Zakelijke en publieksevenementen.
Hoofdstuk 1.2 Taak- en rolverdeling.
Taken van de opdrachtgever:
- omschrijven van de gewenste resultaten.
- het aanstellen van een deskundige projectleider/eventmanager.
- Informeren van belanghebbende van de start van het project.
- Goedkeuren of bijsturen van tussentijdse voorstellen en plannen.
- Toezien op de haalbaarheid van de plannen en daaraan gekoppelde planning.
- Toezien op een goede nazorg en evaluatie.
De opdracht gever stelt een eventmanager aan.
De taken van een eventmanager in de rol van projectleider:
- Opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak.
- Initiëren van activiteiten (wat moet er op welk moment gebeuren)
- Coördineren van werkzaamheden (wie doet wat, wanneer en hoe)
- inplannen van overleggen
- bewaken van planning en waar nodig bijsturen
- onderhouden van relaties
- motiveren en aansturen project leden
- oplossen van onderlinge conflicten
- verantwoordelijkheid nemen van regie tijdens uitvoering.
De vaardigheden en kennis waarover een goede organisator of een goed organisatieteam beschikt
zijn de volgende.
1. Inlevingsvermogen.
2. Onderdelen naadloos op elkaar aansluiten.
3. Oog voor elk detail, zonder de rode draad te verliezen.
4. Flexibiliteit en improvisatie vermogen.
5. Marktkennis
6. Kennis van technische en praktische gegevens
7. Een projectmanager, coördinator en inkoper tegelijk kunnen zijn
8. Financiële capaciteiten/begroting kunnen opstellen en kosten kunnen bewaken
9. Denken vanuit een marketingdoelstelling en deze vertalen naar een geschikt evenementenconcept
10. Ervaring
Hoofdstuk 1.3 Projectplanning.
Een vergunning kan 3 tot 6 maanden in beslag nemen, als je de promotie 3 tot 6 maanden voor je
event wil inzetten moet je dus al een jaar van te voren beginnen met je event te organiseren.
Factoren die de benodigde aanlooptijd bepalen:
- beschikbaarheid en populariteit van de locatie
- periode van het jaar of het weekend/week waarin het event plaats vind (veel andere evenementen)
,- beschikbaarheid en populariteit van de artiesten
- benodigde productie en repetitie kosten
- complexiteit en de grootte van het evenement
- grote van het organisatie team
- ervaring van organisator, en met soortgelijke evenementen
- aanvragen van vergunningen
- uiterlijke aanvangstijd van promotie en communicatie
Een actielijst wordt vanaf het eerste overleg gemaakt, er staat in wat er moet gebeuren wie het
moet doen en wanneer de deadline is. Deze actielijst word constant aangevuld en loopt door totdat
de opbouw van het evenement begint.
Hoofdstuk 2.2 welk evenement is geschikt.
Hoe het evenement uiteindelijk samengesteld kan worden, is afhankelijk van een combinatie van
vele factoren, primair of secundaire uitgangspunten.
Primaire uitgangspunten:
- doelstelling
- doelgroep en aantal personen
- aard van het evenement
- overige vaste uitgangspunten
- te communiceren boodschap
- bedrijfscultuur en imago
Secundaire uitgangspunten:
- gewenste of maximale tijdsduur van het evenement
- geschiktste tijdstip van de dag
- wat er reeds in het verleden voor de doelgroep is gedaan
- wat er door de concurrent georganiseerd wordt
- de mate waarin interactie gewenst is tussen het bedrijf en de gasten
- de mate waarin interactie gewenst is tussen de gasten onderling
- de mate waarin de gasten vermaakt moeten worden
- de mate waarin spektakel, vernieuwing en uniciteit verwacht wordt
- eisen en wensen ten aanzien van de locatie
- de bereidheid van de doelgroep om te betalen voor het evenement
Er zijn verschillende typen zakelijke evenementen ook is een combinatie hierin mogelijk. Blz 81
Relatieontvangsten (intern en extern): borrels, recepties, open dagen, sport/sponsor evenement
enz.
Informatie en kennis overdracht: congres, seminar, vakbeurs, productpresentatie, kick of,
persconferentie, symposium (korte wetenschappelijke bijeenkomt, vaak forum discussie)
Informatie en kennisuitwisseling: workshop, beurs, vergadering, symposium, conferentie, congres.
Stimuleren, bedanken of belonen: kick-off, incentive & relatieontvangst evenementen.
Publieksevenementen worden met name georganiseerd vanuit een ideële, politieke of commerciële
instelling. Ze willen het publiek met een boodschap bereiken of hebben een winstdoelstelling.
soorten publieksevenementen zijn:
, publieksbeurzen/consumentenbeurzen: huishoudbeurs, HISWA, AUTOrai, 50+ beurs.
Vakbeurzen: worden voor een bepaalde branche georganiseerd, bijv. evenementenbeurs.
Festivals: pop, jazz en dance events.
Concerten: meestal met een winst oogstmerk maar soms ook als charity event ingezet.
Stadsfestijnen: Kermis, koningendag, intocht van de sint, carnavalsoptocht voor city marketing.
Sportevenementen: veelal vanuit een stichting georganiseerd, wil kostendekkend zijn. Formule 1.
Culturele evenementen: zijn er op vele terreinen, Parade, film festival en tentoonstellingen.
Braderie of jaarmarkt: veel steden en dorpen hebben jaarlijks terugkomende braderieën of markten.
Hoofdstuk 2.9 deeltaken uitbesteden.
Zelfs als je de organisatie in eigen handen houdt, zul je waarschijnlijk toch een of meerdere delen
uitbesteden. Mogelijke deeltaken zijn:
Locatiekeuze, communicatie met doelgroep, Catering, Entertainment (boeking bureau), vervoer van
de gasten, inrichting, decoratie, audiovisuele aspecten, hostesservice, beveiliging en bewaking,
parkeerbegeleiding.
Food en Beverage (F&B) is eten en drinken.
Wil je het aantal leveranciers beperkt houden kan het praktisch en overzichtelijk zijn om bepaalde
diensten onder te brengen bij bijvoorbeeld de cateraar. Je betaald dan meer dan wanneer je
rechtstreeks boekt. De tussenleverancier zal ook een marge berekenen over de inkoopprijs, dit is dan
een marge-op-margesituatie.
Hoofdstuk 2.10 De selectie van samenwerkingspartners.
Voorselectie partner keuze waar moet je naar kijken:
- klantgerichte benadering in het algemeen, hoe wordt er met je besproken en hoe en hoe snel gaat
het proces.
- vraag om referenties en bel deze desnoods na.
- kan je ergens gaan kijken waar het product getoond wordt, of naar een optreden van artiest kijken.
- Vraag personen met ervaring naar leveranciers.
- stelt de leverancier de juiste vragen.
- hoe flexibel kan het product of dienst op jou wensen worden aangepast.
Het is raadzaam om na een globale voor selectie maximaal 3 gerichte offertes op te vragen, op basis
van een duidelijke briefing. Een persoonlijk gesprek hieraan gekoppeld kan handig zijn.
Wanneer je de offertes hebt ontvangen vergelijk je deze zorgvuldig met elkaar.
De offerte van het organisatiebureau controleer je op: duidelijkheid, compleetheid,
gedetailleerdheid, creativiteit, inleving in het evenement, afstemming op de doelgroep en
doelstelling, inzichtelijkheid in de kosten.
stelposten/ p.m. kosten (pro memorie, ter herinnering)
Hoofdstuk 1.2 Taak- en rolverdeling.
Taken van de opdrachtgever:
- omschrijven van de gewenste resultaten.
- het aanstellen van een deskundige projectleider/eventmanager.
- Informeren van belanghebbende van de start van het project.
- Goedkeuren of bijsturen van tussentijdse voorstellen en plannen.
- Toezien op de haalbaarheid van de plannen en daaraan gekoppelde planning.
- Toezien op een goede nazorg en evaluatie.
De opdracht gever stelt een eventmanager aan.
De taken van een eventmanager in de rol van projectleider:
- Opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak.
- Initiëren van activiteiten (wat moet er op welk moment gebeuren)
- Coördineren van werkzaamheden (wie doet wat, wanneer en hoe)
- inplannen van overleggen
- bewaken van planning en waar nodig bijsturen
- onderhouden van relaties
- motiveren en aansturen project leden
- oplossen van onderlinge conflicten
- verantwoordelijkheid nemen van regie tijdens uitvoering.
De vaardigheden en kennis waarover een goede organisator of een goed organisatieteam beschikt
zijn de volgende.
1. Inlevingsvermogen.
2. Onderdelen naadloos op elkaar aansluiten.
3. Oog voor elk detail, zonder de rode draad te verliezen.
4. Flexibiliteit en improvisatie vermogen.
5. Marktkennis
6. Kennis van technische en praktische gegevens
7. Een projectmanager, coördinator en inkoper tegelijk kunnen zijn
8. Financiële capaciteiten/begroting kunnen opstellen en kosten kunnen bewaken
9. Denken vanuit een marketingdoelstelling en deze vertalen naar een geschikt evenementenconcept
10. Ervaring
Hoofdstuk 1.3 Projectplanning.
Een vergunning kan 3 tot 6 maanden in beslag nemen, als je de promotie 3 tot 6 maanden voor je
event wil inzetten moet je dus al een jaar van te voren beginnen met je event te organiseren.
Factoren die de benodigde aanlooptijd bepalen:
- beschikbaarheid en populariteit van de locatie
- periode van het jaar of het weekend/week waarin het event plaats vind (veel andere evenementen)
,- beschikbaarheid en populariteit van de artiesten
- benodigde productie en repetitie kosten
- complexiteit en de grootte van het evenement
- grote van het organisatie team
- ervaring van organisator, en met soortgelijke evenementen
- aanvragen van vergunningen
- uiterlijke aanvangstijd van promotie en communicatie
Een actielijst wordt vanaf het eerste overleg gemaakt, er staat in wat er moet gebeuren wie het
moet doen en wanneer de deadline is. Deze actielijst word constant aangevuld en loopt door totdat
de opbouw van het evenement begint.
Hoofdstuk 2.2 welk evenement is geschikt.
Hoe het evenement uiteindelijk samengesteld kan worden, is afhankelijk van een combinatie van
vele factoren, primair of secundaire uitgangspunten.
Primaire uitgangspunten:
- doelstelling
- doelgroep en aantal personen
- aard van het evenement
- overige vaste uitgangspunten
- te communiceren boodschap
- bedrijfscultuur en imago
Secundaire uitgangspunten:
- gewenste of maximale tijdsduur van het evenement
- geschiktste tijdstip van de dag
- wat er reeds in het verleden voor de doelgroep is gedaan
- wat er door de concurrent georganiseerd wordt
- de mate waarin interactie gewenst is tussen het bedrijf en de gasten
- de mate waarin interactie gewenst is tussen de gasten onderling
- de mate waarin de gasten vermaakt moeten worden
- de mate waarin spektakel, vernieuwing en uniciteit verwacht wordt
- eisen en wensen ten aanzien van de locatie
- de bereidheid van de doelgroep om te betalen voor het evenement
Er zijn verschillende typen zakelijke evenementen ook is een combinatie hierin mogelijk. Blz 81
Relatieontvangsten (intern en extern): borrels, recepties, open dagen, sport/sponsor evenement
enz.
Informatie en kennis overdracht: congres, seminar, vakbeurs, productpresentatie, kick of,
persconferentie, symposium (korte wetenschappelijke bijeenkomt, vaak forum discussie)
Informatie en kennisuitwisseling: workshop, beurs, vergadering, symposium, conferentie, congres.
Stimuleren, bedanken of belonen: kick-off, incentive & relatieontvangst evenementen.
Publieksevenementen worden met name georganiseerd vanuit een ideële, politieke of commerciële
instelling. Ze willen het publiek met een boodschap bereiken of hebben een winstdoelstelling.
soorten publieksevenementen zijn:
, publieksbeurzen/consumentenbeurzen: huishoudbeurs, HISWA, AUTOrai, 50+ beurs.
Vakbeurzen: worden voor een bepaalde branche georganiseerd, bijv. evenementenbeurs.
Festivals: pop, jazz en dance events.
Concerten: meestal met een winst oogstmerk maar soms ook als charity event ingezet.
Stadsfestijnen: Kermis, koningendag, intocht van de sint, carnavalsoptocht voor city marketing.
Sportevenementen: veelal vanuit een stichting georganiseerd, wil kostendekkend zijn. Formule 1.
Culturele evenementen: zijn er op vele terreinen, Parade, film festival en tentoonstellingen.
Braderie of jaarmarkt: veel steden en dorpen hebben jaarlijks terugkomende braderieën of markten.
Hoofdstuk 2.9 deeltaken uitbesteden.
Zelfs als je de organisatie in eigen handen houdt, zul je waarschijnlijk toch een of meerdere delen
uitbesteden. Mogelijke deeltaken zijn:
Locatiekeuze, communicatie met doelgroep, Catering, Entertainment (boeking bureau), vervoer van
de gasten, inrichting, decoratie, audiovisuele aspecten, hostesservice, beveiliging en bewaking,
parkeerbegeleiding.
Food en Beverage (F&B) is eten en drinken.
Wil je het aantal leveranciers beperkt houden kan het praktisch en overzichtelijk zijn om bepaalde
diensten onder te brengen bij bijvoorbeeld de cateraar. Je betaald dan meer dan wanneer je
rechtstreeks boekt. De tussenleverancier zal ook een marge berekenen over de inkoopprijs, dit is dan
een marge-op-margesituatie.
Hoofdstuk 2.10 De selectie van samenwerkingspartners.
Voorselectie partner keuze waar moet je naar kijken:
- klantgerichte benadering in het algemeen, hoe wordt er met je besproken en hoe en hoe snel gaat
het proces.
- vraag om referenties en bel deze desnoods na.
- kan je ergens gaan kijken waar het product getoond wordt, of naar een optreden van artiest kijken.
- Vraag personen met ervaring naar leveranciers.
- stelt de leverancier de juiste vragen.
- hoe flexibel kan het product of dienst op jou wensen worden aangepast.
Het is raadzaam om na een globale voor selectie maximaal 3 gerichte offertes op te vragen, op basis
van een duidelijke briefing. Een persoonlijk gesprek hieraan gekoppeld kan handig zijn.
Wanneer je de offertes hebt ontvangen vergelijk je deze zorgvuldig met elkaar.
De offerte van het organisatiebureau controleer je op: duidelijkheid, compleetheid,
gedetailleerdheid, creativiteit, inleving in het evenement, afstemming op de doelgroep en
doelstelling, inzichtelijkheid in de kosten.
stelposten/ p.m. kosten (pro memorie, ter herinnering)
