Periode 2.2 Administratieve Organisatie Propedeuse
Fontys Financieel Management
Hoofdstuk 1:
Informatievoorziening tekortschiet:
- Optreden van doublures in administratieve werkzaamheden.
- Overbodige werkzaamheden uitvoeren.
- Vertragingen opleveren.
- Verkeerde beslissingen nemen.
o Oorzaak gebrekkige informatie
o Te voorkomen door de kwaliteit van informatievoorziening periodiek te beoordelen
en zo nodig te verbeteren.
ISO-9000 certificering:
Geeft aan dat de onderneming zijn bedrijfsprocessen schriftelijk heeft beschreven in een
kwaliteitshandboek en zich ook daaraan houdt.
Organisatie:
Een groep mensen die door middel van samenwerking een gemeenschappelijk doel willen behalen,
hierbij kunnen hulpmiddelen zoals machines en computers geraadpleegd worden.
Informatie:
Gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van mensen die werkzaam zijn vinnen de
organisatie.
Bestuurlijks informatievoorziening:
Alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens. Het
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen.
Functioneren en beheersen van een organisatie, om verantwoording af te leggen.
- Nadat de beslissing genomen is:
o Meedelen van beslissingen aan belanghebbende.
o Beoordelen van uitvoering en zo nodig bijsturen.
Handboek BIV:
Om een goede gang van zaken te hebben binnen de onderneming is het belangrijk om de vragen wie,
wat, hoe en wanneer voor alle processen te beantwoorden. Deze vragen worden in het
kwaliteitshandboek schriftelijk vastgelegd, zo kunnen bijvoorbeeld nieuwe medewerkers sneller
ingewerkt worden.
Doelstelling:
Meestal het maken van winst, behalve bij overheidsorganisaties, zij willen bijvoorbeeld behoud van
culturele waarden waarmaken.
- Strategie:
Welke doelstelling er bereikt moet worden zowel op korte als op lange termijn, hierbij moet
het einddoel duidelijk en tastbaar zijn.
- Missie:
Krachtige boodschap (bijna niet te veranderen), waar de organisatie voor staat, kernwaarde
is van alle activiteiten.
- Visie:
Algemene voorstelling van de toekomst van de organisatie. Toekomstdroom van een
organisatie (kan worden bijgesteld).
Formele organisatie:
De schriftelijk vastgelegde structuur van een organisatie, hierin staat precies beschreven hoe
bepaalde zaken geregeld zijn of werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld statuten,
procedurebeschrijving en taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen.
1
, Periode 2.2 Administratieve Organisatie Propedeuse
Fontys Financieel Management
Informele organisatie:
Ongeschreven wetten en regels, deze zijn nergens schriftelijk vastgelegd, erg belangrijk voor een
organisatie. Bestaat uit immateriële factoren. Ook wel bedrijfscultuur genoemd.
Besluitvorming binnen organisatie:
Het nemen van beslissingen door bijvoorbeeld een keuze te maken uit een aantal argumenten. Dit is
niet altijd een rationeel proces, soms spelen er ook emotionele argumenten.
Beslissingsbevoegdheid van een organisatie kan centraal of decentraal zijn. Factoren die van belang
zijn:
- De cultuur van de organisatie:
Bedrijven met sterke eenhoofdige leidingen (centraal).
- Betrokkenheid van personeel:
Ontwikkeling van medezeggenschapsideeën en motivatie van personeel (decentralisatie).
- Maatschappelijke ontwikkelingen:
Grote bedrijven (door fusie en overname) dwingt leiding tot decentralisatie om het
beheersbaar te houden.
- Kosten en baten:
Decentralisatie leidt tot hogere motivatie van medewerkers, doordat ze meer
verantwoordelijkheid dragen.
Het gevolg van decentralisatie is meestal hogere kosten voor hardware en software, leidt tot
problemen voor de beheersbaarheid van informatieverwerking en medewerkers hebben meer
vrijheid van de uitvoering van taken.
Niveaus van leidinggeven:
Strategisch:
Hoogste leiding, lange termijn beslissingen over doelstellingen van het bedrijf, eenmalig karakter.
Tactisch:
Beslissingen uitwerking van strategische besluiten, m.b.t. het vaststellen van budgetten, toewijzen
van middelen, vaststellen van procedures en beoordeling van prestaties.
Operationeel:
Verantwoordelijk voor uitgevoerde werkzaamheden, korte termijnaspecten conform vastgestelde
procedures.
Informatievoorziening op strategisch niveau:
Informatie over alle belangrijke zaken, over resultaten zo veel mogelijk in totaal en zo min mogelijk
detail, bijvoorbeeld in vergelijking met de begroting, cijfers van vorig jaar of ontwikkelingen in de
branche. Kenmerken van informatie op strategisch niveau zijn:
- Vaak kwalitatief van aard.
- Weinig gedetailleerd.
- Slecht gestructureerd.
Informatievoorziening op tactisch niveau:
Informatie die nodig is om de toewijzingen nodig te maken, kenmerken zijn:
- Voorzienbaar.
- Vast periodiciteit.
- Afkomstig uit interne informatiesystemen.
2
Fontys Financieel Management
Hoofdstuk 1:
Informatievoorziening tekortschiet:
- Optreden van doublures in administratieve werkzaamheden.
- Overbodige werkzaamheden uitvoeren.
- Vertragingen opleveren.
- Verkeerde beslissingen nemen.
o Oorzaak gebrekkige informatie
o Te voorkomen door de kwaliteit van informatievoorziening periodiek te beoordelen
en zo nodig te verbeteren.
ISO-9000 certificering:
Geeft aan dat de onderneming zijn bedrijfsprocessen schriftelijk heeft beschreven in een
kwaliteitshandboek en zich ook daaraan houdt.
Organisatie:
Een groep mensen die door middel van samenwerking een gemeenschappelijk doel willen behalen,
hierbij kunnen hulpmiddelen zoals machines en computers geraadpleegd worden.
Informatie:
Gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van mensen die werkzaam zijn vinnen de
organisatie.
Bestuurlijks informatievoorziening:
Alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens. Het
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen.
Functioneren en beheersen van een organisatie, om verantwoording af te leggen.
- Nadat de beslissing genomen is:
o Meedelen van beslissingen aan belanghebbende.
o Beoordelen van uitvoering en zo nodig bijsturen.
Handboek BIV:
Om een goede gang van zaken te hebben binnen de onderneming is het belangrijk om de vragen wie,
wat, hoe en wanneer voor alle processen te beantwoorden. Deze vragen worden in het
kwaliteitshandboek schriftelijk vastgelegd, zo kunnen bijvoorbeeld nieuwe medewerkers sneller
ingewerkt worden.
Doelstelling:
Meestal het maken van winst, behalve bij overheidsorganisaties, zij willen bijvoorbeeld behoud van
culturele waarden waarmaken.
- Strategie:
Welke doelstelling er bereikt moet worden zowel op korte als op lange termijn, hierbij moet
het einddoel duidelijk en tastbaar zijn.
- Missie:
Krachtige boodschap (bijna niet te veranderen), waar de organisatie voor staat, kernwaarde
is van alle activiteiten.
- Visie:
Algemene voorstelling van de toekomst van de organisatie. Toekomstdroom van een
organisatie (kan worden bijgesteld).
Formele organisatie:
De schriftelijk vastgelegde structuur van een organisatie, hierin staat precies beschreven hoe
bepaalde zaken geregeld zijn of werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld statuten,
procedurebeschrijving en taak- en functiebeschrijvingen en bevoegdheidsregelingen.
1
, Periode 2.2 Administratieve Organisatie Propedeuse
Fontys Financieel Management
Informele organisatie:
Ongeschreven wetten en regels, deze zijn nergens schriftelijk vastgelegd, erg belangrijk voor een
organisatie. Bestaat uit immateriële factoren. Ook wel bedrijfscultuur genoemd.
Besluitvorming binnen organisatie:
Het nemen van beslissingen door bijvoorbeeld een keuze te maken uit een aantal argumenten. Dit is
niet altijd een rationeel proces, soms spelen er ook emotionele argumenten.
Beslissingsbevoegdheid van een organisatie kan centraal of decentraal zijn. Factoren die van belang
zijn:
- De cultuur van de organisatie:
Bedrijven met sterke eenhoofdige leidingen (centraal).
- Betrokkenheid van personeel:
Ontwikkeling van medezeggenschapsideeën en motivatie van personeel (decentralisatie).
- Maatschappelijke ontwikkelingen:
Grote bedrijven (door fusie en overname) dwingt leiding tot decentralisatie om het
beheersbaar te houden.
- Kosten en baten:
Decentralisatie leidt tot hogere motivatie van medewerkers, doordat ze meer
verantwoordelijkheid dragen.
Het gevolg van decentralisatie is meestal hogere kosten voor hardware en software, leidt tot
problemen voor de beheersbaarheid van informatieverwerking en medewerkers hebben meer
vrijheid van de uitvoering van taken.
Niveaus van leidinggeven:
Strategisch:
Hoogste leiding, lange termijn beslissingen over doelstellingen van het bedrijf, eenmalig karakter.
Tactisch:
Beslissingen uitwerking van strategische besluiten, m.b.t. het vaststellen van budgetten, toewijzen
van middelen, vaststellen van procedures en beoordeling van prestaties.
Operationeel:
Verantwoordelijk voor uitgevoerde werkzaamheden, korte termijnaspecten conform vastgestelde
procedures.
Informatievoorziening op strategisch niveau:
Informatie over alle belangrijke zaken, over resultaten zo veel mogelijk in totaal en zo min mogelijk
detail, bijvoorbeeld in vergelijking met de begroting, cijfers van vorig jaar of ontwikkelingen in de
branche. Kenmerken van informatie op strategisch niveau zijn:
- Vaak kwalitatief van aard.
- Weinig gedetailleerd.
- Slecht gestructureerd.
Informatievoorziening op tactisch niveau:
Informatie die nodig is om de toewijzingen nodig te maken, kenmerken zijn:
- Voorzienbaar.
- Vast periodiciteit.
- Afkomstig uit interne informatiesystemen.
2
