Notarieel vennootschapsrecht
Topic 1 – Digitalisering van het vennootschapsrecht
WVV: modernisering zonder (al teveel) digitalisering
In 2018 was er een grote revolutie in het vennootschapsrecht, namelijk het ontstaan van
het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Het WVV was één grote
modernisering, maar wat er opviel was dat er in 2019 heel weinig sprake was van
digitalisering.
Op een aantal vlakken vond toch het online-gegeven stilaan zijn weg in het
vennootschapsrecht zoals:
- De invoering van een elektronisch databanksysteem voor statuten, voor notariële
akten beheerd door KFBN (= Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat)
(STAPOR; art. 2:7, §2 WVV).
- Communicatie tussen en met vennootschappen vond plaats via de website en e-
mail (art. 2:30 en 2:31 WVV)
- Het bestuur kan opteren voor een elektronisch aandeelhoudersregister (art. 5:24,
6:24 en 7:28 WVV en art. 7:12 tot 7:15 Uitv. KB WVV).
Het ging om een aantal eerste kleine stappen richting de digitalisering. Een van de
doelen van het WVV was dan ook mede om het Belgische vennootschapsrecht in
internationale context aantrekkelijker te maken.
Andere moderniseringen die werden ingevoerd met het WVV:
- De invoering van een flexibele BV als uithangbord
- Van een werkelijke naar een statutaire zetel
Coronapandemie als (mede)kantelpunt
Tijdens de coronapandemie was het verboden om nog fysiek naar de notaris te gaan om
bv. een vennootschap op te richten. Om die reden heeft de wetgever met een aantal KB’s
een aantal tijdelijke maatregelen ingevoerd om tijdens corona aan deze problemen
tegemoet te komen. Een aantal van deze tijdelijke maatregelen zijn uiteindelijk
structureel ingevoerd.
Een eerste maatregel daarvan is de digitale volmacht (art. 18 quinquies ingevoerd door
de Wet van 30 april 2020). Dit is specifiek voor het notariaat. In plaats van je fysiek naar
de notaris te begeven, heb je een videoconferentie met de notaris waarbij deze de akte
inhoudelijk toelicht. Vervolgens geef je via digitale weg een elektronische volmacht aan
de notaris die dan de akte in kwestie fysiek gaat ondertekenen.
1
,Dit laat toe om authentieke akten (waaronder ook een oprichtingsakte van een
rechtspersoon) op afstand (zonder fysieke aanwezigheid van de partijen) te laten
verlijden. Een notarieel medewerker tekent in dat geval als volmachthouder. Het nadeel is
dat er hierbij voldoende zekerheden moeten zijn voor de notaris zodat de persoon dat
inbelt ook daadwerkelijk de persoon is die de volmacht verleent.
Vereisten voor de digitale volmacht:
- Een pc met internetverbinding, webcam en microfoon
- eID met pincode en kaartlezer of digitale itmse ID
Daarnaast is er ook de digitale algemene vergadering (Wet 20 december 2020 (art.
5:89, §1, 6:75, §1 en 7:137, §1 WVV)). Het is mogelijk om een algemene vergadering op
afstand te gaan organiseren. Hiervoor is geen statutaire machtiging vereist. Het hoeft niet
noodzakelijk te worden georganiseerd via een gesofisticeerd elektronisch
communicatiemiddel, ook video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom en Skype zijn
mogelijk. Het is belangrijk om te weten dat niet iedereen mag deelnemen aan een
digitale algemene vergadering. Zo blijft de fysieke aanwezigheid van de leden van het
bureau vereist.
Dit waren de initiatieven die de Belgische wetgever noodgedwongen heeft moeten
nemen. Daarnaast is er ook een heel sterke Europese invloed geweest.
Reden voor Europese belangstelling
Waarom is er interesse vanwege de Europese wetgever om iets te doen aan de
digitalisering van het vennootschapsrecht? Dit is omdat ze sterk willen inzetten op de
interne markt. Het basisidee van de interne markt in het vennootschapsrecht is dat:
iedere Europeaan die een vennootschap wil oprichten, hiertoe geen belemmeringen mag
ondervinden ongeacht of hij deze laat oprichten in zijn eigen land, dan wel in een ander
land binnen de Europese Unie. Op die manier willen ze de concurrentie tussen de
lidstaten maximaal gaan vrijwaren. Een grote drempel die de Europese wetgever zag,
was de vaststelling dat heel wat landen vereisten dat de oprichter van een vennootschap
zich fysiek naar de notaris of andere instantie zou begeven.
Een aantal Europese landen voorzag wel al in de mogelijkheid van de online oprichting
van een vennootschap. Daarbij is de wetgever gaan nakijken wat de voor- en nadelen zijn
van deze mogelijkheid. Daaruit bleek dat de online oprichting van een vennootschap
slechts de helft van de tijd in beslag zou nemen. Dit is uiteraard efficiënter dan u te
moeten begeven naar een ander land. Bovendien zou het ook tot drie keer goedkoper
zijn.
Richtlijn 2019/1151
= de digitaliseringsrichtlijn.
2
,Een eerste Europees initiatief: de richtlijn van 2019/1151 (trad in werking op 31 juli 2019).
Dit was toen een onderdeel van de Europese company law package. Voor de meeste
bepalingen van de richtlijn was er tijd tot 1 augustus 2021 voor de omzetting. Een
beperkt aantal artikelen was er tijd tot 1 augustus 2021 voor de omzetting (bv.
bepalingen inzake beroepsverboden).
Doel van de richtlijn: het gebruik van digitale instrumenten en processen in het
vennootschapsrecht te bevorderen. Dit deed zich voor op een aantal vlakken:
1. online indienen + raadplegen van vennootschapsinformatie
2. online oprichten van bepaalde vennootschapsvormen
3. online registreren van bijkantoren
4. online uitwisseling van informatie over bestuursverboden
Opmerking: het gaat om het belangrijkste Europese initiatief omdat het ondertussen al is
omgezet in het Belgische recht.
In een notendop de verplichtingen die de richtlijn stelt aan de online oprichting:
- De Belgische BV moest (en de Belgische NV mag) vanaf 1 augustus 2021 volledig
online kunnen worden opgericht. Er kan dus niet meer worden vereist van de
oprichter om hem fysiek naar bv. de notaris te begeven.
Het volledige proces van oprichting, m.i.v. het opstellen en ondertekenen
van een oprichtingsakte en het neerleggen van de nodige documenten,
moet online kunnen gebeuren.
Van de oprichter(s) kan in principe niet worden verwacht dat zij zich fysiek
naar een bepaalde instantie begeven.
Notariële tussenkomst blijft mogelijk, maar mag de volledige online
afwikkeling van de oprichting niet in de weg staan. De richtlijn vereist niet
dat de online oprichting de enige manier zou moeten zijn om een
vennootschap op te richten. Het gaat veeleer om een bijkomende
mogelijkheid.
In geval van inbreng in natura kan de online oprichting worden uitgesloten
(uitzondering). In dat geval kunnen de lidstaten ervoor kiezen om de online
oprichting niet toe te laten.
- Slechts een verplichte mogelijkheid tot online oprichting.
Echter: lidstaten wordt de mogelijkheid gegeven sommige of alle online
procedures verplicht te stellen.
- Lidstaten moeten een model van oprichtingsakte volledig gratis ter beschikking
stellen
Het betreft een keuzemogelijkheid voor de oprichters: ofwel opteren ze
voor het standaardmodel, ofwel laten ze zelf een oprichtingsakte opstellen.
3
, Nieuwe Europese initiatieven
Naast de richtlijn 2019/1151 (= de digitaliseringsrichtlijn) is er begin dit jaar een nieuwe
Europese richtlijn ingevoerd. Deze laatste richtlijn (Richtlijn 2025/25) wordt de tweede
digitaliseringsrichtlijn genoemd. Het vormt een aanvulling op de richtlijn van 2019. Het
gaat om een richtlijn voor de verdere uitbreiding en modernisering van het gebruik van
digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht. Het is op dit moment nog
de vraag hoe de Belgische wetgever met deze nieuwe richtlijn gaat omgaan.
Enkele belangrijke nieuwigheden van de Richtlijn 2025/25:
- Voor de NV, BV, VOF en CommV zal er worden vereist dat alle wijzigingen aan
informatie die is opgenomen in de online beschikbare vennootschapsregisters,
moeten binnen de 15 dagen worden meegedeeld (i.p.v de huidige 30 dagen) zodat
de informatie zo snel mogelijk kan worden geüpdatet. Dit is op straffe van nog
vast te stellen sancties.
- Voor de VOF en CommV: voor het oprichten van deze vennootschapsvormen is een
voorafgaande administratieve, notariële of rechterlijke wettigheidstoets van de
oprichtingsdocumenten (incl. statuten) en alle wijzigingen daaraan vereist. Het is
echter niet helemaal duidelijk wat er wordt bedoeld met deze wettigheidstoets.
- Het verder inzetten op het eenmaligheidsbeginsel: in het kader van een
grensoverschrijdende oprichting van de vennootschappen mag van een
vennootschap-oprichter geen informatie worden vereist die al is opgenomen in het
nationaal register.
- Vennootschappen in een groep (zowel moeder- als dochtervennootschappen)
moeten informatie over hun groepsstructuur publiceren in het
vennootschapsregister. Dit is zodanig dat duidelijk is hoe het aandeelhouderschap
in elkaar zit.
- De invoering van een digitale EU-volmacht voor grensoverschrijdend gebruik, die
in de vennootschapsregisters moet worden opgenomen.
De volmacht vereist ten minste de verificatie van de identiteit en de
handelingsbekwaamheid van de persoon die de volmacht verleent alsook de
verificatie van zijn of haar bevoegdheid om de vennootschap te
vertegenwoordigen.
- Invoering van een EU-bedrijfscertificaat dat geldt als bewijs van oprichting.
4
Topic 1 – Digitalisering van het vennootschapsrecht
WVV: modernisering zonder (al teveel) digitalisering
In 2018 was er een grote revolutie in het vennootschapsrecht, namelijk het ontstaan van
het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Het WVV was één grote
modernisering, maar wat er opviel was dat er in 2019 heel weinig sprake was van
digitalisering.
Op een aantal vlakken vond toch het online-gegeven stilaan zijn weg in het
vennootschapsrecht zoals:
- De invoering van een elektronisch databanksysteem voor statuten, voor notariële
akten beheerd door KFBN (= Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat)
(STAPOR; art. 2:7, §2 WVV).
- Communicatie tussen en met vennootschappen vond plaats via de website en e-
mail (art. 2:30 en 2:31 WVV)
- Het bestuur kan opteren voor een elektronisch aandeelhoudersregister (art. 5:24,
6:24 en 7:28 WVV en art. 7:12 tot 7:15 Uitv. KB WVV).
Het ging om een aantal eerste kleine stappen richting de digitalisering. Een van de
doelen van het WVV was dan ook mede om het Belgische vennootschapsrecht in
internationale context aantrekkelijker te maken.
Andere moderniseringen die werden ingevoerd met het WVV:
- De invoering van een flexibele BV als uithangbord
- Van een werkelijke naar een statutaire zetel
Coronapandemie als (mede)kantelpunt
Tijdens de coronapandemie was het verboden om nog fysiek naar de notaris te gaan om
bv. een vennootschap op te richten. Om die reden heeft de wetgever met een aantal KB’s
een aantal tijdelijke maatregelen ingevoerd om tijdens corona aan deze problemen
tegemoet te komen. Een aantal van deze tijdelijke maatregelen zijn uiteindelijk
structureel ingevoerd.
Een eerste maatregel daarvan is de digitale volmacht (art. 18 quinquies ingevoerd door
de Wet van 30 april 2020). Dit is specifiek voor het notariaat. In plaats van je fysiek naar
de notaris te begeven, heb je een videoconferentie met de notaris waarbij deze de akte
inhoudelijk toelicht. Vervolgens geef je via digitale weg een elektronische volmacht aan
de notaris die dan de akte in kwestie fysiek gaat ondertekenen.
1
,Dit laat toe om authentieke akten (waaronder ook een oprichtingsakte van een
rechtspersoon) op afstand (zonder fysieke aanwezigheid van de partijen) te laten
verlijden. Een notarieel medewerker tekent in dat geval als volmachthouder. Het nadeel is
dat er hierbij voldoende zekerheden moeten zijn voor de notaris zodat de persoon dat
inbelt ook daadwerkelijk de persoon is die de volmacht verleent.
Vereisten voor de digitale volmacht:
- Een pc met internetverbinding, webcam en microfoon
- eID met pincode en kaartlezer of digitale itmse ID
Daarnaast is er ook de digitale algemene vergadering (Wet 20 december 2020 (art.
5:89, §1, 6:75, §1 en 7:137, §1 WVV)). Het is mogelijk om een algemene vergadering op
afstand te gaan organiseren. Hiervoor is geen statutaire machtiging vereist. Het hoeft niet
noodzakelijk te worden georganiseerd via een gesofisticeerd elektronisch
communicatiemiddel, ook video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom en Skype zijn
mogelijk. Het is belangrijk om te weten dat niet iedereen mag deelnemen aan een
digitale algemene vergadering. Zo blijft de fysieke aanwezigheid van de leden van het
bureau vereist.
Dit waren de initiatieven die de Belgische wetgever noodgedwongen heeft moeten
nemen. Daarnaast is er ook een heel sterke Europese invloed geweest.
Reden voor Europese belangstelling
Waarom is er interesse vanwege de Europese wetgever om iets te doen aan de
digitalisering van het vennootschapsrecht? Dit is omdat ze sterk willen inzetten op de
interne markt. Het basisidee van de interne markt in het vennootschapsrecht is dat:
iedere Europeaan die een vennootschap wil oprichten, hiertoe geen belemmeringen mag
ondervinden ongeacht of hij deze laat oprichten in zijn eigen land, dan wel in een ander
land binnen de Europese Unie. Op die manier willen ze de concurrentie tussen de
lidstaten maximaal gaan vrijwaren. Een grote drempel die de Europese wetgever zag,
was de vaststelling dat heel wat landen vereisten dat de oprichter van een vennootschap
zich fysiek naar de notaris of andere instantie zou begeven.
Een aantal Europese landen voorzag wel al in de mogelijkheid van de online oprichting
van een vennootschap. Daarbij is de wetgever gaan nakijken wat de voor- en nadelen zijn
van deze mogelijkheid. Daaruit bleek dat de online oprichting van een vennootschap
slechts de helft van de tijd in beslag zou nemen. Dit is uiteraard efficiënter dan u te
moeten begeven naar een ander land. Bovendien zou het ook tot drie keer goedkoper
zijn.
Richtlijn 2019/1151
= de digitaliseringsrichtlijn.
2
,Een eerste Europees initiatief: de richtlijn van 2019/1151 (trad in werking op 31 juli 2019).
Dit was toen een onderdeel van de Europese company law package. Voor de meeste
bepalingen van de richtlijn was er tijd tot 1 augustus 2021 voor de omzetting. Een
beperkt aantal artikelen was er tijd tot 1 augustus 2021 voor de omzetting (bv.
bepalingen inzake beroepsverboden).
Doel van de richtlijn: het gebruik van digitale instrumenten en processen in het
vennootschapsrecht te bevorderen. Dit deed zich voor op een aantal vlakken:
1. online indienen + raadplegen van vennootschapsinformatie
2. online oprichten van bepaalde vennootschapsvormen
3. online registreren van bijkantoren
4. online uitwisseling van informatie over bestuursverboden
Opmerking: het gaat om het belangrijkste Europese initiatief omdat het ondertussen al is
omgezet in het Belgische recht.
In een notendop de verplichtingen die de richtlijn stelt aan de online oprichting:
- De Belgische BV moest (en de Belgische NV mag) vanaf 1 augustus 2021 volledig
online kunnen worden opgericht. Er kan dus niet meer worden vereist van de
oprichter om hem fysiek naar bv. de notaris te begeven.
Het volledige proces van oprichting, m.i.v. het opstellen en ondertekenen
van een oprichtingsakte en het neerleggen van de nodige documenten,
moet online kunnen gebeuren.
Van de oprichter(s) kan in principe niet worden verwacht dat zij zich fysiek
naar een bepaalde instantie begeven.
Notariële tussenkomst blijft mogelijk, maar mag de volledige online
afwikkeling van de oprichting niet in de weg staan. De richtlijn vereist niet
dat de online oprichting de enige manier zou moeten zijn om een
vennootschap op te richten. Het gaat veeleer om een bijkomende
mogelijkheid.
In geval van inbreng in natura kan de online oprichting worden uitgesloten
(uitzondering). In dat geval kunnen de lidstaten ervoor kiezen om de online
oprichting niet toe te laten.
- Slechts een verplichte mogelijkheid tot online oprichting.
Echter: lidstaten wordt de mogelijkheid gegeven sommige of alle online
procedures verplicht te stellen.
- Lidstaten moeten een model van oprichtingsakte volledig gratis ter beschikking
stellen
Het betreft een keuzemogelijkheid voor de oprichters: ofwel opteren ze
voor het standaardmodel, ofwel laten ze zelf een oprichtingsakte opstellen.
3
, Nieuwe Europese initiatieven
Naast de richtlijn 2019/1151 (= de digitaliseringsrichtlijn) is er begin dit jaar een nieuwe
Europese richtlijn ingevoerd. Deze laatste richtlijn (Richtlijn 2025/25) wordt de tweede
digitaliseringsrichtlijn genoemd. Het vormt een aanvulling op de richtlijn van 2019. Het
gaat om een richtlijn voor de verdere uitbreiding en modernisering van het gebruik van
digitale instrumenten en processen in het vennootschapsrecht. Het is op dit moment nog
de vraag hoe de Belgische wetgever met deze nieuwe richtlijn gaat omgaan.
Enkele belangrijke nieuwigheden van de Richtlijn 2025/25:
- Voor de NV, BV, VOF en CommV zal er worden vereist dat alle wijzigingen aan
informatie die is opgenomen in de online beschikbare vennootschapsregisters,
moeten binnen de 15 dagen worden meegedeeld (i.p.v de huidige 30 dagen) zodat
de informatie zo snel mogelijk kan worden geüpdatet. Dit is op straffe van nog
vast te stellen sancties.
- Voor de VOF en CommV: voor het oprichten van deze vennootschapsvormen is een
voorafgaande administratieve, notariële of rechterlijke wettigheidstoets van de
oprichtingsdocumenten (incl. statuten) en alle wijzigingen daaraan vereist. Het is
echter niet helemaal duidelijk wat er wordt bedoeld met deze wettigheidstoets.
- Het verder inzetten op het eenmaligheidsbeginsel: in het kader van een
grensoverschrijdende oprichting van de vennootschappen mag van een
vennootschap-oprichter geen informatie worden vereist die al is opgenomen in het
nationaal register.
- Vennootschappen in een groep (zowel moeder- als dochtervennootschappen)
moeten informatie over hun groepsstructuur publiceren in het
vennootschapsregister. Dit is zodanig dat duidelijk is hoe het aandeelhouderschap
in elkaar zit.
- De invoering van een digitale EU-volmacht voor grensoverschrijdend gebruik, die
in de vennootschapsregisters moet worden opgenomen.
De volmacht vereist ten minste de verificatie van de identiteit en de
handelingsbekwaamheid van de persoon die de volmacht verleent alsook de
verificatie van zijn of haar bevoegdheid om de vennootschap te
vertegenwoordigen.
- Invoering van een EU-bedrijfscertificaat dat geldt als bewijs van oprichting.
4
