Summary Administrative information provision 6th edition

Samenvatting Bestuurlijke informatievoorziening


Hoofdstuk 1: Organisatie, informatie en bestuurlijke
informatievoorziening

Bij bestuurlijke informatievoorziening gaat het in feite om betrouwbare informatie in organisaties.
De volledige definitie is: Alle activiteiten met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie, ten behoeve van het besturen,
het doen functioneren en het beheersen van een organisatie, alsmede ten behoeve van het afleggen
van verantwoording.

Daarbij gaat het om het antwoord op de volgende vragen:
 Wat?
 Wie?
 Hoe?
 Wanneer?

Andere namen voor het vakgebied bestuurlijke informatievoorziening:
 Administratieve organisatie (AO).
 Accounting Information System (AIS).
 Informatie en control.
 Interne beheersing (internal control).

Als de informatievoorziening in een bedrijf te kort schiet, kunnen zich vervelende zaken voordoen:
 Het optreden van doublures in administratieve werkzaamheden.
 Het uitvoeren van overbodige werkzaamheden.
 Het optreden van vertragingen.
 Het nemen van verkeerde beslissingen.

ISO-9000 certificering: Een certificering die aangeeft dat een onderneming zijn bedrijfsprocessen
schriftelijk heeft beschreven in een Kwaliteitshandboek en ook daadwerkelijk op deze wijze werkt. De
certificering wordt verleend door een onafhankelijke organisatie van certificeerders die periodiek
vaststelt dat een bedrijf nog steeds op de manier zoals beschreven in het Kwaliteitshandboek werkt.

Organisatie: Een groep mensen die probeert om met gebruik van bepaalde middelen, in onderlinge
samenwerking doelstellingen te realiseren.

Processen: Inkoop, productie, verkoop zijn primaire processen. Administratie een secundair of
ondersteunend proces.

Informatie: Bestaat uit gegevens die een bijdrage leveren aan de kennis van de mensen die
werkzaam zijn in de organisatie.

Strategie: Welke doelstellingen willen we bereiken zowel korte als op lange termijn?

Missie: Een krachtige boodschap die niet onderhevig is aan veranderingen. Het is waar de organisatie
voor staat en wat te allen tijde de kernwaarde is van alle activiteiten in de onderneming. Bondigheid.

,Visie: Een algemene voorstelling van de toekomst van een organisatie. Het geeft aan waarvoor de
mensen uit de organisatie gaan, wat hun toekomstdroom is.
In verband met het belang voor de bestuurlijke informatievoorziening is er onderscheid tussen:
 Formele organisatie  De schriftelijk vastgelegde structuur van een organisatie. Hiertoe
horen onder meer: statuten, procedurebeschrijvingen, taak- en functiebeschrijvingen en
bevoegdheidsregelingen.
 Informele organisatie  Naast de formele regels gelden in ieder bedrijf ongeschreven regels
en wetten. Deze zijn nergens vast gelegd, maar vaak erg belangrijk voor de organisatie.

Factoren die van belang zijn voor centralisatie, dan wel decentralisatie:
 De cultuur van de organisatie  Bedrijven met een sterk eenhoofdige leiding worden
meestal centraal geleid.
 Betrokkenheid van het personeel  De ontwikkeling van medezeggenschapsideeën en de
motivatie van het personeel hebben een positieve invloed op decentralisatie.
 Maatschappelijke ontwikkelingen  Door toenemende concentratie van bedrijven (fusie,
overname) ontstaan er zeer grote ondernemingen.
 Kosten en baten  Decentralisatie leidt tot een hogere motivatie van medewerkers, doordat
deze meer verantwoordelijkheid dragen.

Besturen: Het nemen van beslissingen op de verschillende niveaus van leidinggeven die in een bedrijf
aanwezig zijn. Deze niveaus zijn als volgt ingedeeld:
 Strategisch niveau  Het niveau van de hoogste leiding (directie) in een bedrijf. Op dit
niveau worden lange termijn beslissingen genomen over de doelstelling van een bedrijf.
Kenmerken  Vaak kwalitatief van aard, weinig gedetailleerd en slecht gestructureerd.
 Tactisch niveau  Het niveau direct onder de hoogste leiding van een bedrijf, en daar
worden beslissingen genomen in verband met de uitwerking van de strategische besluiten.
Kenmerken  Voorzienbaar, vaste periodiciteit en afkomstig uit het interne
informatiesysteem.
 Operationeel niveau  Het laagste niveau van leidinggeven en daar ligt de
verantwoordelijkheid voor de uitvoerende werkzaamheden in een bedrijf. Het gaat bij dit
niveau om korte termijn aspecten bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Kenmerken  Sterk voorzienbaar, goed gestructureerd, gedetailleerd en actueel.

De scope van informatie: Het gebied of het bereik waarop de informatie betrekking heeft.

Elke activiteit bestaat uit een invoer, een bewerking van de invoer en een uitvoer. Dit is het
grondpatroon van informatievoorzieningsprocessen. Als een bedrijf de uitvoer van een proces meet
en deze vergelijkt met een norm, dan heet dit terugkoppeling of feedback. Als een bedrijf de invoer
meet van een proces, dan heet dit begrip feedforward.

Gegevens: Feiten, zoals die voor het eerst als basismateriaal zijn vastgelegd in de onderneming.

Informatie: Als de (bewerkte) gegevens een bijdrage leveren aan de kennis van de mens.

De bovenstaande begrippen zijn subjectief, omdat iets voor de ene persoon een gegeven kan zijn,
terwijl datzelfde gegeven voor de andere persoon informatie is.

Informatie kan uit verschillende gezichtspunten onderscheiden worden:
 Interne en externe informatie  Interne informatie is afkomstig uit bronnen binnen de
organisatie (afdelingen). Externe informatie heeft zijn herkomst buiten de organisatie, zoals
overheidsinstanties, CBS, Kamers van Koophandel, internet.

,  Formele en informele informatie  Het onderscheid heeft te maken op de wijze waarop de
informatie tot stand komt.
 Proces- en projectinformatie  Procesinformatie is de informatie die medewerkers in een
bedrijf nodig hebben voor de dagelijkse uitvoering van hun taak. Projectinformatie is de
informatie die de leiding van een bedrijf nodig heeft voor het nemen van beslissingen over
belangrijke bedrijfsactiviteiten in geval van de vernieuwing van deze bedrijfsactiviteiten.

Het begrip kwaliteit van de informatie valt uiteen in de volgende componenten:
 Kwaliteit van de informatie.
 Kwaliteit van het proces van informatievoorziening.

Bij kwaliteit van de informatie gaat het om de volgende aspecten:
 Begrijpelijkheid  Heeft betrekking op de mate waarin de gebruikers de betekenis van de
informatie kunnen begrijpen.
 Doelgerichtheid  Een kwaliteitsaspect dat uit vele factoren is samengesteld. Hierbij bestaat
een onderscheid naar de inhoud, de tijdigheid en de presentatie van de informatie.
 Betrouwbaarheid  Dit betreft de juistheid en de volledigheid van de informatie.

Bij kwaliteit van het proces van informatievoorziening gaat het om de volgende aspecten:
 Betrouwbaarheid  Het proces moet voldoende waarborgen bevatten voor een blijvende
betrouwbaarheid. Belangrijk zijn de integriteit en de controleerbaarheid.
 Beveiliging  Hier worden de factoren bevoegdheid, verminking en continuïteit
onderscheiden.
 Flexibiliteit  Het vermogen van het proces om zich aan te passen aan veranderde
omstandigheden.
 Doelmatigheid  Efficiency, de noodzakelijke informatie moet tegen zo laag mogelijke
kosten geproduceerd worden.
 Privacy  AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) Sinds 25-05-2018.

De automatisering heeft belangrijke gevolgen gehad voor de informatievoorziening. Bijvoorbeeld de
volgende kwaliteitsaspecten:
 Bij het nemen van beslissingen kunnen de financiële consequenties van alternatieven snel en
goed worden doorgerekend.
 Er kunnen goede analyses gemaakt worden van verschillen die geconstateerd zijn tussen de
vastgestelde budgetten en de werkelijke kosten.
 Externe informatie die is opgeslagen in computers is gemakkelijk toegankelijk voor het
maken van analyses.
 Er kan snel informatie over veel financiële aspecten van de onderneming aan de leiding
versterkt worden, bijvoorbeeld de liquiditeitspositie.

Enterprise Resource Planning systemen (ERP): Software die zo veel mogelijk bedrijfsfuncties en
processen ondersteunt. Dit is een standaardsoftware voor organisaties, die met behulp van een groot
aantal variabele instelmogelijkheden aangepast kan worden aan de functies en processen van de
betreffende organisatie. ERP software integreert in principe het logistieke proces in een
onderneming. Grootste ERP-software zijn SAP en Oracle.

SAAS (Software As A Service): Hierbij levert de beheerde van de cloud aan het bedrijf
standaardsoftware. De SAAS applicaties zijn te gebruiken op computers, telefoon en tablets.

Applicatie Service Providers (ASP’s): Bedrijven die een abonnement aanbieden aan ondernemers
voor boekhoud software.