Contractmanagement in de praktijk – Ted Knoester
Hoofstuk 1
Wat is contractmanagement?
Managen van contracten en NIET het opstellen ervan
Doel contractmanagement
Door middel van contracten bijhouden; risico’s vermijden, kosten bewaken en reduceren, en
een bijdragen leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen
Een contract = een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer
partijen staan beschreven. Wordt afgesloten voor risicobeperking voor alle partijen
Taken van een contractmanager:
1. Beheren / afsluiten / beoordelen / opstellen / onderhandelen van contracten
2. Beoordelen van make-or-buy beslissingen
3. Doen van marktonderzoek (benchmarking)
4. Bewaken van de performance
5. Begeleiden van uitbestedingstrajecten
6. Produceren van managementrapportages
Contractmanager valt onder meerdere afdelingen (het is een teamspeler). Hij bouwt zijn
netwerk binnen en buiten de organisatie
Het opzetten van contractmanagement
1. Maak je bekend
2. Verzamel de contracten
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen
hebben aan
5. Zet een database op met contractgegevens
6. Ga in overleg met de technische diensten over tot een grondige inventarisatie van
alle apparatuur die onder een onderhoudscontract valt
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement
9. Ontwerp eigen contracten
10. Betrokken raken bij de aankoop van investeringen en grote uitbestedingstrajecten
11. Speel goed in op calamiteiten
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management
De contractprocedure
Voor het functioneren van contractmanagement is het belangrijk dat er een goede
contractprocedure wordt vastgesteld door de organisatie. Hierin moet een aantal zaken
worden vastgelegd, zodat het voor de gehele organisatie duidelijk is waar de bevoegdheden
en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen liggen
1
, Fasen binnen CM waarin verschillende partijen verantwoordelijkheden bezitten:
- Het initiëren van een verplichting
- Het aangaan van een verplichting
- Het beoordelen van de prestatie
- Het betalen van de factuur
- Het beëindigen van de verplichting
Inkoper intermediair
Relaties opbouwen met leveranciers en medewerkers. Dient een relatiebeheerder en ene
netwerker te zijn.
Hoofdstuk 2
Contracten hebben vooral betrekking op het inkopen van diensten
Kenmerken van diensten:
1. Vergankelijk (herhalend karakter)
2. Langdurige relatie (relatiemanagement is belangrijk)
3. Samenvallen van productie en consumptie
4. Persoonsgebonden (diensten is mensenwerk/kwaliteit van de mensen)
5. Arbeidsintensief
6. Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie
7. Ontastbaar
Zes inkoopfasen bij het inkopen (bijv. grote investering):
1. Specificeren
2. Selecteren
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Evalueren
Fasen bij inkopen van diensten:
1. Specificeren
2. Oriënteren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Bewaken
6. Evalueren
2
Hoofstuk 1
Wat is contractmanagement?
Managen van contracten en NIET het opstellen ervan
Doel contractmanagement
Door middel van contracten bijhouden; risico’s vermijden, kosten bewaken en reduceren, en
een bijdragen leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen
Een contract = een document waarin de wederzijdse verplichtingen tussen twee of meer
partijen staan beschreven. Wordt afgesloten voor risicobeperking voor alle partijen
Taken van een contractmanager:
1. Beheren / afsluiten / beoordelen / opstellen / onderhandelen van contracten
2. Beoordelen van make-or-buy beslissingen
3. Doen van marktonderzoek (benchmarking)
4. Bewaken van de performance
5. Begeleiden van uitbestedingstrajecten
6. Produceren van managementrapportages
Contractmanager valt onder meerdere afdelingen (het is een teamspeler). Hij bouwt zijn
netwerk binnen en buiten de organisatie
Het opzetten van contractmanagement
1. Maak je bekend
2. Verzamel de contracten
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op
4. Schrijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen
hebben aan
5. Zet een database op met contractgegevens
6. Ga in overleg met de technische diensten over tot een grondige inventarisatie van
alle apparatuur die onder een onderhoudscontract valt
7. Probeer op korte termijn kosten te reduceren
8. Schrijf een procedure over hoe om te gaan met contractmanagement
9. Ontwerp eigen contracten
10. Betrokken raken bij de aankoop van investeringen en grote uitbestedingstrajecten
11. Speel goed in op calamiteiten
12. Zet alle behaalde resultaten op papier en rapporteer deze aan het management
De contractprocedure
Voor het functioneren van contractmanagement is het belangrijk dat er een goede
contractprocedure wordt vastgesteld door de organisatie. Hierin moet een aantal zaken
worden vastgelegd, zodat het voor de gehele organisatie duidelijk is waar de bevoegdheden
en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen liggen
1
, Fasen binnen CM waarin verschillende partijen verantwoordelijkheden bezitten:
- Het initiëren van een verplichting
- Het aangaan van een verplichting
- Het beoordelen van de prestatie
- Het betalen van de factuur
- Het beëindigen van de verplichting
Inkoper intermediair
Relaties opbouwen met leveranciers en medewerkers. Dient een relatiebeheerder en ene
netwerker te zijn.
Hoofdstuk 2
Contracten hebben vooral betrekking op het inkopen van diensten
Kenmerken van diensten:
1. Vergankelijk (herhalend karakter)
2. Langdurige relatie (relatiemanagement is belangrijk)
3. Samenvallen van productie en consumptie
4. Persoonsgebonden (diensten is mensenwerk/kwaliteit van de mensen)
5. Arbeidsintensief
6. Bij goederen is er sprake van transactie, bij diensten van interactie
7. Ontastbaar
Zes inkoopfasen bij het inkopen (bijv. grote investering):
1. Specificeren
2. Selecteren
3. Contracteren
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Evalueren
Fasen bij inkopen van diensten:
1. Specificeren
2. Oriënteren
3. Selecteren
4. Contracteren
5. Bewaken
6. Evalueren
2
