Integrale opdracht HBO Bachelor Bedrijfskunde
fase 2
Bedrijfsproces dat vraagt om verbetering
Naam:
Studentenummer:
Datum: 31 augustus 2022
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Bedrijfskunde (specialisatie projectmanagement)
,Voorwoord
Ik ben naam, mijn leeftijd is 31 jaar jong en ik ben inmiddels ruim 11 jaar werkzaam bij Bedrijf. Ik ben
gestart als storingsmonteur bij mijn huidige werkgever en vanuit deze rol doorgestroomd naar
uitvoerder. Nu vijf jaar later ben ik werkzaam in de functie engineer met de ambitie om projectmanager
te worden. Dit is de reden dat ik heb gekozen voor deze opleiding. Als engineer bij de afdeling aanleg
bestaan mijn werkzaamheden uit het voorbereiden van gas- en elektraprojecten en ben ik
verantwoordelijk voor de voorcalculatie, uitvoering, en de nazorg. Naast mijn functie als engineer pak
ik ook projectmanager taken op zodat ik de theorie kan toepassen in de praktijk. De energietransitie
zorgt ervoor dat een hoop werk verzet dient te worden en dat de organisatie aan het veranderen is.
De vraag naar gas neemt af en de vraag naar elektriciteit neemt significant toe.
Op dit moment volg ik naast mijn werk de HBO bachelor opleiding bedrijfskunde met als specialisatie
projectmanagement. De volgende modules heb ik inmiddels doorlopen en met succes afgerond:
Fase1
- Management en organisatie
- Projectmanagementvaardigheden
- Procesmanagement
- professioneel en oplossingsgericht werken
- Marketingmanagement
- Bedrijfseconomische aspecten
- Integrale opdracht fase 1
Fase2
- Prince2 Foundation en Practitioner (specialisatie)
- Effectief communiceren en beïnvloeden
- Vaardigheden in projectmanagement
- Financieel management voor managers
- Gedag in organisaties
In fase 1 heb ik een proces beschreven van een situatie uit de praktijk. De opdracht in fase 1 heb ik
uitgewerkt maar staat los van deze integrale opdracht fase 2. De integrale opdracht fase 2 omhelst het
in kaart brengen van een bedrijfsproces dat vraagt om verbetering. Het uitwerken van de
oplossingsrichtingen is geen onderdeel van deze opdracht, dit komt aan bod in fase 3.
Ten eerste wil ik graag de docent bedanken voor de leerzame en interessante lessen. Daarnaast
bedank ik mijn leidinggevende en collega’s voor hun adviezen en support voor deze moduleopdracht.
Plaats 31 augustus 2022
2
, Samenvatting
Bedrijf is een groep waarin verschillende bedrijven actief zijn zoals Bedrijf, Bedrijf, Bedrijf en diverse
startups. Bedrijf is een organisatie zonder winstoogmerk met één belangrijke taak, dat is iedereen
toegang te geven tot betrouwbare, betaalbare en duurzame energie. In dit rapport wordt een
bedrijfsproces van Bedrijf dat vraagt om verbetering in kaart gebracht. Daarnaast stapsgewijs en op
een concrete wijze zichtbaar gemaakt hoe het proces ‘verwerken productiestaten’ verbeterd kan
worden.
Het proces dat in kaart wordt gebracht behelst het verwerken van productiestaten van projecten die
worden aangeleverd door de aannemer. In de huidige situatie worden de KPI’S niet gehaald en
worden er extra kosten gemaakt omdat dit proces niet loopt zoals gewenst. De doelstelling is om dit
proces te verbeteren, zodat de KPI’S worden behaald en de kosten dalen. Hierdoor werken
medewerkers efficiënter wat bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. In de huidige situatie is er voor
dit proces geen duidelijke procesomschrijving. Om het proces in kaart te brengen en te kunnen
analyseren is een procesomschrijving opgesteld, met ondersteuning van een SIPOC en swimlane.
De input van het proces aangeleverd door de aannemer bestaat uit een productiestaat waar de
werkzaamheden op worden verantwoord en kwaliteitsdocumentatie. Het eindproduct van het proces is
een goedkeurmail samen met een factuur of afkeurmail bij afkeur. Bij goedkeur wordt automatisch de
factuur opgesteld en wordt de aannemer uitbetaald. De interne klant van dit proces is de engineer, die
is verantwoordelijk voor het beoordelen van de productiestaat en kwaliteitsdocumentatie. De SMART
klanteis is als volgt omschreven: de engineer ontvangt binnen tien werkdagen na gereed melding
uitvoering de kwalitatief volgens het bestek opgestelde en volledige productiestaat en
kwaliteitsdocumentatie.
Er zijn naast de engineer en aannemer meer betrokkenen binnen het proces. De projectmanager krijgt
na goedkeuring van de engineer de productiestaat in de workflow ter beoordeling en is financieel
eindverantwoordelijk. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de KPI’S en de resultaten.
Assetmanagement is de opdrachtgever en bepaald de budgetten en beleid.
Om de huidige situatie (ist) om te buigen naar een gewenste situatie (soll) is een diagnose gesteld.
Het verschil tussen ist en soll wordt de GAP genoemd. Het probleem is dat er verspillingen optreden in
stappen van het proces. Stappen die geen waarde toevoegen binnen het proces dienen vermeden te
worden. Daarnaast is de verstandhouding tussen Bedrijf en de aannemer zeer slecht en heeft dat
invloed op de motivatie en samenwerking. Met behulp van het stappenplan van Kotter in combinatie
met de PDCA-cyclus ontstaat een aanpak om het proces te verbeteren. De beïnvloedbare aspecten
waar iets mee gedaan kan worden om de gewenste situatie te bereiken zijn: kennis, communicatie,
motivatie en verandermoeheid.
De huidige kosten per maand van het proces zijn voor Bedrijf € 38.632. Van deze kosten zijn €
31.432 variabele kosten en de rest zijn contante kosten. De variabele kosten worden met de
procesverbetering gereduceerd met 50%.
De hoofdoelstelling betreft: op 31-12-2024 zijn de KPI’S verbeterd conform de SMART doelstellingen
en zijn de uren gereduceerd met 50%.
De onderzoeksvraag die is afgeleid van de hoofdoelstelling is als volgt: hoe kan de bedrijfsvoering van
R&N en aannemer worden aangepast zodat het proces ‘verwerken productiestaten’ loopt zoals
bedacht en de huidige situatie (ist) wordt omgebogen naar de gewenste situatie (soll) zodat de KPI’S
worden behaald en er geen onnodige kosten worden gemaakt?
Om het proces op een realistische manier om te buigen naar een gewenste situatie zijn een aantal
mogelijke oplossingsrichtingen. De belanghebbende zijn ervan overtuigd dat de oplossingsrichtingen
bijdragen aan het verbeteren van het proces en daarnaast ook aan het verbeteren van de
verstandshouding tussen Bedrijf en aannemer.
3
fase 2
Bedrijfsproces dat vraagt om verbetering
Naam:
Studentenummer:
Datum: 31 augustus 2022
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Bedrijfskunde (specialisatie projectmanagement)
,Voorwoord
Ik ben naam, mijn leeftijd is 31 jaar jong en ik ben inmiddels ruim 11 jaar werkzaam bij Bedrijf. Ik ben
gestart als storingsmonteur bij mijn huidige werkgever en vanuit deze rol doorgestroomd naar
uitvoerder. Nu vijf jaar later ben ik werkzaam in de functie engineer met de ambitie om projectmanager
te worden. Dit is de reden dat ik heb gekozen voor deze opleiding. Als engineer bij de afdeling aanleg
bestaan mijn werkzaamheden uit het voorbereiden van gas- en elektraprojecten en ben ik
verantwoordelijk voor de voorcalculatie, uitvoering, en de nazorg. Naast mijn functie als engineer pak
ik ook projectmanager taken op zodat ik de theorie kan toepassen in de praktijk. De energietransitie
zorgt ervoor dat een hoop werk verzet dient te worden en dat de organisatie aan het veranderen is.
De vraag naar gas neemt af en de vraag naar elektriciteit neemt significant toe.
Op dit moment volg ik naast mijn werk de HBO bachelor opleiding bedrijfskunde met als specialisatie
projectmanagement. De volgende modules heb ik inmiddels doorlopen en met succes afgerond:
Fase1
- Management en organisatie
- Projectmanagementvaardigheden
- Procesmanagement
- professioneel en oplossingsgericht werken
- Marketingmanagement
- Bedrijfseconomische aspecten
- Integrale opdracht fase 1
Fase2
- Prince2 Foundation en Practitioner (specialisatie)
- Effectief communiceren en beïnvloeden
- Vaardigheden in projectmanagement
- Financieel management voor managers
- Gedag in organisaties
In fase 1 heb ik een proces beschreven van een situatie uit de praktijk. De opdracht in fase 1 heb ik
uitgewerkt maar staat los van deze integrale opdracht fase 2. De integrale opdracht fase 2 omhelst het
in kaart brengen van een bedrijfsproces dat vraagt om verbetering. Het uitwerken van de
oplossingsrichtingen is geen onderdeel van deze opdracht, dit komt aan bod in fase 3.
Ten eerste wil ik graag de docent bedanken voor de leerzame en interessante lessen. Daarnaast
bedank ik mijn leidinggevende en collega’s voor hun adviezen en support voor deze moduleopdracht.
Plaats 31 augustus 2022
2
, Samenvatting
Bedrijf is een groep waarin verschillende bedrijven actief zijn zoals Bedrijf, Bedrijf, Bedrijf en diverse
startups. Bedrijf is een organisatie zonder winstoogmerk met één belangrijke taak, dat is iedereen
toegang te geven tot betrouwbare, betaalbare en duurzame energie. In dit rapport wordt een
bedrijfsproces van Bedrijf dat vraagt om verbetering in kaart gebracht. Daarnaast stapsgewijs en op
een concrete wijze zichtbaar gemaakt hoe het proces ‘verwerken productiestaten’ verbeterd kan
worden.
Het proces dat in kaart wordt gebracht behelst het verwerken van productiestaten van projecten die
worden aangeleverd door de aannemer. In de huidige situatie worden de KPI’S niet gehaald en
worden er extra kosten gemaakt omdat dit proces niet loopt zoals gewenst. De doelstelling is om dit
proces te verbeteren, zodat de KPI’S worden behaald en de kosten dalen. Hierdoor werken
medewerkers efficiënter wat bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. In de huidige situatie is er voor
dit proces geen duidelijke procesomschrijving. Om het proces in kaart te brengen en te kunnen
analyseren is een procesomschrijving opgesteld, met ondersteuning van een SIPOC en swimlane.
De input van het proces aangeleverd door de aannemer bestaat uit een productiestaat waar de
werkzaamheden op worden verantwoord en kwaliteitsdocumentatie. Het eindproduct van het proces is
een goedkeurmail samen met een factuur of afkeurmail bij afkeur. Bij goedkeur wordt automatisch de
factuur opgesteld en wordt de aannemer uitbetaald. De interne klant van dit proces is de engineer, die
is verantwoordelijk voor het beoordelen van de productiestaat en kwaliteitsdocumentatie. De SMART
klanteis is als volgt omschreven: de engineer ontvangt binnen tien werkdagen na gereed melding
uitvoering de kwalitatief volgens het bestek opgestelde en volledige productiestaat en
kwaliteitsdocumentatie.
Er zijn naast de engineer en aannemer meer betrokkenen binnen het proces. De projectmanager krijgt
na goedkeuring van de engineer de productiestaat in de workflow ter beoordeling en is financieel
eindverantwoordelijk. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de KPI’S en de resultaten.
Assetmanagement is de opdrachtgever en bepaald de budgetten en beleid.
Om de huidige situatie (ist) om te buigen naar een gewenste situatie (soll) is een diagnose gesteld.
Het verschil tussen ist en soll wordt de GAP genoemd. Het probleem is dat er verspillingen optreden in
stappen van het proces. Stappen die geen waarde toevoegen binnen het proces dienen vermeden te
worden. Daarnaast is de verstandhouding tussen Bedrijf en de aannemer zeer slecht en heeft dat
invloed op de motivatie en samenwerking. Met behulp van het stappenplan van Kotter in combinatie
met de PDCA-cyclus ontstaat een aanpak om het proces te verbeteren. De beïnvloedbare aspecten
waar iets mee gedaan kan worden om de gewenste situatie te bereiken zijn: kennis, communicatie,
motivatie en verandermoeheid.
De huidige kosten per maand van het proces zijn voor Bedrijf € 38.632. Van deze kosten zijn €
31.432 variabele kosten en de rest zijn contante kosten. De variabele kosten worden met de
procesverbetering gereduceerd met 50%.
De hoofdoelstelling betreft: op 31-12-2024 zijn de KPI’S verbeterd conform de SMART doelstellingen
en zijn de uren gereduceerd met 50%.
De onderzoeksvraag die is afgeleid van de hoofdoelstelling is als volgt: hoe kan de bedrijfsvoering van
R&N en aannemer worden aangepast zodat het proces ‘verwerken productiestaten’ loopt zoals
bedacht en de huidige situatie (ist) wordt omgebogen naar de gewenste situatie (soll) zodat de KPI’S
worden behaald en er geen onnodige kosten worden gemaakt?
Om het proces op een realistische manier om te buigen naar een gewenste situatie zijn een aantal
mogelijke oplossingsrichtingen. De belanghebbende zijn ervan overtuigd dat de oplossingsrichtingen
bijdragen aan het verbeteren van het proces en daarnaast ook aan het verbeteren van de
verstandshouding tussen Bedrijf en aannemer.
3
