Samenvatting Controleleer SEM2 ACF2

DE AANKOOPCYCLUS

PROCESANALYSE
Doelstelling aankoopcyclus:
Aankopen van G&D die de behoefte van de onderneming zo goed mogelijk invullen, met levering
binnen de gevraagde leveringstermijn tegen een optimale prijs-kwaliteitsverhouding

m.a.w:
1. Enkel bestellingen van noodzakelijke goederen
2. Plaatsing van bestellingen tegen optimale prijzen en hoeveelheden
3. Controle op de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit
4. Betaling enkel van goedgekeurde aankoopfacturen
5. De aankoopfacturen worden juist en volledig verwerkt in de boekhouding

De aankoopfunctie valt uiteen in:
 Het initiëren van de aankooptransacties
o Verrichten van aankopen bij leveranciers  beschikkende functie
 Het verrichten van de hiermee samenhangende werkzaamheden
o Bestellingen plaatsen, ontvangst levering, …  bewarende of registrerende functie

Aan te kopen goederen/ diensten kunnen we in twee groepen verdelen:
 Strategische of tactische aankopen
o Invloed op LT
o Beslissingsniveau: hoog op de hiërarchische ladder

 Operationele aankopen
o Invloed op KT

Stappen voor het aankoopproces:
1. Geven bestelopdracht
2. Uitvoeren bestelopdracht
3. Ontvangst goederen en diensten
4. Controle aankoopfactuur
5. Crediteurenadministratie
6. Betaling aankoopfactuur


Geven van de bestelopdracht
Het aankoopproces start steeds met een BEHOEFTE. Het vaststellen van de behoefte moet steeds op
een objectieve wijze gebeuren.

,  Timing
o Te laat = stockbreuk
o Te vroeg = hoge stockagekosten
o EOQ-principe: Economic order quantity
 De meeste ondernemingen hanteren voor elk voorraadelement een optimaal
minimum voorraadniveau. Wordt dit niveau bereikt dan wordt een bestelling
geplaatst.

Het signaleren van het bereiken van het minimumvoorraadniveau kan door
vier partijen gebeuren.
 4 partijen
o Magazijnier
o Voorraadadministratie
o Inkoper zelf: niet optimaal
o ERP-systeem

De interne bestelaanvraag
Hier wordt best het gebruik gemaakt van een standaarddocument, namelijk de bestelaanvraag. Deze
documenten moeten doorlopend genummerd zijn.

Noodzakelijke gegevens:
 Naam aanvrager
 Reden aanvraag
 Gewenste leveringsdatum
 Gewenste leverancier mits motivatie
 Productidentificatie
 Gevraagde hoeveelheid
 Ruimte voor goedkeuring (autorisatie)

Goedkeuring interne bestelaanvraag
Binnen elke onderneming moeten duidelijke procedures bestaan over wie een aankoop kan
initialiseren en op welke wijze dit dient te gebeuren. Op de interne bestelaanvraag wordt ruimte
voorzien om de goedkeuring = autorisatie.

De beschikkende functie zal nagaan of de aanvraag tot aankoop noodzakelijk is en binnen het
vooropgestelde budget valt.

Getrapte autorisatie
vb. €5 000 kunnen door de betrokken afdelingschef worden goedgekeurd, bestellingen boven €5 000
moeten worden goedgekeurd door de controller.

Uitvoeren van de bestelopdracht
Vijf stappen:
1. Bij welke leverancier wordt aangekocht?
o Leveranciersdocumentatie
o Productdocumentatie

o Vaste leverancier:
 Onderzoek overbodig tenzij kwaliteitsproblemen
 Jaarlijks evalueren

,2. Sturen van offerteaanvragen
o Vooraf vastgelegd aantal: minstens 2 of 3
o Gebruik van standaarddocumenten
o Vooraf genummerd

3. Onderzoeken van de leveranciersvoorwaarden
o Registratie ontvangen offertes  afpunting in het register van de offerteaanvragen
 Door persoon onafhankelijk van aankoper
o Beoordeling offertes (aankoper)
 Producteigenschappen
 Levertermijnen
 Betrouwbaarheid leverancier
 Prijs
 Eventuele andere leveringsvoorwaarden

4. Leverancierskeuze
o Aankoper neemt beslissing
 Beslissing motiveren en documenteren
 Reden: controle moet mogelijk zijn

5. Opmaken bestelorder
o Enkel op basis van een goedgekeurde/aanvaarde offerte
o Vooraf genummerd standaarddocument
o Minimum vier exemplaren
 Leverancier (origineel)
 Archief aankoopafdeling (besteldienst)
 Magazijn
 Factuurcontrole
 (voorraadadministratie)

o Minstens volgende informatie bevatten
 Voorgedrukt volgnummer
 Datum bestelling
 Identificatie leverancier
 Artikelnummer en omschrijving
 Hoeveelheid
 Overeengekomen prijs
 Kortingen
 Verzendingsafspraken
 Leveringsadres
 Leveringstermijn
 Handtekening

, Ontvangst van de goederen en diensten
Voorraadelementen en investeringen  ‘ontvangst’
Diensten  ‘uitvoering’
opmaak document  ‘ontvangstmelding’

Magazijn Factuurcontrole
Bestelde goederen Ontvangstmelding Geleverde goederen
= =
Geleverde Gefactureerde
goederen goederen
 Standaarddocument
 Voorgenummerd
 Bevat volgende informatie
o Datum ontvangst
o Artikelnummer
o Hoeveelheid
o Referentie bestelbon
o Opmerkingen

 Vier exemplaren
o Magazijn: archivering
o Voorraadadministratie
o Factuurcontrole
o Aankoopafdeling

 Uitvoering van diensten
o Procedure voorzien
 Ontvangstmelding door betrokken afdelingschef
 Aankoopafdeling
 Factuurcontrole

Controle van de aankoopfactuur
 Registratie inkomende facturen
o Volgnummer toekennen
o Status: ontvangen-goedgekeurd-betaalbaar gesteld-betaald

 Controle juistheid factuur
o Geen rekenfouten
o Controle overeengekomen voorwaarden
o Gefactureerde goederen = geleverde goederen
o Gefactureerde goederen = bestelde goederen

 Goedgekeurde facturen fiatteren
o Stempel
o Handtekening
o Elektronisch