Samenvatting Projectmanagement IPMA D

Samenvatting Project management
Wat is projectmanagement volgens ICB4:

 Projectmanagement is het geheel van alle leidinggevende taken die nodig zijn
om het projectresultaat op te leveren. Het projectmanagement omvat het
plannen, organiseren, controleren en besturen van alle aspecten van het
project en het motiveren van alle bij het project betrokken personen.

C11

a. Missie en visie van organisatie

Dit is belangrijk voor de richting van de organisatie. Hiermee kunnen mensen zich
verbinden en geeft richting aan hun handelingen. Hiernaast zijn de kernwaarden
ook erg belangrijk. Met de missie en visie kunnen ook de presentaties bepaald
worden van de verschillende organisatieonderdelen om de organisatiestrategie te
realiseren.

b. Kernwaarden van een organisatie

Dit zijn de fundamentele overtuigingen die gelden als basis voor handelen. Dit
geeft aan waar de organisatie staat in de zin van handelen. Hiernaast zijn ze ook
belangrijk voor de identiteit van de organisatie. Er moet sprake zijn van een
goede kernwaardenmix, de verschillende kernwaarden moeten niet elkaar
tegenspreken:

 Kernwaarden
o Medewerkers
o Aandeelhouders
o Klanten en leveranciers
o Maatschappij

Een voorbeeld van kernwaarden van Walt Disney zijn:

 Geen cynisme
 Het koesteren en verbreiden van ‘gezonde’ Amerikaanse waarden
 Creativiteit, dromen en fantasie
 Fanatieke aandacht voor consistentie en details
 Bewaren en beheersen van het imago van Disney

c. SWOT

Een SWOT-analyse is een bedrijfskundig model dat de sterke en zwakke punten
van een organisatie plaatst naast de kansen en bedreigingen in de omgeving en
deze ook analyseert. SWOT staat voor Strenghts, Weakness, Opportunities en
Threats. Hierbij is een confrontatiematrix:

Foto confrontatiematrix

,C12

a. Benchmarking

Dit is een begrip van kwaliteitsbewaking. Het wordt gebruikt om presentaties van
de businessprocessen en producten met de beste prestaties van andere
bedrijven binnen en buiten de industrie te vergelijken.

C13



C14

a. Business case documenten

De business case is essentieel voor een goede projectbeoordeling. In de
business case worden minimaal de kosten, baten, risico’s en de overwogen
alternatieven. In een formeel op te stellen business case worden de volgende
punten opgenomen:

 Redenen
o Waarom moet het project worden uitgevoerd en hoer sluit het
project aan op de bedrijfsstrategie?
 Overwogen alternatieven
o De verschillende alternatieven die zijn bekeken om de voele van de
opdrachtgever te realiseren, inclusief de redenen waarom daar niet
voor gekozen is.
 Baten
o De te realiseren baten / opbrengsten die met het op te leveren
projectresultaat behaald kunnen worden. Ook negatieve effecten
moeten hierin worden meegenomen.
 Kosten
o De te verwachte kosten van het project en de mogelijkheid van
financiering. De te verwachte kosten worden overgenomen uit het
projectplan.
 Tijd
o De geplande duur van het project en de verwachte gebruiksduur
van het projectresultaat. Ook de verwachte projectduur wordt
overgenomen uit het projectplan.
 Risico’s
o De belangrijkste risico’s die een aanzienlijke impact kunnen hebben
op het project en / of het realiseren van de baten.
 Investeringsvergelijkingen
o De vergelijking van de kosten, baten en risico’s van het project en
de beoordeling of het basis hiervan valide is het project op te starten
of voort te zetten.
 Advies
o Het advies aan de opdrachtgever op basis van de
investeringsvergelijking met de mogelijk te ondernemen acties.

, b. Nulscenario deltameting

Dit is belangrijk om aan het begin van het project uit te voeren d.m.v. een
nulmeting om de huidige stand van zaken vast te leggen. Hier vanuit kunnen we
het nulscenario doorrekenen. Hiernaast kan de organisatie inschatten wat het
gaat opleveren en welke bekwaamheden ontwikkeld kunnen worden.

c. Business case opdrachtgever en leverancier

Naast de klant heeft ook de leverancier een business case. Met de leveranciers
moet er ook een zakelijke rechtvaardiging zijn om aan het project mee te doen.
De business case van de leverancier is meestal het rendement van de opdracht.

d. Relatie zakelijk rechtvaardiging en projectlevenscyclus

In de projectaanvraag worden zo mogelijk al de redenen gemeld om het project
uit te voeren. In de voorbereidingsfase wordt de business case op hoofdpunten
vastgesteld en opgenomen in het projectopdracht. In de definitiefase wordt het
business case aangescherpt.

e. Relatie met haalbaarheidsstudie en batenreview



C21

a. Werkvormen: improviseren, routinematig en planmatig

Voor het uitvoeren van een taakstelling bestaan er in wezen 3 basiswerkvormen:

 Improvisatie
 Planmatig werken
 Routinematig werken

Er bestaat hiertussen geen strakke scheiding, in de praktijk gaan deze geleidelijk
in elkaar over.

Improviseren: er is sprake van improvisatie als er sterk vraaggericht en ad hoc
wordt gewerkt. Er wordt niet gewerkt volgens vaste procedures of op basis van
een plan. Voordeel hiervan is de flexibiliteit en de creativiteit over vraagstukken.
Het nadeel is onzekerheid over het behalen van het project.

Routinematig werken: er is sprake van routinematig werken als de
werkzaamheden volgens vaste procedures en instructies worden uitgevoerd. Het
proces is werkgericht in plaats van veranderingsgericht. Kenmerk hiervan is het
herhalen. Een belangrijk voordeel is dat er ruimte is voor efficiëntie

Planmatig werken: hier is sprake van als men eerst bedacht heeft wat ze gaan
doen. Het is resultaatgericht en zit tussen improvisatie en routinewerk in.

, b. Voorwaarden en kenmerken van een project

Vanuit de definitie en de redenen om werkzaamheden projectmatig uit te voeren,
kunnen kenmerken van projecten worden gedefinieerd. Dit zijn de kenmerken:

 Een project is tijdig, met een duidelijk begin en einde
 Een project heeft een eigen organisatie
 Er zijn meerdere disciplines c.q. afdelingen bij betrokken
 Een project levert een vooraf gedefinieerd projectresultaat op
 In een project worden de details van het projectresultaat pas geleidelijk
aan elkaar duidelijker
 Het projectresultaat is uniek en eenmalig
 Een project is complex en risicovol

c. Redenen om een project uit te voeren

Een lijnorganisatie is vaak efficiënter in routinematige werkzaamheden. Een
project daarin tegen zijn vaak effectiever in eenmalige werkzaamheden. Er wordt
vaak een project gekozen als één of meer van de volgende aspecten van
toepassing zijn:

 Het resultaat is eenmalig binnen een gegeven context
 De realisatie is complex en er zijn grote risico’s aan verbonden
 Meerdere disciplines moeten bij de realisatie worden betrokken
 De uitvoering is en/of de belangen zijn domeinen overstijgend
 Het resultaat is vooraf nog niet vastomlijnd
 De uitvoering past niet binnen de bedrijfsorganisatie
 Er is veel managementaandacht nodig

d. Projecten binnen de levenscyclus van een product



e. Faseren, beheersen en beslissen

Projecten bevatten altijd nieuwe elementen die ook pas geleidelijk aan duidelijker
worden. Dit brengt vaak veel onzekerheden met zich mee. De taken van de
manager is ook grotendeels gericht op de onzekerheden.

Faseren: vanuit het principe van projectmatig werken kent ieder project tenminste
een projectdefinitiefase en een uitvoeringsfase. De eerste is van zeer groot
belang maar hoort niet bij het project. Er is pas sprake van een project als de
opdracht is overeengekomen en dat vindt plaats op het eind van deze fase.

Beheersen: uitvoering is van belang voor het project. Verschillende methodieken
richten zich daarbij op verschillende aspecten. De methode projectmatig wekrn
onderscheidt de aspecten GOTIK, (geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit). Bij
het beheersen van al die aspecten gaat het steeds om het goed invullen van de
beheers cirkel (plan, do, check, act).