Samenvatting PPRO
Inkoopproces Fase 0: organisatie van inkoop
Taak van inkoop
Beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht.
Belangrijke elementen bij het inrichten en ondersteunen van de inkooporganisatie:
- Competenties van inkoper - Benchmarks
- Ontwikkeling inkoop en beleidskader - Monitoring
- Opleiding en controle
Het verschilt per organisatie hoe ondersteuning het beste kan worden vormgegeven
- Grote organisaties: hebben aparte inkoopafdelingen met bijv. categoriemanagers met
inhoudelijke kennis van de markt en kennis van de behoefte van de eigen organisatie
- Kleine organisaties: werken samen met andere organisaties om kennis te delen, gezamenlijke
opdrachten te doen of taken onderbrengen bij een shared service center
Elementen die belangrijk zijn bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie:
- Kennisvergaring/opleiding
- Ontwikkelen van een inkoop en beleidskader
- Informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
- Competenties van de inkoper voor realisatie van organisatie- en inkoop doelstellingen
Organisatie publieke inkoop
Samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities maken een organisatie complex.
Specifieke ambities: staan aan de basis van de inkoopbehoefte leveren van goede zorg, aanleg
van randweg, inrichting van functionele werkplek
Doorkruisende ambities: raken aan alle inkopen terugdringen van CO2- voetafdruk, vergroten van
innovatief vermogen
Categoriemanagement
Bundelen van inkoop (gezamenlijk aanbesteden) en het bundelen van kennis (specialisatie en
deskundigheid). De in te kopen producten (bedrijfskleding, catering) worden verdeeld in categorieën.
Elke categorie krijgt een eigen manager met deskundigheid over die categorie (1 aanspreekpunt)
Organisaties besteden niet individueel aan, maar doen dit gezamenlijk onder leiding van de
categoriemanager
Voordelen: - Kostenbesparing: door bundelen van inkoop
- Breed gedragen strategie
- Bundeling van kennis
Inkooppakketten
De PIANOo inkooppakketindeling is een begrip in inkopend overheidsland.
De indeling bestaat uit inkooppakketten, CPV-codes en links naar duurzaamheidscriteria.
1
,Inkoopsamenwerking
- Meer kennis opgebouwd worden van producten, markten en bedrijven
- Verminderd transactiekosten en risico’s voor deelnemende organisaties
- Professionaliteit van de inkoop neemt toe
MSU+ model
Dit model brengt 8 strategische processen op het gebied van overheidsinkoop en 6 ondersteunende
processen in kaart
- Volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie kan hierdoor worden vastgesteld
- Organisaties kunnen zich vergelijken met het niveau van best inkopende organisaties in NL
Prestatie- inkoop of Best Value Procurement (BVP)
Inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste
waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs.
Prestatiemeten
Gemeten hoe opdrachtnemers bij uitvoering van opdrachten aan contractuele verplichtingen
voldoen gedurende de uitvoerende fase: periodieke beoordeling en gesprekken
- Bijdragen aan betere samenwerking met de markt
- Hulpmiddel om opdrachtgever- en opdrachtnemerschap verder te professionaliseren
Tenderboard
Is een instrument om inkoop (verder) te professionaliseren
- Invulling van tenderboard ligt niet vast
- Gaat vaak om een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure
- Tenderboard kan een beslissingsbevoegdheid binnen een procedure hebben
2
,Metrokaart 1 wat moet ik weten over inkopen?
Definities van inkopen:
1. Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen
of diensten van externe bronnen te betrekken
2. Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de
juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de
organisatie
3. Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat
Wat is het verschil tussen inkopen en Europees aanbesteden?
Aanbesteden
Een specifieke methode om in te kopen, het is een afgewogen wijze om te komen tot contractering
van een geschikte contractpartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest
gunstige prijs (belangrijk: prijs/kwaliteit verhouding)
3 fasen inkoopproces:
1. Voorbereiden opdracht
2. Doorlopen aanbestedingsprocedure
3. Uitvoeren opdracht
Aanbesteden sourcingsfase: specificeren, selecteren, contracteren (het inkoopproces)
Openbare aanbesteding
Openbare aankondiging van een opdracht. Alle geïnteresseerde partijen kunnen in beginsel een
offerte indienen. Komt ook voor dat alleen partijen die voldoen aan geschiktheidseisen een offerte
mogen indienen.
Europees aanbesteden (de nrs van richtlijnen hoef je niet te weten)
Aanbesteden volgens de door de Europese Unie voorgeschreven procedures. 3/4 richtlijnen:
1. Klassieke overheid: gunnen van overheidsopdrachten
2. Water, energievoorziening, vervoer en post: gunnen van opdrachten door aanbestedende
diensten werkzaam in deze sectoren
3. Concessies (=vergunning van de overheid)
4. (Defensie)
Deze richtlijnen zijn te vinden in de aanbestedingswet 2012 en zijn van toepassing zodra de
drempelbedragen worden overschreden. Voor inkopen boven het drempelbedrag moet de
aanbestedende dienst zich houden aan
4 beginselen van de Europese aanbestedingswet
1. Non- discriminatie (naar nationaliteit)
2. Gelijke behandeling (objectiviteit)
3. Transparantie
4. Proportionaliteit
Inkoopdoelstellingen (zijn afgeleid van organisatiedoelstellingen), richten zich op:
1. Verlagen van integrale inkoopkosten
2. Verminderen van toeleveringsrisico’s
3
, 3. Verhogen van product- en leveranciers kwaliteit
4. Beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces
Specifiekere doelstellingen van overheden:
1. Goede kwaliteit tegen laagste prijs: PvE omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen
2. Duurzaamheid (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, MVI: letten op de effecten van de inkoop
op milieu en sociale aspecten)
3. Innovatie: ruimte overlaten in PvE om aanbieder te laten komen met innovatief voorstel
resulteert in innovatieprojecten
4. Sociale criteria: door MVI kunnen sociale omstandigheden worden verbeterd
5. MKB betrekken (Midden en Kleine Bedrijven): niemand mag worden voorgetrokken bij gunning
van opdrachten. Er mogen niet (te) zware eisen worden gesteld aan ondernemers
Inkoopstrategie
- Inkoopstrategie bepaalt de uitgangspunten voor het inkoopproces van een bepaalde opdracht
- Inkoper en materiedeskundige maken samen een analyse van de markt en van eigen behoefte
- Strategie is leidend bij aanbesteden (wordt in principe niet van afgeweken)
- Richtinggevend voor de inkoopstrategie zijn: analyse, organisatie- en inkoopbeleid en
inkoopvoorwaarden
Organisatiebeleid, uitgangspunten voor het inkoopbeleid:
1. Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
2. Het door de politiek gedefinieerde algemeen belang staat boven het belang van het individu en
de eigen organisatie
3. In voorbeeldrol integriteit uitstralen en continu handelen in zowel de letter als de geest van het
beleid
4. Zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording
Inkoopbeleid
Afgeleide van het organisatiebeleid. Beschrijft de procedures voor inkopen onder en boven
drempelbedragen, duurzaam inkopen en sociale aspecten. Maakt duidelijk wat de rol van inkoop is
en wat de organisatie van de inkoopafdeling mag verwachten.
Inkoopvoorwaarden
Vormen een juridisch document dat de relatie regelt tussen de aanbestedende dienst en betrokken
partij(en). De algemene voorwaarden worden meestal meteen gepubliceerd bij het plaatsen van de
opdracht.
Positionering inkoop in de organisatie?
3 hoofdvormen van een inkooporganisatie:
1. Centrale inkoopfunctie:
- VD: inkoopvolumes worden gebundeld
- VD: er is centraal specifieke inkoopkennis en een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie
- ND: een mogelijk gebrek aan draagvlak binnen de organisatie voor afgesloten contracten
- ND: meestal beperkte mogelijkheden voor rekening houden met specifieke omstandigheden
2. Decentrale inkoopfunctie:
- VD: draagvlak binnen afdelingen omdat ze zelf verantwoordelijk zijn voor inkopen en
bestellen
4
Inkoopproces Fase 0: organisatie van inkoop
Taak van inkoop
Beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht.
Belangrijke elementen bij het inrichten en ondersteunen van de inkooporganisatie:
- Competenties van inkoper - Benchmarks
- Ontwikkeling inkoop en beleidskader - Monitoring
- Opleiding en controle
Het verschilt per organisatie hoe ondersteuning het beste kan worden vormgegeven
- Grote organisaties: hebben aparte inkoopafdelingen met bijv. categoriemanagers met
inhoudelijke kennis van de markt en kennis van de behoefte van de eigen organisatie
- Kleine organisaties: werken samen met andere organisaties om kennis te delen, gezamenlijke
opdrachten te doen of taken onderbrengen bij een shared service center
Elementen die belangrijk zijn bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie:
- Kennisvergaring/opleiding
- Ontwikkelen van een inkoop en beleidskader
- Informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
- Competenties van de inkoper voor realisatie van organisatie- en inkoop doelstellingen
Organisatie publieke inkoop
Samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities maken een organisatie complex.
Specifieke ambities: staan aan de basis van de inkoopbehoefte leveren van goede zorg, aanleg
van randweg, inrichting van functionele werkplek
Doorkruisende ambities: raken aan alle inkopen terugdringen van CO2- voetafdruk, vergroten van
innovatief vermogen
Categoriemanagement
Bundelen van inkoop (gezamenlijk aanbesteden) en het bundelen van kennis (specialisatie en
deskundigheid). De in te kopen producten (bedrijfskleding, catering) worden verdeeld in categorieën.
Elke categorie krijgt een eigen manager met deskundigheid over die categorie (1 aanspreekpunt)
Organisaties besteden niet individueel aan, maar doen dit gezamenlijk onder leiding van de
categoriemanager
Voordelen: - Kostenbesparing: door bundelen van inkoop
- Breed gedragen strategie
- Bundeling van kennis
Inkooppakketten
De PIANOo inkooppakketindeling is een begrip in inkopend overheidsland.
De indeling bestaat uit inkooppakketten, CPV-codes en links naar duurzaamheidscriteria.
1
,Inkoopsamenwerking
- Meer kennis opgebouwd worden van producten, markten en bedrijven
- Verminderd transactiekosten en risico’s voor deelnemende organisaties
- Professionaliteit van de inkoop neemt toe
MSU+ model
Dit model brengt 8 strategische processen op het gebied van overheidsinkoop en 6 ondersteunende
processen in kaart
- Volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie kan hierdoor worden vastgesteld
- Organisaties kunnen zich vergelijken met het niveau van best inkopende organisaties in NL
Prestatie- inkoop of Best Value Procurement (BVP)
Inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste
waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs.
Prestatiemeten
Gemeten hoe opdrachtnemers bij uitvoering van opdrachten aan contractuele verplichtingen
voldoen gedurende de uitvoerende fase: periodieke beoordeling en gesprekken
- Bijdragen aan betere samenwerking met de markt
- Hulpmiddel om opdrachtgever- en opdrachtnemerschap verder te professionaliseren
Tenderboard
Is een instrument om inkoop (verder) te professionaliseren
- Invulling van tenderboard ligt niet vast
- Gaat vaak om een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure
- Tenderboard kan een beslissingsbevoegdheid binnen een procedure hebben
2
,Metrokaart 1 wat moet ik weten over inkopen?
Definities van inkopen:
1. Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen
of diensten van externe bronnen te betrekken
2. Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten van de juiste kwaliteit op de
juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de
organisatie
3. Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat
Wat is het verschil tussen inkopen en Europees aanbesteden?
Aanbesteden
Een specifieke methode om in te kopen, het is een afgewogen wijze om te komen tot contractering
van een geschikte contractpartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest
gunstige prijs (belangrijk: prijs/kwaliteit verhouding)
3 fasen inkoopproces:
1. Voorbereiden opdracht
2. Doorlopen aanbestedingsprocedure
3. Uitvoeren opdracht
Aanbesteden sourcingsfase: specificeren, selecteren, contracteren (het inkoopproces)
Openbare aanbesteding
Openbare aankondiging van een opdracht. Alle geïnteresseerde partijen kunnen in beginsel een
offerte indienen. Komt ook voor dat alleen partijen die voldoen aan geschiktheidseisen een offerte
mogen indienen.
Europees aanbesteden (de nrs van richtlijnen hoef je niet te weten)
Aanbesteden volgens de door de Europese Unie voorgeschreven procedures. 3/4 richtlijnen:
1. Klassieke overheid: gunnen van overheidsopdrachten
2. Water, energievoorziening, vervoer en post: gunnen van opdrachten door aanbestedende
diensten werkzaam in deze sectoren
3. Concessies (=vergunning van de overheid)
4. (Defensie)
Deze richtlijnen zijn te vinden in de aanbestedingswet 2012 en zijn van toepassing zodra de
drempelbedragen worden overschreden. Voor inkopen boven het drempelbedrag moet de
aanbestedende dienst zich houden aan
4 beginselen van de Europese aanbestedingswet
1. Non- discriminatie (naar nationaliteit)
2. Gelijke behandeling (objectiviteit)
3. Transparantie
4. Proportionaliteit
Inkoopdoelstellingen (zijn afgeleid van organisatiedoelstellingen), richten zich op:
1. Verlagen van integrale inkoopkosten
2. Verminderen van toeleveringsrisico’s
3
, 3. Verhogen van product- en leveranciers kwaliteit
4. Beter functioneren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces
Specifiekere doelstellingen van overheden:
1. Goede kwaliteit tegen laagste prijs: PvE omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen
2. Duurzaamheid (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, MVI: letten op de effecten van de inkoop
op milieu en sociale aspecten)
3. Innovatie: ruimte overlaten in PvE om aanbieder te laten komen met innovatief voorstel
resulteert in innovatieprojecten
4. Sociale criteria: door MVI kunnen sociale omstandigheden worden verbeterd
5. MKB betrekken (Midden en Kleine Bedrijven): niemand mag worden voorgetrokken bij gunning
van opdrachten. Er mogen niet (te) zware eisen worden gesteld aan ondernemers
Inkoopstrategie
- Inkoopstrategie bepaalt de uitgangspunten voor het inkoopproces van een bepaalde opdracht
- Inkoper en materiedeskundige maken samen een analyse van de markt en van eigen behoefte
- Strategie is leidend bij aanbesteden (wordt in principe niet van afgeweken)
- Richtinggevend voor de inkoopstrategie zijn: analyse, organisatie- en inkoopbeleid en
inkoopvoorwaarden
Organisatiebeleid, uitgangspunten voor het inkoopbeleid:
1. Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
2. Het door de politiek gedefinieerde algemeen belang staat boven het belang van het individu en
de eigen organisatie
3. In voorbeeldrol integriteit uitstralen en continu handelen in zowel de letter als de geest van het
beleid
4. Zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording
Inkoopbeleid
Afgeleide van het organisatiebeleid. Beschrijft de procedures voor inkopen onder en boven
drempelbedragen, duurzaam inkopen en sociale aspecten. Maakt duidelijk wat de rol van inkoop is
en wat de organisatie van de inkoopafdeling mag verwachten.
Inkoopvoorwaarden
Vormen een juridisch document dat de relatie regelt tussen de aanbestedende dienst en betrokken
partij(en). De algemene voorwaarden worden meestal meteen gepubliceerd bij het plaatsen van de
opdracht.
Positionering inkoop in de organisatie?
3 hoofdvormen van een inkooporganisatie:
1. Centrale inkoopfunctie:
- VD: inkoopvolumes worden gebundeld
- VD: er is centraal specifieke inkoopkennis en een duidelijk aanspreekpunt in de organisatie
- ND: een mogelijk gebrek aan draagvlak binnen de organisatie voor afgesloten contracten
- ND: meestal beperkte mogelijkheden voor rekening houden met specifieke omstandigheden
2. Decentrale inkoopfunctie:
- VD: draagvlak binnen afdelingen omdat ze zelf verantwoordelijk zijn voor inkopen en
bestellen
4
