Samenvatting algemeen management blok 2

Samenvatting AM blok 2

Hoofdstuk 4
Besluitvorming en creativiteit

§1: Beslissen: een gecompliceerd proces

Elke manager heeft de taak om de problemen die op hem en zijn
medewerkers afkomen via beslissingen op te lossen. Problemen
analyseren en oplossen zoeken zijn daarbij steeds terugkerende
activiteiten. Het voorbereiden, nemen en uitvoeren van beslissingen vergt
veel overleg en inspraak: vinden onder meer plaats via werkoverleg en
overleggroepen. Daarnaast is er ook in de OR overleg en inspraak. Dit is
wettelijk vastgelegd voor grotere organisaties (50 of meer) en ook voor
kleinere organisaties. Het hangt onder meer van de aard van de te nemen
beslissingen af of overleg en inspraak gewenst dan wel wettelijk vereist is.
In grotere organisaties kunnen beslissingen over beleid en wijziging in de
opzet niet zonder overleg met OR worden genomen  wettelijke
adviesbevoegdheid.

§2: Besluitvorming als proces

= gefaseerd proces dat begint op het moment dat er een probleem is en
eindigt als de gekozen oplossing is uitgevoerd. Besluitvormingsprocessen
hebben in beginsel 4 fasen;
Ontw ikkelinge
Ontwikkelinge
n en Oordeelsvorm
Oordeelsvorm
voorstellen ing: de
Beeldvorm ing
Beeldvorming van gevolgen
en Een oplossing
verschillende bezien en
nauw keurige
nauwkeurige kiezen (=
oplossings- toetsen van
probleem
probleem-- beslissen)
m ogelijkhede
mogelijkhede de
om schrijving
omschrijving n voorgestelde
(alternatieven oplossingen
)
Het is belangrijk dat alle deelnemers aan de besluitvormende vergadering
de 4 fasen goed in de gaten houden en zich niet in verschillende fasen
bevinden. Sla geen fase over; diep elke fase goed uit; ga bij
gemeenschappelijke besluitvorming gezamenlijk van fase naar fase. De
onderstaande verbintenissen in het schema hierboven geven aan dat je de
probleemanalyse opnieuw kan bezien  ‘iteratief’ (zich herhalend) proces

 Fase 1: beeldvorming en probleemomschrijving
Deelproblemen vaststellen – via vragen, het uitdiepen van
problemen in kleine gespreksgroepen en gezamenlijke discussies

, Hoofdproblemen vaststellen – hangt samen met de deelproblemen,
fase 1 is van belang voor het verloop van het besluitvormingsproces

 Fase 2: ontwikkelingsfase: afvragen wat er aan het probleem te
doen is? Daarna oplossingsmogelijkheden of alternatieven
ontwikkelen - brainstormen
 Fase 3: oordeelsvorming: nagaan welke gevolgen elk van de
alternatieven heeft. Er is nu een meer kritische instelling nodig in
tegenstelling tot de andere fasen

 Fase 4: beslissen: om tot een keuze te komen in fase 4, moet men
de gevolgen van de diverse oplossingsmogelijkheden relateren aan
1 of meer keuzecriteria. Het besluitvormingsproces wordt in gang
gezet omdat er informatie is die op een probleem duidt. Het
keuzecriterium is de mate waarin elke oplossingsmogelijkheid
bijdraagt aan het bereiken van de gewenste toestand.

Het is mogelijk dat 2 alternatieven tot hetzelfde eindresultaat leiden,
dan moet er uitspraak worden gedaan. Heel vaak zijn de
eindresultaten hetzelfde maar toch is er verschil (bijv. risico en
kosten). Het bereiken van een einddoel is vaal een te beperkt
selectiecriterium (dus moet je dit aanvullen met enkele
randvoorwaarden waarom de oplossing ook moet voldoen)

Na deze 4 fasen komt het aan op de uitvoering; er moet iemand zijn die
de verantwoordelijkheid durft te nemen. Daarbij moet rekening worden
gehouden met de beweegredenen (motivatie) van mensen.

Als je na de stappen in het besluitvormingsproces een beslissing neemt
(oplossing), moet je vervolgens een planning maken om dit uit te voeren.
Daarna moet je uit de oplossing voortvloeiende maatregelen nemen. Bij
het plannen van de uitvoering doordenk je de genomen beslissingen
nogmaals (terugkoppeling/feedback)

§3: Besluitvorming en beïnvloedende factoren

Het besluitvormingsproces schenkt geen aandacht aan andere factoren die
een proces in de praktijk wel beïnvloeden. Dit betekend dat er regelmatig
politieke beslissingen genomen moeten worden, of dat de opstelling van
de betrokkenen politiek strategisch wordt bepaald. Er moet dus rekening
worden gehouden met de belangenconflicten. De processen moeten in
relatie worden gezien tot de factoren die erop van invloed zijn, namelijk:
 De organisatiestructuur  hoe de organisatie is onderverdeeld in
afdelingen, de mate van centralisatie/decentralisatie en de mate van
besluitvorming
 De kwaliteit van de communicatie
 De motivatie van de organisatieleden