MODULEOPDRACHT
KERNPROCESSEN FUNCTIONEEL BEHEER
VOORLETTERS & NAAM: XXXX
STUDENTNUMMER: XXXX
DATUM: 15 JUNI 2021
NCOI OPLEIDING: HBO LEERGANG FUNCTIONEEL APPLICATIEBEHEER
MODULE: KERNPROCESSEN FUNCTIONEEL BEHEER
DOCENT: DHR. R. VINKEN
,VOORWOORD
Deze paper beschrijft de moduleopdracht ‘Kernprocessen functioneel beheer’ welke ik in het kader van de HBO-
opleiding Functioneel Applicatiebeheerder heb mogen realiseren.
lk stel me graag kort voor en licht de reden van deelname aan deze module toe. Mijn naam is XXXXX XXXXX en ik
ben als applicatiebeheerder werkzaam bij XXXXX in XXXXX.
Van oorsprong liggen mijn roots in de XXXX branche. Na de afronding van mijn HBO-lerarenopleiding XXXXXtech-
niek in 1996 ben ik mij meer gaan verdiepen in de mogelijkheden van software. Nadat ik 18 jaar als ERP-business
consultant heb gewerkt bij diverse software bedrijven, heb ik vanuit deze ervaring mijn eerste functie als applicatie-
beheerder bekleed bij een oud klant van mij. Sinds 1 maart 2021 ben ik in dienst bij mijn huidige werkgever voor de
‘next-step’ in mijn carrière.
Binnen de IT-branche kun je met ‘gezond boerenverstand’ een heel eind komen. Inmiddels heb ik de ervaring dat
het niet meer is bij te benen met de ontwikkelingen die zich in rap tempo opvolgen. Men zegt vaak “Google is je
beste vriend”, maar dat gaat vandaag de dag niet meer op.
Om mijn toenmalige werkgever te kunnen begeleiden bij de IT-vraagstukken ben ik deze opleiding gestart. Deze
opleiding moet gaan bijdragen in effectief gebruik van IT-mogelijkheden en daarnaast ter ondersteuning dienen van
het bedrijfsbeleid.
Middels deze weg wil ik graag mijn werkgever en betrokken collega's van harte bedanken voor de mogelijkheden
en bijdrage aan deze moduleopdracht. Een speciaal dankwoord gaat uit naar de docent Ron Vinken. Hem wil ik
bedanken voor de begeleiding en feedback, die hij altijd met veel enthousiasme en deskundigheid heeft gegeven.
lk wens u veel leesplezier toe!
XXXXX XXXXX
XXXXX, juni 2021
15-06-2021 XXXXX moduleopdracht kernprocessen functioneel beheer 1
, SAMENVATTING
Zoals in de inleiding is omschreven, is deze opdracht geschreven vanuit het perspectief van XXXXX. Hierin wordt
een uitgebreide analyse gedaan op de rol, functie, competenties en processen van de Functioneel Beheerder. Van-
uit de context van het BiSL-procesmodel worden de uitvoerende processen geanalyseerd. Er wordt ook gekeken
naar de samenwerking met andere disciplines/frameworks ASL en ITIL.
Positionering
Ondanks het feit dat XXXXX onderdeel is van een groter concern, worden de operationele werkzaamheden binnen
het bedrijf uitgevoerd. In de bijlage ‘Model van Looijen’ is de positionering binnen XXXXX te zien ten opzichte van
de overige IT-beheer deelgebieden technisch- en applicatiebeheer. Naast de bestaande functie ICT-coördinator is
sinds 1 maart 2021 een tweede functie ‘applicatiebeheerder’ ingevuld, mede voortgekomen om de roep om innova-
tieve ICT-oplossingen binnen de werkgebieden van XXXXX. BiSL is in de onderneming een volledig nieuwe term
en er wordt op eigen wijze invulling gegeven aan de drie procesfases (richtinggevend, sturend en uitvoerend) van
het BiSL model. Door de continue aandacht voor digitaliseren van het productieproces, bevindt de functioneel be-
heerder zich veelal aan de kant van de IT.
Takenpakket & competenties
De functioneel beheerder binnen XXXXX is verantwoordelijk voor het beheer van het grootste gedeelte van de
applicaties. Aangaande de processen wijzigingen- en incidentenbeheer is er een coördinerende rol toebedeeld
aan de functioneel beheerder. Hij geeft aan de ASL partijen de opdracht tot het realiseren van wijzigingen. Wan-
neer we naar de competenties kijken, is er geen geformaliseerd functieprofiel aanwezig. Tijdens het dagelijkse
werk van een functioneel beheerder is communicatie het sleutelwoord. Zonder deze competentie wordt het lastig
om deze functie goed te vervullen.
Onderlinge samenwerkingen
Bij de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten, zijn er voor de processen geen geformaliseerde key-users aan-
wezig die geraadpleegd kunnen worden. Uitzondering is hoofd werkvoorbereiding binnen de divisie XXXXX. De
valkuil binnen XXXXX is dat er bij nieuwe functionaliteiten niet of nauwelijks requirements worden vastgelegd van-
uit de gebruikersorganisatie. De gebruikers worden bij specifieke momenten wél betrokken bij review sessies en
gebruiker acceptatie testen. Bij de afronding van projecten wordt de gebruikersorganisatie niet of nauwelijks be-
trokken bij het onderdeel gebruikersdocumentatie. XXXXX werkt voor technisch beheer al enige jaren samen met
zusterbedrijf XXXXX XXXXX. Wekelijks komt er een werkplekbeheerder Managed Services op locatie om techni-
sche ondersteuning te bieden vanuit de SLA. Applicatieleveranciers Matrix en Proteus zijn de grootste aanbieders
van de gebruikte ERP/MRP software binnen XXXXX. De laatste genoemde leverancier werkt in het operationele
vlak niet aantoonbaar met Agile/ SCRUM.
Kernprocessen van functioneel beheer
Binnen het proces ‘Gebruikersondersteuning’ ontbreekt een key-user per afdeling/bedrijfsonderdeel. Hierdoor blijft
de algehele pakketkennis van met name de ERP pakket Proteus achter, waardoor niet het optimale rendement
wordt gehaald uit een pakket die uiteindelijk zorgt voor de projectbewaking en de presentatie van de financiële
jaarcijfers. Voor proces ‘Beheer bedrijfsinformatie’ ontbreekt een bedrijfsproces waarin met behulp van rechten- &
rollen de autorisatie en verantwoordelijkheden kunnen worden vastgelegd. Er is niemand eindverantwoordelijk
voor het bewaken van de correctheid van de stamgegevens. Binnen het proces ‘specificeren’ ontbreekt een vaste
methodiek om de requirements vast te leggen bij onder andere de doorontwikkeling van software toepassingen.
Dit leid tijdens het proces tot ‘ruis’ en vertraging bij de realisatie van het eindproduct.
Ketenpartners die gewent zijn om Agile te werken binnen hun dagelijks handelen, nemen indirect de organisatie
mee in deze werkwijze. Er zijn veel processen die, getoetst aan het BiSL framework, voor verbetering vatbaar zijn
om de organisatie naar een hoger volwassenheidsniveau te krijgen. De belangrijkste zijn:
Gebruikersondersteuning; Benoem binnen de organisatie een aantal key-users voor de belangrijkste
kernprocessen. Geef deze rol ook een geformaliseerde positie binnen de onderneming en zorg desnoods
voor extra aanvullende training op dit vlak. Geef deze groep formele taakuren om deze werkzaamheden te
verrichten.
Beheer bedrijfsinformatie; Zorg intern voor het opzetten en handhaven van procedures en richt autorisa-
ties in conform dit proces met rechten en rollen. Binnen het ITIL proces is dit inmiddels doorgevoerd. Het
advies is om hiervoor gebruik te maken van de reeds aanwezige VURI-matrix waarin duidelijk is welke
functie welke taken heeft binnen de diverse uitvoerende processen zowel voor applicaties (ASL) alsook
infrastructuur (ITIL). Zie hiervoor bijlage ‘VURI-Matrix’ voor een uitgewerkt voorbeeld.
Specificeren; Besteed als organisatie meer aandacht aan het specificeren als onderdeel van ‘wijzigingen-
beheer’. Gebruik hiervoor de proceseigenaren om in samenspraak met de functioneel beheerder te komen
tot de juiste requirements. Dit levert bij nieuwe ontwikkelingen een tijdswinst op. Doordat de wijziging dus-
danig goed is beschreven, is er een goede uitvoering mogelijk door de applicatiebeheerder(s).
15-06-2021 XXXXX moduleopdracht kernprocessen functioneel beheer 2
KERNPROCESSEN FUNCTIONEEL BEHEER
VOORLETTERS & NAAM: XXXX
STUDENTNUMMER: XXXX
DATUM: 15 JUNI 2021
NCOI OPLEIDING: HBO LEERGANG FUNCTIONEEL APPLICATIEBEHEER
MODULE: KERNPROCESSEN FUNCTIONEEL BEHEER
DOCENT: DHR. R. VINKEN
,VOORWOORD
Deze paper beschrijft de moduleopdracht ‘Kernprocessen functioneel beheer’ welke ik in het kader van de HBO-
opleiding Functioneel Applicatiebeheerder heb mogen realiseren.
lk stel me graag kort voor en licht de reden van deelname aan deze module toe. Mijn naam is XXXXX XXXXX en ik
ben als applicatiebeheerder werkzaam bij XXXXX in XXXXX.
Van oorsprong liggen mijn roots in de XXXX branche. Na de afronding van mijn HBO-lerarenopleiding XXXXXtech-
niek in 1996 ben ik mij meer gaan verdiepen in de mogelijkheden van software. Nadat ik 18 jaar als ERP-business
consultant heb gewerkt bij diverse software bedrijven, heb ik vanuit deze ervaring mijn eerste functie als applicatie-
beheerder bekleed bij een oud klant van mij. Sinds 1 maart 2021 ben ik in dienst bij mijn huidige werkgever voor de
‘next-step’ in mijn carrière.
Binnen de IT-branche kun je met ‘gezond boerenverstand’ een heel eind komen. Inmiddels heb ik de ervaring dat
het niet meer is bij te benen met de ontwikkelingen die zich in rap tempo opvolgen. Men zegt vaak “Google is je
beste vriend”, maar dat gaat vandaag de dag niet meer op.
Om mijn toenmalige werkgever te kunnen begeleiden bij de IT-vraagstukken ben ik deze opleiding gestart. Deze
opleiding moet gaan bijdragen in effectief gebruik van IT-mogelijkheden en daarnaast ter ondersteuning dienen van
het bedrijfsbeleid.
Middels deze weg wil ik graag mijn werkgever en betrokken collega's van harte bedanken voor de mogelijkheden
en bijdrage aan deze moduleopdracht. Een speciaal dankwoord gaat uit naar de docent Ron Vinken. Hem wil ik
bedanken voor de begeleiding en feedback, die hij altijd met veel enthousiasme en deskundigheid heeft gegeven.
lk wens u veel leesplezier toe!
XXXXX XXXXX
XXXXX, juni 2021
15-06-2021 XXXXX moduleopdracht kernprocessen functioneel beheer 1
, SAMENVATTING
Zoals in de inleiding is omschreven, is deze opdracht geschreven vanuit het perspectief van XXXXX. Hierin wordt
een uitgebreide analyse gedaan op de rol, functie, competenties en processen van de Functioneel Beheerder. Van-
uit de context van het BiSL-procesmodel worden de uitvoerende processen geanalyseerd. Er wordt ook gekeken
naar de samenwerking met andere disciplines/frameworks ASL en ITIL.
Positionering
Ondanks het feit dat XXXXX onderdeel is van een groter concern, worden de operationele werkzaamheden binnen
het bedrijf uitgevoerd. In de bijlage ‘Model van Looijen’ is de positionering binnen XXXXX te zien ten opzichte van
de overige IT-beheer deelgebieden technisch- en applicatiebeheer. Naast de bestaande functie ICT-coördinator is
sinds 1 maart 2021 een tweede functie ‘applicatiebeheerder’ ingevuld, mede voortgekomen om de roep om innova-
tieve ICT-oplossingen binnen de werkgebieden van XXXXX. BiSL is in de onderneming een volledig nieuwe term
en er wordt op eigen wijze invulling gegeven aan de drie procesfases (richtinggevend, sturend en uitvoerend) van
het BiSL model. Door de continue aandacht voor digitaliseren van het productieproces, bevindt de functioneel be-
heerder zich veelal aan de kant van de IT.
Takenpakket & competenties
De functioneel beheerder binnen XXXXX is verantwoordelijk voor het beheer van het grootste gedeelte van de
applicaties. Aangaande de processen wijzigingen- en incidentenbeheer is er een coördinerende rol toebedeeld
aan de functioneel beheerder. Hij geeft aan de ASL partijen de opdracht tot het realiseren van wijzigingen. Wan-
neer we naar de competenties kijken, is er geen geformaliseerd functieprofiel aanwezig. Tijdens het dagelijkse
werk van een functioneel beheerder is communicatie het sleutelwoord. Zonder deze competentie wordt het lastig
om deze functie goed te vervullen.
Onderlinge samenwerkingen
Bij de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten, zijn er voor de processen geen geformaliseerde key-users aan-
wezig die geraadpleegd kunnen worden. Uitzondering is hoofd werkvoorbereiding binnen de divisie XXXXX. De
valkuil binnen XXXXX is dat er bij nieuwe functionaliteiten niet of nauwelijks requirements worden vastgelegd van-
uit de gebruikersorganisatie. De gebruikers worden bij specifieke momenten wél betrokken bij review sessies en
gebruiker acceptatie testen. Bij de afronding van projecten wordt de gebruikersorganisatie niet of nauwelijks be-
trokken bij het onderdeel gebruikersdocumentatie. XXXXX werkt voor technisch beheer al enige jaren samen met
zusterbedrijf XXXXX XXXXX. Wekelijks komt er een werkplekbeheerder Managed Services op locatie om techni-
sche ondersteuning te bieden vanuit de SLA. Applicatieleveranciers Matrix en Proteus zijn de grootste aanbieders
van de gebruikte ERP/MRP software binnen XXXXX. De laatste genoemde leverancier werkt in het operationele
vlak niet aantoonbaar met Agile/ SCRUM.
Kernprocessen van functioneel beheer
Binnen het proces ‘Gebruikersondersteuning’ ontbreekt een key-user per afdeling/bedrijfsonderdeel. Hierdoor blijft
de algehele pakketkennis van met name de ERP pakket Proteus achter, waardoor niet het optimale rendement
wordt gehaald uit een pakket die uiteindelijk zorgt voor de projectbewaking en de presentatie van de financiële
jaarcijfers. Voor proces ‘Beheer bedrijfsinformatie’ ontbreekt een bedrijfsproces waarin met behulp van rechten- &
rollen de autorisatie en verantwoordelijkheden kunnen worden vastgelegd. Er is niemand eindverantwoordelijk
voor het bewaken van de correctheid van de stamgegevens. Binnen het proces ‘specificeren’ ontbreekt een vaste
methodiek om de requirements vast te leggen bij onder andere de doorontwikkeling van software toepassingen.
Dit leid tijdens het proces tot ‘ruis’ en vertraging bij de realisatie van het eindproduct.
Ketenpartners die gewent zijn om Agile te werken binnen hun dagelijks handelen, nemen indirect de organisatie
mee in deze werkwijze. Er zijn veel processen die, getoetst aan het BiSL framework, voor verbetering vatbaar zijn
om de organisatie naar een hoger volwassenheidsniveau te krijgen. De belangrijkste zijn:
Gebruikersondersteuning; Benoem binnen de organisatie een aantal key-users voor de belangrijkste
kernprocessen. Geef deze rol ook een geformaliseerde positie binnen de onderneming en zorg desnoods
voor extra aanvullende training op dit vlak. Geef deze groep formele taakuren om deze werkzaamheden te
verrichten.
Beheer bedrijfsinformatie; Zorg intern voor het opzetten en handhaven van procedures en richt autorisa-
ties in conform dit proces met rechten en rollen. Binnen het ITIL proces is dit inmiddels doorgevoerd. Het
advies is om hiervoor gebruik te maken van de reeds aanwezige VURI-matrix waarin duidelijk is welke
functie welke taken heeft binnen de diverse uitvoerende processen zowel voor applicaties (ASL) alsook
infrastructuur (ITIL). Zie hiervoor bijlage ‘VURI-Matrix’ voor een uitgewerkt voorbeeld.
Specificeren; Besteed als organisatie meer aandacht aan het specificeren als onderdeel van ‘wijzigingen-
beheer’. Gebruik hiervoor de proceseigenaren om in samenspraak met de functioneel beheerder te komen
tot de juiste requirements. Dit levert bij nieuwe ontwikkelingen een tijdswinst op. Doordat de wijziging dus-
danig goed is beschreven, is er een goede uitvoering mogelijk door de applicatiebeheerder(s).
15-06-2021 XXXXX moduleopdracht kernprocessen functioneel beheer 2
