COMMUNICATIEVAARDIGHEDEN
HOOFDSTUK 0 INLEIDING
1. EISEN AAN FORMEEL-ZAKELIJKE COMMUNICATIE
Een communicatieopdracht moet doeltreffend en efficiënt gebeuren
De boodschap moet voldoen aan vier eisen
1. Correctheid – inhoud, opmaak en formulering zijn juist
2. Duidelijkheid – de boodschap is begrijpelijk voor de ontvanger
3. Aantrekkelijkheid – de vorm en stijl maken het aangenaam om te lezen
4. Gepastheid – de boodschap past bij de situatie en sociale conventies
2. DE COMMUNICATIEPROCEDURE
Een beproefde werkwijze om communicatieopdrachten goed uit te voeren
VIER STAPPEN IN EEN COMMUNICATIEPROCEDURE
4 stappen kennen en kunnen toepassen
1. Analyseren – de communicatieopdracht onderzoeken
2. Ontwerpen – informatie verzamelen en ordenen
3. Schrijven – taal, stijl en opmaak kiezen
4. Reviseren – de tekst nalezen en verbeteren
+ zinrevisie op examen
1
,HOOFDSTUK 1 DOELGROEPGERICHT SCHRIJVEN
RICHTVRAGEN VOOR EEN GOEDE ANALYSE
1. Wat wil ik bereiken?
2. Voor wie spreek/schrijf ik?
3. Hoe breng ik mijn boodschap best over?
4. Welke randvoorwaarden zijn er?
5. Welke situationele factoren zijn er?
1. BEPAAL JE DOELGROEP
Voor je begint te schrijven, denk na tot wie je je richt. Een goed beeld van je doelgroep vergroot de kans op
effect
De doelgroep bepaalt:
• Inhoud
• Bronnenmateriaal
• Taal
• Lay-out
Richt je tekst altijd op de lezer → maak duidelijk wie je toekomstige lezer is
➔ De ijkpersoon = fictieve persoon die model staat voor de hele groep
- Helpt je om je in te leven in het referentiekader (leeftijd, opleiding, interesses …)
- Geef de ijkpersoon een naam: zo wordt de doelgroep concreter
- Als de ijkpersoon vaststaat, weet je beter waarop je moet focussen
2. PAS JE INHOUD AAN
De inhoud moet aangepast zijn aan je doelgroep
Bijvoorbeeld
• Naslagwerk voor artsen → vaktaal, veel details
• Infofolder voor patiënten → eenvoudige uitleg
KIES HET JUISTE KANAAL
Goed kennen, mogelijke vraag: wat zou je hier gebruiken en waarom
Kies tussen schriftelijke of mondelinge communicatie, afhankelijk van je doel
Schriftelijke communicatie Mondelinge communicatie
• Geen onmiddellijke feedback nodig • Onmiddellijke feedback gewenst
• Geen direct interactie nodig • Interactie vergemakkelijkt communicatie
• Complexe boodschap • Eenvoudige boodschap
2
, • Permanente neerslag nodig • Geen neerslag nodig
• Grote/ diverse doelgroep • Doelgroep makkelijk samen te brengen
• Boodschap mag niet gewijzigd worden • Interactie om probleem op te lossen
• Beperkte emotionele inhoud • Emoties of toon belangrijk
3. HANTEER DE JUISTE TAAL VOOR JE DOELPUBLIEK
DRIE ASPECTEN
1. Woordkeuze
- Kies: jargon, alledaagse taal of een mengvorm
- Jargon = nuttig voor vlotte communicatie binnen een vakgebied (alleen voor insiders)
- Leek als lezer → gebruik synoniemen of omschrijvingen
- Gemengd publiek → zet technische termen in een apart tekstkadertje
2. Zinslengte: gebruik een mengvorm van korte en langere zinnen voor een natuurlijke leesflow
3. Tone of voice
- Tone of voice = de stijl waarin een bedrijf of merk communiceert
→ Formeer/ informeer, serieus/ luchtig, direct/ indirect, commercieel/ informatief,
technisch/ toegankelijk
- Aanspreekvorm ‘u’ → formeel, zakelijk, afstandelijk
- ‘Jij/je/jou’ → informeel, persoonlijk, vertrouwelijk
- Tegenwoordig wordt vaker ‘je’ gebruikt, maar niet in elke context gepast
4. ZORG VOOR EEN AANTREKKELIJKE LAY-OUT
Een goede lay-out:
• Maakt lezer nieuwsgierig
• Maakt de tekst aangenaam om te lezen
• Hangt af van de context
BELANGRIJKE ASPECTEN
1. Lettertype en -grootte
- Leesbaarheid primeert
- Kies eenvoudige lettertypes zoals Verdana of Calibri
- Tekst: min. 9-10 pt, voor oudere lezers 11-12 pt
- Vermijd cursief (moeilijk leesbaar)
2. Voldoende witruimte
- Vermijd te volle pagina’s
- Gebruik tussenkopjes en alinea’s om rust te creëren
3. Less is more
- Hou de opmaak eenvoudig en professioneel
- Beperk lettertypes (één volstaat)
- Titels in vet of iets groter
- Vermijd onderlijnen, hoofdletters en te veel markeringen
4. Gebruik van functionele visuals
- Foto’s of tekeningen: goede kwaliteit, relevant voor doel en publiek, met bijschrift
3
, - Grafieken/tabellen/schema’s: duidelijk en overzichtelijk, helpen de lezer om info sneller te
begrijpen
- Vergeet bronvermelding of credit niet
5. RANDVOORWAARDEN
Niet vanbuiten kennen
Randvoorwaarden = materiële beperkingen die invloed hebben op de communicatie
Mondeling Schriftelijk
Tijd Hoeveel voorbereidingstijd heb je?
Plaats Welk soort lokaal? Waar bezorg je de tekst?
Omvang Hoeveel spreektijd? Hoeveel tekstruimte?
Hulpmiddelen Auditieve en/ of visuele Illustraties?
ondersteuning?
Budget Wat mag het kosten?
6. SITUATIONELE FACTOREN
Situationele factoren = omstandigheden van buitenaf waarop de zender weinig of geen invloed heeft
Factor Vraag Voorbeelden
Tijdstip Wanneer vindt de communicatie • Brief over goed doel
het best plaats?
• Reclame voor speelgoed in
kerstperiode
Concurrentie Welke andere boodschappen Reclame voor fietsen tijdens corona
beïnvloeden hoe de jouwe → minder openbaar vervoer
ontvangen wordt?
Bereikbaarheid Is de doelgroep goed te bereiken • Mail sturen naar drukbezette
doelgroep via dit medium? baas
• Geen Teamsmeeting bij slechte
internetverbinding
4
HOOFDSTUK 0 INLEIDING
1. EISEN AAN FORMEEL-ZAKELIJKE COMMUNICATIE
Een communicatieopdracht moet doeltreffend en efficiënt gebeuren
De boodschap moet voldoen aan vier eisen
1. Correctheid – inhoud, opmaak en formulering zijn juist
2. Duidelijkheid – de boodschap is begrijpelijk voor de ontvanger
3. Aantrekkelijkheid – de vorm en stijl maken het aangenaam om te lezen
4. Gepastheid – de boodschap past bij de situatie en sociale conventies
2. DE COMMUNICATIEPROCEDURE
Een beproefde werkwijze om communicatieopdrachten goed uit te voeren
VIER STAPPEN IN EEN COMMUNICATIEPROCEDURE
4 stappen kennen en kunnen toepassen
1. Analyseren – de communicatieopdracht onderzoeken
2. Ontwerpen – informatie verzamelen en ordenen
3. Schrijven – taal, stijl en opmaak kiezen
4. Reviseren – de tekst nalezen en verbeteren
+ zinrevisie op examen
1
,HOOFDSTUK 1 DOELGROEPGERICHT SCHRIJVEN
RICHTVRAGEN VOOR EEN GOEDE ANALYSE
1. Wat wil ik bereiken?
2. Voor wie spreek/schrijf ik?
3. Hoe breng ik mijn boodschap best over?
4. Welke randvoorwaarden zijn er?
5. Welke situationele factoren zijn er?
1. BEPAAL JE DOELGROEP
Voor je begint te schrijven, denk na tot wie je je richt. Een goed beeld van je doelgroep vergroot de kans op
effect
De doelgroep bepaalt:
• Inhoud
• Bronnenmateriaal
• Taal
• Lay-out
Richt je tekst altijd op de lezer → maak duidelijk wie je toekomstige lezer is
➔ De ijkpersoon = fictieve persoon die model staat voor de hele groep
- Helpt je om je in te leven in het referentiekader (leeftijd, opleiding, interesses …)
- Geef de ijkpersoon een naam: zo wordt de doelgroep concreter
- Als de ijkpersoon vaststaat, weet je beter waarop je moet focussen
2. PAS JE INHOUD AAN
De inhoud moet aangepast zijn aan je doelgroep
Bijvoorbeeld
• Naslagwerk voor artsen → vaktaal, veel details
• Infofolder voor patiënten → eenvoudige uitleg
KIES HET JUISTE KANAAL
Goed kennen, mogelijke vraag: wat zou je hier gebruiken en waarom
Kies tussen schriftelijke of mondelinge communicatie, afhankelijk van je doel
Schriftelijke communicatie Mondelinge communicatie
• Geen onmiddellijke feedback nodig • Onmiddellijke feedback gewenst
• Geen direct interactie nodig • Interactie vergemakkelijkt communicatie
• Complexe boodschap • Eenvoudige boodschap
2
, • Permanente neerslag nodig • Geen neerslag nodig
• Grote/ diverse doelgroep • Doelgroep makkelijk samen te brengen
• Boodschap mag niet gewijzigd worden • Interactie om probleem op te lossen
• Beperkte emotionele inhoud • Emoties of toon belangrijk
3. HANTEER DE JUISTE TAAL VOOR JE DOELPUBLIEK
DRIE ASPECTEN
1. Woordkeuze
- Kies: jargon, alledaagse taal of een mengvorm
- Jargon = nuttig voor vlotte communicatie binnen een vakgebied (alleen voor insiders)
- Leek als lezer → gebruik synoniemen of omschrijvingen
- Gemengd publiek → zet technische termen in een apart tekstkadertje
2. Zinslengte: gebruik een mengvorm van korte en langere zinnen voor een natuurlijke leesflow
3. Tone of voice
- Tone of voice = de stijl waarin een bedrijf of merk communiceert
→ Formeer/ informeer, serieus/ luchtig, direct/ indirect, commercieel/ informatief,
technisch/ toegankelijk
- Aanspreekvorm ‘u’ → formeel, zakelijk, afstandelijk
- ‘Jij/je/jou’ → informeel, persoonlijk, vertrouwelijk
- Tegenwoordig wordt vaker ‘je’ gebruikt, maar niet in elke context gepast
4. ZORG VOOR EEN AANTREKKELIJKE LAY-OUT
Een goede lay-out:
• Maakt lezer nieuwsgierig
• Maakt de tekst aangenaam om te lezen
• Hangt af van de context
BELANGRIJKE ASPECTEN
1. Lettertype en -grootte
- Leesbaarheid primeert
- Kies eenvoudige lettertypes zoals Verdana of Calibri
- Tekst: min. 9-10 pt, voor oudere lezers 11-12 pt
- Vermijd cursief (moeilijk leesbaar)
2. Voldoende witruimte
- Vermijd te volle pagina’s
- Gebruik tussenkopjes en alinea’s om rust te creëren
3. Less is more
- Hou de opmaak eenvoudig en professioneel
- Beperk lettertypes (één volstaat)
- Titels in vet of iets groter
- Vermijd onderlijnen, hoofdletters en te veel markeringen
4. Gebruik van functionele visuals
- Foto’s of tekeningen: goede kwaliteit, relevant voor doel en publiek, met bijschrift
3
, - Grafieken/tabellen/schema’s: duidelijk en overzichtelijk, helpen de lezer om info sneller te
begrijpen
- Vergeet bronvermelding of credit niet
5. RANDVOORWAARDEN
Niet vanbuiten kennen
Randvoorwaarden = materiële beperkingen die invloed hebben op de communicatie
Mondeling Schriftelijk
Tijd Hoeveel voorbereidingstijd heb je?
Plaats Welk soort lokaal? Waar bezorg je de tekst?
Omvang Hoeveel spreektijd? Hoeveel tekstruimte?
Hulpmiddelen Auditieve en/ of visuele Illustraties?
ondersteuning?
Budget Wat mag het kosten?
6. SITUATIONELE FACTOREN
Situationele factoren = omstandigheden van buitenaf waarop de zender weinig of geen invloed heeft
Factor Vraag Voorbeelden
Tijdstip Wanneer vindt de communicatie • Brief over goed doel
het best plaats?
• Reclame voor speelgoed in
kerstperiode
Concurrentie Welke andere boodschappen Reclame voor fietsen tijdens corona
beïnvloeden hoe de jouwe → minder openbaar vervoer
ontvangen wordt?
Bereikbaarheid Is de doelgroep goed te bereiken • Mail sturen naar drukbezette
doelgroep via dit medium? baas
• Geen Teamsmeeting bij slechte
internetverbinding
4
