Communicatieplan Collectivering
Administratief Ondersteuner
Control
Naam:
Studentnummer:
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde
Module: Bedrijfscommunicatie
Dit document bevat vertrouwelijke informatie. Docent:
, MODULEOPDRACHT: BEDRIJFSCOMMUNICATIE 1
Voorwoord
Deze moduleopdracht schrijf ik, als mijn examen opdracht voor mijn opleiding HBO Bachelor
Bedrijfskunde bij het NCOI voor de module Bedrijfscommunicatie.
Ik ben sinds 2010 werkzaam op het Klant Contact Centrum (KCC) binnen ... Ik ben
begonnen met deze opleiding omdat ik graag mijn kennis wil verbreden en daarmee mijn
toekomstkansen op de arbeidsmarkt wil vergroten.
De opdracht omvat het maken van een communicatieplan. Voor deze opdracht heb ik
gekozen om een communicatieplan te schrijven over de reorganisatie op de afdeling control,
specifiek de functie van Administratief Ondersteuners Control, hierna AOC. Deze functie
komt binnen ... geheel te vervallen en wordt gecentraliseerd in ... Reden dat ik voor dit
onderwerp heb gekozen is omdat het personele gevolgen heeft binnen ... en dus is een
zorgvuldige en adequate communicatie van belang.
Leeswijzer
Dit communicatieplan begint met een inleiding en aanleiding. Vervolgens wordt in de analyse
de organisatiedoelstelling beschreven alsmede de knelpunten en de rol van de
communicatie.
In het volgende hoofdstuk kunt u lezen op welke doelgroepen de communicatie betrekking
heeft. Daaropvolgend is de boodschap en de gekozen communicatiestrategie beschreven. In
het hoofdstuk dat daarna komt is er aandacht voor communicatieplanning en de fasering.
Het communicatieplan eindigt met een beschrijving van de communicatiemiddelen. In de
bijlagen is een organigram en een doelgroepen- middelenmatrix opgenomen.
, MODULEOPDRACHT: BEDRIJFSCOMMUNICATIE 2
Samenvatting
Dit communicatieplan is opgesteld naar aanleiding van de deelname aan het collectiveren
van de afdeling Administratief Ondersteuner Control (AOC’ er) binnen ...
Directe aanleiding voor het collectiveren is dat door een afgenomen takenpakket slechts een
klein aantal medewerkers de functie van AOC’er vervult waardoor ... kennis- en
continuïteitsproblemen ervaart. De afdeling Financial Services AOC (FS- AOC), een afdeling
binnen ..., heeft aangeboden de kerntaken over te nemen.
De doelstellingen voor de organisatie voor wat betreft de collectivering zijn:
➢ Continuïteit, kwaliteit, beheersing en efficiency.
Knelpunten die ondervonden worden zijn dat de AOC’ ers, indien zij ervoor kiezen mee te
verhuizen naar ..., een reistijd tegemoet zien van >1 uur. Daarnaast zijn zij de aangewezen
personen die de werkzaamheden, welke bij ... ondergebracht blijven, moeten herbeleggen
binnen .... Met deze twee punten hebben de medewerkers moeite.
Door middel van adequate en zorgvuldige communicatie wil ...:
➢ Informeren: de doelgroepen goed informeren over de collectivering.
➢ Overtuigen: Wat is de ‘sence of urgency’? Wat zijn de gevolgen voor de
medewerkers?
➢ De dialoog voeren: Er wordt de medewerkers de ruimte geboden om met hun directie
en leidinggevenden in gesprek te gaan over hun toekomt.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire communicatiedoelgroepen:
➢ Primaire doelgroepen:
Administratief Ondersteuner Control (AOC’ er), Financial Controller, Facilitair
medewerker en de Commerciële binnendienst;
➢ Secundaire doelgroepen:
Directeur Private Banking, Particulieren en de directeur Bedrijven, Managers Private
Banking, Particulieren en de manager Bedrijven, Business Controller Commercie,
ondernemingsraad en overige collega’s van ....
De communicatiedoelstellingen dienen bij te dragen in het oplossen van eerdergenoemde
knelpunten. Deze zijn omschreven in termen als:
Kennis: de doelgroepen weten waarom er gecollectiveerd wordt, waar zij informatie kunnen
vinden, waar de achterblijvende werkzaamheden herbelegd worden en wat de algemene
planning is.
Houding: op 31 december 2015 staan de AOC’ers positief tegenover c.q. accepteren zij dat
er werkzaamheden collectief uitgevoerd gaan worden en dat de overige taken herbelegd
worden binnen ....
Doen: de AOC’ ers verhuizen met hun werk mee of gaan op zoek naar ander werk.
De kernboodschap die overgebracht dient te worden luidt als volgt: “De 11 kerntaken van de
AOC’ er worden vanaf januari 2017 collectief uitgevoerd door ... om meer garantie te kunnen
geven voor de kwaliteit en de continuïteit ervan. De overige taken worden herbedeeld binnen
.... Hierdoor komt de functie van AOC’ er binnen ... te vervallen”.
Middels een interpretatieve benadering is gekozen voor de strategie Formering. De
communicatie vindt zoveel mogelijk mondeling en in tweerichtingsverkeer plaats.
De communicatieplanning sluit aan op de fasering van het collectiveren en is opgedeeld in
vier fasen.
Tot slot wordt beschreven dat de communicatie zowel mondeling, schriftelijk, digitaal als
audiovisueel plaats vindt. De gekozen communicatiemiddel zijn in een doelgroepen-
middelenmatrix gerangschikt.
Administratief Ondersteuner
Control
Naam:
Studentnummer:
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde
Module: Bedrijfscommunicatie
Dit document bevat vertrouwelijke informatie. Docent:
, MODULEOPDRACHT: BEDRIJFSCOMMUNICATIE 1
Voorwoord
Deze moduleopdracht schrijf ik, als mijn examen opdracht voor mijn opleiding HBO Bachelor
Bedrijfskunde bij het NCOI voor de module Bedrijfscommunicatie.
Ik ben sinds 2010 werkzaam op het Klant Contact Centrum (KCC) binnen ... Ik ben
begonnen met deze opleiding omdat ik graag mijn kennis wil verbreden en daarmee mijn
toekomstkansen op de arbeidsmarkt wil vergroten.
De opdracht omvat het maken van een communicatieplan. Voor deze opdracht heb ik
gekozen om een communicatieplan te schrijven over de reorganisatie op de afdeling control,
specifiek de functie van Administratief Ondersteuners Control, hierna AOC. Deze functie
komt binnen ... geheel te vervallen en wordt gecentraliseerd in ... Reden dat ik voor dit
onderwerp heb gekozen is omdat het personele gevolgen heeft binnen ... en dus is een
zorgvuldige en adequate communicatie van belang.
Leeswijzer
Dit communicatieplan begint met een inleiding en aanleiding. Vervolgens wordt in de analyse
de organisatiedoelstelling beschreven alsmede de knelpunten en de rol van de
communicatie.
In het volgende hoofdstuk kunt u lezen op welke doelgroepen de communicatie betrekking
heeft. Daaropvolgend is de boodschap en de gekozen communicatiestrategie beschreven. In
het hoofdstuk dat daarna komt is er aandacht voor communicatieplanning en de fasering.
Het communicatieplan eindigt met een beschrijving van de communicatiemiddelen. In de
bijlagen is een organigram en een doelgroepen- middelenmatrix opgenomen.
, MODULEOPDRACHT: BEDRIJFSCOMMUNICATIE 2
Samenvatting
Dit communicatieplan is opgesteld naar aanleiding van de deelname aan het collectiveren
van de afdeling Administratief Ondersteuner Control (AOC’ er) binnen ...
Directe aanleiding voor het collectiveren is dat door een afgenomen takenpakket slechts een
klein aantal medewerkers de functie van AOC’er vervult waardoor ... kennis- en
continuïteitsproblemen ervaart. De afdeling Financial Services AOC (FS- AOC), een afdeling
binnen ..., heeft aangeboden de kerntaken over te nemen.
De doelstellingen voor de organisatie voor wat betreft de collectivering zijn:
➢ Continuïteit, kwaliteit, beheersing en efficiency.
Knelpunten die ondervonden worden zijn dat de AOC’ ers, indien zij ervoor kiezen mee te
verhuizen naar ..., een reistijd tegemoet zien van >1 uur. Daarnaast zijn zij de aangewezen
personen die de werkzaamheden, welke bij ... ondergebracht blijven, moeten herbeleggen
binnen .... Met deze twee punten hebben de medewerkers moeite.
Door middel van adequate en zorgvuldige communicatie wil ...:
➢ Informeren: de doelgroepen goed informeren over de collectivering.
➢ Overtuigen: Wat is de ‘sence of urgency’? Wat zijn de gevolgen voor de
medewerkers?
➢ De dialoog voeren: Er wordt de medewerkers de ruimte geboden om met hun directie
en leidinggevenden in gesprek te gaan over hun toekomt.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire communicatiedoelgroepen:
➢ Primaire doelgroepen:
Administratief Ondersteuner Control (AOC’ er), Financial Controller, Facilitair
medewerker en de Commerciële binnendienst;
➢ Secundaire doelgroepen:
Directeur Private Banking, Particulieren en de directeur Bedrijven, Managers Private
Banking, Particulieren en de manager Bedrijven, Business Controller Commercie,
ondernemingsraad en overige collega’s van ....
De communicatiedoelstellingen dienen bij te dragen in het oplossen van eerdergenoemde
knelpunten. Deze zijn omschreven in termen als:
Kennis: de doelgroepen weten waarom er gecollectiveerd wordt, waar zij informatie kunnen
vinden, waar de achterblijvende werkzaamheden herbelegd worden en wat de algemene
planning is.
Houding: op 31 december 2015 staan de AOC’ers positief tegenover c.q. accepteren zij dat
er werkzaamheden collectief uitgevoerd gaan worden en dat de overige taken herbelegd
worden binnen ....
Doen: de AOC’ ers verhuizen met hun werk mee of gaan op zoek naar ander werk.
De kernboodschap die overgebracht dient te worden luidt als volgt: “De 11 kerntaken van de
AOC’ er worden vanaf januari 2017 collectief uitgevoerd door ... om meer garantie te kunnen
geven voor de kwaliteit en de continuïteit ervan. De overige taken worden herbedeeld binnen
.... Hierdoor komt de functie van AOC’ er binnen ... te vervallen”.
Middels een interpretatieve benadering is gekozen voor de strategie Formering. De
communicatie vindt zoveel mogelijk mondeling en in tweerichtingsverkeer plaats.
De communicatieplanning sluit aan op de fasering van het collectiveren en is opgedeeld in
vier fasen.
Tot slot wordt beschreven dat de communicatie zowel mondeling, schriftelijk, digitaal als
audiovisueel plaats vindt. De gekozen communicatiemiddel zijn in een doelgroepen-
middelenmatrix gerangschikt.
