWING-model gevolgd. In de
goalfase wordt uitgezocht waar de kern van het vraagstuk zich bevindt. Hiervoor is een interview
gehouden met het hoofd van de financiële administratie, zijnde de opdrachtgever. Uit het interview komt
naar voren dat de medewerkers uit de regio het proces niet volgen en dat daardoor het facturatieproces
niet verloopt zoals beoogt. Dit leidt tot de volgende doelstelling van het adviesproces:
Doel advies
Een oplossing aandragen voor 13 februari 2019, die ervoor zal zorgen dat de medewerkers in de regio het
facturatieproces gaan volgen.
Om een goed beeld te krijgen van de ‘realiteit’ zijn gesprekken gevoerd met de belangrijkste stakeholders;
de financiële administratie en de medewerkers uit de regio’s. Uit de gesprekken komt duidelijk naar voren
dat beide teams anders denken over de huidige situatie en dat er weinig vertrouwen in elkaar aanwezig is.
Er is gekozen om een externe adviseur in te schakelen om de veiligheid te waarborgen, zodat de
medewerkers zich vrij kunnen uitspreken. Na het stellen van vragen en het uitspreken van onderlinge
frustraties is gezamenlijk besloten om het verleden te laten rusten en om opnieuw te beginnen. Beide
teams maken zich hard om de problemen m.b.t. het facturatieproces achter zich te laten zodat de
gezamenlijke doelen van bedrijf nagestreefd en gerealiseerd kunnen worden. De volgende opties ‘om van
realiteit naar doel’ te komen zijn voortgekomen uit de sessies:
1) Implementeer een training voor alle medewerkers uit de regio om het facturatieproces onder de knie
te krijgen.
2) Registreren van ‘fouten’ en met regelmaat (1x in de maand) een sessie organiseren om de oorzaken
te bespreken en te komen tot oplossingen
3) Beide teams een ‘coaching traject’ laten volgen om goede feedback te kunnen geven en handvaten
aanreiken om op een juiste manier te communiceren voor een optimale samenwerking.
4) Reduceren van alternatieve werkwijzen.
De opties ter verbetering zijn voorgelegd aan de opdrachtgever. De voor- en nadelen worden besproken
en er worden vragen gesteld naar de effecten van alle opties. De opdrachtgever is erg tevreden met de
voorgestelde opties en heeft besloten om optie 1, 2 en 3 door te voeren. De optie ‘reduceren van een
alternatieve werkwijze’ is voorgelegd aan de stuurgroep van de herimplementatie.
In de praktijk is het nog niet gelukt om de stadia implementeren, borgen en weggaan te doorlopen.
Daarom wordt een advies uitgebracht. Voor de implementatie is gekozen voor de benadering van John
Kotter omdat dit erg gericht is op het menselijk gedrag. De borging van de adviesopdracht is erg
belangrijk, omdat in het verleden dit al eerder niet goed is gegaan. Borging zal plaatsvinden door de
oorzaken van de geregistreerde ‘fouten’ door te nemen en te bespreken in bijeenkomsten. Als laatste
vindt er een eindevaluatie plaats en wordt de relatie adviseur-opdrachtgever geëvalueerd d.m.v. een
gesprek met het oog op de toekomst en temeer vanwege de nauwe band in de dagelijkse praktijk.
De groepsdynamiek wordt in kaart gebracht conform de theorie van Spiral Dynamics. De cultuur van de
financiële administratie wordt gekenmerkt als een combinatie van de bureaucratische- en de sociale
cultuur. Daarentegen kunnen de medewerkers uit de regio het beste gekenmerkt worden als een
combinatie van de competitieve- en de machtscultuur. Het verschil in cultuur kan dichter bij elkaar worden
gebracht door samen te werken (SAAM!) aan de klanttevredenheid en het verbeteren hiervan. Voor de
adviesopdracht is het slim om een combinatie van de coachende- en de participatieve leiderschapsstijl te
combineren. De participatieve stijl past bij het advies omdat beide teams zullen moeten gaan
samenwerken. Daarnaast komt de coachende stijl aan bod omdat er tijdens de adviesopdracht veel
aandacht is voor medewerkers.
Als laatste is een reflectieverslag toegevoegd waarin is opgenomen hoe de adviesopdracht is verlopen,
hoe de adviseur de adviesopdracht heeft beleefd en wat de aanbevelingen voor de toekomst zijn.
