Basiskennis loonadministratie
samenvatting
Hoofdstuk 1 – Dienstbetrekking
Een dienstbetrekking is een arbeidsrelatie die is gebaseerd op een overeenkomst tussen een
werkgever en een werknemer. Voor een echte dienstbetrekking / arbeidsovereenkomst
moeten er 4 elementen aanwezig zijn:
o gezagsverhouding: de werknemer moet zich houden aan eventuele aanwijzingen of
opdrachten van de werkgever;
o het loon: een tegenprestatie bestaande uit meer dan alleen kostenvergoeding;
o de arbeid: het gaat om door de werknemer persoonlijk verrichte werkzaamheden;
o gedurende zekere tijd.
Arbeidsovereenkomst: de overeenkomst waarbij de ene partij – de werknemer – zich
verbindt om in dienst van de andere partij – de werkgever – tegen loon gedurende een
zekere tijd arbeid te verrichten.
Als er sprake is van een arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek, is
er altijd sprake van een dienstbetrekking in de zin van de Wet op de loonbelasting
1964.
Er bestaan 3 soorten dienstbetrekkingen:
1. Privaatrecht: het recht dat tussen burgers onderling geldt. Deze dienstbetrekkingen
zijn overeengekomen op de grond van arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.
2. Publiekrecht: het recht dat de betrekkingen tussen de burgers en overheid regelt.
Hierbij wordt een werknemer door de overheidsorgaan aangesteld of benoemd
(ambtenaren).
3. Fictieve dienstbetrekkingen: dit zijn dienstbetrekkingen waarbij één van de vier
elementen ontbreekt, maar met betrekking tot de loonheffingen door de
Belastingdienst hetzelfde worden behandeld.
Er bestaat een hulpmiddel waarbij een (voorbeeld)overeenkomst door de Belastingdienst
kan worden goedgekeurd op de werkgever zekerheid te bieden dat er geen inhoudingsplicht
voor de loonheffingen bestaat rond de betaling aan de opdrachtnemer/werknemer. Dit is
gebaseerd op Wet DBA (wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties).
Hoofdstuk 2 – Inhoudingsplicht
Wanneer een onderneming voor het eerst personeel in dienst neemt, moet het zich
aanmelden als inhoudingsplichtige bij het regionale belastingkantoor. De onderneming
wordt namelijk werkgever en daarom inhoudingsplichtig voor loonheffingen.
, Loonheffing: loonbelasting/premie volksverzekeringen dat een werkgever bij de werknemer
inhoudt en op de aangifte (samen met werkgeverslasten) afdraagt aan de Belastingdienst.
Bij artiesten en beroepssporters kan de inhoudingsplicht worden overgenomen door
bv. een artiestenbureau.
Vóór de eerste werkdag – of in ieder geval voor start op de dezelfde dag – van de
werknemer dient:
o het identiteit van de werknemer vastgesteld te worden. Dit moet gebeuren d.m.v.
een origineel en geldig identiteitsbewijs (rijbewijs geld hierbij niet want hier staat
geen nationaliteit op). Voor werknemers zonder Nederlandse nationaliteit is ook een
werkvergunning nodig.
o de gegevens voor de loonheffingen worden vastgelegd. Daarbij worden de volgende
gegevens aan de werkgever verstrekt: naam en voorletter(s), geboortedatum, BSN,
adres, woonland en regio (als dit niet Nederlands is), telefoonnummer en een
verklaring loonheffingskorting. Hiervoor is een voorbeeldformulier beschikbaar op de
website van de Belastingdienst.
Wanneer deze gegevens niet op tijd zijn vastgesteld, wordt de werknemer als anonieme
werknemer aangemerkt en geldt er een anoniementarief. Het toepassen van een
anoniementarief houdt in dat er 52% aan loonheffingen wordt ingehouden op het loon van
de werknemer. Er wordt dan geen rekening gehouden met loonheffingskorting,
maximumpremieloon of maximumbijdrageloon.
Studenten- en scholierenregeling: een regeling voor nieuwe medewerkers die ook
studenten of scholieren zijn waardoor er minder loonheffing berekend en ingehouden hoeft
te worden. Ook hiervoor is een formulier als voorbeeld beschikbaar op de website van de
Belastingdienst.
Loonstaat: een staat waarin alle betalingen aan en inhoudingen voor de werknemer die van
belang zijn voor de loonheffingen worden vastgelegd. Dit is een soort bruto-nettotraject
voor werknemers dat als hulpmiddel kan worden gebruikt voor het invullen van
loonaangiften.
De rubrieken van de loonstaat met algemene gegevens zijn:
1. Persoonlijke gegevens van de werknemer
2. Gegevens van de werkgever
3. Gegevens voor de tabeltoepassing (evt. loonheffingskorting,
jonggehandicaptenkorting en per wanneer)
De kolommen van de loonstaat met specifieke gegevens zijn:
1. Loontijdvak – om welke periode gaat het
2. Nummer inkomstenverhouding (IKV)
3. Loon in geld – het ontvangen loon waarop loonheffingen wordt ingehouden
4. Loon anders dan in geld – bv. bijtelling van auto van de zaak
5. Fooien en uitkeringen uit fondsen – loon dat niet door de werkgever is betaald
6. (vervallen)
7. Aftrekposten voor alle heffingen – bv. pensioenpremie
8. Loon voor de werknemersverzekeringen – resultaat van kolom 3 + 4 + 5 – 7
9. (vervallen)
samenvatting
Hoofdstuk 1 – Dienstbetrekking
Een dienstbetrekking is een arbeidsrelatie die is gebaseerd op een overeenkomst tussen een
werkgever en een werknemer. Voor een echte dienstbetrekking / arbeidsovereenkomst
moeten er 4 elementen aanwezig zijn:
o gezagsverhouding: de werknemer moet zich houden aan eventuele aanwijzingen of
opdrachten van de werkgever;
o het loon: een tegenprestatie bestaande uit meer dan alleen kostenvergoeding;
o de arbeid: het gaat om door de werknemer persoonlijk verrichte werkzaamheden;
o gedurende zekere tijd.
Arbeidsovereenkomst: de overeenkomst waarbij de ene partij – de werknemer – zich
verbindt om in dienst van de andere partij – de werkgever – tegen loon gedurende een
zekere tijd arbeid te verrichten.
Als er sprake is van een arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek, is
er altijd sprake van een dienstbetrekking in de zin van de Wet op de loonbelasting
1964.
Er bestaan 3 soorten dienstbetrekkingen:
1. Privaatrecht: het recht dat tussen burgers onderling geldt. Deze dienstbetrekkingen
zijn overeengekomen op de grond van arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.
2. Publiekrecht: het recht dat de betrekkingen tussen de burgers en overheid regelt.
Hierbij wordt een werknemer door de overheidsorgaan aangesteld of benoemd
(ambtenaren).
3. Fictieve dienstbetrekkingen: dit zijn dienstbetrekkingen waarbij één van de vier
elementen ontbreekt, maar met betrekking tot de loonheffingen door de
Belastingdienst hetzelfde worden behandeld.
Er bestaat een hulpmiddel waarbij een (voorbeeld)overeenkomst door de Belastingdienst
kan worden goedgekeurd op de werkgever zekerheid te bieden dat er geen inhoudingsplicht
voor de loonheffingen bestaat rond de betaling aan de opdrachtnemer/werknemer. Dit is
gebaseerd op Wet DBA (wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties).
Hoofdstuk 2 – Inhoudingsplicht
Wanneer een onderneming voor het eerst personeel in dienst neemt, moet het zich
aanmelden als inhoudingsplichtige bij het regionale belastingkantoor. De onderneming
wordt namelijk werkgever en daarom inhoudingsplichtig voor loonheffingen.
, Loonheffing: loonbelasting/premie volksverzekeringen dat een werkgever bij de werknemer
inhoudt en op de aangifte (samen met werkgeverslasten) afdraagt aan de Belastingdienst.
Bij artiesten en beroepssporters kan de inhoudingsplicht worden overgenomen door
bv. een artiestenbureau.
Vóór de eerste werkdag – of in ieder geval voor start op de dezelfde dag – van de
werknemer dient:
o het identiteit van de werknemer vastgesteld te worden. Dit moet gebeuren d.m.v.
een origineel en geldig identiteitsbewijs (rijbewijs geld hierbij niet want hier staat
geen nationaliteit op). Voor werknemers zonder Nederlandse nationaliteit is ook een
werkvergunning nodig.
o de gegevens voor de loonheffingen worden vastgelegd. Daarbij worden de volgende
gegevens aan de werkgever verstrekt: naam en voorletter(s), geboortedatum, BSN,
adres, woonland en regio (als dit niet Nederlands is), telefoonnummer en een
verklaring loonheffingskorting. Hiervoor is een voorbeeldformulier beschikbaar op de
website van de Belastingdienst.
Wanneer deze gegevens niet op tijd zijn vastgesteld, wordt de werknemer als anonieme
werknemer aangemerkt en geldt er een anoniementarief. Het toepassen van een
anoniementarief houdt in dat er 52% aan loonheffingen wordt ingehouden op het loon van
de werknemer. Er wordt dan geen rekening gehouden met loonheffingskorting,
maximumpremieloon of maximumbijdrageloon.
Studenten- en scholierenregeling: een regeling voor nieuwe medewerkers die ook
studenten of scholieren zijn waardoor er minder loonheffing berekend en ingehouden hoeft
te worden. Ook hiervoor is een formulier als voorbeeld beschikbaar op de website van de
Belastingdienst.
Loonstaat: een staat waarin alle betalingen aan en inhoudingen voor de werknemer die van
belang zijn voor de loonheffingen worden vastgelegd. Dit is een soort bruto-nettotraject
voor werknemers dat als hulpmiddel kan worden gebruikt voor het invullen van
loonaangiften.
De rubrieken van de loonstaat met algemene gegevens zijn:
1. Persoonlijke gegevens van de werknemer
2. Gegevens van de werkgever
3. Gegevens voor de tabeltoepassing (evt. loonheffingskorting,
jonggehandicaptenkorting en per wanneer)
De kolommen van de loonstaat met specifieke gegevens zijn:
1. Loontijdvak – om welke periode gaat het
2. Nummer inkomstenverhouding (IKV)
3. Loon in geld – het ontvangen loon waarop loonheffingen wordt ingehouden
4. Loon anders dan in geld – bv. bijtelling van auto van de zaak
5. Fooien en uitkeringen uit fondsen – loon dat niet door de werkgever is betaald
6. (vervallen)
7. Aftrekposten voor alle heffingen – bv. pensioenpremie
8. Loon voor de werknemersverzekeringen – resultaat van kolom 3 + 4 + 5 – 7
9. (vervallen)
