Plan van aanpak
Implementatie XXSYSTEEMXX
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: XXXXX
Datum: 6 december 2020
Opleidingsgroep: NCOI
Opleiding: HBO Bedrijfseconomie
Module: Projectmanagementvaardigheden
Docent: XXXXX
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben XX jaar en woonachtig in XXXXX. Sinds XXXX ben ik werkzaam voor
XXXXXXXXXXXX. Beschrijving van functie XXXXXXX
Voor u ligt mijn moduleopdracht ‘’Implementatie XXSYSTEEMXX’’ voor de module
Projectmanagement-vaardigheden. Deze module is onderdeel van de opleiding HBO
Bedrijfseconomie.
Opdracht voor deze module is het schrijven van een plan van aanpak van een project uit de eigen
praktijk. Momenteel ben ik betrokken bij de doorontwikkeling van het XXSYSTEEMXX. Dit onderwerp
heb ik daarom gekozen voor mijn moduleopdracht. Ik heb veel geleerd en inzichten opgedaan
gedurende deze module. Deze hoop ik met succes toe te kunnen passen in toekomstige projecten.
Dankwoord
Graag wil ik mijn collega’s danken voor het advies en de medewerking bij het schrijven van deze
moduleopdracht. Ook dank ik mijn werkgever XXXXX voor het bieden van de gelegenheid om de
opleiding Bedrijfseconomie te volgen. Last but not least dank ik mijn docent XXXXX voor de prettige
en leerzame lessen! In korte tijd heeft hij de vele informatie toch op een heldere en leuke manier over
weten te brengen.
Ik wens u veel leesplezier toe!
,Samenvatting
Het plan van aanpak is geschreven voor de implementatie van XXSYSTEEMXX.
XXORGANISATIEXX verstrekt jaarlijks zo’n XX miljoen euro aan subsidie. Voor het verstrekken van
deze subsidies wordt gebruik gemaakt van een subsidiesysteem. Op dit moment wordt gebruik
gemaakt van het systeem XXSYSTEEMXX van leverancier XXXXX.
Het huidige subsidiesysteem is dusdanig verouderd en er vindt geen technische ondersteuning meer
plaats door de leverancier. Het systeem wordt om die reden vervangen door opvolger
XXSYSTEEMXX. De implementatie van XXSYSTEEMXX wordt op projectmatige werkwijze
uitgevoerd.
Het implementeren van XXSYSTEEMXX wordt uitgevoerd met als doel dat medewerkers van
XXORGANISATIEXX 15% efficiënter kunnen werken. Dit wordt gerealiseerd doordat XXSYSTEEMXX
een gebruiksvriendelijkere manier van werken heeft en het systeem permanent technisch wordt
ondersteund. Het systeem dient 1 september 20XX geïmplementeerd te zijn en gebruiksklaar voor
gebruikers van XXORGANISATIEXX.
Het subsidiesysteem dient te voldoen aan de eisen zoals opgenomen in het kwaliteitsplan.
De afbakening van het project is in beeld gebracht zodat duidelijk is welke taken wel én juist niet
worden opgepakt binnen het project. Om deze afbakening beter in beeld te brengen is een Product
Breakdown Structure(PBS) opgesteld. Bij deze methode wordt het eindresultaat opgedeeld in
deelresultaten zodat ze beter te beheersen zijn.
Voor de implementatie van XXSYSTEEMXX wordt gebruik gemaakt van een lineaire fasering. Het
project kent drie hoofdfasen. Een voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de nazorgfase. De
uitvoeringsfase is opgesplitst in 4 subfasen. Na het merendeel van de fasen wordt een GO/NO GO
beslissing genomen door de stuurgroep.
Om het gewenste eindresultaat tijdig en op juiste wijze te behalen wordt gebruik gemaakt van een
GANTT-planning. Aan de hand van deze planning kan de voortgang van de (deel)resultaten
gemonitord worden. De voortgang wordt middels voortgangsrapportages gedeeld met het projectteam
en de stuurgroep.
De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectleider en meerdere projectmedewerkers.
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse rollen binnen de projectorganisatie
zijn vastgelegd zodat hierover geen onduidelijkheid kan ontstaan. Tevens is er een stuurgroep
aangesteld. Naast de rollen in de projectorganisatie kent dit project meerdere stakeholders. Deze
stakeholders hebben een belang in dit project. De communicatie binnen de projectorganisatie en naar
de stuurgroep en stakeholders zijn vastgelegd in een communicatieplan.
De onzekere gebeurtenissen die invloed kunnen hebben op het bereiken van de doelstelling zijn in
beeld gebracht en opgenomen in een risicoanalyse.
De opdrachtgever heeft een budget van €100.000 beschikbaar gesteld voor de kosten van het project.
Onder projectkosten vallen de eenmalige licentiekosten en de personele kosten. De uren van interne
medewerkers vallen binnen de contracturen en zijn daarom niet uitgedrukt in geld.
Om het project effectief uit te voeren moet het duidelijk zijn op welke beheersfactoren gelet moeten
worden door de projectleider. De beheersfactoren BAKT DOOR worden door de projectleider bewaakt
op kwaliteit via de systematiek Plan Do Check Act (PDCA-cyclus). Voor alle beheersfactoren is
aangegeven wie verantwoordelijk is en hoe de factoren beheerst en bewaakt worden.
, Inhoudsopgave
Voorwoord.............................................................................................................................................. 2
Samenvatting.......................................................................................................................................... 3
Inleiding.................................................................................................................................................. 5
1. Projectbeschrijving.............................................................................................................................. 6
1.1 Aanleiding...................................................................................................................................... 6
1.2 Doel van het project...................................................................................................................... 6
1.3 Op te leveren resultaat.................................................................................................................. 6
1.4 Kwaliteitscriteria............................................................................................................................ 6
2. Projectafbakening............................................................................................................................... 6
2.1 Scope............................................................................................................................................ 6
2.2 Product Breakdown Structure....................................................................................................... 7
2.3 Randvoorwaarden, uitgangspunten en aannames........................................................................7
2.4 Relaties met andere projecten...................................................................................................... 7
3. Projectfasering.................................................................................................................................... 7
4. Projectorganisatie en communicatie................................................................................................... 8
4.1 Projectorganisatie......................................................................................................................... 8
4.2 Stuurgroep.................................................................................................................................... 8
4.3 Stakeholders................................................................................................................................. 9
4.4 Projectcommunicatie..................................................................................................................... 9
5. Risico’s............................................................................................................................................... 9
6. Kosten.............................................................................................................................................. 10
7. Projectbeheersing............................................................................................................................. 10
Literatuurlijst.......................................................................................................................................... 11
Bijlagen................................................................................................................................................. 12
Bijlage I - Kwaliteitsplan.................................................................................................................... 12
Bijlage II - GANTT-planning.............................................................................................................. 13
Bijlage III - Overzicht taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden............................................15
Bijlage IIII - Kostenraming................................................................................................................. 16
Beoordeling 8,5................................................................................................................................. 17
Implementatie XXSYSTEEMXX
Voorletters en naam: XXXXX
Studentnummer: XXXXX
Datum: 6 december 2020
Opleidingsgroep: NCOI
Opleiding: HBO Bedrijfseconomie
Module: Projectmanagementvaardigheden
Docent: XXXXX
,Voorwoord
Mijn naam is XXXXX. Ik ben XX jaar en woonachtig in XXXXX. Sinds XXXX ben ik werkzaam voor
XXXXXXXXXXXX. Beschrijving van functie XXXXXXX
Voor u ligt mijn moduleopdracht ‘’Implementatie XXSYSTEEMXX’’ voor de module
Projectmanagement-vaardigheden. Deze module is onderdeel van de opleiding HBO
Bedrijfseconomie.
Opdracht voor deze module is het schrijven van een plan van aanpak van een project uit de eigen
praktijk. Momenteel ben ik betrokken bij de doorontwikkeling van het XXSYSTEEMXX. Dit onderwerp
heb ik daarom gekozen voor mijn moduleopdracht. Ik heb veel geleerd en inzichten opgedaan
gedurende deze module. Deze hoop ik met succes toe te kunnen passen in toekomstige projecten.
Dankwoord
Graag wil ik mijn collega’s danken voor het advies en de medewerking bij het schrijven van deze
moduleopdracht. Ook dank ik mijn werkgever XXXXX voor het bieden van de gelegenheid om de
opleiding Bedrijfseconomie te volgen. Last but not least dank ik mijn docent XXXXX voor de prettige
en leerzame lessen! In korte tijd heeft hij de vele informatie toch op een heldere en leuke manier over
weten te brengen.
Ik wens u veel leesplezier toe!
,Samenvatting
Het plan van aanpak is geschreven voor de implementatie van XXSYSTEEMXX.
XXORGANISATIEXX verstrekt jaarlijks zo’n XX miljoen euro aan subsidie. Voor het verstrekken van
deze subsidies wordt gebruik gemaakt van een subsidiesysteem. Op dit moment wordt gebruik
gemaakt van het systeem XXSYSTEEMXX van leverancier XXXXX.
Het huidige subsidiesysteem is dusdanig verouderd en er vindt geen technische ondersteuning meer
plaats door de leverancier. Het systeem wordt om die reden vervangen door opvolger
XXSYSTEEMXX. De implementatie van XXSYSTEEMXX wordt op projectmatige werkwijze
uitgevoerd.
Het implementeren van XXSYSTEEMXX wordt uitgevoerd met als doel dat medewerkers van
XXORGANISATIEXX 15% efficiënter kunnen werken. Dit wordt gerealiseerd doordat XXSYSTEEMXX
een gebruiksvriendelijkere manier van werken heeft en het systeem permanent technisch wordt
ondersteund. Het systeem dient 1 september 20XX geïmplementeerd te zijn en gebruiksklaar voor
gebruikers van XXORGANISATIEXX.
Het subsidiesysteem dient te voldoen aan de eisen zoals opgenomen in het kwaliteitsplan.
De afbakening van het project is in beeld gebracht zodat duidelijk is welke taken wel én juist niet
worden opgepakt binnen het project. Om deze afbakening beter in beeld te brengen is een Product
Breakdown Structure(PBS) opgesteld. Bij deze methode wordt het eindresultaat opgedeeld in
deelresultaten zodat ze beter te beheersen zijn.
Voor de implementatie van XXSYSTEEMXX wordt gebruik gemaakt van een lineaire fasering. Het
project kent drie hoofdfasen. Een voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de nazorgfase. De
uitvoeringsfase is opgesplitst in 4 subfasen. Na het merendeel van de fasen wordt een GO/NO GO
beslissing genomen door de stuurgroep.
Om het gewenste eindresultaat tijdig en op juiste wijze te behalen wordt gebruik gemaakt van een
GANTT-planning. Aan de hand van deze planning kan de voortgang van de (deel)resultaten
gemonitord worden. De voortgang wordt middels voortgangsrapportages gedeeld met het projectteam
en de stuurgroep.
De projectorganisatie bestaat uit een opdrachtgever, projectleider en meerdere projectmedewerkers.
De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse rollen binnen de projectorganisatie
zijn vastgelegd zodat hierover geen onduidelijkheid kan ontstaan. Tevens is er een stuurgroep
aangesteld. Naast de rollen in de projectorganisatie kent dit project meerdere stakeholders. Deze
stakeholders hebben een belang in dit project. De communicatie binnen de projectorganisatie en naar
de stuurgroep en stakeholders zijn vastgelegd in een communicatieplan.
De onzekere gebeurtenissen die invloed kunnen hebben op het bereiken van de doelstelling zijn in
beeld gebracht en opgenomen in een risicoanalyse.
De opdrachtgever heeft een budget van €100.000 beschikbaar gesteld voor de kosten van het project.
Onder projectkosten vallen de eenmalige licentiekosten en de personele kosten. De uren van interne
medewerkers vallen binnen de contracturen en zijn daarom niet uitgedrukt in geld.
Om het project effectief uit te voeren moet het duidelijk zijn op welke beheersfactoren gelet moeten
worden door de projectleider. De beheersfactoren BAKT DOOR worden door de projectleider bewaakt
op kwaliteit via de systematiek Plan Do Check Act (PDCA-cyclus). Voor alle beheersfactoren is
aangegeven wie verantwoordelijk is en hoe de factoren beheerst en bewaakt worden.
, Inhoudsopgave
Voorwoord.............................................................................................................................................. 2
Samenvatting.......................................................................................................................................... 3
Inleiding.................................................................................................................................................. 5
1. Projectbeschrijving.............................................................................................................................. 6
1.1 Aanleiding...................................................................................................................................... 6
1.2 Doel van het project...................................................................................................................... 6
1.3 Op te leveren resultaat.................................................................................................................. 6
1.4 Kwaliteitscriteria............................................................................................................................ 6
2. Projectafbakening............................................................................................................................... 6
2.1 Scope............................................................................................................................................ 6
2.2 Product Breakdown Structure....................................................................................................... 7
2.3 Randvoorwaarden, uitgangspunten en aannames........................................................................7
2.4 Relaties met andere projecten...................................................................................................... 7
3. Projectfasering.................................................................................................................................... 7
4. Projectorganisatie en communicatie................................................................................................... 8
4.1 Projectorganisatie......................................................................................................................... 8
4.2 Stuurgroep.................................................................................................................................... 8
4.3 Stakeholders................................................................................................................................. 9
4.4 Projectcommunicatie..................................................................................................................... 9
5. Risico’s............................................................................................................................................... 9
6. Kosten.............................................................................................................................................. 10
7. Projectbeheersing............................................................................................................................. 10
Literatuurlijst.......................................................................................................................................... 11
Bijlagen................................................................................................................................................. 12
Bijlage I - Kwaliteitsplan.................................................................................................................... 12
Bijlage II - GANTT-planning.............................................................................................................. 13
Bijlage III - Overzicht taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden............................................15
Bijlage IIII - Kostenraming................................................................................................................. 16
Beoordeling 8,5................................................................................................................................. 17
