Evenementenorganisatie en beleveniscommunicatie
HC1
Als je een evenement organiseert begin je altijd met de zes kernvragen (stap 1):
- Wie?
o Doelgroepen
o Betrokken partijen
o Organisatieteam
o Opdrachtgever
- Wat?
o wat wil je bereiken
o wat is het thema
o wat voor soort evenement
o welke uitstraling
o welke naam
- Waar?
o Locatiekeuze
o Stad/plaats
- Waarom?
o Doelstellingen
- Wanneer?
o Datum en tijdstip
- Hoe?
o Hoe ziet het programma er globaal uit?
o Is het haalbaar?
o Voorlopige begroting
Acht stappen van het organiseren van een event
1. formuleer je idee
a. de opdrachtgever
b. naam van de evenementenorganisatie
c. doelgroepen: wie wil je bereiken?
d. doelstellingen van je evenement
e. het idee
f. locatiekeuze
g. tijdstip
h. naam van het evenement
i. voorlopig programma
j. voorlopige begroting
2. onderzoek de haalbaarheid
a. moet je een rechtsvorm kiezen?
b. is er een geschikte locatie?
c. kun je voldoende hulp krijgen?
d. heb je vergunningen nodig?
e. is het evenement praktisch uitvoerbaar?
f. is er voldoende belangstelling?
g. is het evenement financieel haalbaar?
h. heb je te maken met belastingen?
i. maak een gedetailleerd programma?
j. stel de verwachte begroting uit stap 1 bij
k. maak een risicoanalyse
l. schrijf het evenementvoorstel
, 3. organiseer je je team
Dat is je eigen bureautje, wie is de manager, wie voert het uit? Maar het is ook wie heeft er
nog veel meer mee te maken? (welke vrijwilligers, welke stakeholders, etc.) Hoe verdeel
je de taken, etc.
4. promoot je event - stap 4 en 5 tegelijk doen
a. promotiemiddelen
b. promotieplan
c. voor- en nadelen promotiemiddelen
5. bereid de uitvoering voor - stap 4 en 5 tegelijk doen
6. stel een draaiboek op
7. voer het event uit
8. handel het event af
evenementen zijn op verschillende manieren in te delen, soort event (stap 1):
- naar het doel
o kennismaking, informatieoverdracht, relaties verbeteren
- met of zonder winstoogmerk
o rommelmarkt voor goed doel vs popconcert
- interne of externe opdrachtgever
o intern werkt in zelfde bedrijf, extern in ander bedrijf
- besloten evenementen of publieksevenementen
o bedrijfsfeest vs popconcert
- naar grootte
Bij een intern evenement hoef je geen promotie te maken en je hoeft geen
sponsorwerving te hebben. Wel rekening houden met je begroting, maar die hoef
je niet te laten sponsoren. Bij externe evenementen moet je daar wel goed
rekening mee houden.
De eerste stap is het bepalen van je doelgroep. Dat is je fundament van je
evenement. Een sterk fundament is de basis voor succes! Een doelgroep is een
groep mensen/bedrijven die je met je evenement wilt bereiken.
Tegenwoordig vindt er een opvallende ontwikkeling plaats. Het doelgroepdenken
is uit de mode. Het wordt steeds meer losgelaten, omdat tegenwoordig niemand
meer bij een bepaalde doelgroep horen. Steeds meer willen mensen zelf bedenken
wat ze leuk vinden, waar ze het naar hun zin hebben. Dat zie je steeds meer bij
evenementen, vooral bij festivals. Doelgroepen worden dus ook steeds breder dus
ze zijn moeilijker te definiëren. Maar voor evenementen in opdracht houd je er
toch rekening mee. Vragen die je stelt voor het bepalen van je doelgroep:
1. wat is hun geslacht/leeftijd/burgerlijke status/inkomen etc?
2. Wat is hun levensstijl? Waarden/persoonlijkheid/idealen/hobby’s?
3. Waar zijn je klanten?
4. Waar zoeken ze naar? Waaraan hebben ze behoefte?
5. Wat heb je te bieden?
Het bepalen van je doelstellingen: (dit krijg je op tentamen, evenement SMART formuleren)
Waarom wil je het evenement organiseren? Doelstellingen moeten SMART
geformuleerd worden.
Specifieke beschrijving van het doel
Meetbare resultaten moeten het zijn
, Iemand moet Aanwijsbaar zijn die uitvoering van doel accepteert, en verantwoordelijk
is voor problemen
Realistisch doel (haalbaar zijn)
Tijd moet worden genoemd waarop doel behaald is (deadline)
GC1
Patrick Roubroeks, creatief directeur, staging brands
Wat is xsaga?
- 13 jaar geleden opgericht in Amsterdam
- benefiet events
- kick-off events
- corporate events
- publieke events
- opening events (evenementen: tot twee jaar geleden)
Overtuigen van kracht van collectieve ervaring (pinkpop, pearl jam concert).
Twee jaar geleden. productietijd 2 weken, Nederland helpt Japan: geld
inzamelen. Amsterdam Arena . Binnen drie dagen productiefilmpje gemaakt,
geproduceerd en uitgezonden..
Resultaten
- 38000 betalende bezoekers in de AA
- 1.5 mln tvkijkers in NL
- live in Japan op tv
-68 landen hebben via BVN het programma kunnen zien
-7,5 mln aan donaties
- Gouden Olifant als Beste Non-Profit Event van Europa
- Nominatie Gouden Giraffe in de categorie MVO NL
-Nederland een van de weinige landen die geld inzamelde, Japan al rijk genoeg en
twee weken is kort. goodwill voor Nederland in Japan door deze uitzending
premier doet handelsdeur open, kantoren in Amsterdam geopend.
Heropening Rijksmuseum
- internationale allure
- hoe plaats ik het hele museum op een podium?
- hoe creeer ik een beeld dat CNN waardig is?
- productietijd: 0.5 jaar
- Oranje vuurwerk foto ging heel de wereld rond
-minstens 10 vergaderingen van 2 uur
HC1
Als je een evenement organiseert begin je altijd met de zes kernvragen (stap 1):
- Wie?
o Doelgroepen
o Betrokken partijen
o Organisatieteam
o Opdrachtgever
- Wat?
o wat wil je bereiken
o wat is het thema
o wat voor soort evenement
o welke uitstraling
o welke naam
- Waar?
o Locatiekeuze
o Stad/plaats
- Waarom?
o Doelstellingen
- Wanneer?
o Datum en tijdstip
- Hoe?
o Hoe ziet het programma er globaal uit?
o Is het haalbaar?
o Voorlopige begroting
Acht stappen van het organiseren van een event
1. formuleer je idee
a. de opdrachtgever
b. naam van de evenementenorganisatie
c. doelgroepen: wie wil je bereiken?
d. doelstellingen van je evenement
e. het idee
f. locatiekeuze
g. tijdstip
h. naam van het evenement
i. voorlopig programma
j. voorlopige begroting
2. onderzoek de haalbaarheid
a. moet je een rechtsvorm kiezen?
b. is er een geschikte locatie?
c. kun je voldoende hulp krijgen?
d. heb je vergunningen nodig?
e. is het evenement praktisch uitvoerbaar?
f. is er voldoende belangstelling?
g. is het evenement financieel haalbaar?
h. heb je te maken met belastingen?
i. maak een gedetailleerd programma?
j. stel de verwachte begroting uit stap 1 bij
k. maak een risicoanalyse
l. schrijf het evenementvoorstel
, 3. organiseer je je team
Dat is je eigen bureautje, wie is de manager, wie voert het uit? Maar het is ook wie heeft er
nog veel meer mee te maken? (welke vrijwilligers, welke stakeholders, etc.) Hoe verdeel
je de taken, etc.
4. promoot je event - stap 4 en 5 tegelijk doen
a. promotiemiddelen
b. promotieplan
c. voor- en nadelen promotiemiddelen
5. bereid de uitvoering voor - stap 4 en 5 tegelijk doen
6. stel een draaiboek op
7. voer het event uit
8. handel het event af
evenementen zijn op verschillende manieren in te delen, soort event (stap 1):
- naar het doel
o kennismaking, informatieoverdracht, relaties verbeteren
- met of zonder winstoogmerk
o rommelmarkt voor goed doel vs popconcert
- interne of externe opdrachtgever
o intern werkt in zelfde bedrijf, extern in ander bedrijf
- besloten evenementen of publieksevenementen
o bedrijfsfeest vs popconcert
- naar grootte
Bij een intern evenement hoef je geen promotie te maken en je hoeft geen
sponsorwerving te hebben. Wel rekening houden met je begroting, maar die hoef
je niet te laten sponsoren. Bij externe evenementen moet je daar wel goed
rekening mee houden.
De eerste stap is het bepalen van je doelgroep. Dat is je fundament van je
evenement. Een sterk fundament is de basis voor succes! Een doelgroep is een
groep mensen/bedrijven die je met je evenement wilt bereiken.
Tegenwoordig vindt er een opvallende ontwikkeling plaats. Het doelgroepdenken
is uit de mode. Het wordt steeds meer losgelaten, omdat tegenwoordig niemand
meer bij een bepaalde doelgroep horen. Steeds meer willen mensen zelf bedenken
wat ze leuk vinden, waar ze het naar hun zin hebben. Dat zie je steeds meer bij
evenementen, vooral bij festivals. Doelgroepen worden dus ook steeds breder dus
ze zijn moeilijker te definiëren. Maar voor evenementen in opdracht houd je er
toch rekening mee. Vragen die je stelt voor het bepalen van je doelgroep:
1. wat is hun geslacht/leeftijd/burgerlijke status/inkomen etc?
2. Wat is hun levensstijl? Waarden/persoonlijkheid/idealen/hobby’s?
3. Waar zijn je klanten?
4. Waar zoeken ze naar? Waaraan hebben ze behoefte?
5. Wat heb je te bieden?
Het bepalen van je doelstellingen: (dit krijg je op tentamen, evenement SMART formuleren)
Waarom wil je het evenement organiseren? Doelstellingen moeten SMART
geformuleerd worden.
Specifieke beschrijving van het doel
Meetbare resultaten moeten het zijn
, Iemand moet Aanwijsbaar zijn die uitvoering van doel accepteert, en verantwoordelijk
is voor problemen
Realistisch doel (haalbaar zijn)
Tijd moet worden genoemd waarop doel behaald is (deadline)
GC1
Patrick Roubroeks, creatief directeur, staging brands
Wat is xsaga?
- 13 jaar geleden opgericht in Amsterdam
- benefiet events
- kick-off events
- corporate events
- publieke events
- opening events (evenementen: tot twee jaar geleden)
Overtuigen van kracht van collectieve ervaring (pinkpop, pearl jam concert).
Twee jaar geleden. productietijd 2 weken, Nederland helpt Japan: geld
inzamelen. Amsterdam Arena . Binnen drie dagen productiefilmpje gemaakt,
geproduceerd en uitgezonden..
Resultaten
- 38000 betalende bezoekers in de AA
- 1.5 mln tvkijkers in NL
- live in Japan op tv
-68 landen hebben via BVN het programma kunnen zien
-7,5 mln aan donaties
- Gouden Olifant als Beste Non-Profit Event van Europa
- Nominatie Gouden Giraffe in de categorie MVO NL
-Nederland een van de weinige landen die geld inzamelde, Japan al rijk genoeg en
twee weken is kort. goodwill voor Nederland in Japan door deze uitzending
premier doet handelsdeur open, kantoren in Amsterdam geopend.
Heropening Rijksmuseum
- internationale allure
- hoe plaats ik het hele museum op een podium?
- hoe creeer ik een beeld dat CNN waardig is?
- productietijd: 0.5 jaar
- Oranje vuurwerk foto ging heel de wereld rond
-minstens 10 vergaderingen van 2 uur
