Samenvatting contractmanagement
H1. Effectief en efficiënt contractmanagement
1.1 Organisatiedoelstellingen en contracten
Iedere organisatie heeft een missie en visie die leidend zijn voor de organisatiedoelstellingen. Om die te bereiken stelt ze daarvoor
een strategie op die ook rekening houdt met verplichtingen uit wet- en regelgeving. Vanuit de strategie schrijft de organisatie
haar doelstellingen. Als de organisatie een contract met een partij aangaat, zullen deze doelstellingen daarin terugkomen -->
contractdoelstellingen. Deze doelstellingen worden vertaald naar prestaties --> contractprestaties.
Elke opdrachtgever zet leveranciers in om in een bepaalde mate invulling te geven aan haar activiteiten en daarmee de
doelstellingen.
1.2 Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
De organisatiedoelstellingen kunnen wijzigen en de wijze waarop aan contracten uitvoering wordt gegevens is ook continu in
beweging.
Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd, voor de juiste tegenprestatie, tegen
aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanning van de eigen organisatie. Daar waar een wijziging in de organisatie
plaatsvindt, wordt dit door vertaald naar het contract. Effecten goed contractmanagement:
Dragen positief bij aan de contractdoelstellingen
Een zo goed mogelijke verhouding tussen contractprestaties en contractwaarde
Besparing en vermijdingen van de kosten die de eigen organisatie maakt voor de contracten.
Hoe meer en complexer de contracten, hoe groter de voordelen van contractmanagement.
1.2.1 Betere realisatie van de contractdoelstellingen
Contractdoelstellingen geven aan wat een organisatie met het contract wil realiseren. Voor zowel de kopende als inkopende kant.
CATS CM is primair gericht op de contractdoelstellingen en levert daarmee en grote bijdrage aan het realiseren daarvan.
Elementen voor alle soorten wet- en regelgeving waaraan goed contractmanagement een bijdrage levert (compliance):
Er wordt grote waarde gehecht aan een goede documentatie
Een organisatie wordt zelf verantwoordelijk gehouden voor de inrichting van een kwaliteitssysteem dat de naleving borgt
De controle die de organisatie zelf uitvoert moet zijn gedefinieerd --> conclusies moeten zichtbaar worden vastgelegd
Het niet voldoen heeft grote consequenties
1.2.2 Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de begrote uitgaven van de opdrachtgever aan de leverancier uit hoofde van het contract. De
contractwaarde is de vergoeding voor de prestaties die worden geleverd.
,1.2.3 De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten aan een contract dan alleen de kostprijs van de producten en diensten die hij levert. Dat zijn
alle andere kosten:
Opstellen van een offerte
Contractmanagement
Kwaliteitscontroles
Kosten van de opslag
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen organisatie om het contract te hebben noemen we total
cost of contract ownership. Dit heeft zowel betrekking op de kosten van het aangaan van het contract als de kosten van de
uitvoering en beëindiging van het contract.
1.3 Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie is het bereiken van een doel met gebruik van zo min mogelijk middelen. De kosten van contractmanagement zijn de
kosten die gemaakt worden voor het inzetten van de benodigde mensen om aan het contractmanagement invulling te geven.
De kosten voor de totale organisatie zijn afhankelijk van deze factoren:
Het aantal contracten
De complexiteit van de contracten
De invulling van de contractmanagementscenario’s
De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
1.4 De afweging tussen kosten en baten
De keuze om contractmanagement te willen professionaliseren wordt vastgelegd in het contractmanagementbeleid. Daarin
worden ook de keuzes gemaakt voor de gewenste effectiviteit en efficiëntie van het contractmanagementproces.
Contractmanagement rendeert wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde, beter risicomanagement, en/of beter
voldoen aan wet- en regelgeving.
,H2. Contracten en contractmanagement
2.1 Definitie contract
Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen
jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan. Echter kan het ook een mondelinge overeenkomst zijn.
Leveringsafspraken tussen verschillende onderdelen van een en dezelfde organisatie wordt ook wel interne
leveringsovereenkomsten/contracten genoemd.
2.2 De onderdelen van een contract
De inhoud van een contract is in 2 delen te splitsen:
De overeengekomen prestatie (DOP): beschrijft de prestatie van de leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen. De
zaken die de opdrachtgever moet regelen om de leverancier in staat te stellen zijn prestatie te leveren maken hier ook
onderdeel van uit.
Alle overige contractafspraken (AOC): alle zaken die niet onder DOP vallen. Hieronder vallen in ieder geval de afspraken
over de vergoeding, afspraken over hoe er wordt gehandeld, afspraken over samenwerking en de inkoop- en
leveringsvoorwaarde.
2.3 Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een
contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken,
voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het
contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.
2.4 Definitie contractmanager
De contractmanager is diegene die in opdracht van de contracteigenaar zorgt voor het uitvoeren van alle activiteiten
voortvloeiend uit het contractmanagement. Een paar verantwoordelijkheden:
Het beheren van het contractdossier
Managen van de risico’s
Het organiseren, voeren en administreren van het overleg met andere partijen
2.5 Soorten contracten en de toepasbaarheid van CATS CM
Soorten contracten:
Contracten tussen personen, bijvoorbeeld huwelijkscontracten
Contracten tussen personen en organisatie, bijvoorbeeld arbeidscontracten
Contracten tussen organisaties onderling, contracten over levering van goederen
, H3 Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel
3.1 Factoren die het succes van contractmanagement beïnvloeden
Het succes van contractmanagement hangt af van 3 factoren:
Er moet sprake zijn van een goed contractmanagementbeleid, met daarin een contractmanagement proces op basis van
CATS CM. Dat mensen in staat stelt om procesmatig, gestructureerd, gedocumenteerd te werken.
Voldoende en competente mensen beschikbaar om de werkzaamheden uit te voeren en dat zij worden ondersteund met
het proces afgestemde systemen.
Het borgen van het contractmanagement bij het opstellen van het contract --> de contractcreatie.
3.2 Het CATS-besturingssysteem
Om te zorgen dat alle factoren voor succes worden meegenomen, is het de verantwoordelijkheid van de leiding van de
organisatie. In het CATS-besturingsmodel spreken we op strategisch niveau over contract policy, tactisch over contract control en
op operationeel over contract management proces.
Een goed besturingsmodel bevat een goed beleid dat de consistentie waarborgt met aangrenzende processen en afspraken op
strategisch niveau. Het is zo ingericht dat rapportagelijnen van operationeel naar strategisch niveau 1 vloeiende lijn lopen, waarin
alles naadloos op elkaar aansluit.
Strategisch niveau – Contract policy
Allereerst bepaalt de organisatie op dit niveau hoe ze contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau willen
inrichten. Op dit niveau bepaalt de organisatie wat haar beleid wordt op het gebied van het aangaan van contracten, zoals:
Welke vorm van een contract
Hoe managen we risico’s
Regels voor contractmanagement
Hoe stellen we een business case op
Het strategisch niveau bepaalt welke zaken het tactisch niveau moet inrichten. Het tactisch niveau ontvangt daarvoor ook budget.
Tactisch niveau – Contract control
Hier wordt het contract policy uitgewerkt in beheersbare processen. Hiermee wordt de organisatie ingericht. Het tactisch niveau
is verantwoordelijk voor de aansturing van het operationeel niveau.
H1. Effectief en efficiënt contractmanagement
1.1 Organisatiedoelstellingen en contracten
Iedere organisatie heeft een missie en visie die leidend zijn voor de organisatiedoelstellingen. Om die te bereiken stelt ze daarvoor
een strategie op die ook rekening houdt met verplichtingen uit wet- en regelgeving. Vanuit de strategie schrijft de organisatie
haar doelstellingen. Als de organisatie een contract met een partij aangaat, zullen deze doelstellingen daarin terugkomen -->
contractdoelstellingen. Deze doelstellingen worden vertaald naar prestaties --> contractprestaties.
Elke opdrachtgever zet leveranciers in om in een bepaalde mate invulling te geven aan haar activiteiten en daarmee de
doelstellingen.
1.2 Effectiviteit van contractmanagement met CATS CM
De organisatiedoelstellingen kunnen wijzigen en de wijze waarop aan contracten uitvoering wordt gegevens is ook continu in
beweging.
Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat het contract realiseert wat is beoogd, voor de juiste tegenprestatie, tegen
aanvaardbare risico’s en met de geplande inspanning van de eigen organisatie. Daar waar een wijziging in de organisatie
plaatsvindt, wordt dit door vertaald naar het contract. Effecten goed contractmanagement:
Dragen positief bij aan de contractdoelstellingen
Een zo goed mogelijke verhouding tussen contractprestaties en contractwaarde
Besparing en vermijdingen van de kosten die de eigen organisatie maakt voor de contracten.
Hoe meer en complexer de contracten, hoe groter de voordelen van contractmanagement.
1.2.1 Betere realisatie van de contractdoelstellingen
Contractdoelstellingen geven aan wat een organisatie met het contract wil realiseren. Voor zowel de kopende als inkopende kant.
CATS CM is primair gericht op de contractdoelstellingen en levert daarmee en grote bijdrage aan het realiseren daarvan.
Elementen voor alle soorten wet- en regelgeving waaraan goed contractmanagement een bijdrage levert (compliance):
Er wordt grote waarde gehecht aan een goede documentatie
Een organisatie wordt zelf verantwoordelijk gehouden voor de inrichting van een kwaliteitssysteem dat de naleving borgt
De controle die de organisatie zelf uitvoert moet zijn gedefinieerd --> conclusies moeten zichtbaar worden vastgelegd
Het niet voldoen heeft grote consequenties
1.2.2 Verhouding van prestaties en contractwaarde
De contractwaarde is het totaal van de begrote uitgaven van de opdrachtgever aan de leverancier uit hoofde van het contract. De
contractwaarde is de vergoeding voor de prestaties die worden geleverd.
,1.2.3 De contractkosten van de eigen organisatie
Een leverancier heeft meer kosten aan een contract dan alleen de kostprijs van de producten en diensten die hij levert. Dat zijn
alle andere kosten:
Opstellen van een offerte
Contractmanagement
Kwaliteitscontroles
Kosten van de opslag
De contractwaarde samen met de kosten van de inspanning van de eigen organisatie om het contract te hebben noemen we total
cost of contract ownership. Dit heeft zowel betrekking op de kosten van het aangaan van het contract als de kosten van de
uitvoering en beëindiging van het contract.
1.3 Efficiëntie van contractmanagement
Efficiëntie is het bereiken van een doel met gebruik van zo min mogelijk middelen. De kosten van contractmanagement zijn de
kosten die gemaakt worden voor het inzetten van de benodigde mensen om aan het contractmanagement invulling te geven.
De kosten voor de totale organisatie zijn afhankelijk van deze factoren:
Het aantal contracten
De complexiteit van de contracten
De invulling van de contractmanagementscenario’s
De mate waarin de contracten kritiek zijn voor de bedrijfsvoering
1.4 De afweging tussen kosten en baten
De keuze om contractmanagement te willen professionaliseren wordt vastgelegd in het contractmanagementbeleid. Daarin
worden ook de keuzes gemaakt voor de gewenste effectiviteit en efficiëntie van het contractmanagementproces.
Contractmanagement rendeert wanneer de uitvoering ervan leidt tot toegevoegde waarde, beter risicomanagement, en/of beter
voldoen aan wet- en regelgeving.
,H2. Contracten en contractmanagement
2.1 Definitie contract
Een contract is een schriftelijke overeenkomst, het resultaat van een meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen
jegens een of meer andere partijen een verbintenis aangaan. Echter kan het ook een mondelinge overeenkomst zijn.
Leveringsafspraken tussen verschillende onderdelen van een en dezelfde organisatie wordt ook wel interne
leveringsovereenkomsten/contracten genoemd.
2.2 De onderdelen van een contract
De inhoud van een contract is in 2 delen te splitsen:
De overeengekomen prestatie (DOP): beschrijft de prestatie van de leverancier die de opdrachtgever wil ontvangen. De
zaken die de opdrachtgever moet regelen om de leverancier in staat te stellen zijn prestatie te leveren maken hier ook
onderdeel van uit.
Alle overige contractafspraken (AOC): alle zaken die niet onder DOP vallen. Hieronder vallen in ieder geval de afspraken
over de vergoeding, afspraken over hoe er wordt gehandeld, afspraken over samenwerking en de inkoop- en
leveringsvoorwaarde.
2.3 Definitie contractmanagement
Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een
contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken,
voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het
contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.
2.4 Definitie contractmanager
De contractmanager is diegene die in opdracht van de contracteigenaar zorgt voor het uitvoeren van alle activiteiten
voortvloeiend uit het contractmanagement. Een paar verantwoordelijkheden:
Het beheren van het contractdossier
Managen van de risico’s
Het organiseren, voeren en administreren van het overleg met andere partijen
2.5 Soorten contracten en de toepasbaarheid van CATS CM
Soorten contracten:
Contracten tussen personen, bijvoorbeeld huwelijkscontracten
Contracten tussen personen en organisatie, bijvoorbeeld arbeidscontracten
Contracten tussen organisaties onderling, contracten over levering van goederen
, H3 Succesvol contractmanagement via het CATS-besturingsmodel
3.1 Factoren die het succes van contractmanagement beïnvloeden
Het succes van contractmanagement hangt af van 3 factoren:
Er moet sprake zijn van een goed contractmanagementbeleid, met daarin een contractmanagement proces op basis van
CATS CM. Dat mensen in staat stelt om procesmatig, gestructureerd, gedocumenteerd te werken.
Voldoende en competente mensen beschikbaar om de werkzaamheden uit te voeren en dat zij worden ondersteund met
het proces afgestemde systemen.
Het borgen van het contractmanagement bij het opstellen van het contract --> de contractcreatie.
3.2 Het CATS-besturingssysteem
Om te zorgen dat alle factoren voor succes worden meegenomen, is het de verantwoordelijkheid van de leiding van de
organisatie. In het CATS-besturingsmodel spreken we op strategisch niveau over contract policy, tactisch over contract control en
op operationeel over contract management proces.
Een goed besturingsmodel bevat een goed beleid dat de consistentie waarborgt met aangrenzende processen en afspraken op
strategisch niveau. Het is zo ingericht dat rapportagelijnen van operationeel naar strategisch niveau 1 vloeiende lijn lopen, waarin
alles naadloos op elkaar aansluit.
Strategisch niveau – Contract policy
Allereerst bepaalt de organisatie op dit niveau hoe ze contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau willen
inrichten. Op dit niveau bepaalt de organisatie wat haar beleid wordt op het gebied van het aangaan van contracten, zoals:
Welke vorm van een contract
Hoe managen we risico’s
Regels voor contractmanagement
Hoe stellen we een business case op
Het strategisch niveau bepaalt welke zaken het tactisch niveau moet inrichten. Het tactisch niveau ontvangt daarvoor ook budget.
Tactisch niveau – Contract control
Hier wordt het contract policy uitgewerkt in beheersbare processen. Hiermee wordt de organisatie ingericht. Het tactisch niveau
is verantwoordelijk voor de aansturing van het operationeel niveau.
