H1 Management control: inleiding en overzicht
1.1 De betekenis van control voor organisaties
Organisaties= Geheel van mensen en middelen die doelgericht samenwerken.
- Doelgericht, functioneel en hiërarchisch samenwerkingsverband.
Management= Alle aspecten van de bedrijfsvoering, zoals inkoop, productie, marketing en
verkoop.
Management control= Deelaspect van management, dat zich specifiek richt op het vergroten van
de kans dat de managers van de onderneming doelgericht gedrag vertonen, waarmee de kans
wordt vergroot dat de organisatie haar doelen zal halen.
- “Hoe het gedrag van het management beheersen?”
Redenen specifieke aandacht voor de beheersing van het gedrag van het management:
1. Belangrijke subgroep van het totale werknemersbestand van een organisatie.
2. Zijn verantwoordelijk voor de richting van de organisatie en voor de implementatie van
haar plannen en strategieën.
Management control:
- Organisatorische instrumenten, processen en activiteiten. Bv. doelen stellen voor
managers.
- Manier waarop in totaliteit vormgeven aan deze instrumenten, processen en activiteiten
vormgegeven worden aan de doelgerichte organisatie van mensen en middelen.
- Goede control (Merchant)= De situatie waarin een geïnformeerd persoon kan
vaststellen dat de organisatie met een redelijke mate van zekerheid haar doelen
zal halen. Zich een oordeel kan vormen over mogelijke onaangename
verrassingen.
- “Eigenschap van een organisatie om zichzelf te corrigeren.”
- Kans is groter dat doelen halen i.v.m. slechte control, maar is niet 100%
zeker dat doelen behaalt zullen worden.
- Ook wel “in control”
- Slechte control, ook wel “out of control”.
Doel management control/ontwerpen management-controlsystemen:
- Risicomanagement= Minimaliseren van negatieve risico’s.
- Richten op gestelde doel en voldoen aan financiële randvoorwaarden van overleving.
Eisen ontwerp en gebruik van management-controlsystemen binnen organisaties:
1. Resultaatgericht= Stelt managers en medewerkers in staat om vast te stellen welke
resultaten zij nastreven en of zij deze resultaten behalen.
2. Toekomstgericht= Informeert managers en medewerkers over bestaande risico’s die
toekomstige resultaten kunnen beïnvloeden en over de manier waarop deze risico’s
kunnen worden opgevangen.
3. Efficiënt= Systeem kost niet meer dan het oplevert.
1.2 Internal control en management control
Internal control= Het proces, uitgevoerd door bestuurders, management en andere werknemers,
dat beoogt om een redelijke mate van zekerheid te bereiken dat de organisatie haar efficiëntie-
en effectiviteitsdoelstellingen haalt, en daarover betrouwbaar kan rapporteren onder nalevering
van wet- en regelgeving.
Verschillen management control en internal control:
, 1. Internal control is een proces waarin de voorwaarden worden geschapen die nodig zijn
om management control uit te kunnen oefenen.
- Bv. als kans op fraude en foutieve informatie klein is, wordt het gemakkelijker om
managers grotere verantwoordelijkheden te geven en dus vaker aan te spreken
op resultaten.
2. Zonder internal control geen jaarrekeningen, dus ondersteunt ook communicatie naar
buiten.
External control= Je gelooft dat je geen controle hebt over wat er gebeurt en dat externe factoren
invloed hadden op jouw organisatie.
Internal control, management control en external control overlappen allemaal namelijk allemaal
een kwestie van organisatie en control.
1.3 Management control als cybernetisch proces
Wat wordt er precies bedoeld met een organisatie die ‘in control’ is?
Waarom kunnen organisaties eventueel ‘out of control’ zijn?
Cybernetisch model (Otley&Berry)= Regelkring. Beschrijft een proces waarin inputs in een proces
worden samengebracht om bepaalde outputs te produceren. Een centrale rol in dit proces wordt
ingenomen door de controller.
- Controller= Verantwoordelijk voor de beheersing van het proces.
Vier elementen van een proces die noodzakelijke en voldoende voorwaarden zijn om te kunnen
spreken van beheersing van dat proces:
- Duidelijke en meetbare doelstelling: Komt van buiten het proces. Is voor de controller een
gegeven.
- Als nodig nog concretiseren ofwel operationaliseren voor een bepaalde periode.
- Proces strategische planning= Hierin besteden organisaties expliciet aandacht
aan de formulering van doelen.
Voorwaarden procescontrol:
1. Concrete doelen: Soms lastig want
- Meerdere doelen
- Moeilijk meetbare doelen, waardoor management niet weet of zijn gehaald.
- Tegenstrijdige doelen, waardoor keuze voor ene doel ten koste gaat van de kans
op bereiken van andere doel.
2. Meten van doelrealisatie
- Pas spreken van beheerst proces als we kunnen vaststellen welke producten en
diensten het proces heeft opgeleverd en in welke hoeveelheid.
- Niet beheerst proces als wel doelstelling, maar niet kans worden bepaald of
gehaald.
- Belangrijk, maar soms lastig omdat:
- Meerdere prestaties
- Moeilijk meetbare prestaties
, - Tegenstrijdige prestaties
3. Beschikbaarheid van alternatieve acties: Controller moet beschikken over instrumenten
die hem in staat stellen over te gaan tot corrigerende acties.
- Bijsturingsacties= Verhogen van de inputs of het veranderen van het proces.
- Als niet mogelijk acties aanpassen, dan doelstelling aanpassen.
- Niet kunnen bijsturen van acties veroorzaakt door:
- Onvoldoende financiële middelen om input te verhogen.
- Onvoldoende mensen
- Ontbreken van kennis over welke actie smoeten worden genomen om bij
te sturen.
4. Voorspellend model= Controller beschikt over een zodanig goede kennis van het proces
en van de relaties tussen input en output, dat hij op basis daarvan weet wat de gevolgen
zullen zijn van corrigerende acties.
- What-if scenario’s= Geven aan wat de gevolgen zijn van de verschillende
bijsturende acties.
- Business model= Model die verbanden weergeeft tussen diveerse aspecten van
de bedrijfsvoering. Bv. marketinguitgaven ⇔ verwachte omzetgroei.
- Als niet aanwezig dan kan niet worden ingegrepen of verklaard waarom doelen
niet zijn gehaald.
- Redenen out of control raken proces:
- Processen zijn complex en variabel
- Output moeilijk te meten en afhankelijk van externe factoren.
- Bijsturende acties verouderen door technologische ontwikkelingen.
Wat als permanente dreiging van out of control:
- Staken onderliggende activiteiten.
- Outsourcing
1.4 Management control en het gedrag van managers
Controller= Mens of automaat.
Organisatie bestaat uit meerdere processen -> verschillende controllers die op verschillende
plekken al dan niet tot bijsturing moeten beslissen en die hun acties op elkaar moeten afstemmen.
<= Cybernetische control in een
complexe organisatie.
In werkelijke organisaties niet
mechanische controllers maar
echte mensen. Omdat organisaties
te complex zijn en omdat mensen
creatiever en intelligenter zijn werkt
dat beter.
1.1 De betekenis van control voor organisaties
Organisaties= Geheel van mensen en middelen die doelgericht samenwerken.
- Doelgericht, functioneel en hiërarchisch samenwerkingsverband.
Management= Alle aspecten van de bedrijfsvoering, zoals inkoop, productie, marketing en
verkoop.
Management control= Deelaspect van management, dat zich specifiek richt op het vergroten van
de kans dat de managers van de onderneming doelgericht gedrag vertonen, waarmee de kans
wordt vergroot dat de organisatie haar doelen zal halen.
- “Hoe het gedrag van het management beheersen?”
Redenen specifieke aandacht voor de beheersing van het gedrag van het management:
1. Belangrijke subgroep van het totale werknemersbestand van een organisatie.
2. Zijn verantwoordelijk voor de richting van de organisatie en voor de implementatie van
haar plannen en strategieën.
Management control:
- Organisatorische instrumenten, processen en activiteiten. Bv. doelen stellen voor
managers.
- Manier waarop in totaliteit vormgeven aan deze instrumenten, processen en activiteiten
vormgegeven worden aan de doelgerichte organisatie van mensen en middelen.
- Goede control (Merchant)= De situatie waarin een geïnformeerd persoon kan
vaststellen dat de organisatie met een redelijke mate van zekerheid haar doelen
zal halen. Zich een oordeel kan vormen over mogelijke onaangename
verrassingen.
- “Eigenschap van een organisatie om zichzelf te corrigeren.”
- Kans is groter dat doelen halen i.v.m. slechte control, maar is niet 100%
zeker dat doelen behaalt zullen worden.
- Ook wel “in control”
- Slechte control, ook wel “out of control”.
Doel management control/ontwerpen management-controlsystemen:
- Risicomanagement= Minimaliseren van negatieve risico’s.
- Richten op gestelde doel en voldoen aan financiële randvoorwaarden van overleving.
Eisen ontwerp en gebruik van management-controlsystemen binnen organisaties:
1. Resultaatgericht= Stelt managers en medewerkers in staat om vast te stellen welke
resultaten zij nastreven en of zij deze resultaten behalen.
2. Toekomstgericht= Informeert managers en medewerkers over bestaande risico’s die
toekomstige resultaten kunnen beïnvloeden en over de manier waarop deze risico’s
kunnen worden opgevangen.
3. Efficiënt= Systeem kost niet meer dan het oplevert.
1.2 Internal control en management control
Internal control= Het proces, uitgevoerd door bestuurders, management en andere werknemers,
dat beoogt om een redelijke mate van zekerheid te bereiken dat de organisatie haar efficiëntie-
en effectiviteitsdoelstellingen haalt, en daarover betrouwbaar kan rapporteren onder nalevering
van wet- en regelgeving.
Verschillen management control en internal control:
, 1. Internal control is een proces waarin de voorwaarden worden geschapen die nodig zijn
om management control uit te kunnen oefenen.
- Bv. als kans op fraude en foutieve informatie klein is, wordt het gemakkelijker om
managers grotere verantwoordelijkheden te geven en dus vaker aan te spreken
op resultaten.
2. Zonder internal control geen jaarrekeningen, dus ondersteunt ook communicatie naar
buiten.
External control= Je gelooft dat je geen controle hebt over wat er gebeurt en dat externe factoren
invloed hadden op jouw organisatie.
Internal control, management control en external control overlappen allemaal namelijk allemaal
een kwestie van organisatie en control.
1.3 Management control als cybernetisch proces
Wat wordt er precies bedoeld met een organisatie die ‘in control’ is?
Waarom kunnen organisaties eventueel ‘out of control’ zijn?
Cybernetisch model (Otley&Berry)= Regelkring. Beschrijft een proces waarin inputs in een proces
worden samengebracht om bepaalde outputs te produceren. Een centrale rol in dit proces wordt
ingenomen door de controller.
- Controller= Verantwoordelijk voor de beheersing van het proces.
Vier elementen van een proces die noodzakelijke en voldoende voorwaarden zijn om te kunnen
spreken van beheersing van dat proces:
- Duidelijke en meetbare doelstelling: Komt van buiten het proces. Is voor de controller een
gegeven.
- Als nodig nog concretiseren ofwel operationaliseren voor een bepaalde periode.
- Proces strategische planning= Hierin besteden organisaties expliciet aandacht
aan de formulering van doelen.
Voorwaarden procescontrol:
1. Concrete doelen: Soms lastig want
- Meerdere doelen
- Moeilijk meetbare doelen, waardoor management niet weet of zijn gehaald.
- Tegenstrijdige doelen, waardoor keuze voor ene doel ten koste gaat van de kans
op bereiken van andere doel.
2. Meten van doelrealisatie
- Pas spreken van beheerst proces als we kunnen vaststellen welke producten en
diensten het proces heeft opgeleverd en in welke hoeveelheid.
- Niet beheerst proces als wel doelstelling, maar niet kans worden bepaald of
gehaald.
- Belangrijk, maar soms lastig omdat:
- Meerdere prestaties
- Moeilijk meetbare prestaties
, - Tegenstrijdige prestaties
3. Beschikbaarheid van alternatieve acties: Controller moet beschikken over instrumenten
die hem in staat stellen over te gaan tot corrigerende acties.
- Bijsturingsacties= Verhogen van de inputs of het veranderen van het proces.
- Als niet mogelijk acties aanpassen, dan doelstelling aanpassen.
- Niet kunnen bijsturen van acties veroorzaakt door:
- Onvoldoende financiële middelen om input te verhogen.
- Onvoldoende mensen
- Ontbreken van kennis over welke actie smoeten worden genomen om bij
te sturen.
4. Voorspellend model= Controller beschikt over een zodanig goede kennis van het proces
en van de relaties tussen input en output, dat hij op basis daarvan weet wat de gevolgen
zullen zijn van corrigerende acties.
- What-if scenario’s= Geven aan wat de gevolgen zijn van de verschillende
bijsturende acties.
- Business model= Model die verbanden weergeeft tussen diveerse aspecten van
de bedrijfsvoering. Bv. marketinguitgaven ⇔ verwachte omzetgroei.
- Als niet aanwezig dan kan niet worden ingegrepen of verklaard waarom doelen
niet zijn gehaald.
- Redenen out of control raken proces:
- Processen zijn complex en variabel
- Output moeilijk te meten en afhankelijk van externe factoren.
- Bijsturende acties verouderen door technologische ontwikkelingen.
Wat als permanente dreiging van out of control:
- Staken onderliggende activiteiten.
- Outsourcing
1.4 Management control en het gedrag van managers
Controller= Mens of automaat.
Organisatie bestaat uit meerdere processen -> verschillende controllers die op verschillende
plekken al dan niet tot bijsturing moeten beslissen en die hun acties op elkaar moeten afstemmen.
<= Cybernetische control in een
complexe organisatie.
In werkelijke organisaties niet
mechanische controllers maar
echte mensen. Omdat organisaties
te complex zijn en omdat mensen
creatiever en intelligenter zijn werkt
dat beter.
