Invulformat Directievoorstel Transitieplan
Beslisdocument fase 5 (Implementeren)
Studentnaam: Lotte van der Linde Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing Let op: totale voorstel max. 1 A4
Kwaliteitsborging, indicatie ½ A4
Werk een systeem uit waarmee hotel en leverancier de kwaliteit van de schoonmaakdienstverlening
gedurende een periode van 3 jaar structureel zo goed mogelijk kan borgen.
De kwaliteit die de komende 3 jaar geborgd moet worden is onderverdeeld in 3 verschillende
onderdelen:
Kwaliteitswaarborging van de technische kwaliteit
De technische kwaliteit wordt gemeten aan de hand van controles. Gedurende deze controles wordt
er gecheckt hoe er is schoongemaakte en wat het resultaat hiervan is. Hierbij wordt de kwaliteit
gemeten door middel van het VSR-KMS. VSR-KMS voldoet als kwaliteitsmeetsysteem aan zowel de
eisen als aanbevelingen van de NEN 2075 en de Europese norm EN 13549 [ CITATION VerND \l
1043 ]. Het is aan leidinggevende vanuit EV om elke dag een korte check te doen of alles er netjes uit
ziet. Wekelijks zal de facility manager en leidinggevende vanuit EV een check doen of alles voldoet
aan het VSR-KMS keurmerk.
Kwaliteitswaarboring van de organisatorische kwaliteit
Onder de organisatorische kwaliteit wordt voornamelijk de planning, klachten en de responstijd
verstaan. Dit kan gemeten worden aan de hand van het FMIS. Maandelijks worden er rapportages
worden uitgedraaid en geleverd aan de leverancier. Hierin staat duidelijk hoe de organisatorische
kwaliteit ervoor staat. De rapportages zorgen ervoor dat er continue bijgestuurd kan worden en er
inzichtelijk is wat de kwaliteit is. Het hotel is ervoor verantwoordelijk de rayonmanager en de
leidinggevende op locatie hier maandelijks van te voorzien. De rayonmanager zal deze input
gebruiken om ieder kwartaal de voortgang te bespreken. De leidinggevende op de locatie kan direct
actie ondernemen op deze resultaten.
Kwaliteitswaarborgen van de belevingskwaliteit
De beleving wordt gemeten aan de hand van de tevredenheid van de gasten. Deze tevredenheid
wordt gemeten aan de hand van de beoordelingen van de gasten. Maandelijks krijgen de
leidinggevende op locatie en de rayonmanager te zien welke resultaten hieruit komen. Evenals de
organisatorische kwaliteit kan de leidinggevende hier direct actie op ondernemen en kan de
rayonmanager hier ieder kwartaal de voortgang van bespreken.
Stakeholdersanalyse, indicatie ½ A4
Werk een stakeholdersanalyse uit. Probeer een compleet overzicht te geven van de stakeholders die
betrokken zijn of kunnen zijn tijdens de duur van de overeenkomst tussen het hotel en de
schoonmaakdienstverlener. Doe dit vanuit je eigen rol als Inkoper of Verkoper.
Stakeholder Rol Belang Invloed
General Manager Manager & Ontzorgt worden en de Eindverantwoordelijk
eindverantwoordelijk beste kwaliteit voor het hotel
e voor het gehele
hotel
Medewerker Gebruiker van de Zo min mogelijk klachten Beinlvoeders van de
receptie incl. dienst dienst, zij zijn het eerste
hoofd receptie aanspreekpunt en weten
wat er speelt
Medewerkers Verantwoordelijk Goede werkwijze zodat Werken nauw samen met
onderhoud voor ruimten en materialen etc. zo min schoonmaak en zien
meubilair etc. mogelijk worden aangetast continue wat
en prettige samenwerking schoonmaak doet
Medewerker Verantwoordelijk Eenvoudige inzet van Beinvloeders van de
Banqueting voor feesten, extra werk in geval van dienst omdat zij extra
vergaderingen en events service verwachten
partijen
Medewerkers F&B Gebruiker van de Een goede werkomgeving Om als F&B goed te
dienst die voldoet aan de kunnen werken dient de
richtlijnen schoonmaak bij te dragen
aan een goede
, werkomgeving
Medewerkers De schoonmakers Behoud van een baan en Bespreken van
Cleaning met ervaring die nu geen verslechterede ervaringen en tips en
en wellicht in de werkomstandigheden tops, echter hebben zij
toekomst werkzaam een kleine invloed
zijn in het hotel
Manager Verantwoordelijk Ontzorging en zo min Weet wat er reilt en zeilt
Backoffice voor groot deel van mogelijk “last” van binnen het hotel en onder
het personeel housekeeping, moeten het personeel.
goed kunnen
samenwerken
Centrale Verantwoordelijk Financieel zo goed Financiële invloed en
hoofdkantoor voor het mogelijke deal die verantwoordelijkheid
commerciële eveneens zorgt voor de vanuit het management
gedeelte van het beste kwaliteit
hotel
Onderdelen Directievoorstel Let op: totale voorstel max. 3 A4
Planning transitiefase, indicatie ½ A4
Aangezien de dienstverlening al op 1 mei 2018 van start gaat is het van groot belang dat er een
strakke planning is waardoor het mogelijk wordt gemaakt dan volledig klaar te zijn. De planning voor
de komende 6 weken ziet er als volgt uit.
Wanneer Wat
Week 1 Inlichten huidige leverancier over contractbeëindiging.
Week 1 Personeel informeren over de overname en de keus geven of ze open staan om
overgenomen te worden of niet
Week 1 Start maken met opstellen SLA
Week 1 Objectleider aanstellen
Week 2 Gesprek met medewerkers over overname en of zij open staan om
overgenomen te worden
Week 2 Gesprek met huidige leverancier over kwaliteit en de invulling van de laatste
weken
Week 2 Plan van aanpak uitwerken en laten beoordelen op verhoging van kwaliteit
Week 3 Samen met nieuwe leverancier het nieuwe team vaststellen
Week 3 Afspraken maken over aanwezigheid en sleutelbeheer
Week 3 Afspraak met personeel dat overgenomen wordt over concrete afspraken en
voorwaarden
Week 4 Definitief team samenstellen
Week 4 Nulmeting op locatie laten uitvoeren
Week 4 Trainingsdag nieuw personeel
Week 4 Trainingsdag voor al het personeel van nieuwe leverancier
Week 5 Nieuwe leverancier loopt mee met de oude leverancier
Week 5 Gezamenlijke lunch met het team
Week 6 Bijeenkomst en gezamenlijke start met het nieuwe team
Week 7 Ingang contractperiode EV
Week 7 Eindafrekening met oude leverancier
Week 8 Bespreking en ervaring eerste week en afspraken maken over het vervolg
Week 8 Uitvoering wekelijkse controle
Week 9 Uitvoering wekelijkse controle
Week 9 Afspraak met leverancier over ervaring en de gecontroleerde kwaliteit
Week 10 Maandelijkse controle VSR
Personele overname en instructie, indicatie 1 A4
Zoals in de COA van het hotel (CAO horeca) is vastgelegd is de leverancier niet verplicht om het
personeel van de huidige leverancier over te nemen omdat er geen sprake is van een overname van
een onderneming [CITATION Vak1 \l 1043 ].
In alle voorheen gaande gesprekken is er nog niet gesproken over de personeelsovername, het is nu
kort dag maar wel van groot belang dit goed te bespreken. Onderstaand staat per werknemer wat
vanuit het oogpunt van de inkoper het beste is.
Beslisdocument fase 5 (Implementeren)
Studentnaam: Lotte van der Linde Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing Let op: totale voorstel max. 1 A4
Kwaliteitsborging, indicatie ½ A4
Werk een systeem uit waarmee hotel en leverancier de kwaliteit van de schoonmaakdienstverlening
gedurende een periode van 3 jaar structureel zo goed mogelijk kan borgen.
De kwaliteit die de komende 3 jaar geborgd moet worden is onderverdeeld in 3 verschillende
onderdelen:
Kwaliteitswaarborging van de technische kwaliteit
De technische kwaliteit wordt gemeten aan de hand van controles. Gedurende deze controles wordt
er gecheckt hoe er is schoongemaakte en wat het resultaat hiervan is. Hierbij wordt de kwaliteit
gemeten door middel van het VSR-KMS. VSR-KMS voldoet als kwaliteitsmeetsysteem aan zowel de
eisen als aanbevelingen van de NEN 2075 en de Europese norm EN 13549 [ CITATION VerND \l
1043 ]. Het is aan leidinggevende vanuit EV om elke dag een korte check te doen of alles er netjes uit
ziet. Wekelijks zal de facility manager en leidinggevende vanuit EV een check doen of alles voldoet
aan het VSR-KMS keurmerk.
Kwaliteitswaarboring van de organisatorische kwaliteit
Onder de organisatorische kwaliteit wordt voornamelijk de planning, klachten en de responstijd
verstaan. Dit kan gemeten worden aan de hand van het FMIS. Maandelijks worden er rapportages
worden uitgedraaid en geleverd aan de leverancier. Hierin staat duidelijk hoe de organisatorische
kwaliteit ervoor staat. De rapportages zorgen ervoor dat er continue bijgestuurd kan worden en er
inzichtelijk is wat de kwaliteit is. Het hotel is ervoor verantwoordelijk de rayonmanager en de
leidinggevende op locatie hier maandelijks van te voorzien. De rayonmanager zal deze input
gebruiken om ieder kwartaal de voortgang te bespreken. De leidinggevende op de locatie kan direct
actie ondernemen op deze resultaten.
Kwaliteitswaarborgen van de belevingskwaliteit
De beleving wordt gemeten aan de hand van de tevredenheid van de gasten. Deze tevredenheid
wordt gemeten aan de hand van de beoordelingen van de gasten. Maandelijks krijgen de
leidinggevende op locatie en de rayonmanager te zien welke resultaten hieruit komen. Evenals de
organisatorische kwaliteit kan de leidinggevende hier direct actie op ondernemen en kan de
rayonmanager hier ieder kwartaal de voortgang van bespreken.
Stakeholdersanalyse, indicatie ½ A4
Werk een stakeholdersanalyse uit. Probeer een compleet overzicht te geven van de stakeholders die
betrokken zijn of kunnen zijn tijdens de duur van de overeenkomst tussen het hotel en de
schoonmaakdienstverlener. Doe dit vanuit je eigen rol als Inkoper of Verkoper.
Stakeholder Rol Belang Invloed
General Manager Manager & Ontzorgt worden en de Eindverantwoordelijk
eindverantwoordelijk beste kwaliteit voor het hotel
e voor het gehele
hotel
Medewerker Gebruiker van de Zo min mogelijk klachten Beinlvoeders van de
receptie incl. dienst dienst, zij zijn het eerste
hoofd receptie aanspreekpunt en weten
wat er speelt
Medewerkers Verantwoordelijk Goede werkwijze zodat Werken nauw samen met
onderhoud voor ruimten en materialen etc. zo min schoonmaak en zien
meubilair etc. mogelijk worden aangetast continue wat
en prettige samenwerking schoonmaak doet
Medewerker Verantwoordelijk Eenvoudige inzet van Beinvloeders van de
Banqueting voor feesten, extra werk in geval van dienst omdat zij extra
vergaderingen en events service verwachten
partijen
Medewerkers F&B Gebruiker van de Een goede werkomgeving Om als F&B goed te
dienst die voldoet aan de kunnen werken dient de
richtlijnen schoonmaak bij te dragen
aan een goede
, werkomgeving
Medewerkers De schoonmakers Behoud van een baan en Bespreken van
Cleaning met ervaring die nu geen verslechterede ervaringen en tips en
en wellicht in de werkomstandigheden tops, echter hebben zij
toekomst werkzaam een kleine invloed
zijn in het hotel
Manager Verantwoordelijk Ontzorging en zo min Weet wat er reilt en zeilt
Backoffice voor groot deel van mogelijk “last” van binnen het hotel en onder
het personeel housekeeping, moeten het personeel.
goed kunnen
samenwerken
Centrale Verantwoordelijk Financieel zo goed Financiële invloed en
hoofdkantoor voor het mogelijke deal die verantwoordelijkheid
commerciële eveneens zorgt voor de vanuit het management
gedeelte van het beste kwaliteit
hotel
Onderdelen Directievoorstel Let op: totale voorstel max. 3 A4
Planning transitiefase, indicatie ½ A4
Aangezien de dienstverlening al op 1 mei 2018 van start gaat is het van groot belang dat er een
strakke planning is waardoor het mogelijk wordt gemaakt dan volledig klaar te zijn. De planning voor
de komende 6 weken ziet er als volgt uit.
Wanneer Wat
Week 1 Inlichten huidige leverancier over contractbeëindiging.
Week 1 Personeel informeren over de overname en de keus geven of ze open staan om
overgenomen te worden of niet
Week 1 Start maken met opstellen SLA
Week 1 Objectleider aanstellen
Week 2 Gesprek met medewerkers over overname en of zij open staan om
overgenomen te worden
Week 2 Gesprek met huidige leverancier over kwaliteit en de invulling van de laatste
weken
Week 2 Plan van aanpak uitwerken en laten beoordelen op verhoging van kwaliteit
Week 3 Samen met nieuwe leverancier het nieuwe team vaststellen
Week 3 Afspraken maken over aanwezigheid en sleutelbeheer
Week 3 Afspraak met personeel dat overgenomen wordt over concrete afspraken en
voorwaarden
Week 4 Definitief team samenstellen
Week 4 Nulmeting op locatie laten uitvoeren
Week 4 Trainingsdag nieuw personeel
Week 4 Trainingsdag voor al het personeel van nieuwe leverancier
Week 5 Nieuwe leverancier loopt mee met de oude leverancier
Week 5 Gezamenlijke lunch met het team
Week 6 Bijeenkomst en gezamenlijke start met het nieuwe team
Week 7 Ingang contractperiode EV
Week 7 Eindafrekening met oude leverancier
Week 8 Bespreking en ervaring eerste week en afspraken maken over het vervolg
Week 8 Uitvoering wekelijkse controle
Week 9 Uitvoering wekelijkse controle
Week 9 Afspraak met leverancier over ervaring en de gecontroleerde kwaliteit
Week 10 Maandelijkse controle VSR
Personele overname en instructie, indicatie 1 A4
Zoals in de COA van het hotel (CAO horeca) is vastgelegd is de leverancier niet verplicht om het
personeel van de huidige leverancier over te nemen omdat er geen sprake is van een overname van
een onderneming [CITATION Vak1 \l 1043 ].
In alle voorheen gaande gesprekken is er nog niet gesproken over de personeelsovername, het is nu
kort dag maar wel van groot belang dit goed te bespreken. Onderstaand staat per werknemer wat
vanuit het oogpunt van de inkoper het beste is.
