2. INLEIDING OP EVENTORGANISATIE
1 Event?
def. volgens Van Dale: een grootschalige, georganiseerde gebeurtenis. Voor een publiek of
deelnemers. Om een voorafbepaald doel te realiseren.
Events: - iets buitengewoons.
- start- en einddatum.
- gebonden aan tijd en ruimt
- scherpe deadlines
2 eventmanagement/eventmanager
“event management” is een proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en
geproduceerd.
De eventmanager moet elk aspect v/e evenement overzien en regelen.
3. Organisatorische competenties
Routine is nauwelijks aanwezig in een job als eventmanager. Gevaar loert al vanaf de
opstartfase (fase 1). NOOD AAN EEN GOEDE COORDINATOR.
Enkele belangrijke competenties:
o Planmatig werken => correcte deadlines stellen
(hoe groter het event, hoe belangrijker deze factor!!)
o Creativiteit => ieder event is verschillend
o Samenwerken => met team, vrijwilligers, deelnemers
o Financieel inzicht => berekenend te werk gaan, verstandige uitgaven doen
o Regie => controle houden, opbouwend leiderschap vertonen
BELANGRIJK PRINCIPE: KISS Keep It Simple & Short
! Eenvoud mag echter niet vertoond worden in gebrek aan kwaliteit
4. 10 goede gewoontes
PAGINA 14
,4. OPSTARTFASE (4 verschillende stappen)
Een foutieve opstart kan resulteren in het afblazen van het volledige project. Een goede
opstartfase moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota.
Startnota: gestructureerde vorm v/e haalbaarheidsstudie v/e bepaald concept of idee
afhankelijk van je beginsituatie (BS) zal je mogelijks anders moeten opstarten (O).
Bv. BS: iemand heeft een goed idee, maar geen teamgenoten.
O: gaat op zoek naar mensen die het team kunnen versterken
1 gesprek opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die in principe financieel risico loopt. Daarom moet je maximaal
inspelen op de wensen/ideeën van de opdrachtgever.
Goede informatie en duidelijkheid vooraf zijn goede wapens tegen latere misvattingen en
onbegrip. Plan daarom een gesprek in met de opdrachtgever.
Pagina 27 in cursus: voorbeelden van een mogelijk gesprek met de opdrachtgever.
2 Organisatieteam samenstellen
Een goed organisatieteam is een must. Je kan zelf een team samenstellen of je event
uitbesteden aan een extern team. De samenstelling van het organisatieteam is altijd
resultaatsbepalend.
Organisatieteam: het kernteam dat de verantwoordelijkheid voor het slagen vh evenement
draagt
Enkele belangrijke items ifv teamsamenstelling:
Globale visie: iedereen moet achter het project staan
Risico’s: teamleden moeten de risico’s kunnen en willen dragen
Aantal: bepalen hoeveel personen. Middelgrote events = 4 personen ih projectteam
Diversiteit: evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden maar ook leeftijd,
hahahahahahahah. geslacht, persoonlijkheid… een goede mix verhoogd efficiëntie.
Functies: ieder lid vh organisatieteam krijgt een andere verantwoordelijkheid
Een goed team zonder goede (nieuwe) ideeën levert zelden resultaten op. Creativiteit is heel
belangrijk. Bij het samenstellen van een organisatieteam is het belangrijk om de CQ
(creativiteitscoëfficiënt) in de gaten te houden. Een team met een hoog CQ zal sneller en makkelijker
ideeën verzamelen.
3 Ideefase (5 onderdelen)
3.1 vraagstelling
= je gaat op zoek naar het onderwerp waarover je zal nadenken id volgende delen vd
ideefase.
3.2 Ideeën verzamelen
2 fasen: - onderzoeksfase
- creativiteitsfase
,ONDERZOEKSFASE
In deze fase zoeken we bestaande concepten en schudden we alle eigen en al bestaande ideeën uit.
Zo creëer je ruimte voor nieuwe ideeën. Deze fase wordt ook ‘the purge’ genoemd.
Brainwriting: deelnemers schrijven hun ideeën op na de vooraf opgestelde vragen die de leider stelt.
Elegant stealing: inspiratie zoeken bij concurrentie, andere sectoren…
Zoek de trends: bv duurzaamheid, natuur, goede doelen.
CREATIVITEITSFASE
Ook wel brainstormfase genoemd.
✨ DEFENITIE BRAINSTORMEN
Brainstormen is een manier om nieuwe ideeën te genereren. Na te denken en nieuwe
oplossingen bedenken. Ideeën uitwisselen, aanvullen en ordenen. Het is creatief denken.
Creatief denken: patroon doorbrekend denken.
Stel de brainstorm niet uit en organiseer deze bij aanvang van het project. Hierna kunnen
beslissingen genomen worden.
✨ ORGANISATIE BRAINSTORM
Een brainstorm is géén eenmalig en kort proces. Creatief denken doe je best in creatieve
omstandigheden. Het mag niet saai worden.
Niet: lege kamer, lege tafel, geen muziek, gsm, laptops…
WEL: inspiratiemateriaal in huis halen, creëer georganiseerde chaos.
Brainstormen is een creatief proces dat goed gestructureerd en voorbereid moet worden.
Zorg ervoor dat je de grootte vd groep al hebt bepaald, dat je post-its en mindmaps hebt,
gebruik sociale media vrienden en counter het groepsdenken.
✨ SPELREGELS BRAINSTORM
Stel een brainstormleider aan die de regels bepaalt en bewaakt.
o Uitstel van oordeel: geen kritiek op ideeën
o Kwantiteit voor kwaliteit: bv. beloningen voorzien voor groep met meeste ideeën
o Freewheel: hou je niet vast aan groepssfeer, vooroordelen…
o Hitch-hike: inspringen op andere ideeën.
✨ OUT OF THE BOX MET ‘THE DEVIATORS’
= techniek om snel van denkspoor te veranderen.
o Zet een andere bril aan: persona’s creëren
o Abstractie: waarom-vraag
o Moeilijker: stel de opdracht moeilijker voor dan ze is.
o No limits: vertrek vanuit de ideale situatie en haal er haalbare ideeën uit
Checklist voor de ideale droomoplossing:
ð Gratis voor de klant en de producent
ð Het systeem functioneert vanzelf
ð Geen inspanningen. Bv selfservice
, Technieken om creatief en ‘out of the box’ te denken:
ð Bekijk de vraagstelling vanuit een ander tijdsperspectief
o Hoe losten ze dit vroeger op?
o Welke sporten zouden ze doen in 2113?
o Welk tornooi organiseer je in een lockdownperiode?
ð Kies een onmogelijk perspectief
o Een dier en benoem 10 karaktereigenschappen
o Een superheld
o Een blinde
ð Negatieve brainstorm
o Hoe zorg je dat niemand naar je event wil komen?
ð Random stimulation
o Neem een door toeval uitgekozen woord, beeld… en richt daar je
aandacht op.
ð Break the rules
o Noteer regels die gelden in jouw eventsector. Noteer 10 maatregelen om
deze regels te doorbreken.
ð “im bad” techniek
o Meest foute ideeën voor je vragen vinden.
✨ FORCE TO FIT
Sommige ideeën waren zover van de eventwereld dat het moeite kost om deze alternatieve
denkrichtingen om te vormen tot nuttige oplossingen.
✨ TIMING
Brainstormen is intensief dus denk aan pauzes met catering en afleiding.
Slaap brengt raad, dieper inzicht en betere ideeën.
Dus: splits bij voorkeur de brainstormsessie op in 2 sessies met enkele nachten
ertussen.
Fladder rond en verander veel van
denkwijze.
Kom “to the point” en prik succesvolle
ideeën vast. Dit moet zeer precies
gebeuren.
Het doel van de laatste 3 delen v/d ideefase is om te eindigen met een aantal geselecteerde ideeën die je
gaat realiseren. Het zijn nog schetsen, maar oordeel speelt een cruciale rol
1 Event?
def. volgens Van Dale: een grootschalige, georganiseerde gebeurtenis. Voor een publiek of
deelnemers. Om een voorafbepaald doel te realiseren.
Events: - iets buitengewoons.
- start- en einddatum.
- gebonden aan tijd en ruimt
- scherpe deadlines
2 eventmanagement/eventmanager
“event management” is een proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en
geproduceerd.
De eventmanager moet elk aspect v/e evenement overzien en regelen.
3. Organisatorische competenties
Routine is nauwelijks aanwezig in een job als eventmanager. Gevaar loert al vanaf de
opstartfase (fase 1). NOOD AAN EEN GOEDE COORDINATOR.
Enkele belangrijke competenties:
o Planmatig werken => correcte deadlines stellen
(hoe groter het event, hoe belangrijker deze factor!!)
o Creativiteit => ieder event is verschillend
o Samenwerken => met team, vrijwilligers, deelnemers
o Financieel inzicht => berekenend te werk gaan, verstandige uitgaven doen
o Regie => controle houden, opbouwend leiderschap vertonen
BELANGRIJK PRINCIPE: KISS Keep It Simple & Short
! Eenvoud mag echter niet vertoond worden in gebrek aan kwaliteit
4. 10 goede gewoontes
PAGINA 14
,4. OPSTARTFASE (4 verschillende stappen)
Een foutieve opstart kan resulteren in het afblazen van het volledige project. Een goede
opstartfase moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota.
Startnota: gestructureerde vorm v/e haalbaarheidsstudie v/e bepaald concept of idee
afhankelijk van je beginsituatie (BS) zal je mogelijks anders moeten opstarten (O).
Bv. BS: iemand heeft een goed idee, maar geen teamgenoten.
O: gaat op zoek naar mensen die het team kunnen versterken
1 gesprek opdrachtgever
De opdrachtgever is degene die in principe financieel risico loopt. Daarom moet je maximaal
inspelen op de wensen/ideeën van de opdrachtgever.
Goede informatie en duidelijkheid vooraf zijn goede wapens tegen latere misvattingen en
onbegrip. Plan daarom een gesprek in met de opdrachtgever.
Pagina 27 in cursus: voorbeelden van een mogelijk gesprek met de opdrachtgever.
2 Organisatieteam samenstellen
Een goed organisatieteam is een must. Je kan zelf een team samenstellen of je event
uitbesteden aan een extern team. De samenstelling van het organisatieteam is altijd
resultaatsbepalend.
Organisatieteam: het kernteam dat de verantwoordelijkheid voor het slagen vh evenement
draagt
Enkele belangrijke items ifv teamsamenstelling:
Globale visie: iedereen moet achter het project staan
Risico’s: teamleden moeten de risico’s kunnen en willen dragen
Aantal: bepalen hoeveel personen. Middelgrote events = 4 personen ih projectteam
Diversiteit: evenwichtige samenstelling van kennis en vaardigheden maar ook leeftijd,
hahahahahahahah. geslacht, persoonlijkheid… een goede mix verhoogd efficiëntie.
Functies: ieder lid vh organisatieteam krijgt een andere verantwoordelijkheid
Een goed team zonder goede (nieuwe) ideeën levert zelden resultaten op. Creativiteit is heel
belangrijk. Bij het samenstellen van een organisatieteam is het belangrijk om de CQ
(creativiteitscoëfficiënt) in de gaten te houden. Een team met een hoog CQ zal sneller en makkelijker
ideeën verzamelen.
3 Ideefase (5 onderdelen)
3.1 vraagstelling
= je gaat op zoek naar het onderwerp waarover je zal nadenken id volgende delen vd
ideefase.
3.2 Ideeën verzamelen
2 fasen: - onderzoeksfase
- creativiteitsfase
,ONDERZOEKSFASE
In deze fase zoeken we bestaande concepten en schudden we alle eigen en al bestaande ideeën uit.
Zo creëer je ruimte voor nieuwe ideeën. Deze fase wordt ook ‘the purge’ genoemd.
Brainwriting: deelnemers schrijven hun ideeën op na de vooraf opgestelde vragen die de leider stelt.
Elegant stealing: inspiratie zoeken bij concurrentie, andere sectoren…
Zoek de trends: bv duurzaamheid, natuur, goede doelen.
CREATIVITEITSFASE
Ook wel brainstormfase genoemd.
✨ DEFENITIE BRAINSTORMEN
Brainstormen is een manier om nieuwe ideeën te genereren. Na te denken en nieuwe
oplossingen bedenken. Ideeën uitwisselen, aanvullen en ordenen. Het is creatief denken.
Creatief denken: patroon doorbrekend denken.
Stel de brainstorm niet uit en organiseer deze bij aanvang van het project. Hierna kunnen
beslissingen genomen worden.
✨ ORGANISATIE BRAINSTORM
Een brainstorm is géén eenmalig en kort proces. Creatief denken doe je best in creatieve
omstandigheden. Het mag niet saai worden.
Niet: lege kamer, lege tafel, geen muziek, gsm, laptops…
WEL: inspiratiemateriaal in huis halen, creëer georganiseerde chaos.
Brainstormen is een creatief proces dat goed gestructureerd en voorbereid moet worden.
Zorg ervoor dat je de grootte vd groep al hebt bepaald, dat je post-its en mindmaps hebt,
gebruik sociale media vrienden en counter het groepsdenken.
✨ SPELREGELS BRAINSTORM
Stel een brainstormleider aan die de regels bepaalt en bewaakt.
o Uitstel van oordeel: geen kritiek op ideeën
o Kwantiteit voor kwaliteit: bv. beloningen voorzien voor groep met meeste ideeën
o Freewheel: hou je niet vast aan groepssfeer, vooroordelen…
o Hitch-hike: inspringen op andere ideeën.
✨ OUT OF THE BOX MET ‘THE DEVIATORS’
= techniek om snel van denkspoor te veranderen.
o Zet een andere bril aan: persona’s creëren
o Abstractie: waarom-vraag
o Moeilijker: stel de opdracht moeilijker voor dan ze is.
o No limits: vertrek vanuit de ideale situatie en haal er haalbare ideeën uit
Checklist voor de ideale droomoplossing:
ð Gratis voor de klant en de producent
ð Het systeem functioneert vanzelf
ð Geen inspanningen. Bv selfservice
, Technieken om creatief en ‘out of the box’ te denken:
ð Bekijk de vraagstelling vanuit een ander tijdsperspectief
o Hoe losten ze dit vroeger op?
o Welke sporten zouden ze doen in 2113?
o Welk tornooi organiseer je in een lockdownperiode?
ð Kies een onmogelijk perspectief
o Een dier en benoem 10 karaktereigenschappen
o Een superheld
o Een blinde
ð Negatieve brainstorm
o Hoe zorg je dat niemand naar je event wil komen?
ð Random stimulation
o Neem een door toeval uitgekozen woord, beeld… en richt daar je
aandacht op.
ð Break the rules
o Noteer regels die gelden in jouw eventsector. Noteer 10 maatregelen om
deze regels te doorbreken.
ð “im bad” techniek
o Meest foute ideeën voor je vragen vinden.
✨ FORCE TO FIT
Sommige ideeën waren zover van de eventwereld dat het moeite kost om deze alternatieve
denkrichtingen om te vormen tot nuttige oplossingen.
✨ TIMING
Brainstormen is intensief dus denk aan pauzes met catering en afleiding.
Slaap brengt raad, dieper inzicht en betere ideeën.
Dus: splits bij voorkeur de brainstormsessie op in 2 sessies met enkele nachten
ertussen.
Fladder rond en verander veel van
denkwijze.
Kom “to the point” en prik succesvolle
ideeën vast. Dit moet zeer precies
gebeuren.
Het doel van de laatste 3 delen v/d ideefase is om te eindigen met een aantal geselecteerde ideeën die je
gaat realiseren. Het zijn nog schetsen, maar oordeel speelt een cruciale rol
