Samenvatting Procesmanagement.
Kritische succesfactoren, Kritische prestatie indicatoren en
doelstellingen
Een bedrijf heeft over het algemeen het doel winst te maken en voort te blijven bestaan. Daarvoor
zet een bedrijf allerlei middelen in zoals mensen, machines en facilitaire voorzieningen
Kritische succesfactoren zijn activiteiten en processen die van essentieel belang zijn voor de mate
waarin een bedrijf, organisatie of instelling succesvol is om haar doelstellingen te realiseren. Een
kritische succesfactor wordt vaak gebruikt binnen het besluitvormingsproces en wordt getoetst door
zogenoemde prestatie-indicatoren. Iedere organisatie heeft strategische doelstellingen waarmee ze
proberen hun visie en missie te realiseren. Om deze doelstellingen concreet en meetbaar te maken
worden kritische succesfactoren in combinatie met prestatie-indicatoren meetbaar gemaakt. Op
basis van deze informatie kan de organisatie vervolgens beoordelen of de prestaties, financieel dan
wel niet-financieel, ‘succesvol’ zijn. Een kritische succesfactor (KSF) is een kenmerk van een
organisatie dat essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie. KSF’s beschrijven wat
een organisatie nodig heeft om succesvol te zijn. Met behulp van Kritische succesfactoren breng je in
kaart hoe je de doelstellingen gaat realiseren
Om een organisatie te helpen bij de besluitvorming kan ook gebruik worden gemaakt van kritische
succesfactoren. Zo kan het management bepalen waar de focus op wordt gelegd. Een handig middel
hiervoor is de Balanced Scorecard zoals in figuur 3. Centraal hierin staan de strategische
doelstellingen en hieraan verbonden kritische succesfactoren. De prestaties van het bedrijf worden
vervolgens via vier perspectieven bekeken:
• Financiële perspectief;
• Interne processen;
• Klantperspectief;
• Innovatieperspectief.
,Voorbeelden KSF
Realiseren van omzetdoelstellingen (verhogen van de omzet, verkoop en winst);
• Verhogen van de winst;
• Optimaliseren en verbeteren van de klanttevredenheid;
• Investeren in juiste niveau van medewerkers;
• Reageren op veranderde stakeholders behoefte;
• Verbeteren van prijs/kwaliteitsverhouding;
• Reduceren van aantal klachten;
• Tijdig opleveren van projecten;
• Right-First-Time produceren;
• Succesvol leiderschap;
• Efficiënt inrichten van productieprocessen;
• Duurzaam ondernemen;
• Optimaal gebruik maken van ervaring & kennis;
• Innovatievermogen (omgaan met veranderingen);
• Transparantie.
Het belangrijkste verschil tussen een KPI en een KSF is dat een KPI wordt gebruikt om de prestaties
van een organisatie te meten, terwijl een KSF wordt gebruikt om de succesfactoren te identificeren
die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken. KPI's zijn meetbare waarden die kunnen worden
gebruikt om de prestaties van een organisatie te evalueren en te vergelijken met doelstellingen en
benchmarks, terwijl KSF's belangrijke factoren zijn die nodig zijn om succesvol te zijn in een bepaalde
markt.
Key Performance indicator is een SMART meetinstrument da teen KSF concrete meet en word
tuigedrukt in een eenheid ($ # % minuten of kenetal) waar een streefwaarde aan wordt gekoppeld.
Om KPI's en KSF's van elkaar te onderscheiden, is het belangrijk om te begrijpen dat KPI's
voortkomen uit KSF's. KSF's zijn de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een
organisatie, terwijl KPI's worden gebruikt om te meten hoe goed een organisatie presteert op deze
succesfactoren. KSF's zijn dus de strategische prioriteiten die moeten worden bereikt om succesvol te
zijn, terwijl KPI's de meetbare waarden zijn die worden gebruikt om de voortgang van deze
prioriteiten te meten.
In de praktijk kan een organisatie bijvoorbeeld een KSF hebben die betrekking heeft op de kwaliteit
van het product, wat een belangrijke succesfactor is om te concurreren in een bepaalde markt. Een
KPI die is gekoppeld aan deze KSF kan dan zijn om het percentage producten te meten dat voldoet
aan de kwaliteitsnormen van de organisatie. Op deze manier wordt de KPI gebruikt om de voortgang
van de KSF te meten en te zorgen dat het succes van de organisatie wordt gegarandeerd.
Voorbeelden KPI:
Omlooptijd (inventory turns) in dagen
• Voorraadwaarde (inventory balance) in euro’s
• Aantal dagen voorraad (days of supply)
• Leverbetrouwbaarheid (on-time shipment) in percentage
• Percentage orders compleet op tijd (order fill rate)
• Voorraadbetrouwbaarheid (inventory accuracy) in percentage
• Aantal keren buiten voorraad (out-of-stocks)
• Percentage SKU’s op voorraad (SKU’s in-stock percentage)
• Naleveringen (backorders) in aantal
2
, • Incourante voorraad (shrinkage) in euro’s
• Bruto marge op geïnvesteerde euro’s (gross margin return on investment)
• Voorraadkosten (holding costs) in euro’s
• Voorraadpercentage waarvoor nog niet is betaald (accounts payable)
5x waarom
Vraag vijf keer waarom en je hebt de hoofdoorzaak van een probleem te pakken. De 5x Waarom-
methode is een techniek die wordt gebruikt om de oorzaken van problemen te achterhalen door
herhaaldelijk de vraag "waarom?" te stellen. Het doel is om de onderliggende oorzaak van een
probleem te identificeren, in plaats van alleen de oppervlakkige symptomen aan te pakken.
Deze methode kan nuttig zijn bij het oplossen van complexe problemen waarbij de oorzaak niet
meteen duidelijk is. Door herhaaldelijk de "waarom?" vraag te stellen, kan men een dieper begrip
krijgen van de situatie en de onderliggende oorzaken van het probleem identificeren.
Voorbeeld: als een machine in een productielijn niet goed functioneert en de productie stopt, kan
men zich afvragen: "Waarom is de machine gestopt?" Het antwoord kan zijn: "Omdat er een storing
was in de motor." Vervolgens stelt men de vraag: "Waarom was er een storing in de motor?" Het
antwoord kan zijn: "Omdat de olie niet goed werd gesmeerd." Door deze vraag te blijven stellen en
dieper in te gaan op de oorzaken, kan men uiteindelijk de onderliggende oorzaak van het probleem
identificeren en een oplossing vinden om het probleem op te lossen.
3
Kritische succesfactoren, Kritische prestatie indicatoren en
doelstellingen
Een bedrijf heeft over het algemeen het doel winst te maken en voort te blijven bestaan. Daarvoor
zet een bedrijf allerlei middelen in zoals mensen, machines en facilitaire voorzieningen
Kritische succesfactoren zijn activiteiten en processen die van essentieel belang zijn voor de mate
waarin een bedrijf, organisatie of instelling succesvol is om haar doelstellingen te realiseren. Een
kritische succesfactor wordt vaak gebruikt binnen het besluitvormingsproces en wordt getoetst door
zogenoemde prestatie-indicatoren. Iedere organisatie heeft strategische doelstellingen waarmee ze
proberen hun visie en missie te realiseren. Om deze doelstellingen concreet en meetbaar te maken
worden kritische succesfactoren in combinatie met prestatie-indicatoren meetbaar gemaakt. Op
basis van deze informatie kan de organisatie vervolgens beoordelen of de prestaties, financieel dan
wel niet-financieel, ‘succesvol’ zijn. Een kritische succesfactor (KSF) is een kenmerk van een
organisatie dat essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie. KSF’s beschrijven wat
een organisatie nodig heeft om succesvol te zijn. Met behulp van Kritische succesfactoren breng je in
kaart hoe je de doelstellingen gaat realiseren
Om een organisatie te helpen bij de besluitvorming kan ook gebruik worden gemaakt van kritische
succesfactoren. Zo kan het management bepalen waar de focus op wordt gelegd. Een handig middel
hiervoor is de Balanced Scorecard zoals in figuur 3. Centraal hierin staan de strategische
doelstellingen en hieraan verbonden kritische succesfactoren. De prestaties van het bedrijf worden
vervolgens via vier perspectieven bekeken:
• Financiële perspectief;
• Interne processen;
• Klantperspectief;
• Innovatieperspectief.
,Voorbeelden KSF
Realiseren van omzetdoelstellingen (verhogen van de omzet, verkoop en winst);
• Verhogen van de winst;
• Optimaliseren en verbeteren van de klanttevredenheid;
• Investeren in juiste niveau van medewerkers;
• Reageren op veranderde stakeholders behoefte;
• Verbeteren van prijs/kwaliteitsverhouding;
• Reduceren van aantal klachten;
• Tijdig opleveren van projecten;
• Right-First-Time produceren;
• Succesvol leiderschap;
• Efficiënt inrichten van productieprocessen;
• Duurzaam ondernemen;
• Optimaal gebruik maken van ervaring & kennis;
• Innovatievermogen (omgaan met veranderingen);
• Transparantie.
Het belangrijkste verschil tussen een KPI en een KSF is dat een KPI wordt gebruikt om de prestaties
van een organisatie te meten, terwijl een KSF wordt gebruikt om de succesfactoren te identificeren
die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken. KPI's zijn meetbare waarden die kunnen worden
gebruikt om de prestaties van een organisatie te evalueren en te vergelijken met doelstellingen en
benchmarks, terwijl KSF's belangrijke factoren zijn die nodig zijn om succesvol te zijn in een bepaalde
markt.
Key Performance indicator is een SMART meetinstrument da teen KSF concrete meet en word
tuigedrukt in een eenheid ($ # % minuten of kenetal) waar een streefwaarde aan wordt gekoppeld.
Om KPI's en KSF's van elkaar te onderscheiden, is het belangrijk om te begrijpen dat KPI's
voortkomen uit KSF's. KSF's zijn de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een
organisatie, terwijl KPI's worden gebruikt om te meten hoe goed een organisatie presteert op deze
succesfactoren. KSF's zijn dus de strategische prioriteiten die moeten worden bereikt om succesvol te
zijn, terwijl KPI's de meetbare waarden zijn die worden gebruikt om de voortgang van deze
prioriteiten te meten.
In de praktijk kan een organisatie bijvoorbeeld een KSF hebben die betrekking heeft op de kwaliteit
van het product, wat een belangrijke succesfactor is om te concurreren in een bepaalde markt. Een
KPI die is gekoppeld aan deze KSF kan dan zijn om het percentage producten te meten dat voldoet
aan de kwaliteitsnormen van de organisatie. Op deze manier wordt de KPI gebruikt om de voortgang
van de KSF te meten en te zorgen dat het succes van de organisatie wordt gegarandeerd.
Voorbeelden KPI:
Omlooptijd (inventory turns) in dagen
• Voorraadwaarde (inventory balance) in euro’s
• Aantal dagen voorraad (days of supply)
• Leverbetrouwbaarheid (on-time shipment) in percentage
• Percentage orders compleet op tijd (order fill rate)
• Voorraadbetrouwbaarheid (inventory accuracy) in percentage
• Aantal keren buiten voorraad (out-of-stocks)
• Percentage SKU’s op voorraad (SKU’s in-stock percentage)
• Naleveringen (backorders) in aantal
2
, • Incourante voorraad (shrinkage) in euro’s
• Bruto marge op geïnvesteerde euro’s (gross margin return on investment)
• Voorraadkosten (holding costs) in euro’s
• Voorraadpercentage waarvoor nog niet is betaald (accounts payable)
5x waarom
Vraag vijf keer waarom en je hebt de hoofdoorzaak van een probleem te pakken. De 5x Waarom-
methode is een techniek die wordt gebruikt om de oorzaken van problemen te achterhalen door
herhaaldelijk de vraag "waarom?" te stellen. Het doel is om de onderliggende oorzaak van een
probleem te identificeren, in plaats van alleen de oppervlakkige symptomen aan te pakken.
Deze methode kan nuttig zijn bij het oplossen van complexe problemen waarbij de oorzaak niet
meteen duidelijk is. Door herhaaldelijk de "waarom?" vraag te stellen, kan men een dieper begrip
krijgen van de situatie en de onderliggende oorzaken van het probleem identificeren.
Voorbeeld: als een machine in een productielijn niet goed functioneert en de productie stopt, kan
men zich afvragen: "Waarom is de machine gestopt?" Het antwoord kan zijn: "Omdat er een storing
was in de motor." Vervolgens stelt men de vraag: "Waarom was er een storing in de motor?" Het
antwoord kan zijn: "Omdat de olie niet goed werd gesmeerd." Door deze vraag te blijven stellen en
dieper in te gaan op de oorzaken, kan men uiteindelijk de onderliggende oorzaak van het probleem
identificeren en een oplossing vinden om het probleem op te lossen.
3
