Samenvatting BUS6 inkoop, facility management

Samenvatting BUS6 professioneel inkopen
Hoofdstuk 1
1.1 De inkoopfunctie
Begripsbepaling
Een bruikbare omschrijving van de inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten
die in organisaties worden vervuld om producten (goederen en diensten) van
externe bronnen te betrekken.
Of
Ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op
de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn
voor de organisatie.
Bij deze benadering kunnen er 3 aspecten worden benadrukt:
- een technisch aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de
juiste kwaliteit.
- een logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats
beschikbaar zijn.
- een commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs c.q. tegen
de laagste integrale kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het management van transacties en
relaties. Je hebt externe oriëntatie en interne oriëntatie.
Externe oriëntatie: Inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelijken
in de externe omgeving. Men koopt in met het oog op de interne bedrijfsvoering.
Goederen en diensten worden ingekocht ten behoeve van andere afdelingen en
medewerkers.
Interne oriëntatie: hier spreekt men over interne klanten en interne
klantgerichtheid. Professionele inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen
de wensen van interne klanten en de eisen en het belang van de organisatie als
geheel.
De inkoopfunctie is een belangrijke schakel tussen interne klanten (gebruikers)
en externe leveranciers.

,Strategisch  waar wil het bedrijf naar toe  organisatiebeleid. Elke afdeling
heeft een eigen doel en strategie  afgesteld op de doelstellingen van de
organisatie
Tactisch  klanten zijn de medewerkers van het bedrijf. Interne klanten = vraag
 leveranciers = aanbod. Inkoop zit daartussen. Specificeren, selecteren,
contracteren
Operationeel  bestellen, bewaken, nazorg
Waarom inkoopafdeling:
- Bundelen  goedkoop inkopen met grote hoeveelheden
- Ontzorgen
- Kennis van de markt
Prestatie –indicatoren  meten van de kwaliteit, draagt het bij aan het bedrijf 
het continu verbeteren van het proces
Verschillen koopgedrag organisaties en dat van de consument:
- de voorbereiding en uitvoering van inkoopbeslissingen in organisatie wordt
veelal opgedragen aan professionele inkopers.
- de kennis over producten is bij inkopers vele male groter
- de koopmotieven en koopdoelstellingen zijn verbonden aan de bedrijfsvoering
binnen de organisatie.
- de inkoper doet zijn werk vrijwel nooit alleen
- een koopbeslissing kan het nodige overleg en de nodige tijd vergen
- Bij organisatie uitgevoerd door een team professionals
- Bij de organisatie geen emotionele motieven
- Bij organisaties gaat het vaak op grote hoeveelheden
- Inkopen moeten bij een organisatie verantwoord worden
Het belang van de inkoopfunctie
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel 
de kosten van de ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs
van de eindproducten. Bedrijven beperken zich steeds meer tot hun
kernactiviteiten, de rest wordt uitbesteed  leidt ertoe dat het inkoopaandeel
stijgt. Hoe meer je uitbesteed, hoe meer je te doen hebt als inkoopafdeling.
Bedrijven worden hierdoor steeds afhankelijker van hun leveranciers.
Primaire taken en verantwoordlijkheden voor de inkoopfunctie:
- zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- het reduceren van inkoopgebonden kosten
- verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing
- operationele excellentie: verzekeren van foutloze en tijdige levering
- bijdragen aan innovatie en waarde creatie: bijdragen aan doelstellingen van de
organisatie
- verminderen van risico’s in
de toeleveringsketen
- realiseren van
kostenbesparing

,Voor een inkoper zijn 3 dingen van belang: kosten, waarde en risico




Moderne opvattingen over de inkoopfunctie stellen dat deze naadloos moeten
aansluiten op de ondernemingsstrategie. Het belang van inkoop is dan ook
gelegen in de manier waarop het bijdraagt aan de concurrentiepositie op de
eindmarkten waar de onderneming actief is. Inkoop kan een cruciale rol vervullen
door de resources en mogelijkheden aan de input-zijde van de organisatie te
koppelen aan de producten en prestaties aan de output-zijde.
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie
bijdraagt aan de ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie, dit in
algemene zin en verder reiend dan alleen het financiële belang.
Verschil publiek vs privaat inkopen
Publiek = overheid  bedrijven die voor meer dan 50% worden gefinancierd door
de overheid
Privaat = alle bedrijven die voor minder dan 50% worden gefinancierd door de
overheid
Verschillen:
- organisatiedoelstellingen: in de publieke sector spelen vaak andere factoren
dan financieel rendement een rol. Zoals het stimuleren van lokale economie of
het verbeteren van het milieu. Deze doelstellingen tellen vaak zwaarder dan
efficiëntie en doelmatigheid van inkopen. In de private sector gaat het om het
behalen van winst, marktaandeel en verbetering van de marktpositie.
- wet- en regelgeving: overheidsorganisaties moeten zich houden aan de regels
van de wet openbaarheid van bestuur en de comptabiliteit  transparantie is
hierbij belangrijk. Men werkt voor een publieke organisatie en moet publiekelijk
verantwoording afleggen.
- risicomijdend gedrag: alle regels geven de overheidsinkoper aanzienlijk minder
flexibiliteit dan de inkoper in het bedrijfsleven. Dit leidt in de praktijk tot trage
processen en besluitvorming, een zekere maten van risicomijdend gedrag en een
drang om alles volgens de regels te doen. Omdat de overheid een publieke
instantie is, moet zij voorbeeld dienen bij het volgen van de wet- en regelgeving
 strikte procedures moeten worden nageleefd.
- budgetmechanisme : de budgetsystematiek binnen de overheid houdt in dat er
veel politiek en ambtelijk wordt gevochten over verdeling en allocatie van
budgetten.
Organisatie van inkoop bij overheidsorganisaties
Ook bij overheidsorganisaties zijn een groot aantal verschillende personen en
functionarissen betrokken bij de inkoop. Soms wordt inkoop niet specifiek door

, inkopers uitgevoerd. In veel Nederlandse overheidsorganisaties herkennen we
een gedecentraliseerde structuur.
Gezamenlijke inkoop
De eenvoudigste manier van gezamenlijke inkoop is dat 1 organisatie als
coördinator het voortouw neemt. Een nadeel van gezamenlijk inkopen is dat er
veel overleg en afstemming nodig is om een dergelijk intergemeentelijk project
van de grond te tillen. Bij een dergelijke gecoördineerde
samenwerking kunnen organisaties ook besluiten om een afdeling
inkoopcoördinatie op te zetten die per inkooppakket een inkoopteam samenstelt.
Inkoopsamenwerkingsverbanden kunnen op verschillende manieren worden
georganiseerd, bijvoorbeeld via een nationaal of regionaal inkoopbureau.
Horizontale samenwerking wordt vaak gezien als een mogelijke manier om tot
kostenreducties te komen. Nadelen zijn minder flexibiliteit, minder controle en
minder werk voor de eigen inkoopafdeling.
De ontwikkeling van de inkoopfunctie
Elke inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaats in een 4 fasen
model.
Fase 1 administratieve functie: de inkoopfunctie is niet meer dan een
administratieve functie die laag geplaatst is in de organisatie. Inkopers houden
zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van
gebruikers. Vaak bij kleine bedrijven.
Fase 2 mechanische/commerciële functie: richt inkoop zich vooral op het sluiten
van transacties. Inkoop wordt gezien als een mechanische functie met oog voor
meer commerciële aspecten. Inkopers oriënteren zich op de markt, en zijn op
zoek naar de lage prijzen  zo goedkoop mogelijk. Er komt hier een eigen
inkoopafdeling. Reactief werken op een ander, kijken hoeveel vraag je krijgt
anders geen werk.
Fase 3 proactieve functie: ontwikkelt inkoop zich tot ene proactieve functie.
Inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het
voortouw in leveranciersmanagement. De vraag voor zijn. Als inkoper lever je
een grote toegevoegde waarde. Je geeft adviezen en ontzorgt het bedrijf. In deze
ontwikkeling heeft men veel aandacht voor de logistieke aspecten van inkoop.
Fase 4 professionele strategische functie: inkoop is een strategisch wapen in de
concurrentiestrijd geworden. Inkoop is veranderd in een ondernemende,
extraverte bedrijfsfunctie. Met leveranciers ontstaan hechte relaties. Inkopers zijn
deel van de directie.