INLEIDING IN EVENTMANAGEMENT
Samenvatting academiejaar 2021-2022
Laure De Langhe
,Inhoud
Samenvatting inleiding in eventmanagement ........................................................................................ 2
1. Introductie ................................................................................................................................... 2
2. “Waarom organiseer je een event?” ........................................................................................... 3
Wat is een evenement?................................................................................................................... 3
Eventdoelstellingen ......................................................................................................................... 4
Doelgroep ...................................................................................................................................... 12
3. Event flow of stappenplan......................................................................................................... 18
4. Event Programma & Concept ........................................................................................................ 25
5. Datum, duur en tijdstip ................................................................................................................. 28
6. Entertainment .............................................................................................................................. 28
Sprekers ......................................................................................................................................... 30
Presentatievormen ........................................................................................................................ 31
Presentatietips .............................................................................................................................. 31
7. Catering ..................................................................................................................................... 32
Soorten catering ............................................................................................................................ 32
Personeel ....................................................................................................................................... 33
Allergieën; religie en voeding ........................................................................................................ 33
8. Locaties ...................................................................................................................................... 34
Soorten locaties ............................................................................................................................. 34
Vervoer .......................................................................................................................................... 36
Zaalopstelling & Capaciteit ............................................................................................................ 37
9. Decoratie ................................................................................................................................... 43
10. Eventtechniek ........................................................................................................................ 43
Licht en geluid ............................................................................................................................... 43
Site materialen .............................................................................................................................. 44
Gastcolleges....................................................................................................................................... 57
Meet District - Michiel Vanderheyden .......................................................................................... 72
Maison Rouge – Olivier Saverys .................................................................................................... 72
Meet marcel – Bartel Van Iseghem ............................................................................................... 72
Brandweer Gent – Christiaan de Pauw ......................................................................................... 72
Begrippenlijst..................................................................................................................................... 73
1
,Samenvatting inleiding in eventmanagement
1. Introductie
Voordelen eventmanagement:
1) Variatie
2) Creativiteit
3) People
4) Ervaringen
5) Tijd (projectmatig)
Nadelen eventmanagement:
1) Deadlines
2) Competitie
3) People
4) Budgetcontrole
5) Tijd
Competenties eventmanager:
1. Soft skills: Deels eigen aan persoonlijkheid maar kan voor een groot deel ontwikkeld worden.
- Persoonlijke eigenschappen
- Sociale vaardigheden
- Communicatie skills
- Optimisme
- Creativiteit
2. Hard skills: Kan je leren.
- Event terminologie
- Kennis van leveranciers
- Kennis locaties
- Event stappenplan
- Talen
- Spreadsheets opmaken
Cruciale competenties:
1. Production skills
2. Creativiteit
3. Passie
2
, 2. “Waarom organiseer je een event?”
Wat is een evenement?
Definitie evenement:
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen.
Live communicatie: Elke vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met hun
doelgroep.
• categorieën:
- Public events
- Corporate events (focus)
- Private events
1. Public events:
- Doel op zich
- Eerst inhoud, dan publiek (consumenten)
- Veel promotie
- Van alle tijden (vroeger bv. Gladiatorenshows in Colosseum)
Voorbeelden:
• Sportwedstrijden
• Boekenbeurs
• Carnaval
• Festivals (Burning Man)
• Muziekevents
• Stakingen
• Protestacties (klimaatmarsen)
• Markten
• Cultuur (Odegand)
• Muziekoptredens
2. Corporate events:
- Middel
- Eerst doelgroep, dan inhoud
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling: vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Doel opstellen a.d.h.v. SMART
Voorbeelden:
• Openbedrijvendag
• VIP event
• Stima marketing congres
3
Samenvatting academiejaar 2021-2022
Laure De Langhe
,Inhoud
Samenvatting inleiding in eventmanagement ........................................................................................ 2
1. Introductie ................................................................................................................................... 2
2. “Waarom organiseer je een event?” ........................................................................................... 3
Wat is een evenement?................................................................................................................... 3
Eventdoelstellingen ......................................................................................................................... 4
Doelgroep ...................................................................................................................................... 12
3. Event flow of stappenplan......................................................................................................... 18
4. Event Programma & Concept ........................................................................................................ 25
5. Datum, duur en tijdstip ................................................................................................................. 28
6. Entertainment .............................................................................................................................. 28
Sprekers ......................................................................................................................................... 30
Presentatievormen ........................................................................................................................ 31
Presentatietips .............................................................................................................................. 31
7. Catering ..................................................................................................................................... 32
Soorten catering ............................................................................................................................ 32
Personeel ....................................................................................................................................... 33
Allergieën; religie en voeding ........................................................................................................ 33
8. Locaties ...................................................................................................................................... 34
Soorten locaties ............................................................................................................................. 34
Vervoer .......................................................................................................................................... 36
Zaalopstelling & Capaciteit ............................................................................................................ 37
9. Decoratie ................................................................................................................................... 43
10. Eventtechniek ........................................................................................................................ 43
Licht en geluid ............................................................................................................................... 43
Site materialen .............................................................................................................................. 44
Gastcolleges....................................................................................................................................... 57
Meet District - Michiel Vanderheyden .......................................................................................... 72
Maison Rouge – Olivier Saverys .................................................................................................... 72
Meet marcel – Bartel Van Iseghem ............................................................................................... 72
Brandweer Gent – Christiaan de Pauw ......................................................................................... 72
Begrippenlijst..................................................................................................................................... 73
1
,Samenvatting inleiding in eventmanagement
1. Introductie
Voordelen eventmanagement:
1) Variatie
2) Creativiteit
3) People
4) Ervaringen
5) Tijd (projectmatig)
Nadelen eventmanagement:
1) Deadlines
2) Competitie
3) People
4) Budgetcontrole
5) Tijd
Competenties eventmanager:
1. Soft skills: Deels eigen aan persoonlijkheid maar kan voor een groot deel ontwikkeld worden.
- Persoonlijke eigenschappen
- Sociale vaardigheden
- Communicatie skills
- Optimisme
- Creativiteit
2. Hard skills: Kan je leren.
- Event terminologie
- Kennis van leveranciers
- Kennis locaties
- Event stappenplan
- Talen
- Spreadsheets opmaken
Cruciale competenties:
1. Production skills
2. Creativiteit
3. Passie
2
, 2. “Waarom organiseer je een event?”
Wat is een evenement?
Definitie evenement:
Een event is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen.
Live communicatie: Elke vorm van marketing waarbij merken in direct contact staan met hun
doelgroep.
• categorieën:
- Public events
- Corporate events (focus)
- Private events
1. Public events:
- Doel op zich
- Eerst inhoud, dan publiek (consumenten)
- Veel promotie
- Van alle tijden (vroeger bv. Gladiatorenshows in Colosseum)
Voorbeelden:
• Sportwedstrijden
• Boekenbeurs
• Carnaval
• Festivals (Burning Man)
• Muziekevents
• Stakingen
• Protestacties (klimaatmarsen)
• Markten
• Cultuur (Odegand)
• Muziekoptredens
2. Corporate events:
- Middel
- Eerst doelgroep, dan inhoud
- Doelgroep gekend (besloten)
- Bedrijfsdoelstelling: vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Doel opstellen a.d.h.v. SMART
Voorbeelden:
• Openbedrijvendag
• VIP event
• Stima marketing congres
3
