Samenvatting: Ondernemen met informatie

Samenvatting ondernemen met informatie

Hoofdstuk 1 Organisaties werken dankzij informatie

1.1 De organisatie

Een organisatie bestaat omdat zij de behoefte van ons vervullen.

1.1.1 Soorten organisaties
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen één of meerdere
gemeenschappelijke doelen realiseren. Je hebt verschillende organisaties namelijk:

 Profitorganisatie/onderneming
 Business-to-consumer
 Business-to-business
 Non-profitorganisatie
o Wel met financiering van de overheid
o Geen financiering van de overheid (NGO)

1.1.2 Beeld van een organisatie
Informatievoorziening is erg belangrijk voor een organisatie. Niemand functioneert
zonder informatie. Er zijn drie soorten stromen te onderscheiden:

1. Goederen/dienstenstroom
2. Geldstroom
3. Gegevensstroom

1.1.3 Transformatieproces
Overal zijn ondernemingen actief. De organisatie verwerven productiefactoren, zoals
arbeid, grondstoffen, kapitaal en informatie. Dit wordt omgezet in producten of
diensten. Dit wordt het transformatieproces genoemd.

Figuur 1.3

1.2 Bedrijfsproces: daar waar de actie is

Om hier zicht op te krijgen op de manier waarop de werkzaamheden in de
organisatie verlopen en activiteiten samen tot een resultaat leiden, worden deze
gestructureerd in bedrijfsprocessen.

,1.2.1 Het bedrijfsproces
Dit kan je als volgt omschrijven: een bedrijfsproces is een op het realiseren van een
specifiek doel gerichte aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie
worden uitgevoerd. Het realiseren van het doel is ook het leveren van een product of
dienst. Voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn:

 Verkoopproces
 Inkoopproces
 Productieproces
 Financiële proces
 Marketingproces

1.2.2 Soorten processen
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. De doelstellingen worden
geformuleerd door het management. Deze worden behaald als ze zo effectief en
efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. De processen worden onderverdeeld in twee
categorieën.

1. Operationele processen
a. Hier gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie.
Deze worden vervolgens verdeeld in:
i. Primaire processen: dit zijn de activiteiten waaraan de
organisatie zijn bestaansrecht aan ontleent.
ii. Secundaire processen: de primaire processen worden
ondersteund door de secundaire processen. Dit wordt gedaan
om de primaire processen zo vloeiend mogelijk het te laten
verlopen.
2. Bestuurlijke processen
a. Dit zijn de processen die de operationele processen aansturen, om zo
het gewenste resultaat te bereiken.

1.3 Informatie maakt dat bedrijfsprocessen werken

Alleen d.m.v. goede afstemming kan een bedrijfsproces goed werken. De informatie
die tussen de activiteiten wordt uitgewisseld kan als het olie gebruikt worden om de
processen soepel te laten verlopen. Informatie wordt ook gezien als een verbindende
schakel binnen bedrijfsprocessen.

1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
Afstemming is cruciaal voor een goed werkend proces. Een goede afstemming
betekent dat alle medewerkers op tijd de juiste informatie krijgen om precies dat te
kunnen doen wat van ze verwacht wordt.

1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
De gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het ware de
organisatie tot een samenhangend geheel van de bedrijfsprocessen.

,1.4 Informatievoorziening binnen een organisatie

Gegevens en informatie zijn net zo onmisbaar als financiën, personeel en materiele
voorzieningen. Geen enkele activiteit kan uitgevoerd worden zonder informatie.

1.4.1 Gegevens en informatie
Het verschil tussen deze 2 is:

 Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid
weergeven. Ze dienen voor communicatie, interpretatie en verwerking door
mensen of computers.
 Informatie is de betekenis die iemand geeft aan de gegevens. Gegevens
worden pas informatie wanneer de persoon die het ontvangt het gaat
interpreteren en gebruiken.

1.4.2 Model van de informatievoorziening
Informatievoorziening bestaat uit een groot aantal handelingen met als doel de juiste
gegevens op het goede moment aan de juiste personen leveren. Die handelingen bij
elkaar vormen een proces met de volgende activiteiten:

 Het verzamelen en vastleggen van gegevens
 Het bewaren van de gegevens in de gegevensopslag
 Het verwerken van de gegevens
 Het verstrekken van de verwerkte gegevens aan diegenen voor wie het
bestemd is en voor ie het bruikbare informatie is.

De formele definitie van informatievoorziening is het systematisch verzamelen,
vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van
informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het
realiseren van de organisatiedoelen.

1.4.3 Geautomatiseerde informatievoorziening
Automatiseren is het inzetten van computers en computerprogramma’s bij het
uitvoeren van activiteiten. Hier wordt het verband ook wel gedigitaliseerde
informatievoorziening. Door automatisering is er continu verbetering op de volgende
gebieden van processen:

 Efficiëntie
o Dit wordt bereikt door de gegevensbewerking sneller en accurater te
laten verlopen.
 Effectiviteit
o Dit wordt bereikt door in te spelen op de werkelijke behoefte aan
informatie op zowel uitvoerend niveau als op managementniveau.
 Kwaliteit
o Dit wordt bereikt door de bereikt door de betrouwbaarheid en de
presentatie van de versterkte informatie te vergroten.

, 1.4.4 Positionering van de informatievoorziening
De informatievoorziening ondersteunt de onderneming door op het juiste moment en
op de juiste wijze met de juiste informatie te komen. Tegenwoordig is de
informatievoorziening vrijwel volledig geautomatiseerd. Hierbij wordt informatie- en
communicatietechnologie (ICT) ingezet bij de uitvoering van de
informatievoorziening. Onder deze technologie verstaan we de samenhangende
combinatie van:

 Computers
 In- en uitvoerapparaten
 Computerprogramma’s
 Netwerken
 Datacommunicatieverbindingen
 Communicatieapparatuur
 Communicatienetwerken

Het verband van het inrichten van de informatievoorziening en de inzet van ICT heet
informatiekunde.

1.5 Soorten informatie

De informatie die nodig is voor de werkzaamheden kan zowel uit interne als uit
externe bron worden gehaald. De interne informatie is de informatie die voortkomt uit
de activiteiten binnen het bedrijf. De externe informatie omvat alle informatie die een
onderneming uit de omgeving verzamelt. De omgeving bevat belanghebbenden
zoals:

 Leveranciers
 Klanten
 Overheidsinstellingen

De binnen een bedrijf benodigde informatie is grofweg te onderscheiden in
operationele informatie en managementinformatie. Hieronder verstaan we de
informatie die nodig is voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten en voor
diverse managementactiviteiten. Informatie wordt gebruikt bij:

 Het uitvoeren van routinematige activiteiten
o Deze informatie is nodig voor de operationele activiteiten.
 Het nemen van beslissingen op uitvoerend of managementniveau
o Hier worden modellen weergegeven en die herleiden zich naar
kengetallen. Een kengetal is een weergave van een complexe
werkelijkheid in een getal. Bijvoorbeeld het gemiddelde benzinegebruik.
 Het besturen van de uitvoerende activiteiten
o Dit bevat stuurinformatie. Dit is de informatie die het operationele
proces en de mensen daarbinnen krijgen om de gewenste activiteiten
te kunnen uitvoeren zoals productieopdrachten en richtlijnen voor het
omgaan met afval en restproducten. Om de uitvoerende activiteiten te
kunnen beoordelen worden vaak streefgetallen gebruikt om het doel te
visualiseren.
1.6 Kansen door digitalisering