Portfolio fase 2 hbo-bachelor
executive officemanagement
A FBEELDING : NEIL P ATEL
Opleiding Hogeschool Schoevers
Docent XX
Gemaakt door Auteur
Studentnummer 0000000
Datum 7 oktober 2021
VERTROUWELIJK
,Inleiding
Hierbij presenteer ik u mijn portfolio fase 2. Dit portfolio is geschreven voor de hbo-bachelor
executive officemanagement. Deze studie volg ik via e-learning aan Hogeschool Schoevers.
In dit portfolio ga ik aan de slag met zowel mijn persoonlijke als mijn professionele ontwikkeling.
Door middel van bewijsstukken toon ik aan welke activiteiten ik uit heb kunnen voeren in fase 1
en 2. Daarnaast reflecteer ik op een kritische beroepssituatie en de voortgang van mijn
ontwikkeldoelstellingen. Tot slot kijk ik vooruit naar fase 3 en onderzoek ik door middel van het
kernkwadrantenmodel van Ofman mijn kernkwaliteiten en ontwikkelpunten.
Graag maak ik van deze inleiding gebruik om mij aan u voor te stellen. Ik ben Auteur 46 jaar en
woon sinds 2016 in XX. Ik heb op mijn 20e een opleiding tot directiesecretaresse gevolgd bij
Schoevers in Amsterdam. Vervolgens heb ik 17 jaar lang met zeer veel plezier als
afdelingssecretaresse, directiesecretaresse en op den duur senior personal assistant gewerkt in
binnen- en buitenland. Ik startte in het bedrijfsleven en maakte na zeven jaar de overstap naar de
Rijksoverheid. Na vier jaar bij het Ministerie van VWS gewerkt te hebben, kreeg ik de kans via
Buitenlandse Zaken naar New York uitgezonden te worden om te gaan werken bij de Verenigde
Naties. De mogelijkheden en uitdagingen die ik daar kreeg, hebben mij gevormd tot de persoon
en support professional die ik nu ben. De woorden van Sinatra ‘If you can make it there, you can
make it anywhere’, zijn wat dat betreft op mij van toepassing.
Een kleine tien jaar geleden nam ik de stap om voor mijzelf te beginnen als virtueel assistent. Ik
ondersteun sinds 2012 verschillende opdrachtgevers met administratie, vertalingen, social media,
onderhoud van websites en marketing. In maart 2020 heb ik de keuze gemaakt om bij de
Hogeschool Schoevers de opleiding executive officemanagement in deeltijd te gaan volgen
omdat ik het tijd vind voor een volgende stap in mijn carrière. In maart 2021 heb ik mijn
propedeuse gehaald. Van fase 2 heb ik de modules Professionalisering, Eventmanagement,
Gedrag in Organisaties en Projectmanagement afgerond. Ik volg momenteel de module
Advanced English.
Van 5 november 2020 tot 21 mei 2021 liep ik mijn eerste stage als executive officemanager bij
Bedrijf in Plaats. Ik hield me daar bezig met de in- en externe communicatie, het ontplooien van
(marketing) initiatieven voor het bevorderen van de verkoop van het softwareproduct Naam, het
ontzorgen van de directeur en het strategisch meedenken en beïnvloeden van (organisatie)
verandering. Mijn tweede stage wil ik aan het eind van fase 3 geheel op locatie gaan volgen.
Tijdens deze stage zal het werkplekbezoek gepland worden.
Gedurende mijn stage heb ik veel van wat ik in de eerste fase van mijn studie heb geleerd in de
praktijk kunnen brengen. Ik wil dan ook van deze gelegenheid gebruik maken om mijn
stagebegeleider, Naam, te bedanken voor zijn begeleiding. Ook bedank ik langs deze weg graag
mijn docent Professionalisering fase 2, Naam, voor zijn uitleg omtrent de vereisen van dit
Portfolio. Tot slot wil ik mijn portfoliobegeleider, Naam, bedanken voor haar geduld, coaching en
support tijdens het schrijven van dit portfolio.
Ik heb mijn portfolio fase 2 met veel plezier geschreven en ben benieuwd naar uw feedback.
pag. 1
,Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................. 1
Inhoudsopgave...................................................................................................................... 2
1 Verantwoording professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep ................................... 3
1.1 Reflectie op kritische beroepssituatie volgens reflectiemethodiek van Korthagen ............... 3
1.2 Twee nieuwe handelingsperspectieven op basis van reflectiemodel Korthagen .................. 5
1.3 Twee bewijsstukken die kunnen leiden tot verantwoording van de eindkwalificaties ........... 6
1.3.1 Verantwoording bij de eindkwalificatie communiceren .................................................. 6
1.4 Vier activiteiten op de werkplek die als input dienen voor bewijsstukken in fase 3 .............. 8
2 Verantwoording voortgang persoonlijke professionele ontwikkeling.................................. 10
2.1 Terugkijken op 360° feedback ........................................................................................... 10
2.1.1 Successen en uitdagingen bij de te ondernemen activiteiten in fase 2 ....................... 11
2.2 Twee nieuwe SMART-ontwikkeldoelstellingen voor fase 3................................................ 12
2.3 Beschrijving van drie professionele situaties ..................................................................... 13
2.4 Uitwerking van de opdracht ‘Kernkwaliteiten van Ofman’ .................................................. 17
Literatuurlijst ........................................................................................................................ 20
Bijlagen ............................................................................................................................... 21
I Bewijsstuk I bij eindkwalificatie communiceren: screenshots social media posts .................. 21
II Bewijsstuk II bij eindkwalificatie communiceren: rapportage cliëntgegevens ........................ 22
III Bewijsstuk III bij eindkwalificatie communiceren: Verkoopfolder (wikkelfolder) .................... 23
IV Beoordeling Propedeuse Portfolio ...................................................................................... 24
V Feedbackformulier stagebegeleider ..................................................................................... 25
VI Contactmomentenformulier portfoliobegeleider .................................................................. 26
VII Certificaten ........................................................................................................................ 27
VIII Bewijsstuk bij activiteit ‘investeren in een duurzame samenwerking’ ................................ 28
IX Activiteiten zoals beschreven in het Propedeuse Portfolio .................................................. 29
X Beoordeling van dit Portfolio fase 2 (in screenshots) ........................................................... 30
pag. 2
, 1 Verantwoording professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
Een kritische beroepssituatie is een situatie waarin een beroepsbeoefenaar zich gesteld ziet voor
een professioneel probleem, vraagstuk of dilemma. In zo’n situatie kan niet louter op routine
gehandeld worden, maar moeten bewuste afwegingen gemaakt worden met betrekking tot de
aanpak van de situatie, met inachtneming van de beoogde effecten. Kritische beroepssituaties
raken je persoonlijk omdat je in de werksituatie geconfronteerd wordt met je eigen waarden,
normen, overtuigingen, opvattingen en emoties (Grotendorst, Rondeel, van Wijngaarden & van
der Zanden, 2005).
1.1 Reflectie op kritische beroepssituatie volgens reflectiemethodiek van Korthagen
Met behulp van het reflectiemodel van Korthagen reflecteer ik in vier fases op een kritische
beroepssituatie. Fase 1: handelen/ervaring, fase 2: terugblikken, fase 3: bewustwording van
essentiële aspecten en fase 4: alternatieven. Fase 4 laat ik doorlopen in paragraaf 1.2 waarin ik
twee nieuwe handelingsperspectieven beschrijf op basis van deze reflectie.
Ik had tijdens mijn stage als executive officemanager bij Bedrijf veel verschillende petten op: ik
was proces- en kwaliteitsbewaker, marketing- en communicatiemanager, klankbord en ontzorger.
Doordat ik de spil in de organisatie was en sparringpartner van de directie, wist ik wat er speelde.
Daarbij had ik een eigen visie binnen de strategie van de organisatie, maar was ik mij wel bewust
van mijn eigen plaats binnen het bedrijf.
De situatie waarop ik mijn reflectie wil toepassen is dat ik tijdens mijn stage regelmatig in een
spagaat terechtkwam. Enerzijds hield ik de belangen van de organisatie in het oog, anderzijds
was ik afhankelijk van het werkproces van mijn directeur. Hierbij had ik in sommige situaties naar
mijn mening te maken met een situatief ongeschikte leiderschapsstijl van mijn leidinggevende. Dit
dilemma heeft een link met twee kernopgaven uit de hand-out Bachelor Executive Office
Management waar ik op ga reflecteren:
- Werken volgens vaste routines versus het flexibel omgaan met de omstandigheden en
- Beheersing van operationele processen versus een voortdurende vernieuwing.
Fase 1: handelen / ervaring (aan de hand van de STAR-methode)
Situatie
Bedrijf is een kleine organisatie die software maakt en IT-diensten biedt voor in de zorg. Ze
ontwikkelden onder andere Product; een platform waarop zorgprofessionals online samen
kunnen werken met cliënt, collega’s, keten- en mantelzorg in digitale dossiers. Doordat de
liquiditeit bij Bedrijf momenteel onvoldoende is om extra personeel aan te nemen, is het moeilijk
om de benodigde groei te bewerkstelligen, zeker gezien de huidige onderbezetting.
Bij aanvang van mijn stage werd mij verteld dat het bedrijf in zwaar weer verkeerde. De
afgelopen jaren was er hard gewerkt aan de ontwikkeling van nieuwe software om de
administratieve lasten in de zorg te verminderen. De ontwikkeling van dit nieuwe product had
veel geld gekost en nog weinig geld opgeleverd. Het was voor het voortbestaan van de
organisatie nu noodzaak de software zo snel mogelijk te gaan verkopen. Tijdens een gesprek
met de directeur en het financieel management werd mij daarom specifiek gevraagd om
marketinginitiatieven te ontplooien voor het bevorderen van de verkoop van de software.
Taak
Om het bedrijf beter in de markt te zetten, kreeg ik bij de start van mijn stage onder andere de
taak om marketingmateriaal te ontwikkelen: een infographic over de mogelijkheden van de
software, een flyer ‘Zorg op Afstand’ en een wikkelfolder die het overstappen op de software van
Bedrijf zo eenvoudig mogelijk maakt.
pag. 3
executive officemanagement
A FBEELDING : NEIL P ATEL
Opleiding Hogeschool Schoevers
Docent XX
Gemaakt door Auteur
Studentnummer 0000000
Datum 7 oktober 2021
VERTROUWELIJK
,Inleiding
Hierbij presenteer ik u mijn portfolio fase 2. Dit portfolio is geschreven voor de hbo-bachelor
executive officemanagement. Deze studie volg ik via e-learning aan Hogeschool Schoevers.
In dit portfolio ga ik aan de slag met zowel mijn persoonlijke als mijn professionele ontwikkeling.
Door middel van bewijsstukken toon ik aan welke activiteiten ik uit heb kunnen voeren in fase 1
en 2. Daarnaast reflecteer ik op een kritische beroepssituatie en de voortgang van mijn
ontwikkeldoelstellingen. Tot slot kijk ik vooruit naar fase 3 en onderzoek ik door middel van het
kernkwadrantenmodel van Ofman mijn kernkwaliteiten en ontwikkelpunten.
Graag maak ik van deze inleiding gebruik om mij aan u voor te stellen. Ik ben Auteur 46 jaar en
woon sinds 2016 in XX. Ik heb op mijn 20e een opleiding tot directiesecretaresse gevolgd bij
Schoevers in Amsterdam. Vervolgens heb ik 17 jaar lang met zeer veel plezier als
afdelingssecretaresse, directiesecretaresse en op den duur senior personal assistant gewerkt in
binnen- en buitenland. Ik startte in het bedrijfsleven en maakte na zeven jaar de overstap naar de
Rijksoverheid. Na vier jaar bij het Ministerie van VWS gewerkt te hebben, kreeg ik de kans via
Buitenlandse Zaken naar New York uitgezonden te worden om te gaan werken bij de Verenigde
Naties. De mogelijkheden en uitdagingen die ik daar kreeg, hebben mij gevormd tot de persoon
en support professional die ik nu ben. De woorden van Sinatra ‘If you can make it there, you can
make it anywhere’, zijn wat dat betreft op mij van toepassing.
Een kleine tien jaar geleden nam ik de stap om voor mijzelf te beginnen als virtueel assistent. Ik
ondersteun sinds 2012 verschillende opdrachtgevers met administratie, vertalingen, social media,
onderhoud van websites en marketing. In maart 2020 heb ik de keuze gemaakt om bij de
Hogeschool Schoevers de opleiding executive officemanagement in deeltijd te gaan volgen
omdat ik het tijd vind voor een volgende stap in mijn carrière. In maart 2021 heb ik mijn
propedeuse gehaald. Van fase 2 heb ik de modules Professionalisering, Eventmanagement,
Gedrag in Organisaties en Projectmanagement afgerond. Ik volg momenteel de module
Advanced English.
Van 5 november 2020 tot 21 mei 2021 liep ik mijn eerste stage als executive officemanager bij
Bedrijf in Plaats. Ik hield me daar bezig met de in- en externe communicatie, het ontplooien van
(marketing) initiatieven voor het bevorderen van de verkoop van het softwareproduct Naam, het
ontzorgen van de directeur en het strategisch meedenken en beïnvloeden van (organisatie)
verandering. Mijn tweede stage wil ik aan het eind van fase 3 geheel op locatie gaan volgen.
Tijdens deze stage zal het werkplekbezoek gepland worden.
Gedurende mijn stage heb ik veel van wat ik in de eerste fase van mijn studie heb geleerd in de
praktijk kunnen brengen. Ik wil dan ook van deze gelegenheid gebruik maken om mijn
stagebegeleider, Naam, te bedanken voor zijn begeleiding. Ook bedank ik langs deze weg graag
mijn docent Professionalisering fase 2, Naam, voor zijn uitleg omtrent de vereisen van dit
Portfolio. Tot slot wil ik mijn portfoliobegeleider, Naam, bedanken voor haar geduld, coaching en
support tijdens het schrijven van dit portfolio.
Ik heb mijn portfolio fase 2 met veel plezier geschreven en ben benieuwd naar uw feedback.
pag. 1
,Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................. 1
Inhoudsopgave...................................................................................................................... 2
1 Verantwoording professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep ................................... 3
1.1 Reflectie op kritische beroepssituatie volgens reflectiemethodiek van Korthagen ............... 3
1.2 Twee nieuwe handelingsperspectieven op basis van reflectiemodel Korthagen .................. 5
1.3 Twee bewijsstukken die kunnen leiden tot verantwoording van de eindkwalificaties ........... 6
1.3.1 Verantwoording bij de eindkwalificatie communiceren .................................................. 6
1.4 Vier activiteiten op de werkplek die als input dienen voor bewijsstukken in fase 3 .............. 8
2 Verantwoording voortgang persoonlijke professionele ontwikkeling.................................. 10
2.1 Terugkijken op 360° feedback ........................................................................................... 10
2.1.1 Successen en uitdagingen bij de te ondernemen activiteiten in fase 2 ....................... 11
2.2 Twee nieuwe SMART-ontwikkeldoelstellingen voor fase 3................................................ 12
2.3 Beschrijving van drie professionele situaties ..................................................................... 13
2.4 Uitwerking van de opdracht ‘Kernkwaliteiten van Ofman’ .................................................. 17
Literatuurlijst ........................................................................................................................ 20
Bijlagen ............................................................................................................................... 21
I Bewijsstuk I bij eindkwalificatie communiceren: screenshots social media posts .................. 21
II Bewijsstuk II bij eindkwalificatie communiceren: rapportage cliëntgegevens ........................ 22
III Bewijsstuk III bij eindkwalificatie communiceren: Verkoopfolder (wikkelfolder) .................... 23
IV Beoordeling Propedeuse Portfolio ...................................................................................... 24
V Feedbackformulier stagebegeleider ..................................................................................... 25
VI Contactmomentenformulier portfoliobegeleider .................................................................. 26
VII Certificaten ........................................................................................................................ 27
VIII Bewijsstuk bij activiteit ‘investeren in een duurzame samenwerking’ ................................ 28
IX Activiteiten zoals beschreven in het Propedeuse Portfolio .................................................. 29
X Beoordeling van dit Portfolio fase 2 (in screenshots) ........................................................... 30
pag. 2
, 1 Verantwoording professionele ontwikkeling in relatie tot het beroep
Een kritische beroepssituatie is een situatie waarin een beroepsbeoefenaar zich gesteld ziet voor
een professioneel probleem, vraagstuk of dilemma. In zo’n situatie kan niet louter op routine
gehandeld worden, maar moeten bewuste afwegingen gemaakt worden met betrekking tot de
aanpak van de situatie, met inachtneming van de beoogde effecten. Kritische beroepssituaties
raken je persoonlijk omdat je in de werksituatie geconfronteerd wordt met je eigen waarden,
normen, overtuigingen, opvattingen en emoties (Grotendorst, Rondeel, van Wijngaarden & van
der Zanden, 2005).
1.1 Reflectie op kritische beroepssituatie volgens reflectiemethodiek van Korthagen
Met behulp van het reflectiemodel van Korthagen reflecteer ik in vier fases op een kritische
beroepssituatie. Fase 1: handelen/ervaring, fase 2: terugblikken, fase 3: bewustwording van
essentiële aspecten en fase 4: alternatieven. Fase 4 laat ik doorlopen in paragraaf 1.2 waarin ik
twee nieuwe handelingsperspectieven beschrijf op basis van deze reflectie.
Ik had tijdens mijn stage als executive officemanager bij Bedrijf veel verschillende petten op: ik
was proces- en kwaliteitsbewaker, marketing- en communicatiemanager, klankbord en ontzorger.
Doordat ik de spil in de organisatie was en sparringpartner van de directie, wist ik wat er speelde.
Daarbij had ik een eigen visie binnen de strategie van de organisatie, maar was ik mij wel bewust
van mijn eigen plaats binnen het bedrijf.
De situatie waarop ik mijn reflectie wil toepassen is dat ik tijdens mijn stage regelmatig in een
spagaat terechtkwam. Enerzijds hield ik de belangen van de organisatie in het oog, anderzijds
was ik afhankelijk van het werkproces van mijn directeur. Hierbij had ik in sommige situaties naar
mijn mening te maken met een situatief ongeschikte leiderschapsstijl van mijn leidinggevende. Dit
dilemma heeft een link met twee kernopgaven uit de hand-out Bachelor Executive Office
Management waar ik op ga reflecteren:
- Werken volgens vaste routines versus het flexibel omgaan met de omstandigheden en
- Beheersing van operationele processen versus een voortdurende vernieuwing.
Fase 1: handelen / ervaring (aan de hand van de STAR-methode)
Situatie
Bedrijf is een kleine organisatie die software maakt en IT-diensten biedt voor in de zorg. Ze
ontwikkelden onder andere Product; een platform waarop zorgprofessionals online samen
kunnen werken met cliënt, collega’s, keten- en mantelzorg in digitale dossiers. Doordat de
liquiditeit bij Bedrijf momenteel onvoldoende is om extra personeel aan te nemen, is het moeilijk
om de benodigde groei te bewerkstelligen, zeker gezien de huidige onderbezetting.
Bij aanvang van mijn stage werd mij verteld dat het bedrijf in zwaar weer verkeerde. De
afgelopen jaren was er hard gewerkt aan de ontwikkeling van nieuwe software om de
administratieve lasten in de zorg te verminderen. De ontwikkeling van dit nieuwe product had
veel geld gekost en nog weinig geld opgeleverd. Het was voor het voortbestaan van de
organisatie nu noodzaak de software zo snel mogelijk te gaan verkopen. Tijdens een gesprek
met de directeur en het financieel management werd mij daarom specifiek gevraagd om
marketinginitiatieven te ontplooien voor het bevorderen van de verkoop van de software.
Taak
Om het bedrijf beter in de markt te zetten, kreeg ik bij de start van mijn stage onder andere de
taak om marketingmateriaal te ontwikkelen: een infographic over de mogelijkheden van de
software, een flyer ‘Zorg op Afstand’ en een wikkelfolder die het overstappen op de software van
Bedrijf zo eenvoudig mogelijk maakt.
pag. 3
