Samenvatting Boek Projectmatig Werken Hoofdstuk 1 t/m 13
Hoofdstuk 1.1 De kracht van projectmatig werken
Voordelen projectmatig werken:
- Kan op elk niveau worden toegepast
- Zowel op kleine als grote projecten
- Is leuk om te doen
- Door iedereen te leren
- Gericht op het behalen van resultaten en daarmee de doelstellingen
- Brancheonafhankelijk
Hoofdstuk 1.3
Improviseren = Plotselinge beslissingen.
Routinematig werken = Proces herhaalt zich keer op keer.
Projectmatig werken = De stap van improviseren naar routinematig komt projectmatig werken om de
hoek kijken.
Hoofdstuk 1.4
Kenmerken van een project:
1. Specifiek doel = Een doel is veelal een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte
naar meer, beter of efficiënter.
2. Uniek of nieuw resultaat = Een project richt zich op een resultaat dat nog niet eerder is
geleverd.
3. Begin en eind = Duidelijk begin en eind, daarmee wilt zeggen dat het tijdelijk is.
4. Opdrachtgever = Een project heeft altijd 1 opdrachtgever. Het project word geleid door een
projectleider of projectmanager.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise = De werkzaamheden
worden uitgevoerd door verschillende mensen met ieder zijn eigen expertise. Bijv. voor
website ontwerpers heb je ontwikkelaars nodig.
6. Mate van onzekerheid = Onzekerheid of het resultaat wordt bereikt en daarmee het doel. Dit
komt met name doordat het resultaat nieuw is en dat het dus niet eerder is gemaakt.
Hoofdstuk 1.5
Verschillende definities van een project:
- Als alle kenmerken samen worden gevoegd, vormen deze de definitie van een project:
‘Een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een
doel van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.’
- Volgens IPMA (International Project Management Association):
‘Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een
vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.’
- In Nederland veelgebruikte projectmanagementmethode PRINCE2 (Project IN Controlled
Environments):
‘Een tijdelijke managementomgeving die is gevormd met als doel om een of meer
businessproducten voor een specifieke Business Case te leveren.
IPMA definieert projectmanagement als:
‘Alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het project te bereiken: het
plannen, organiseren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het
leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen.’
Hoofdstuk 1.6
Hoe ontstaan projecten?
Er zijn 2 hoofdoorzaken:
- Behoefte = Sprake van een behoefte van een organisatie of persoon aan iets nieuws of een
positieve verandering van iets bestaands.
- Probleem = De huidige situatie is dan niet goed en er wordt naar gestreefd om door het
project het probleem op te lossen of de schade te beperken.
,Hoofdstuk 1.7
Grens grote of kleine projecten hangt af van de volgende aspecten:
- Duur van een project.
- Complexiteit van de inhoud.
- Aantal betrokkenen en belanghebbenden.
- Grootte van het projectbudget.
- Hoeveelheid werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd.
3 verschillende typen projecten:
1. Organisatorische (een samenvoeging van twee afdelingen)
2. Technische (ontwerpen en produceren van een nieuw medisch apparaat)
3. Maatschappelijke (een inzamelingsactie voor de slachtoffers)
Hoofdstuk 1.8
Projectmatig werken is een werkwijze om klussen, activiteiten en opdrachten doelgericht,
resultaatgericht en efficiënt uit te voeren.
Doelgericht = Focus op het WAARVOOR OF WAAROM van een project, alleen dat doen wat bijdraagt
aan het doel.
Resultaatgericht = Focus op het WAT van een project, niet wat we doen, maar wat we leveren.
Efficiënt = Focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo weinig
mogelijk middelen.
Hoofdstuk 1.9
Valkuilen binnen projecten:
- Weinig betrokkenheid vanuit het management.
- Projecten zijn te complex.
- Te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid.
,Hoofdstuk 2 (2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5) De structuur van een project
Een project is een gestructureerd geheel dat bestaat uit de volgende bouwstenen:
Bouwsteen Doel Bestaat uit
Hoofdstappen Hoe te komen van oorzaak Projectbeslissing (doen of niet doen)
tot doel? Projectvoorbereiding (uitwerken)
Projectuitvoering (doen)
Projectafronding (formeel
overdragen, terugkijken en leren)
Projectborging (vasthouden,
vastzetten)
*Dik gedrukt is het project.
**Tussen projectuitvoering en
afronding heb je het resultaat.
***Na projectborging heb je het doel.
Organisatiestructuur met Wie heeft welke rol met Drie hoofdrollen:
rollen bijbehorende - Opdrachtgever =
verantwoordelijkheden? Eindverantwoordelijk voor
het project.
- Projectleider/Projectmanager
= Verantwoordelijk voor het
resultaat op te leveren
binnen de eisen die zijn
gesteld.
- Projectmedewerkers = Voert
de werkzaamheden uit om
tot het resultaat van een
project te komen.
Beheers factoren Waarop sturen? Primaire beheers factoren:
B – Budget = Goedgekeurde
hoeveelheid te besteden geld die
beschikbaar is voor het project.
A – Afbakening = Tot hier en niet
verder.
K – Kwaliteit = De mate waarin iets
goed is.
T – tijd = Doorlooptijd van een
project.
Secundaire beheers factoren:
D – Doel = Wat de opdrachtgever
wilt bereiken.
O – Organisatie = Rolverdeling.
O – Omgeving = Cultuur,
gewoonten, belangen en mensen.
R – Risico’s = Bepaalde mate
onzekerheid.
Basisdocumenten Wat waarin vastleggen? Projectopdracht = Document
Projectopdracht voorstel.
tussen beslissing en Plan van aanpak = Fundament.
voorbereiding. Voortgangsrapportage = Status
Plan van aanpak project.
tussen voorbereiding Eindrapport = Hoe is het verlopen?
en uitvoering. Issuelijst = Lijst met problemen
Eindrapport tussen tijdens project.
afronding en Risicolijst = Onzekerheden.
borging. Actie- en besluitenlijst = Besluiten
bijhouden.
, Hoofdstuk 3.1 Komen tot een concrete projectopdracht
Project moet helder gemaakt worden in een projectopdracht. Deze dienst als basis voor de
beslissing of we aan de slag gaan met het project. Deze beslissing noemen we projectbeslissing.
Hoofdstuk 3.2
Projectbeslissing voorkomt dat een project zomaar start.
Doel van projectopdracht:
- Voldoende informatie verkrijgen voor projectleider over de aanleiding, de doelstelling en het
eindresultaat van het project.
- Voldoende informatie aan de opdrachtgever te verschaffen om te kunnen beslissen of het
nuttig is het project uit te voeren.
Een projectopdracht geeft tot op zeker hoogte antwoord op de belangrijkste vragen voor de start van
een project.
1. Wat is de aanleiding?
2. Wat is het doel?
3. Wat wordt er opgeleverd?
4. Tot hoever gaat het?
5. Wie is wie?
6. Wat is het nut ervan?
7. Wanneer begint en eindigt het?
8. Wat zijn de geschatte kosten?
9. Wat zijn de onzekerheden?
Projectopdracht bepaalt GO/NO GO.
Hoofdstuk 3.3
Verschillende benamingen voor projectopdracht:
- Offerte (commerciële projectopdracht voor een externe klant)
- Projectvoorstel (intern of extern voorstel voor een project)
- Debriefing (volgt op een briefing)
- Startdocument (analoog aan projectopdracht)
- Project Brief (specifieke PRINCE2-term voor een projectvoorstel)
Hoofdstuk 3.5
8 belangrijke W’s bij een intake:
- Waarom? = Geeft duidelijkheid aan over de aanleiding van het project en over het doel dat de
opdrachtgever wil bereiken.
- Wat? = Geeft duidelijkheid over wat het eindresultaat moet zijn van het project.
- Welke? = Geeft duidelijkheid over de wijze waarop het eindresultaat tot stand gaat komen.
- Wie? = Geeft duidelijkheid over wie welke rol heeft in het project, zowel op beslissings-,
projectmanagement- als uitvoeringsniveau.
- Wanneer? = Geeft duidelijkheid over de tijdslijn van het project.
- Waarmee? = Geeft duidelijkheid over de mate van beperking van resources van het project.
- Waar? = Geeft duidelijkheid over de locatie waar de werkzaamheden plaats gaan vinden.
- Wat als? = Geeft duidelijkheid over de eventuele onzekerheden van het project en wat hier
aan gedaan kan worden.
Hoe duidelijk het antwoord, hoe groter de kans op een succesvol project. De resultaten van het
intakegesprek worden door degene die het intakegesprek afneemt verwerkt in de projectopdracht.
Hoofdstuk 3.6
Een effectieve techniek voor een intakegesprek is de LSD-techniek. LSD staat voor:
- Luisteren
- Samenvatten
- Doorvragen
Wordt gebruikt bij interviews om een gecommuniceerde boodschap succesvol te ontvangen, te
interpreteren en te verdiepen.
Hoofdstuk 1.1 De kracht van projectmatig werken
Voordelen projectmatig werken:
- Kan op elk niveau worden toegepast
- Zowel op kleine als grote projecten
- Is leuk om te doen
- Door iedereen te leren
- Gericht op het behalen van resultaten en daarmee de doelstellingen
- Brancheonafhankelijk
Hoofdstuk 1.3
Improviseren = Plotselinge beslissingen.
Routinematig werken = Proces herhaalt zich keer op keer.
Projectmatig werken = De stap van improviseren naar routinematig komt projectmatig werken om de
hoek kijken.
Hoofdstuk 1.4
Kenmerken van een project:
1. Specifiek doel = Een doel is veelal een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte
naar meer, beter of efficiënter.
2. Uniek of nieuw resultaat = Een project richt zich op een resultaat dat nog niet eerder is
geleverd.
3. Begin en eind = Duidelijk begin en eind, daarmee wilt zeggen dat het tijdelijk is.
4. Opdrachtgever = Een project heeft altijd 1 opdrachtgever. Het project word geleid door een
projectleider of projectmanager.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise = De werkzaamheden
worden uitgevoerd door verschillende mensen met ieder zijn eigen expertise. Bijv. voor
website ontwerpers heb je ontwikkelaars nodig.
6. Mate van onzekerheid = Onzekerheid of het resultaat wordt bereikt en daarmee het doel. Dit
komt met name doordat het resultaat nieuw is en dat het dus niet eerder is gemaakt.
Hoofdstuk 1.5
Verschillende definities van een project:
- Als alle kenmerken samen worden gevoegd, vormen deze de definitie van een project:
‘Een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een
vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een
doel van de opdrachtgever wordt behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.’
- Volgens IPMA (International Project Management Association):
‘Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een
vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.’
- In Nederland veelgebruikte projectmanagementmethode PRINCE2 (Project IN Controlled
Environments):
‘Een tijdelijke managementomgeving die is gevormd met als doel om een of meer
businessproducten voor een specifieke Business Case te leveren.
IPMA definieert projectmanagement als:
‘Alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het project te bereiken: het
plannen, organiseren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het
leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen.’
Hoofdstuk 1.6
Hoe ontstaan projecten?
Er zijn 2 hoofdoorzaken:
- Behoefte = Sprake van een behoefte van een organisatie of persoon aan iets nieuws of een
positieve verandering van iets bestaands.
- Probleem = De huidige situatie is dan niet goed en er wordt naar gestreefd om door het
project het probleem op te lossen of de schade te beperken.
,Hoofdstuk 1.7
Grens grote of kleine projecten hangt af van de volgende aspecten:
- Duur van een project.
- Complexiteit van de inhoud.
- Aantal betrokkenen en belanghebbenden.
- Grootte van het projectbudget.
- Hoeveelheid werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd.
3 verschillende typen projecten:
1. Organisatorische (een samenvoeging van twee afdelingen)
2. Technische (ontwerpen en produceren van een nieuw medisch apparaat)
3. Maatschappelijke (een inzamelingsactie voor de slachtoffers)
Hoofdstuk 1.8
Projectmatig werken is een werkwijze om klussen, activiteiten en opdrachten doelgericht,
resultaatgericht en efficiënt uit te voeren.
Doelgericht = Focus op het WAARVOOR OF WAAROM van een project, alleen dat doen wat bijdraagt
aan het doel.
Resultaatgericht = Focus op het WAT van een project, niet wat we doen, maar wat we leveren.
Efficiënt = Focus op het HOE, zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd en met zo weinig
mogelijk middelen.
Hoofdstuk 1.9
Valkuilen binnen projecten:
- Weinig betrokkenheid vanuit het management.
- Projecten zijn te complex.
- Te snel uitgevoerd en te weinig voorbereid.
,Hoofdstuk 2 (2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5) De structuur van een project
Een project is een gestructureerd geheel dat bestaat uit de volgende bouwstenen:
Bouwsteen Doel Bestaat uit
Hoofdstappen Hoe te komen van oorzaak Projectbeslissing (doen of niet doen)
tot doel? Projectvoorbereiding (uitwerken)
Projectuitvoering (doen)
Projectafronding (formeel
overdragen, terugkijken en leren)
Projectborging (vasthouden,
vastzetten)
*Dik gedrukt is het project.
**Tussen projectuitvoering en
afronding heb je het resultaat.
***Na projectborging heb je het doel.
Organisatiestructuur met Wie heeft welke rol met Drie hoofdrollen:
rollen bijbehorende - Opdrachtgever =
verantwoordelijkheden? Eindverantwoordelijk voor
het project.
- Projectleider/Projectmanager
= Verantwoordelijk voor het
resultaat op te leveren
binnen de eisen die zijn
gesteld.
- Projectmedewerkers = Voert
de werkzaamheden uit om
tot het resultaat van een
project te komen.
Beheers factoren Waarop sturen? Primaire beheers factoren:
B – Budget = Goedgekeurde
hoeveelheid te besteden geld die
beschikbaar is voor het project.
A – Afbakening = Tot hier en niet
verder.
K – Kwaliteit = De mate waarin iets
goed is.
T – tijd = Doorlooptijd van een
project.
Secundaire beheers factoren:
D – Doel = Wat de opdrachtgever
wilt bereiken.
O – Organisatie = Rolverdeling.
O – Omgeving = Cultuur,
gewoonten, belangen en mensen.
R – Risico’s = Bepaalde mate
onzekerheid.
Basisdocumenten Wat waarin vastleggen? Projectopdracht = Document
Projectopdracht voorstel.
tussen beslissing en Plan van aanpak = Fundament.
voorbereiding. Voortgangsrapportage = Status
Plan van aanpak project.
tussen voorbereiding Eindrapport = Hoe is het verlopen?
en uitvoering. Issuelijst = Lijst met problemen
Eindrapport tussen tijdens project.
afronding en Risicolijst = Onzekerheden.
borging. Actie- en besluitenlijst = Besluiten
bijhouden.
, Hoofdstuk 3.1 Komen tot een concrete projectopdracht
Project moet helder gemaakt worden in een projectopdracht. Deze dienst als basis voor de
beslissing of we aan de slag gaan met het project. Deze beslissing noemen we projectbeslissing.
Hoofdstuk 3.2
Projectbeslissing voorkomt dat een project zomaar start.
Doel van projectopdracht:
- Voldoende informatie verkrijgen voor projectleider over de aanleiding, de doelstelling en het
eindresultaat van het project.
- Voldoende informatie aan de opdrachtgever te verschaffen om te kunnen beslissen of het
nuttig is het project uit te voeren.
Een projectopdracht geeft tot op zeker hoogte antwoord op de belangrijkste vragen voor de start van
een project.
1. Wat is de aanleiding?
2. Wat is het doel?
3. Wat wordt er opgeleverd?
4. Tot hoever gaat het?
5. Wie is wie?
6. Wat is het nut ervan?
7. Wanneer begint en eindigt het?
8. Wat zijn de geschatte kosten?
9. Wat zijn de onzekerheden?
Projectopdracht bepaalt GO/NO GO.
Hoofdstuk 3.3
Verschillende benamingen voor projectopdracht:
- Offerte (commerciële projectopdracht voor een externe klant)
- Projectvoorstel (intern of extern voorstel voor een project)
- Debriefing (volgt op een briefing)
- Startdocument (analoog aan projectopdracht)
- Project Brief (specifieke PRINCE2-term voor een projectvoorstel)
Hoofdstuk 3.5
8 belangrijke W’s bij een intake:
- Waarom? = Geeft duidelijkheid aan over de aanleiding van het project en over het doel dat de
opdrachtgever wil bereiken.
- Wat? = Geeft duidelijkheid over wat het eindresultaat moet zijn van het project.
- Welke? = Geeft duidelijkheid over de wijze waarop het eindresultaat tot stand gaat komen.
- Wie? = Geeft duidelijkheid over wie welke rol heeft in het project, zowel op beslissings-,
projectmanagement- als uitvoeringsniveau.
- Wanneer? = Geeft duidelijkheid over de tijdslijn van het project.
- Waarmee? = Geeft duidelijkheid over de mate van beperking van resources van het project.
- Waar? = Geeft duidelijkheid over de locatie waar de werkzaamheden plaats gaan vinden.
- Wat als? = Geeft duidelijkheid over de eventuele onzekerheden van het project en wat hier
aan gedaan kan worden.
Hoe duidelijk het antwoord, hoe groter de kans op een succesvol project. De resultaten van het
intakegesprek worden door degene die het intakegesprek afneemt verwerkt in de projectopdracht.
Hoofdstuk 3.6
Een effectieve techniek voor een intakegesprek is de LSD-techniek. LSD staat voor:
- Luisteren
- Samenvatten
- Doorvragen
Wordt gebruikt bij interviews om een gecommuniceerde boodschap succesvol te ontvangen, te
interpreteren en te verdiepen.
