Samenvatting Basisboek Events. Tentamen Evenementenorganisatie en sales

College 1:
Pitches
Pitch: Kort overtuigend verhaal waarmee je iemand wilt overtuigen iets te doen.
6 basiselementen voor een pitch:
1. Wie?
2. Wat?
3. Waar?
4. Wanneer?
5. Waarom?
6. Hoe?
Let bij pitches op:
 Lees de request voor proposal nauwkeurig
 Ken je publiek
 Zet de beste teamleden in
 Formuleer kort en krachtig
 Heb een goed verhaal
 Wees gepassioneerd en enthousiast
 Deel successen
 Betrek opdrachtgevers



Thema en strategie
Strategie:
Het beleid en de koers die men met het evenement wil varen, is gericht op de lange termijn.
Thema:
Rode draad door een evenement en brengt verbinding tussen de verschillende elementen
van het evenement. Deze wordt gekozen vanuit de doelstellingen die men met het
evenement wil bereiken. Dit kan een verlenging zijn van de marketingcommunicatie, het
promoten van een product, het motiveren van mensen, etc. Deze doelstellingen komen
meestal voort uit de strategie van het bedrijf.
Let er bij het thema op dat:
 Deze logisch is en men de link met het product/dienst/bedrijf/boodschap kan leggen
 Dat dit geïntegreerd is in de communicatie
 Dat dit geïntegreerd is in alle facetten van het evenement
 Je duidelijk voor je hebt wat de wensen en behoeften van zowel de opdrachtgever als
de gasten zijn

1

,Geïntegreerde communicatie:
Als alle onderdelen van het marketingcommunicatieplan op elkaar zijn afgestemd via het
thema. Zo vullen evenement en campagne elkaar aan en versterken zij elkaar.
Je kunt geïntegreerde communicatie bereiken door:
 Gebruik maken tijdens het evenement van in een campagne gebruikte slogans,
beelden en/of personen  herkenning
 Het consistent inzetten van diverse communicatie-instrumenten
 Alle communicatie uitingen zijn onderscheidend en herkenbaar
 Wees eenduidig
 Stem uitingen op elkaar af en laat ze elkaar aanvullen



Creativiteit
Bij creatief denken komt het vaak neer op out-of-the-box denken en dingen uit verschillende
perspectieven bekijken en benaderen.
Voor creatief denken heb je een zekere aanleg nodig, maar je kunt het zeker ook trainen.
Wanneer je aanleg hebt, dan is je rechter hersenhelft beter ontwikkeld.
Klassiek model creatief denken:
1. Formuleren van het probleem: wat is precies het probleem
2. Divergeren: zoveel mogelijk ideeën bedenken.
- Methoden voor divergeren: brainstormen, mindmapping
3. Convergeren: ideeën selecteren
- Methoden voor convergeren: PMO-techniek, COCD-box
4. Realiseren: uitwerken
PMO-techniek: Techniek om ideeën te convergeren op basis van plus, min en ontwikkelen.
Ideeën beoordelen op plus- en minpunten en vervolgens beoordelen hoe deze verbeterd
kunnen worden (ontwikkelen).
COCD-box: Techniek om ideeën te convergeren op basis van vernieuwingskracht en
uitvoerbaarheid. Hierbij geven deelnemers ideeën kleuren:
- Blauw: niet erg origineel, maar goed uitvoerbaar
- Rood: origineel en uitvoerbaar
- Geel: origineel, maar is het uitvoerbaar?
Modern model creatief denken:
1. Probleemherkenning: wat is het probleem precies
2. Voorbereiding: verzamelen van informatie over het probleem
3. Incubatie: het laten rusten en rijpen van het probleem
4. Illuminatie: het moment dat er een oplossing op komt borrelen
5. Uitwerking: uitwerken van de oplossing en de haalbaarheid toetsen

2

, College 2
Soorten evenementen
Evenement: gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of
zakelijke doelgroep live of online te informeren, entertainen of een bepaalde beleving laten
ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
In Nederland zijn er jaarlijks meer dan 3500 publieksevenementen met meer dan 5000
bezoekers.
Een evenement is nooit een spontane gebeurtenis, maar is altijd gepland en georganiseerd.
Een stad kan een evenement inzetten voor imagebuilding: citymarketing. Op deze manier
maken mensen kennis met de stad en hopen steden dat mensen terugkomen en geld
uitgeven. Wanneer je hier nog een stap verder in gaat, zet je je stad neer als een soort merk:
citybranding.
Soorten evenementen:
 Betaalde evenementen
 Onbetaalde evenementen
 Openbare evenementen / publieksevenementen
o Culturele evenementen
o Sportevenementen
o Beurzen en tentoonstellingen
 Niet openbare evenementen / bedrijfsevenementen
o Bedrijfsevenementen
o Kennis en informatieoverdracht
o (vaak)beuren en tentoonstellingen
o Personeelsevenementen
o Privéfeesten
 Reguliere evenementen: regelmatig terugkomend
 Niet reguliere evenementen: vinden eenmalig plaats

Ontwikkelingen
Ontwikkelingen publieksevenementen:
 Er is een groot aanbod  verzadiging
 Catering wordt steeds luxer en meer afgestemd op de vraag en thema
 Meer specifieke richtingen in festivals
 Meer aandacht voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
 Door recessie niet altijd gemakkelijk te financieren, oplossing hiervoor is
crowdfunding
 Belevenis en online elementen zijn steeds meer verwerkt

3

,  Steeds hogere mate van no-show: mensen die zich wel aanmelden, maar niet op
komen dagen
Ontwikkelingen bedrijfsevenementen:
 Steeds meer merkgebonden evenementen
 Steeds luxere catering
 Bij bedrijfsevenementen die je door recessie (tijdelijk?) dat evenementen eenvoudig
van opzet zijn
 Belevenis en online elementen zijn steeds meer verwerkt
 Steeds hogere mate van no-show: mensen die zich wel aanmelden, maar niet op
komen dagen
Houdt bij het organiseren van een evenement rekening met doelgroep, doelstellingen en
strategie.



Doelstellingen
Doelstellingen van evenementen kunnen erg uiteenlopen, maar meestal zijn er sowieso
financiële doelstellingen die het evenement wil bereiken. Dit kan voor het
evenementenbureau of het bedrijf zijn, maar kan ook zijn in de vorm van fundraising.
Daarnaast zijn er twee andere soorten doelstellingen:
 Interne doelstellingen: wat je binnen het bedrijf wil bereiken met het evenement
 Externe doelstellingen: wat je wil bereiken bij het grote publiek en de doelgroep
Doelstellingen moet je altijd SMART formuleren:
 Specifiek
 Meetbaar
 Acceptabel
 Realistisch
 Tijdsgebonden
Doelstellingen kunnen uit een drietrapsraket bestaan: kan op drie verschillende niveaus
gericht zijn:
1. Kennisniveau: kennis over een product of bedrijf opdoen
2. Houdingniveau: attitude ontwikkelen tov een bedrijf of product
3. Gedragniveau: gedrag stimuleren



Doelgroepen
Doelgroepen openbare evenementen:
Afstemming van de doelgroep kan via AIO-kenmerken:
 Activiteiten: bijv. hobby’s werk, uitgaan,

4